Khi bị giao nhiều việc cùng lúc, đừng tự âm thầm chọn làm việc nào trước rồi để việc kia trễ. Hãy gom mọi việc vào một danh sách, ghi hạn và hệ quả nếu trễ của từng việc, xếp thứ tự sơ bộ, rồi đưa người quản lý trực tiếp xem với hai lựa chọn rõ ràng để họ quyết. Bạn chịu trách nhiệm làm, người quản lý chịu trách nhiệm chọn khi không thể làm hết.
Bài này viết từ phía nhân viên, không giảng các phương pháp sắp xếp ưu tiên; những phương pháp đó đã có ở các trang chuyên về quản lý thời gian. Ở đây là những việc cụ thể: gom việc từ nhiều nguồn, hỏi đúng thông tin để xếp, câu nói với người quản lý, và cách xử lý khi việc đến từ nhiều người khác nhau.
Vì sao tự chọn một mình là sai lầm hay gặp
Khi việc dồn, phản ứng tự nhiên là cắm đầu làm, chọn việc nào có vẻ gấp nhất, và hy vọng làm kịp hết. Đến cuối ngày, hai trong năm việc chưa xong. Người giao hai việc đó chỉ biết khi hỏi, và lúc đó đã quá muộn để họ xoay xở.
Vấn đề nằm ở chỗ bạn không có đủ thông tin để chọn đúng. Bạn biết việc nào giao trước, việc nào có vẻ to, nhưng không biết việc nào sếp sắp phải báo cáo lên trên, việc nào khách đang chờ, việc nào thật ra lùi một tuần cũng không sao. Người quản lý thường biết những điều này. Khi bạn tự chọn, bạn đang quyết định thay họ với ít thông tin hơn họ.
Còn một lý do nữa: nếu bạn âm thầm gánh hết và làm kịp bằng cách thức khuya, người quản lý sẽ không biết khối lượng việc của bạn đã quá mức. Lần sau họ sẽ tiếp tục giao như vậy. Nói ra không phải là kêu ca, mà là cho người phân việc thông tin để phân việc đúng. Người quản lý giỏi cũng không nhìn thấy được bàn làm việc của từng người; họ chỉ biết những gì được báo, và bạn là người duy nhất biết đủ mọi việc đang nằm trên bàn mình.
Bốn bước khi việc dồn
Khi thấy việc bắt đầu vượt quá thời gian mình có, dừng lại khoảng mười lăm phút trước khi làm tiếp:
- Gom mọi việc vào một danh sách. Việc trong tin nhắn, trong email, trong sổ, việc được nhờ miệng ở hành lang. Việc nào không ghi lại là việc dễ bị quên nhất.
- Ghi ba thông tin cho từng việc: hạn chót thật, ước lượng thời gian làm, và hệ quả nếu trễ (khách chờ, sếp cần báo cáo lên trên, đồng nghiệp bị chặn việc, hay không ảnh hưởng gì ngay).
- Xếp thứ tự sơ bộ theo hạn và hệ quả. Việc có hạn gần và hệ quả lớn lên đầu. Việc nhỏ mất dưới mười phút làm luôn để gạch khỏi danh sách. Việc chưa rõ hạn thì đánh dấu để hỏi.
- Cộng thời gian, so với thời gian mình có. Nếu tổng vượt quá, đây là lúc phải nói với người quản lý, không phải cuối ngày.
Bước hai thường lộ ra một điều bất ngờ: nhiều việc bạn tưởng gấp thật ra chưa ai nói hạn. Bạn tự cho là gấp vì nó được nhắc gần nhất, hoặc vì người giao nói giọng gấp. Hỏi lại hạn của những việc này thường giải phóng được khá nhiều áp lực.
Không cần làm danh sách đẹp. Một trang giấy chia ba cột là đủ. Danh sách này còn có ích về sau: khi được hỏi “sao việc đó chưa xong”, bạn có thể chỉ ra mình đã có bao nhiêu việc và đã báo lúc nào.
Câu nói với người quản lý: đưa lựa chọn, không chỉ kêu nhiều việc
Câu “em nhiều việc quá” không giúp người quản lý quyết định gì. Câu tốt có danh sách, có hạn, và có lựa chọn cụ thể. Một số câu mẫu:
- Khi hai việc trùng hạn: “Anh ơi, em đang có báo cáo tồn kho và danh sách khách gọi lại, cả hai hạn 5 giờ chiều nay. Em làm kịp một việc trọn vẹn, hoặc hai việc mỗi việc một nửa. Anh muốn em ưu tiên việc nào ạ?”
- Khi được giao thêm việc: “Dạ em nhận được ạ. Hiện em đang có ba việc hạn trong tuần này, em gửi anh danh sách. Nếu làm việc mới trước thì việc soạn hợp đồng cho khách Bình lùi sang thứ Hai. Anh thấy được không ạ?”
- Khi tổng việc vượt quá cả tuần: “Chị ơi, em gom lại thì tuần này em có khoảng 50 giờ việc, em chỉ làm được khoảng 35. Em đề xuất lùi hai việc này sang tuần sau, chị xem giúp em có việc nào không lùi được không ạ.”
- Khi không biết hạn: “Anh ơi, việc tổng hợp phản hồi khách anh giao hôm qua anh cần trước khi nào ạ? Em đang xếp lịch tuần này.”
Điểm chung của các câu trên: nói bằng số và tên việc cụ thể, đưa sẵn phương án, và để người quản lý quyết định. Không có câu nào xin bớt việc; chỉ có câu xin chọn thứ tự. Người quản lý thường dễ trả lời câu “việc nào trước” hơn câu “em làm không kịp”.
Nên nói sớm, ngay khi thấy không kịp, chứ không phải khi hạn đã đến. Nói sớm thì người quản lý còn có lựa chọn: giao bớt cho người khác, lùi hạn với khách, hoặc chấp nhận một phần. Nói muộn thì lựa chọn duy nhất còn lại là trễ.
Khi việc đến từ nhiều người khác nhau
Tình huống khó nhất là việc đến từ nhiều người, không ai biết người kia đã giao gì cho bạn. Bảng dưới gợi ý cách xử lý theo từng kiểu:
| Kiểu tình huống | Nên làm | Câu mẫu |
|---|---|---|
| Quản lý trực tiếp và đồng nghiệp cùng nhờ | Ưu tiên việc của quản lý, hẹn lại đồng nghiệp với mốc cụ thể | “Em đang làm việc anh Tuấn giao hạn 3 giờ, 4 giờ em làm cho chị được không ạ?” |
| Quản lý trực tiếp và cấp trên của họ cùng giao | Báo quản lý trực tiếp để họ quyết, không tự chọn | “Chị ơi, giám đốc vừa nhờ em số liệu chi nhánh, trùng giờ với báo cáo chị giao. Chị muốn em làm cái nào trước ạ?” |
| Hai phòng khác nhau cùng nhờ | Hỏi quản lý trực tiếp, hoặc nói rõ thứ tự với hai bên | “Em nhận cả hai, việc của phòng kế toán xong trước 11 giờ, việc của phòng kho xong trước 3 giờ, nếu cần đổi thứ tự hai anh chị báo em.” |
| Người nhờ không có quyền giao việc cho bạn | Nhận nếu nhỏ và đang rảnh; nếu lớn, hỏi quản lý trước | “Việc này khoảng nửa ngày, em hỏi chị Hương trước rồi báo anh nhé.” |
Nguyên tắc chung: người quản lý trực tiếp là người có quyền sắp xếp thời gian của bạn. Khi các nguồn việc xung đột, đưa xung đột lên cho họ, đừng tự giải quyết bằng cách làm thêm giờ hoặc để một bên trễ mà không báo.
Chuyện từ chối hẳn những việc không thuộc phạm vi của mình là một kỹ năng riêng trong quan hệ với đồng nghiệp. Ở đây chỉ là chuyện xếp thứ tự những việc bạn đều phải làm.
Tình huống giả định: một buổi sáng thứ Hai việc dồn từ ba phía
Ngọc (nhân vật giả định) làm nhân viên hành chính, sáng thứ Hai mở máy thấy ba việc mới: trưởng phòng nhờ đặt phòng họp và chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp chiều nay, phòng kế toán nhắc nộp bảng chấm công trước 12 giờ, và giám đốc chi nhánh nhắn hỏi số liệu chi phí văn phòng phẩm quý 3. Ngoài ra Ngọc còn việc dở từ tuần trước: tổng hợp đề xuất mua sắm, hạn thứ Tư.
Ngọc dành mười phút ghi bốn việc vào một trang, kèm hạn và hệ quả. Bảng chấm công: hạn 12 giờ, trễ thì lương cả phòng có thể bị chậm, khoảng một giờ làm. Tài liệu họp: hạn 2 giờ chiều, khoảng một giờ rưỡi. Số liệu chi phí: không rõ hạn, khoảng một giờ. Đề xuất mua sắm: thứ Tư, khoảng ba giờ.
Ngọc làm bảng chấm công trước, rồi nhắn trưởng phòng: “Chị ơi, sáng nay em có bảng chấm công hạn 12 giờ và tài liệu họp chiều nay, em làm kịp cả hai. Giám đốc chi nhánh vừa hỏi số liệu chi phí quý 3, em định làm sau cuộc họp, khoảng 4 giờ gửi. Chị thấy được không ạ?” Trưởng phòng đồng ý và nói việc đề xuất mua sắm có thể lùi sang thứ Năm.
Ngọc trả lời giám đốc chi nhánh: “Dạ em nhận, khoảng 4 giờ chiều nay em gửi anh.” Không có việc nào bị trễ, và không ai phải hỏi Ngọc việc của họ tới đâu. Toàn bộ khác biệt nằm ở mười phút đầu buổi sáng và hai tin nhắn.
Trong lúc làm: giữ danh sách sống
Cập nhật danh sách khi có việc mới. Mỗi việc mới đến, ghi vào danh sách ngay, kèm hạn. Đừng làm ngay việc mới chỉ vì nó vừa đến, trừ khi nó thật sự gấp hơn mọi việc khác.
Gạch việc đã xong và báo người giao. Mỗi lần gạch một việc, gửi một câu báo xong cho người giao. Danh sách ngắn lại cũng giúp bạn đỡ ngợp.
Xem lại thứ tự hai lần mỗi ngày. Đầu buổi sáng và đầu buổi chiều, nhìn lại danh sách. Hạn có thể đã đổi, việc mới có thể đã đến. Năm phút xem lại tránh được việc làm cả buổi chiều cho một việc không còn gấp.
Tránh nhảy qua lại giữa nhiều việc. Làm một việc tới một điểm dừng rõ ràng rồi mới chuyển. Nhảy qua lại liên tục làm mỗi việc đều chậm hơn, và dễ sai vì phải nhớ lại mình đang làm tới đâu.
Ghi lại thời gian quá tải. Nếu tình trạng quá tải lặp lại nhiều tuần, ghi lại số giờ việc so với số giờ có. Đó là dữ liệu để nói chuyện với người quản lý về khối lượng việc, thay vì cảm giác.
Câu hỏi thường gặp
Nói với sếp là không làm kịp có bị đánh giá kém không?
Nói sớm, có danh sách và lựa chọn rõ ràng thường được đánh giá là chuyên nghiệp. Điều bị đánh giá kém là im lặng rồi trễ hạn, hoặc nói khi đã quá muộn để xoay xở. Người quản lý cần biết để phân việc.
Sếp nói “việc nào cũng gấp” thì xếp thế nào?
Hỏi tiếp bằng câu có lựa chọn: nếu chỉ kịp một việc trước 5 giờ thì anh chọn việc nào. Câu hỏi buộc phải chọn thường có câu trả lời. Nếu vẫn không chọn, xếp theo hệ quả với khách hàng trước, báo lại thứ tự bạn đã chọn.
Có nên làm thêm giờ để kịp hết không?
Thỉnh thoảng làm thêm khi có đợt cao điểm là bình thường. Nếu phải làm thêm giờ thường xuyên mới kịp, đó là chuyện khối lượng việc, nên bàn với người quản lý. Giờ làm thêm và chế độ đi kèm theo thoả thuận và quy định hiện hành.
Việc nhỏ có nên làm ngay để gạch đi không?
Việc mất dưới mười phút và đã đủ thông tin thì nên làm ngay, vì ghi lại rồi quay lại tốn công hơn. Nhưng nếu có quá nhiều việc nhỏ đến liên tục, gom chúng lại làm vào một khung giờ cố định để không bị ngắt việc lớn.
Đồng nghiệp thường đẩy việc sang mình thì làm sao?
Mỗi lần được nhờ, hỏi hạn và ước lượng thời gian, rồi đặt vào danh sách chung với các việc khác. Nếu việc đồng nghiệp nhờ chiếm nhiều thời gian, nói với người quản lý để họ biết. Chuyện từ chối khéo đã có bài riêng.
Có công cụ nào giúp xếp thứ tự công việc không?
Có nhiều phương pháp và công cụ, được viết kỹ ở các trang chuyên về quản lý thời gian. Với người mới đi làm, một danh sách giấy ba cột gồm việc, hạn, hệ quả nếu trễ thường đã đủ; điều quan trọng là xem lại nó mỗi ngày.