Một thành viên làm tốt trong nhóm giữ bốn nguyên tắc: phần việc nào cũng phải có tên người và ngày xong; báo tiến độ trước khi bị hỏi; thấy lệch thì nói sớm, nói riêng; và không ôm phần việc của người khác cho nhanh. Phần lớn chuyện "người làm ít, người gánh hết" bắt đầu từ chỗ một trong bốn điều này bị bỏ qua ngay tuần đầu.
Bài này viết từ phía người trong nhóm, không phải người dẫn dắt hay quản lý nhóm; cách tổ chức, giao việc của trưởng nhóm thuộc về kỹ năng quản lý và chỉ được nhắc khi cần. Ở đây là những việc một thành viên tự làm được để nhóm chạy trơn hơn, kèm cách xử lý khi có người không làm phần của mình.
Nguyên tắc một: việc nào cũng có tên người và ngày xong
Cuộc họp nhóm kết thúc với câu "vậy mọi người cùng làm nhé" là cuộc họp để lại một việc không ai làm. Ở các nhóm vận hành tốt, mỗi đầu việc khi rời phòng họp đều có đúng một người chịu trách nhiệm chính và một ngày cụ thể. Người khác có thể hỗ trợ, nhưng chỉ một người là người phải trả lời khi việc chưa xong.
Nếu trưởng nhóm không làm việc này, thành viên vẫn làm được bằng một câu hỏi nhẹ cuối buổi: "Để em ghi lại cho chắc: phần khảo sát giá là anh Long, xong thứ Tư; phần soạn bảng so sánh là em, xong thứ Sáu; phần làm việc với nhà cung cấp là chị Thảo, đúng không ạ?" Rồi gửi đúng mấy dòng đó vào nhóm chat. Không ai thấy bị ép, và cả nhóm có một bản ghi chung.
Với phần việc của chính mình, hỏi thêm một câu mà nhiều người bỏ qua: "Xong" nghĩa là gì? Bản nháp hay bản gửi khách? Có cần ai duyệt không? Hiểu sai chữ "xong" là nguyên nhân hay gặp khiến cả nhóm tưởng đúng hạn mà thật ra còn trễ vài ngày.
Tuần đầu của một nhóm mới: năm việc thành viên nên làm
Nhiều vấn đề của nhóm có thể chặn từ tuần đầu, trước khi ai kịp bực ai. Không cần là trưởng nhóm, một thành viên vẫn làm được những việc sau:
- Hỏi rõ mục tiêu chung bằng một câu: nhóm được lập ra để giao cái gì, cho ai, trước ngày nào. Nếu mỗi người nói một câu khác nhau, đó là dấu hiệu cần hỏi lại người giao việc.
- Nói ra lịch bận của mình: tuần nào bạn phải lo việc chính, ngày nào nghỉ phép. Người khác biết trước thì chia việc đúng hơn.
- Nói ra phần mình làm tốt và phần mình chưa quen: "Em làm bảng tính được, còn phần viết thư cho đối tác em chưa quen." Điều này giúp chia việc theo sức chứ không theo ai lên tiếng trước.
- Đề nghị một chỗ chung để ghi việc: một bảng tính, một tệp chia sẻ, bất cứ thứ gì nhóm đã quen dùng. Không cần công cụ mới.
- Hỏi cách liên lạc: việc gấp gọi hay nhắn, ai tổng hợp báo cáo cho sếp, bao lâu cập nhật một lần.
Năm việc này mất khoảng mười lăm phút ở buổi đầu và tiết kiệm rất nhiều buổi hỏi han, nhắc nhở về sau. Nếu trưởng nhóm đã làm sẵn thì càng tốt, bạn chỉ cần trả lời đầy đủ phần của mình.
Nguyên tắc hai: báo tiến độ trước khi bị hỏi
Trong nhóm, im lặng thường bị hiểu theo hướng xấu nhất. Một người không cập nhật gì trong ba ngày sẽ khiến người khác đoán rằng việc chưa động tới, dù thực tế đã làm được một nửa. Báo tiến độ chủ động là cách rẻ nhất để giữ lòng tin của cả nhóm.
Báo tiến độ không cần dài. Một khung ba dòng là đủ: đã xong gì, đang làm gì, đang vướng gì. Ví dụ: "Bảng so sánh: xong phần năm nhà cung cấp đầu. Đang làm ba nhà còn lại. Vướng: chưa có báo giá của một nhà, em đã hỏi lại, hẹn mai trả lời." Người đọc biết ngay tình hình mà không phải hỏi thêm.
Đặc biệt, khi thấy có nguy cơ trễ, báo ngay khi biết chứ không chờ tới hạn. Câu "em có thể trễ một ngày vì chưa có báo giá, phần còn lại vẫn đúng hạn" nói trước hai ngày là thông tin giúp cả nhóm điều chỉnh. Cùng câu đó nói vào buổi sáng hôm hạn chót là một tin xấu, và người khác sẽ phải chạy theo bạn.
Nếu nhóm chưa có nhịp cập nhật, đề xuất một nhịp đơn giản: mỗi người viết ba dòng vào nhóm chat trước 10 giờ sáng thứ Hai và thứ Năm. Hai lần mỗi tuần đủ để không ai bị bất ngờ, mà không biến thành gánh nặng báo cáo.
Nguyên tắc ba: thấy có người làm ít thì nói sớm, nói riêng
Mọi nhóm đều có lúc có người đóng góp ít hơn. Lý do rất khác nhau: bận việc khác được giao, chưa hiểu phần việc, gặp chuyện riêng, hoặc thật sự lơ là. Đừng đoán; cách làm như sau:
- Kiểm lại xem phần việc của người đó có được giao rõ ràng không. Nhiều khi "làm ít" là vì chưa ai nói rõ họ phải làm gì.
- Hỏi riêng, bằng giọng hỏi thăm: "Phần khảo sát giá dạo này có vướng gì không anh, em thấy chưa có cập nhật, em có giúp được gì không?"
- Nếu có vướng mắc thật, cùng tìm cách gỡ: chia nhỏ việc, đổi phần, hoặc báo trưởng nhóm để điều chỉnh khối lượng.
- Nếu đã hỏi mà tình trạng vẫn kéo dài, nhắc lại thoả thuận cụ thể: "Mình đã thống nhất phần này xong thứ Tư, giờ là thứ Năm rồi, anh cho em một mốc mới để em báo nhóm."
- Nếu vẫn không có thay đổi và ảnh hưởng tới hạn chung, báo trưởng nhóm bằng sự việc: phần việc, hạn, tình trạng, ảnh hưởng. Báo trước cho người kia biết bạn sẽ nói với trưởng nhóm.
Điều cần tránh là than phiền trong nhóm chat chung hoặc kể với người thứ ba. Những câu như "có người cứ ngồi chơi để người khác làm" không làm người đó làm nhiều hơn, chỉ làm không khí cả nhóm nặng nề và khiến chính bạn mất uy tín.
Nguyên tắc bốn: đừng ôm hết cho nhanh
Ôm việc che mất vấn đề thật. Khi bạn lặng lẽ làm thay phần của người khác, trưởng nhóm thấy nhóm vẫn đúng hạn và không biết có chỗ đang hỏng. Lần sau, khối lượng vẫn được chia như cũ, và bạn tiếp tục gánh.
Ôm việc làm bạn kiệt sức âm thầm. Mấy tuần đầu có vẻ ổn, rồi phần việc chính của bạn bắt đầu chậm, giờ về muộn dần. Đến lúc lên tiếng thì đã quá muộn để nói nhẹ nhàng.
Ôm việc tước của người khác cơ hội học. Đồng nghiệp mới chưa làm được, bạn làm thay cho nhanh, thì họ mãi chưa làm được. Hướng dẫn mất nhiều thời gian hơn ở lần đầu, nhưng tiết kiệm cho cả nhóm về sau.
Ôm việc làm người khác thấy mình bị gạt ra. Không phải ai cũng biết ơn khi được làm hộ. Có người thấy bị coi là kém, có người thấy công sức chuẩn bị của họ bị bỏ qua. Trước khi nhận phần của người khác, hỏi một câu: "Phần này anh cần em giúp không, hay anh muốn tự làm và em chỉ xem lại?"
Giúp có giới hạn và có tên. Nếu cần giúp, nói rõ: "Lần này em làm hộ phần bảng tính vì gấp, em ghi chú lại các bước để lần sau anh tự làm nhé." Và báo trưởng nhóm biết bạn đang giúp phần nào, để khối lượng được tính đúng.
Những tình huống nhóm hay gặp và câu mẫu
Bảng dưới gom các tình huống thường gặp ở một nhóm làm dự án nhỏ trong công ty, kèm một câu có thể dùng ngay:
| Tình huống | Câu mẫu |
|---|---|
| Họp xong không rõ ai làm gì | "Em ghi lại phân công vừa rồi vào nhóm chat, mọi người xem đúng chưa ạ." |
| Hai người cùng làm trùng một phần | "Em thấy hai đứa mình đang cùng làm bảng giá. Mình chia: em làm miền Bắc, anh làm miền Nam nhé?" |
| Bạn được nhờ làm thêm khi đang kín việc | "Em đang có hai việc hạn thứ Sáu. Nếu nhận thêm thì em cần lùi một việc, chị muốn ưu tiên cái nào?" |
| Ý kiến của bạn bị bỏ qua trong họp | "Em xin quay lại điểm lúc nãy một chút, em nghĩ có rủi ro về thời gian giao." |
| Nhóm sắp trễ hạn | "Theo tiến độ hiện tại mình sẽ trễ khoảng hai ngày. Em đề xuất báo khách sớm và cắt bớt phần phụ lục." |
Điểm chung của các câu trên: nêu sự việc, đưa đề xuất, để người có quyền chọn. Chúng không đổ lỗi và không im lặng chịu đựng.
Khi nhóm làm việc với bộ phận khác hoặc làm từ xa
Nhóm liên phòng ban có thêm một khó khăn: mỗi người có sếp riêng và ưu tiên riêng. Phần việc của nhóm có thể bị sếp trực tiếp của một thành viên xếp sau việc khác. Khi thấy dấu hiệu này, đừng trách đồng nghiệp đó; hỏi thẳng xem họ có cần trưởng nhóm nói chuyện với sếp của họ không. Thường thì đó chính là giúp đỡ họ cần.
Với nhóm làm từ xa hoặc lệch giờ, các nguyên tắc trên càng cần viết ra. Một bảng chung ghi đầu việc, người làm, hạn và tình trạng giúp mọi người không phải hỏi nhau liên tục. Quy ước cách liên lạc cũng nên thống nhất: việc gấp gọi điện, việc thường nhắn trong nhóm, quyết định quan trọng ghi lại. Những quy ước này nghe hiển nhiên, nhưng nhóm nào bỏ qua thì thường mất nhiều thời gian nhất cho việc đi hỏi "đang tới đâu rồi".
Khi dự án kết thúc, dành mười phút để cả nhóm nói ra một điều nên giữ và một điều nên đổi cho lần sau. Thành viên có thể đề nghị việc này nếu trưởng nhóm quên. Những bài học như "lần sau phải hỏi báo giá sớm hơn một tuần" nếu không được nói ra thì sẽ lặp lại đúng y như cũ ở dự án tiếp theo, với chính những người đó.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nhận làm trưởng nhóm khi được đề nghị lần đầu không?
Nếu việc chính của bạn còn chỗ và nhóm nhỏ, đây là cơ hội học cách điều phối. Hỏi rõ phạm vi quyền hạn, thời gian dự kiến và ai là người bạn báo cáo. Nếu đang quá tải, nói thật và đề xuất thời điểm khác thay vì nhận rồi làm dở.
Làm nhóm với người mình không hợp tính thì sao?
Không cần hợp tính mới làm tốt cùng nhau. Tập trung vào thoả thuận rõ ràng về việc, hạn, cách liên lạc. Giữ trao đổi ở mức công việc, lịch sự. Nhiều nhóm hiệu quả gồm những người khác tính nhau nhưng cùng tôn trọng thoả thuận.
Khi nhóm được khen, làm sao để công sức của mình được biết?
Báo tiến độ đều đặn bằng văn bản là cách tự nhiên nhất để phần việc của bạn có dấu vết. Khi tổng kết, nói về phần mình làm bằng sự việc cụ thể, đồng thời ghi nhận phần của người khác. Không cần giành lời; dấu vết công việc tự nói thay.
Có nên báo sếp khi một thành viên thường xuyên không làm phần việc?
Nên, sau khi đã nói riêng với người đó và nhắc lại thoả thuận mà không có thay đổi. Báo bằng sự việc và ảnh hưởng tới hạn chung, không nhận xét về tính cách. Cho người đó biết trước rằng bạn sẽ nói với trưởng nhóm.
Làm sao từ chối khi cả nhóm cứ dồn việc khó cho mình?
Nói ra khối lượng hiện có và hỏi người phân việc muốn ưu tiên gì. Nếu bạn giỏi một phần nên hay được giao, đề xuất hướng dẫn thêm một người khác để chia bớt. Từ chối việc ngoài phạm vi của mình có bài riêng trong danh mục này.
Nhóm họp quá nhiều thì thành viên làm được gì?
Đề xuất nhẹ một buổi cập nhật ngắn bằng văn bản thay cho một buổi họp, hoặc hỏi trước nội dung để biết mình có cần dự không. Cách dự họp cho có ích từ phía người dự được bàn kỹ ở bài về cuộc họp trong danh mục này.