Một lá đơn xin thôi việc tốt chỉ cần năm thông tin: gửi ai, bạn là ai, xin thôi việc từ ngày nào, cam kết bàn giao, và lời cảm ơn ngắn. Lý do có thể ghi một dòng chung chung như “vì lý do cá nhân” hoặc “để theo định hướng công việc mới”; đơn không phải chỗ để kể chi tiết, càng không phải chỗ để trút bực bội.
Đơn là văn bản lưu trong hồ sơ nhân sự của bạn, có thể được đọc lại nhiều năm sau, khi bạn quay lại xin việc ở chính công ty đó hoặc khi có ai hỏi tham chiếu. Viết đơn gọn và đàng hoàng là cách rẻ nhất để giữ một ấn tượng tốt. Bài này có mẫu đơn dùng ngay, cách ghi lý do cho từng hoàn cảnh, mẫu thư điện tử gửi kèm, và danh sách những câu nên xoá. Đơn nên nộp sau khi đã nói chuyện trực tiếp với quản lý, không thay cho cuộc nói chuyện đó.
Mẫu đơn xin thôi việc dùng ngay
Mẫu dưới đây viết theo lối hành chính thường gặp ở Việt Nam, dùng ngôi thứ ba “người làm đơn” cho trang trọng. Nhiều công ty có mẫu riêng; nếu có, dùng mẫu của công ty. Phần trong ngoặc là chỗ thay bằng thông tin của bạn.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐƠN XIN THÔI VIỆC
Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty (tên công ty); Trưởng phòng (tên phòng); Phòng Nhân sự.
Họ và tên người làm đơn: (họ tên). Chức danh: (chức danh). Bộ phận: (tên bộ phận). Ngày bắt đầu làm việc: (ngày).
Người làm đơn trân trọng xin được thôi việc kể từ ngày (ngày làm việc cuối cùng dự kiến), vì lý do (lý do ngắn).
Trong thời gian còn lại, người làm đơn cam kết hoàn thành bàn giao công việc, tài liệu, tài sản cho người được phân công theo hướng dẫn của quản lý trực tiếp, và thực hiện đầy đủ các thủ tục thôi việc theo quy định của Công ty.
Người làm đơn xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, quản lý và các đồng nghiệp đã tạo điều kiện, hướng dẫn trong suốt thời gian làm việc tại Công ty.
(Địa điểm), ngày (ngày) tháng (tháng) năm (năm).
Người làm đơn (ký, ghi rõ họ tên).
Ngày làm việc cuối cùng nên tính đủ thời hạn báo trước theo loại hợp đồng của bạn và quy định hiện hành, tính từ ngày nộp đơn. Nếu đã thống nhất với quản lý một ngày khác, ghi đúng ngày đã thống nhất.
Ghi lý do thế nào cho từng hoàn cảnh
Lý do trong đơn nên ngắn, trung tính và thật. Không cần giải thích hết; bạn đã nói chuyện chi tiết với quản lý rồi. Bảng dưới gợi ý cách ghi:
| Hoàn cảnh thật | Cách ghi trong đơn | Tránh ghi |
|---|---|---|
| Đã nhận việc ở chỗ khác | để theo định hướng công việc mới | tên công ty mới, mức lương mới |
| Chuyển nơi ở, về quê | do thay đổi nơi cư trú của gia đình | chi tiết chuyện gia đình |
| Chăm sóc người thân, sinh con | vì lý do gia đình | tình trạng sức khoẻ của người thân |
| Đi học, học nâng cao | để tập trung cho việc học tập | chê công ty không cho học |
| Không hợp với quản lý, môi trường | vì lý do cá nhân | tên người, sự việc cụ thể, lời trách móc |
| Sức khoẻ | vì lý do sức khoẻ | chẩn đoán, bệnh án |
Nếu bạn rời đi vì vấn đề nghiêm trọng như bị nợ lương, quấy rối, bị yêu cầu làm sai luật, thì lá đơn thôi việc không phải nơi giải quyết. Những chuyện đó nên được nêu qua kênh khiếu nại chính thức, công đoàn, hoặc với sự tư vấn của luật sư. Còn nếu bạn bị yêu cầu tự viết đơn xin nghỉ trong khi bản thân không muốn nghỉ, đừng ký vội; trường hợp này có bài riêng ở các trang về quyền lợi lao động.
Những câu nên xoá khỏi đơn
Đọc lại đơn trước khi in, xoá hoặc sửa những câu thuộc các loại sau:
- Câu than phiền, trách móc: “do công ty không ghi nhận đóng góp”, “do quản lý thiếu năng lực”.
- Câu so sánh: “công ty mới trả lương cao hơn”, “bên kia có chế độ tốt hơn”.
- Câu kể lể dài về hoàn cảnh: đơn không phải thư tâm sự.
- Câu đòi hỏi quyền lợi lẫn trong đơn: chuyện lương cuối, phép năm, thưởng nên hỏi riêng phòng nhân sự.
- Câu điều kiện: “nếu công ty tăng lương thì sẽ ở lại”. Đơn là quyết định, không phải đề nghị thương lượng.
- Lời cảm ơn quá đà, sáo rỗng kéo dài nhiều đoạn. Một hai câu chân thành là đủ.
- Thông tin sai: ngày bắt đầu làm việc, chức danh. Kiểm lại với hợp đồng.
Nguyên tắc chung: viết như thể người đọc đơn là một người bạn chưa quen, nhiều năm sau mới đọc. Họ cần biết bạn đã rời đi đúng cách, chứ không cần biết bạn đã bực bội ra sao.
Thư điện tử gửi kèm đơn: mẫu ngắn
Nhiều công ty nhận đơn qua thư điện tử hoặc hệ thống nhân sự, sau đó mới ký bản giấy. Thư gửi kèm nên ngắn, gửi cho quản lý trực tiếp và phòng nhân sự, đúng ngày sau cuộc nói chuyện trực tiếp.
Mẫu: “Tiêu đề: Đơn xin thôi việc của (họ tên), bộ phận (tên). Kính gửi anh Hùng và chị Mai phòng Nhân sự. Như đã trao đổi với anh Hùng sáng nay, em xin gửi đơn xin thôi việc đính kèm, với ngày làm việc cuối cùng dự kiến là (ngày). Em sẽ lập danh sách bàn giao và gửi anh trong tuần này. Em mong nhận được hướng dẫn về các thủ tục thôi việc từ phòng Nhân sự. Em cảm ơn anh chị.” (tên người trong thư là giả định)
Thư này làm ba việc: ghi nhận ngày nộp đơn bằng văn bản, xác nhận ngày cuối cùng, và mở đầu cho phần bàn giao và thủ tục. Lưu lại thư đã gửi trong hộp thư cá nhân hoặc chụp màn hình, vì sau khi nghỉ, bạn sẽ không còn truy cập hộp thư công ty.
Nói trước, nộp đơn sau
Thứ tự đúng là nói chuyện trực tiếp với quản lý trước, rồi mới nộp đơn. Đặt lá đơn lên bàn quản lý mà chưa nói một lời, hoặc gửi đơn qua thư điện tử lúc nửa đêm, khiến người nhận cảm thấy bị bất ngờ và bị xem nhẹ, dù nội dung đơn có lịch sự tới đâu.
Trong cuộc nói chuyện, bạn báo quyết định, lý do ngắn, ngày nghỉ dự kiến và cam kết bàn giao. Quản lý có thể hỏi thêm, có thể muốn bàn về ngày nghỉ, có thể đề nghị giữ bạn lại. Sau khi đã nói, lá đơn chỉ còn là bước ghi nhận bằng văn bản điều hai bên vừa trao đổi, nên nó có thể ngắn và trung tính. Cách mở lời và trả lời các phản ứng của sếp có bài riêng trong chuyên mục này.
Nếu quản lý trực tiếp đi vắng dài ngày, hãy gọi điện hoặc gọi video để nói trước, rồi mới gửi đơn. Nếu vì lý do nghiêm trọng mà bạn không thể nói chuyện trực tiếp với quản lý, như chính người đó là người quấy rối bạn, thì gửi đơn cho cấp cao hơn và phòng nhân sự, kèm lời đề nghị trao đổi với người phụ trách khác.
Trường hợp đặc biệt: thử việc, hợp đồng ngắn và nghỉ không cần báo trước
Đang trong thời gian thử việc. Theo nguyên tắc chung của pháp luật lao động hiện hành, trong thời gian thử việc các bên có quyền chấm dứt thoả thuận thử việc linh hoạt hơn so với hợp đồng chính thức. Kiểm tra lại hợp đồng thử việc của bạn. Dù quy định cho phép nghỉ nhanh, một lá đơn ngắn và lời báo trước vài ngày vẫn là cách rời đi lịch sự.
Hợp đồng xác định thời hạn sắp hết. Nếu bạn không muốn ký tiếp, thường chỉ cần báo cho công ty biết trước khi hết hạn để hai bên chuẩn bị; nhiều nơi không cần đơn thôi việc mà làm thủ tục kết thúc hợp đồng. Hỏi phòng nhân sự quy trình cụ thể.
Trường hợp được nghỉ không cần báo trước. Pháp luật lao động hiện hành liệt kê một số trường hợp người lao động được nghỉ mà không phải báo trước, ví dụ liên quan tới việc không được trả lương đúng thoả thuận, bị ngược đãi, quấy rối. Nếu bạn rơi vào trường hợp này, đơn nên ghi rõ căn cứ, và nên hỏi luật sư hoặc công đoàn trước khi nộp.
Nghỉ ngay mà không thuộc trường hợp được phép. Nghỉ ngang khi chưa đủ thời hạn báo trước có thể khiến bạn phải chịu một số hệ quả theo quy định, như mất một số khoản trợ cấp hoặc phải bồi thường. Nếu thật sự cần nghỉ sớm, hãy đề nghị thoả thuận với công ty về ngày nghỉ và ghi lại thoả thuận bằng văn bản.
Sau khi nộp đơn: những điều cần để ý
Xin xác nhận đã nhận đơn. Nếu nộp bản giấy, xin người nhận ký nhận vào bản sao của bạn, hoặc nhắn lại xác nhận. Ngày nộp đơn là mốc tính thời hạn báo trước.
Giữ nguyên chất lượng làm việc. Những tuần cuối là ấn tượng sau cùng mọi người nhớ về bạn. Đi làm đúng giờ, làm xong việc đang có, bàn giao kỹ.
Được đề nghị ở lại. Nếu quản lý đề nghị điều kiện mới để giữ bạn, hãy cảm ơn và xin thời gian suy nghĩ thay vì trả lời ngay. Cân nhắc kỹ lý do ban đầu bạn muốn đi có được giải quyết không. Chuyện đề nghị giữ chân và đàm phán khi chuyển việc có bài riêng ở các trang về sự nghiệp.
Muốn rút đơn. Nếu đổi ý, trao đổi sớm với quản lý. Việc rút đơn có được chấp nhận hay không tuỳ thoả thuận với công ty và quy định hiện hành; đừng tự cho rằng chắc chắn được.
Câu hỏi thường gặp
Đơn xin thôi việc có cần viết tay không?
Không bắt buộc, trừ khi công ty yêu cầu. Phần lớn nơi chấp nhận đơn đánh máy có chữ ký tay, hoặc đơn nộp qua hệ thống nhân sự. Hỏi phòng nhân sự xem công ty có mẫu đơn và cách nộp riêng không.
Có bắt buộc ghi lý do nghỉ việc trong đơn không?
Thường không bắt buộc ghi chi tiết. Một dòng chung như “vì lý do cá nhân” hay “để theo định hướng công việc mới” là đủ. Một số trường hợp nghỉ không cần báo trước theo luật thì nên ghi rõ căn cứ; khi đó nên hỏi người có chuyên môn.
Nộp đơn qua thư điện tử có được tính không?
Tuỳ quy định của công ty. Nhiều nơi chấp nhận thư điện tử là căn cứ ngày nộp, sau đó bổ sung bản ký. Gửi cho cả quản lý trực tiếp và phòng nhân sự, lưu lại thư đã gửi để có bằng chứng về ngày nộp.
Nộp đơn rồi mà công ty không trả lời thì sao?
Theo nguyên tắc chung, khi đã báo trước đủ thời hạn theo quy định thì người lao động có quyền nghỉ. Tuy vậy, nên chủ động hỏi nhân sự về lịch bàn giao, thủ tục, và giữ bằng chứng ngày nộp đơn. Trường hợp vướng mắc, hỏi công đoàn hoặc cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh.
Có nên viết lý do thật là không hợp với sếp không?
Không nên ghi chi tiết trong đơn. Bạn có thể chia sẻ góp ý một cách xây dựng trong buổi trao đổi khi nghỉ việc nếu công ty có, hoặc nói trực tiếp với cấp trên phù hợp. Đơn chỉ cần lý do ngắn, trung tính.
Đơn xin thôi việc và đơn xin nghỉ việc khác nhau không?
Trong cách dùng hằng ngày, hai tên gọi thường được dùng thay nhau để chỉ việc xin chấm dứt làm việc. Cần phân biệt với đơn xin nghỉ phép, nghỉ không lương, là xin nghỉ tạm thời. Dùng tên gọi theo mẫu của công ty nếu có.