Tốt bụng ở chỗ làm không có gì sai. Vấn đề chỉ bắt đầu khi giúp đỡ biến thành nghĩa vụ ngầm: người khác coi việc bạn làm hộ là đương nhiên, việc chính của bạn bị đẩy lùi, và bạn ngại lên tiếng vì sợ mất hình ảnh "dễ chịu". Giúp đến đâu là vừa có thể trả lời bằng ba câu hỏi: việc này có đẩy lùi việc của mình không, mình có đang giúp người ta học hay đang làm thay mãi, và người ta có biết đây là giúp chứ không phải phần việc của mình không.
Bài này dành cho người hay được nhờ: vì làm nhanh, vì vui vẻ, vì không nỡ từ chối. Nội dung gồm dấu hiệu đang bị dựa dẫm, cách giúp có giới hạn, câu nói khi muốn rút bớt và cách giữ sự tử tế mà không phải trả giá bằng sức khoẻ hay việc chính. Phần từ chối các yêu cầu ngoài phạm vi công việc được bàn riêng ở một bài khác trong danh mục.
Vì sao người tốt bụng hay bị dồn việc
Ở mọi nơi làm việc đều có một dòng chảy ngầm: việc khó, việc lặt vặt, việc không ai muốn nhận sẽ chảy về phía người dễ nói "được". Không phải vì đồng nghiệp xấu tính, mà vì con người ta tự nhiên chọn con đường ít cản trở. Nhờ người hay từ chối thì phải giải thích, phải năn nỉ; nhờ người luôn vui vẻ thì chỉ cần một tin nhắn.
Lâu dần, người giúp nhiều rơi vào một cái bẫy kép. Thứ nhất, những việc làm hộ thường không ai nhìn thấy: không nằm trong mô tả công việc, không được tính vào đánh giá, trong khi việc chính bị chậm thì ai cũng thấy. Thứ hai, càng giúp lâu thì càng khó ngừng, vì lần từ chối đầu tiên sẽ bị cảm nhận như một sự thay đổi thái độ.
Hiểu cơ chế này giúp bạn không tự trách mình là "quá hiền", cũng không quay sang trách đồng nghiệp là "lợi dụng". Đây là chuyện cách sắp xếp công việc chưa rõ ràng, và sửa được bằng những thay đổi nhỏ, bắt đầu từ chính cách bạn trả lời lời nhờ tiếp theo.
Cũng nên phân biệt giúp đỡ với việc được giao chính thức. Khi sếp phân công bạn hỗ trợ một người mới trong tháng đầu, đó là phần việc của bạn, nên được ghi nhận và tính vào khối lượng. Khi một đồng nghiệp ngang cấp tự gửi việc sang vì bạn làm nhanh hơn, đó là giúp đỡ, và bạn có quyền chọn giúp hay không, giúp tới đâu.
Dấu hiệu sự giúp đỡ đã thành gánh nặng
Thử đánh dấu những điều đúng với bạn trong một tháng gần đây. Không có điểm số, chỉ để tự nhìn rõ tình hình:
- Bạn thường ở lại muộn để làm việc chính vì ban ngày đã dành cho việc giúp người khác.
- Có một hai người nhờ bạn cùng một loại việc lặp đi lặp lại, và họ không có ý định học để tự làm.
- Lời nhờ đến dưới dạng "em làm giúp chị luôn nhé" chứ không còn là câu hỏi.
- Khi bạn bận và từ chối một lần, người nhờ tỏ ra bất ngờ hoặc khó chịu.
- Sếp không biết bạn đang làm những việc đó, và khi đánh giá thì chỉ nhìn vào việc chính đang chậm.
- Bạn thấy bực bội nhưng vẫn nói "dạ được" vì ngại.
Nếu có từ ba điều trở lên, đã đến lúc điều chỉnh. Điều chỉnh không có nghĩa là thôi giúp hẳn, mà là giúp theo cách khác, có giới hạn và có tên.
Điều cuối cùng trong danh sách là quan trọng nhất. Sự bực bội tích lại không biến mất; nó sẽ thoát ra ở một lúc không đúng, với một người không đáng nhận, và làm hỏng chính những quan hệ bạn đã cố gìn giữ bằng việc giúp đỡ.
Ngược lại, nếu bạn giúp nhiều mà vẫn thấy vui, việc chính vẫn đúng hạn, người được giúp tiến bộ dần, thì không có gì phải thay đổi. Mục đích của danh sách này là giúp bạn nhận ra sớm khi sự giúp đỡ bắt đầu lệch, chứ không phải để khuyên bạn bớt tử tế.
Bốn cách giúp, từ nhẹ đến nặng
Không phải lời nhờ nào cũng cần bạn làm thay. Trước khi trả lời, chọn mức giúp hợp với tình huống:
| Mức giúp | Bạn làm gì | Khi nào hợp |
|---|---|---|
| Chỉ chỗ | Nói cho biết tài liệu ở đâu, ai biết việc này | Người hỏi tự làm được, chỉ thiếu thông tin |
| Hướng dẫn một lần | Làm mẫu một lần, để người kia làm lần sau | Việc sẽ lặp lại, người hỏi cần học |
| Xem lại | Người kia làm, bạn kiểm và góp ý | Người kia đã biết làm nhưng chưa tự tin |
| Làm thay | Bạn làm toàn bộ | Việc gấp thật, một lần, hoặc chỉ bạn có chuyên môn đó |
Phần lớn lời nhờ chỉ cần hai mức đầu. Làm thay nên là ngoại lệ, và khi làm thay thì nói rõ: "Lần này gấp nên em làm luôn. Em ghi lại các bước, lần sau anh làm theo nhé." Câu này giữ được sự giúp đỡ mà không mở ra một thói quen mới.
Với người mới vào, hướng dẫn kỹ trong vài tuần đầu là việc nên làm, thậm chí nên chủ động. Sự giúp đỡ chỉ cần có giới hạn khi nó kéo dài mà không đi tới đâu.
Khi đã giúp quá nhiều: rút bớt từng bước
Nếu đã lỡ thành "người làm hộ" của ai đó, đừng đột ngột ngừng hẳn vào một ngày. Rút từng bước sẽ đỡ gây sốc cho cả hai bên:
- Lần nhờ tiếp theo, hỏi lại thay vì nhận ngay: "Việc này chị cần lúc nào ạ? Em đang có hai việc hạn hôm nay."
- Chuyển từ làm thay sang hướng dẫn: "Chiều nay em ngồi với chị mười lăm phút, em chỉ chị cách làm bảng này nhé, để lần sau chị không phải chờ em."
- Khi người kia đã biết làm, chuyển sang mức xem lại: "Chị làm xong gửi em xem qua."
- Nếu vẫn bị nhờ, nói thẳng một lần, nhẹ nhàng: "Dạo này em hơi quá tải nên không làm hộ được phần báo cáo nữa. Chị vướng chỗ nào cụ thể thì cứ hỏi em."
- Nếu khối lượng giúp đỡ là do công việc được chia chưa hợp lý, nói với sếp bằng con số: mỗi tuần mất bao nhiêu giờ cho việc ngoài phạm vi, ảnh hưởng tới việc chính thế nào.
Mỗi bước đều giữ sự tôn trọng với người nhờ. Mục tiêu là trả việc về đúng chỗ của nó, không phải trừng phạt ai.
Những câu nói giữ tử tế mà vẫn có giới hạn
Khi đang bận: "Em muốn giúp mà giờ đang dở việc hạn trưa nay. Ba giờ chiều em qua chỗ anh được không?"
Khi việc không thuộc chuyên môn: "Phần này em không rành lắm, em sợ làm sai. Anh hỏi thử chị Vân bên kế toán xem."
Khi muốn hướng dẫn thay vì làm: "Em chỉ anh cách làm nhé, mất mười phút nhưng lần sau anh tự làm được, không phải chờ em."
Khi bị nhờ việc lặp lại lần thứ năm: "Mấy lần rồi em làm hộ phần này. Mình thử cùng làm một lần để anh nắm luôn được không?"
Khi người nhờ là cấp trên của người khác: "Dạ việc này em cần anh Hùng đồng ý vì em đang làm dự án của anh ấy. Chị nói với anh Hùng giúp em nhé."
Khi được nhờ ngoài giờ: "Tối nay em có việc nhà, sáng mai tám giờ em xem ngay cho anh. Nếu gấp hơn thì anh nhắn chị Lan trực hôm nay thử nhé."
Khi muốn nhận nhưng cần đổi lại: "Em nhận phần này được, nhưng em cần chị nhận giúp em buổi trực thứ Bảy. Mình đổi nhau được không?"
Đọc lại các câu trên: chúng có gì chung
Các câu mẫu ở trên không bắt đầu bằng "không". Chúng bắt đầu bằng sự thừa nhận rằng lời nhờ là hợp lý, rồi nêu giới hạn của mình bằng một sự việc cụ thể: đang có việc hạn trưa, đang làm dự án của người khác, đang có việc nhà. Cuối cùng là một lối ra: thời điểm khác, người khác, cách khác. Người nghe không bị đóng cửa, chỉ được chỉ sang một cánh cửa khác.
Lý do nêu ra nên ngắn và thật. Bịa lý do để từ chối dễ bị lộ, và khi đã bị lộ một lần thì mọi lời từ chối sau đều bị nghi ngờ. Cũng không cần giải thích dài; càng giải thích nhiều, người nghe càng có cảm giác bạn đang tự bào chữa và càng dễ thương lượng tiếp.
Giọng nói quan trọng không kém chữ. Nói chậm, nhìn vào người đối diện, không cười gượng, không xin lỗi rối rít. Một câu "em xin lỗi" là đủ nếu bạn thật sự thấy tiếc vì không giúp được; năm câu xin lỗi liên tiếp khiến lời từ chối nghe như đang chờ được thuyết phục.
Tử tế không chỉ là làm hộ
Có nhiều cách tốt với đồng nghiệp mà không tốn thêm giờ làm: chia sẻ một tài liệu mẫu đã làm sẵn, giới thiệu người biết việc, ghi nhận công sức của người khác trước mặt sếp, chúc mừng khi họ làm tốt, hỏi thăm khi họ có chuyện. Những việc này tạo thiện cảm lâu dài hơn nhiều so với làm hộ một báo cáo.
Tử tế cũng là trung thực. Nói "dạ được" rồi làm vội, làm muộn, hay làm trong bực bội thì người nhờ không được giúp thật, còn bạn thì mất thời gian. Một lời từ chối rõ ràng, kèm gợi ý người khác hay thời điểm khác, đôi khi là sự giúp đỡ tốt nhất bạn có thể đưa ra.
Cuối cùng, giữ sức cho bản thân là một phần của sự tử tế lâu dài. Người kiệt sức vì gánh việc của cả phòng sẽ không còn đủ sức giúp ai khi người ta thật sự cần. Nếu dạo này bạn thấy mệt mỏi kéo dài, ngủ kém, khó tập trung, nên xem các bài trong danh mục sức khoẻ và cân bằng của trang, và trao đổi với bác sĩ khi các dấu hiệu không cải thiện.
Câu hỏi thường gặp
Từ chối giúp đồng nghiệp có làm mất lòng không?
Từ chối kèm lý do ngắn và một gợi ý thay thế hiếm khi làm mất lòng người hợp lý. Điều làm mất lòng thường là đổi thái độ đột ngột sau một thời gian dài luôn đồng ý. Vì vậy nên điều chỉnh sớm và từ từ, trước khi bạn quá bực bội.
Đồng nghiệp hay nhờ là người lớn tuổi, rất khó nói, phải làm sao?
Giữ cách xưng hô tôn trọng, chuyển sang đề nghị hướng dẫn: "Em ngồi với chú mười phút để chỉ cách làm nhé." Nhiều người lớn tuổi nhờ vì ngại học công cụ mới; một buổi hướng dẫn kiên nhẫn thường giải quyết được tận gốc.
Giúp đồng nghiệp có nên báo cho sếp biết không?
Nếu việc giúp tốn đáng kể thời gian hoặc lặp lại thường xuyên, nên báo để sếp biết thời gian của bạn đang đi đâu và để khối lượng được tính đúng. Báo như một thông tin về công việc, không phải để kể công hay để tố người được giúp.
Làm sao biết mình đang tốt bụng hay đang chiều lòng người khác vì sợ?
Thử hỏi: nếu từ chối, mình sợ điều gì? Nếu câu trả lời là sợ người ta không quý, sợ bị nói là khó tính, thì có thể bạn đang giúp vì sợ hơn vì muốn. Giúp vì muốn thì bạn thấy thoải mái sau khi giúp; giúp vì sợ thì thường để lại bực bội.
Có nên nhận làm việc của đồng nghiệp đang nghỉ ốm, nghỉ sinh không?
Hỗ trợ đồng nghiệp vắng mặt là việc nên làm, nhưng nên được phân công chính thức bởi người quản lý, có thời hạn và được tính vào khối lượng. Nếu bạn được nhờ miệng, hãy đề nghị sếp xác nhận phân công để việc của bạn được điều chỉnh tương ứng.
Người được giúp nhận công trước sếp thì nên phản ứng thế nào?
Trước hết, từ lần sau, giữ dấu vết việc giúp đỡ bằng tin nhắn hay email. Nếu phần đóng góp đáng kể, nên nói nhẹ với người đó rằng bạn mong được ghi nhận phần mình. Tình huống bị tranh công kéo dài được bàn kỹ ở một bài khác trong danh mục.