Bàn giao công việc khi nghỉ việc gồm bốn phần: danh sách mọi việc bạn đang làm và làm định kỳ, tài liệu hướng dẫn cho những việc không ai khác biết làm, buổi giới thiệu người nhận với các đầu mối, và biên bản ghi nhận đã giao những gì. Làm đủ bốn phần, người ở lại không phải gọi điện hỏi bạn trong ba tháng sau, và bạn rời đi với tiếng tốt.
Bàn giao là nghĩa vụ ghi trong hầu hết hợp đồng và nội quy, nhưng nó còn là thứ người khác nhớ về bạn lâu nhất. Bài này đứng ở phía người ra đi: cách lập danh sách, cách viết tài liệu hướng dẫn mà người khác đọc được, cách chia tuần cuối, và cách xử lý khi chưa có người nhận. Phía doanh nghiệp quản lý tài liệu, thu hồi quyền truy cập khi nhân viên nghỉ có bài riêng ở các trang về quản trị.
Bước một: lập danh sách việc đầy đủ
Danh sách bàn giao thường thiếu không phải những việc lớn mà những việc nhỏ, định kỳ, làm theo thói quen đến mức quên mình đang làm. Cách lập cho đủ:
- Mở lịch làm việc ba tháng gần nhất, ghi mọi cuộc họp định kỳ bạn dự và vai trò của bạn trong đó.
- Mở hộp thư đi, lọc theo người nhận, ghi lại những báo cáo, thư bạn gửi đều đặn hằng tuần, hằng tháng.
- Nghĩ theo chu kỳ: việc hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng, hằng quý, hằng năm. Việc hằng năm dễ quên nhất, như gia hạn hợp đồng, kiểm kê cuối năm.
- Ghi những việc đang dở: dự án, hồ sơ, yêu cầu của khách chưa trả lời, kèm tiến độ và hạn.
- Ghi những tài khoản, công cụ bạn quản lý thay nhóm: tài khoản dịch vụ, trang quản trị, nhóm chat với khách.
- Ghi những quan hệ: khách hàng, nhà cung cấp, đối tác thường liên lạc trực tiếp với bạn.
- Gửi danh sách nháp cho quản lý, hỏi có thiếu gì không.
Một mẹo: trong tuần đầu sau khi báo nghỉ, mỗi khi làm một việc gì, tự hỏi “việc này đã có trong danh sách chưa”. Ghi ngay những gì chưa có. Sau một tuần, danh sách thường dài gấp rưỡi bản đầu tiên. Đừng ngại ghi những việc rất nhỏ như ai giữ chìa khoá tủ hồ sơ, mật khẩu wifi phòng họp do ai đổi; đó thường là những câu người ở lại phải đi hỏi khắp nơi.
Mẫu danh sách bàn giao
Danh sách nên ở dạng bảng để người nhận và quản lý dễ theo dõi. Mẫu dưới đây có các cột cần có, nội dung là ví dụ giả định cho một vị trí hành chính:
| Việc | Chu kỳ, hạn | Tình trạng | Tài liệu, nơi lưu | Đầu mối | Người nhận |
|---|---|---|---|---|---|
| Đặt văn phòng phẩm | Hằng tháng, ngày 25 | Đang chạy bình thường | Thư mục Hành chính, bảng định mức | Nhà cung cấp A | Chị Lan |
| Gia hạn hợp đồng thuê máy photo | Hằng năm, tháng 12 | Chưa tới hạn | Hợp đồng bản gốc tủ số 2 | Công ty cho thuê B | Anh Nam |
| Tổng hợp chấm công | Hằng tháng, ngày 1 | Tháng này đã xong | Hướng dẫn trong tài liệu kèm | Phòng Nhân sự | Chị Lan |
| Sửa điều hoà phòng họp | Việc dở | Đã báo thợ, chờ lịch | Tin nhắn với thợ đã chuyển tiếp | Thợ điện lạnh C | Anh Nam |
| Quản trị nhóm chat với toà nhà | Thường xuyên | Đã thêm người nhận làm quản trị | Không có | Ban quản lý toà nhà | Chị Lan |
Cột “người nhận” do quản lý quyết, không phải bạn. Bạn chỉ đề xuất. Khi quản lý đã chốt, ghi tên người nhận và để họ cùng xác nhận từng dòng.
Bước hai: viết tài liệu hướng dẫn cho việc chỉ mình bạn biết
Có những việc chỉ bạn biết cách làm, vì bạn tự nghĩ ra quy trình hoặc vì người làm trước đã nghỉ từ lâu. Những việc này cần một tài liệu hướng dẫn ngắn. Viết cho một người thông minh nhưng chưa từng làm việc này.
Một tài liệu hướng dẫn tốt có: việc này để làm gì và ai cần kết quả; làm khi nào; các bước theo thứ tự, mỗi bước một dòng; những chỗ hay sai và cách nhận ra; tài khoản, tệp mẫu cần dùng ở đâu; hỏi ai khi gặp vấn đề. Chụp màn hình các bước trên phần mềm nếu cần, nhưng đừng để ảnh thay cho lời giải thích.
Cách kiểm tài liệu có dùng được không: nhờ người nhận tự làm theo tài liệu một lần trong lúc bạn ngồi cạnh nhưng không nói gì. Chỗ nào họ khựng lại, đó là chỗ tài liệu thiếu. Sửa ngay. Một lần làm thử đáng giá hơn mười trang viết thêm.
Lưu tài liệu ở kho chung của nhóm, không phải máy riêng hay hộp thư của bạn, vì những thứ đó sẽ bị khoá sau ngày cuối.
Bước ba: giới thiệu người nhận với các đầu mối
Giới thiệu bằng thư hoặc tin nhắn ba bên. Gửi cho đối tác một thư có cả người nhận trong đó: “Kính gửi chị, từ ngày (ngày) em chuyển công tác, anh Nam sẽ phụ trách việc làm việc với bên chị. Anh Nam đã nắm các nội dung đang trao đổi, em đã chuyển toàn bộ thư từ trước đây cho anh. Em cảm ơn chị đã hỗ trợ em thời gian qua.” Câu “chuyển công tác” hay “nghỉ việc” thì tuỳ công ty muốn thông báo thế nào; hỏi quản lý.
Họp ngắn với đầu mối quan trọng. Với khách hàng lớn, nhà cung cấp chính, nên có một cuộc gọi hoặc buổi gặp có cả người nhận để họ làm quen trực tiếp.
Chuyển quyền quản trị. Thêm người nhận làm quản trị các nhóm chat, tài khoản dịch vụ, trước khi bạn rời đi, theo hướng dẫn của bộ phận công nghệ. Đừng chuyển mật khẩu qua tin nhắn thường; hỏi công ty cách chuyển an toàn.
Ghi nhận mối quan hệ chưa thành văn bản. Những thoả thuận miệng với đối tác như “bên em được giao trước ngày 5”, những đặc điểm của khách như “chị ấy thích được gọi điện hơn nhắn tin”. Ghi vào tài liệu bàn giao; đó là phần dễ mất nhất khi người cũ đi.
Tuần làm cuối: chia thời gian thế nào
Tuần cuối thường bị cuốn vào chào hỏi, liên hoan chia tay, và việc mới phát sinh. Chia trước để không phải bàn giao vội vào chiều ngày cuối. Một cách chia gợi ý: đầu tuần hoàn tất những việc dở có thể xong, và chuyển những việc chưa xong cho người nhận kèm ghi chú tiến độ. Giữa tuần, người nhận tự làm các việc định kỳ, bạn ngồi cạnh hỗ trợ. Cuối tuần, lập biên bản, trả tài sản, dọn chỗ ngồi, chào mọi người.
Trả tài sản công ty theo danh sách: máy tính, điện thoại, thẻ ra vào, chìa khoá, đồng phục, tài liệu bản gốc. Xin người nhận ký xác nhận từng món. Với máy tính, hỏi bộ phận công nghệ quy trình trước khi tự xoá gì; tự xoá dữ liệu công việc có thể gây rắc rối hơn là giúp.
Biên bản bàn giao nên có: danh sách việc đã giao kèm người nhận, danh sách tài liệu và nơi lưu, danh sách tài sản đã trả, chữ ký của bạn, người nhận và quản lý. Giữ một bản cho mình, hoặc chụp lại. Biên bản này còn là căn cứ khi làm thủ tục thôi việc và nhận giấy tờ.
Cuối buổi chiều ngày cuối, gửi một tin ngắn cho người nhận: tài liệu ở đâu, những việc cần để ý trong tuần đầu, và bạn sẵn sàng trả lời vài câu hỏi trong thời gian ngắn sau khi nghỉ qua kênh nào. Tin này giúp người nhận bớt lo, và giúp bạn khép lại công việc một cách rõ ràng.
Bàn giao ở công việc không phải văn phòng
Không phải ai cũng có hộp thư và tài liệu điện tử để bàn giao. Người làm bán hàng ở cửa hàng, kỹ thuật viên, đầu bếp, thủ kho cũng có phần việc cần bàn giao, chỉ là ở dạng khác. Với thủ kho, đó là kiểm kê thực tế cùng người nhận và ký biên bản số lượng, tình trạng hàng. Với đầu bếp, đó là công thức đang dùng theo cách của bếp, nhà cung cấp nguyên liệu, những món khách quen hay gọi riêng. Với kỹ thuật viên, đó là tình trạng từng máy, lịch bảo trì, những chỗ hay hỏng và cách xử lý tạm.
Hình thức có thể đơn giản: một cuốn sổ viết tay, vài tấm ảnh chụp kệ hàng, một buổi làm cùng ca với người nhận. Điều quan trọng không đổi: người nhận biết phải làm gì từ ngày mai, và có chữ ký xác nhận bạn đã giao những gì. Với thủ kho, thu ngân và những vị trí giữ tiền, hàng, biên bản có kiểm đếm thực tế là bắt buộc để bảo vệ chính bạn khi sau này có chênh lệch.
Những tình huống khó khi bàn giao
Chưa có người nhận. Bàn giao cho quản lý trực tiếp, kèm tài liệu đủ chi tiết để người mới đọc được sau này. Ghi rõ trong biên bản rằng chưa có người nhận chính thức. Đừng để việc không có người nhận trở thành lý do bạn phải ở lại quá thời hạn đã thoả thuận.
Người nhận không hợp tác. Báo quản lý, đề nghị lịch bàn giao cụ thể có quản lý chứng kiến. Ghi lại các buổi đã hẹn. Trách nhiệm của bạn là giao đầy đủ và có ghi nhận; người nhận có học hay không thuộc trách nhiệm quản lý.
Bị gọi hỏi sau khi đã nghỉ. Trả lời vài câu trong tuần đầu là thiện chí. Nếu việc hỏi kéo dài, nhẹ nhàng giới hạn: “Em đã ghi chi tiết trong tài liệu bàn giao trang số ba, anh xem giúp em nhé. Nếu công ty cần em hỗ trợ thêm thì mình trao đổi theo dạng một buổi tư vấn ngắn.”
Bị yêu cầu bàn giao quá sức trong thời gian ngắn. Nói rõ những gì làm được trong thời gian còn lại, đề nghị thứ tự ưu tiên với quản lý. Ghi lại phần chưa kịp và đề xuất cách xử lý. Khi có tranh chấp về nghĩa vụ bàn giao, hỏi phòng nhân sự hoặc công đoàn.
Câu hỏi thường gặp
Bàn giao công việc có bắt buộc không?
Hầu hết hợp đồng và nội quy có yêu cầu bàn giao khi nghỉ việc, và thủ tục thôi việc thường gắn với biên bản bàn giao. Ngoài nghĩa vụ, bàn giao tử tế là cách giữ tiếng tốt và quan hệ sau này.
Nên bắt đầu bàn giao từ khi nào?
Ngay sau khi đã báo nghỉ với quản lý. Danh sách việc có thể lập từ trước. Đừng dồn bàn giao vào tuần cuối, vì tuần cuối luôn có nhiều việc phát sinh và người nhận cần thời gian tự làm thử.
Biên bản bàn giao cần những gì?
Danh sách việc đã giao và người nhận, danh sách tài liệu và nơi lưu, danh sách tài sản đã trả, ngày bàn giao, chữ ký của người giao, người nhận và quản lý. Giữ một bản hoặc ảnh chụp cho mình.
Có nên xoá dữ liệu trên máy công ty trước khi trả không?
Chỉ xoá dữ liệu cá nhân của bạn. Dữ liệu công việc thuộc công ty, hỏi bộ phận công nghệ quy trình trước khi làm gì với máy. Tự ý xoá dữ liệu công việc có thể bị coi là vi phạm.
Đã nghỉ rồi mà công ty vẫn gọi hỏi việc thì sao?
Trả lời ngắn trong thời gian đầu là thiện chí. Nếu kéo dài, chỉ về tài liệu bàn giao đã có, và đề nghị hình thức hỗ trợ rõ ràng nếu công ty cần thêm. Bạn không có nghĩa vụ làm việc cho công ty cũ sau khi đã nghỉ.