Muốn sếp quyết nhanh, đừng hỏi "anh thấy sao". Hãy gửi một tin nhắn có sẵn hai hoặc ba phương án, nói rõ bạn đề xuất phương án nào, vì sao, và nếu đến giờ nào chưa có ý kiến thì bạn sẽ làm theo phương án đó. Sếp chỉ cần trả lời một chữ "được" hoặc chọn một số.
Việc bị treo vì chờ sếp là chuyện rất thường ở mọi nơi làm việc, và không phải lúc nào cũng do sếp chậm. Thường câu hỏi gửi lên quá mở, thiếu thông tin, hoặc lẫn trong hàng chục tin khác. Bài này hướng dẫn cách soạn tin xin quyết định, cách nhắc lại, phân biệt việc phải chờ và việc được tự quyết rồi báo sau.
Vì sao câu hỏi của bạn nằm im trong máy sếp
Hãy hình dung màn hình điện thoại của một trưởng phòng lúc mười giờ sáng: vài nhóm chat dự án, tin của cấp trên, của khách, của bộ phận khác. Câu "Anh ơi việc báo giá cho khách bên kia mình tính sao ạ?" đòi sếp phải nhớ lại bối cảnh, mở tệp ra đọc, tự nghĩ phương án. Một câu hỏi tốn mười lăm phút suy nghĩ sẽ bị để dành cho "lúc rảnh", và lúc rảnh thường không đến.
Ngược lại, một tin nhắn đọc trong ba mươi giây và trả lời được bằng một chữ thường được trả lời trong ngày. Việc của bạn là làm phần suy nghĩ trước, để phần của sếp chỉ còn là chọn. Đây không phải là làm thay việc của sếp, mà là đưa câu hỏi đến dưới dạng dễ quyết nhất.
Cũng có khi việc treo vì sếp đang chờ một người khác ở trên. Hỏi thẳng một lần là đủ: "Việc này anh đang chờ thêm thông tin từ ai không ạ, em có thể chuẩn bị gì trước?" Biết được điểm nghẽn thật nằm ở đâu giúp bạn khỏi nhắc sai người.
Một tin nhắn xin quyết định gồm năm phần
Dù gửi qua ứng dụng chat hay email, khung sau giúp tin nhắn đứng được một mình, người đọc không cần lục lại lịch sử:
- Dòng đầu nói rõ cần gì: "Em xin anh chốt giá cho đơn hàng của khách sỉ trước 15 giờ hôm nay."
- Bối cảnh hai câu: khách hỏi gì, vì sao gấp.
- Các phương án, đánh số: mỗi phương án một dòng, có cái được và cái mất.
- Đề xuất của bạn: chọn phương án nào và lý do một câu.
- Mặc định khi im lặng: "Nếu đến 15 giờ chưa có ý kiến, em gửi khách theo phương án 2." (chỉ dùng khi việc nằm trong phạm vi bạn được phép, xem phần sau)
Ví dụ giả định một tin hoàn chỉnh: "Anh ơi, em xin anh chốt giá cho đơn 500 hộp của khách sỉ trước 15 giờ hôm nay. Khách cần trả lời trong ngày để đặt kịp lô tháng sau. Có hai cách: (1) giữ giá niêm yết, khả năng khách đi nơi khác; (2) giảm 3% như đơn tháng trước, vẫn trên mức giá sàn anh đã duyệt. Em đề xuất (2) vì đây là khách đặt đều hai năm nay. Nếu 15 giờ chưa thấy anh trả lời, em báo khách theo (2) và gửi anh bản báo giá sau."
Đọc lại tin trước khi gửi và tự hỏi: nếu sếp chỉ đọc dòng đầu, họ có biết bạn cần gì và trước khi nào không.
Việc phải chờ và việc được tự quyết rồi báo sau
Câu "nếu chưa có ý kiến thì em làm theo phương án X" chỉ dùng được với những việc nằm trong quyền hạn của bạn hoặc đã có khung sếp duyệt trước. Phân biệt như sau:
| Loại việc | Cách làm | Ví dụ |
|---|---|---|
| Trong khung đã duyệt (mức giá sàn, mẫu hợp đồng chuẩn, lịch đã thống nhất) | Tự quyết, báo sau | Chọn ngày giao trong tuần mà khách đề nghị |
| Nhỏ, đảo ngược được, rủi ro thấp | Đặt mặc định khi im lặng | Đổi giờ họp nội bộ, chọn mẫu trình bày báo cáo |
| Có tiền, cam kết với bên ngoài, khó đảo ngược | Phải chờ quyết định rõ ràng | Ký hợp đồng mới, giảm giá dưới mức sàn |
| Liên quan nhân sự, kỷ luật, pháp lý | Không tự quyết, không đặt mặc định | Xử lý một khiếu nại về đồng nghiệp |
Nếu chưa rõ việc thuộc dòng nào, hỏi sếp một lần cho cả nhóm việc: "Với các đơn dưới mức X, anh cho em tự chốt rồi báo sau được không ạ?" Một lần thoả thuận như vậy giảm được hàng chục tin xin duyệt về sau. Ghi thoả thuận đó lại bằng tin nhắn để cả hai cùng nhớ.
Nhắc lại khi sếp chưa trả lời, không thành làm phiền
Nhắc là việc bình thường. Điều quan trọng là mỗi lần nhắc mang thêm thông tin hoặc làm cho việc quyết dễ hơn, không chỉ lặp câu hỏi cũ:
- Lần một, sau khoảng nửa thời gian còn lại tới hạn: trả lời ngay trong luồng tin cũ, một dòng: "Anh ơi, em nhắc việc chốt giá đơn sỉ, còn hai tiếng nữa là tới giờ hẹn khách ạ."
- Lần hai, nếu vẫn im: rút gọn câu hỏi hơn nữa. "Anh chỉ cần trả lời 1 hoặc 2 ạ."
- Nếu việc gấp thật mà tin nhắn không có hồi âm: gọi điện ngắn hoặc hỏi trực tiếp khi gặp. Mở bằng "Em xin anh ba mươi giây".
- Nếu sếp vắng (nghỉ phép, đi công tác): hỏi trước ai được uỷ quyền, hoặc báo khách một mốc trả lời mới thay vì im lặng.
- Sau khi có quyết định: trả lời "Em nhận, em làm ngay" và cập nhật khi xong. Đóng vòng giúp sếp không phải nhớ hộ.
Tránh nhắc ở nhiều kênh cùng lúc (vừa nhắn, vừa gửi email, vừa nhờ đồng nghiệp nhắc hộ). Tránh nhắc trong nhóm chat đông người theo kiểu "anh ơi việc này em hỏi từ hôm qua chưa thấy anh trả lời": câu đó đọc như lời trách công khai.
Sửa lại những tin nhắn xin duyệt dễ bị bỏ qua
Dưới đây là vài kiểu tin nhắn hay gặp trong nhóm chat công việc, kèm bản viết lại. Các tình huống là ví dụ giả định:
| Tin nhắn hay gặp | Vấn đề | Viết lại |
|---|---|---|
| "Anh ơi?" | Không nói gì, sếp phải hỏi lại | "Anh ơi, em cần anh chọn mẫu bao bì cho lô tháng 12 trước thứ Tư. Em gửi hai mẫu bên dưới." |
| "Việc kia sao rồi anh?" | Sếp không biết "việc kia" là việc nào | Nêu tên việc, ngày đã hỏi, và câu hỏi cụ thể cần trả lời |
| Ba tin rời nhau về ba chuyện khác nhau | Dễ trả lời một, sót hai | Gom vào một tin, đánh số 1, 2, 3, mỗi chuyện một câu hỏi |
| Gửi kèm tệp mà không tóm tắt | Sếp phải mở tệp mới biết cần làm gì | Viết hai dòng tóm tắt điều cần quyết, tệp chỉ để tham khảo |
| "Anh thấy thế nào ạ?" | Câu hỏi mở, tốn công nghĩ | "Em đề xuất cách 2. Anh đồng ý thì em làm luôn." |
Một mẹo nhỏ: đặt câu hỏi cần trả lời ở dòng đầu tiên, đừng để ở cuối một đoạn dài. Trên điện thoại, phần xem trước của tin nhắn thường chỉ hiện một hai dòng; nếu hai dòng đó đã nói đủ, sếp có thể trả lời ngay từ màn hình khoá.
Khi việc cần quyết có nhiều chi tiết kỹ thuật, nên kèm một câu "điểm anh cần lưu ý nhất là…" để sếp không phải tự tìm trong cả tệp.
Khi sếp chọn khác với đề xuất của bạn
Gửi phương án kèm đề xuất không có nghĩa là sếp sẽ luôn chọn phương án bạn thích. Khi sếp chọn khác, trả lời nhận việc trước, rồi mới hỏi nếu thật sự cần hiểu lý do: "Dạ em làm theo cách 1. Để lần sau em đề xuất sát hơn, anh cho em biết anh cân nhắc điểm nào ạ?" Câu hỏi này giúp bạn học cách sếp nghĩ, không phải để mở lại cuộc tranh luận.
Qua vài lần, bạn sẽ thấy những tiêu chí sếp hay ưu tiên: giữ khách cũ hơn là lấy khách mới, an toàn hơn tốc độ, hoặc ngược lại. Đưa đúng tiêu chí đó vào phần lý do đề xuất ở những lần sau. Đề xuất của bạn sẽ trúng nhiều hơn, và số lần phải chờ quyết cũng ít đi vì sếp thấy bạn đã nghĩ theo đúng hướng.
Nếu bạn thấy phương án sếp chọn có rủi ro đáng kể mà sếp chưa thấy, nói một lần, ngắn, có dữ kiện, rồi làm theo quyết định. Cách nói ý khác với sếp cho đúng mực được bàn kỹ ở bài về bất đồng quan điểm trong cùng danh mục.
Khi chờ đợi đã thành chuyện thường ngày
Nếu tuần nào cũng có vài việc treo vì chờ duyệt, nên nói chuyện với sếp về cách làm việc chứ không riêng từng việc. Một cách mở lời: "Em để ý tuần này có ba việc phải chờ anh duyệt hơn một ngày, em đoán anh đang rất bận. Mình có thể thống nhất những loại việc nào em tự chốt, loại nào cần anh xem, và anh muốn em gửi theo cách nào để anh xử lý nhanh nhất không ạ?"
Một số sếp thích nhận gom các câu hỏi vào một khung giờ cố định, ví dụ một tin tổng hợp lúc chín giờ sáng. Số khác thích được gọi điện khi gấp. Biết thói quen của sếp giúp bạn chọn đúng kênh, đúng lúc. Đây là chuyện thói quen giao tiếp, không phải chuyện lấy lòng.
Ghi lại những quyết định sếp đã đưa ra cho từng loại việc. Sau vài tháng, bạn có một bộ "luật ngầm" của bộ phận: đơn loại này thì chốt thế này, khách kiểu này thì ưu tiên thế kia. Đó là lúc bạn hỏi ít hơn mà vẫn làm đúng ý, và cũng là lúc sếp tin giao thêm quyền tự quyết.
Trong lúc chờ, đừng ngồi không. Làm trước những phần không phụ thuộc vào quyết định: soạn sẵn hai bản báo giá theo hai phương án, chuẩn bị hồ sơ, báo trước cho kho rằng có thể có đơn. Khi quyết định tới, bạn chỉ cần bấm gửi. Cách làm này rút ngắn thời gian từ lúc sếp gật đầu tới lúc việc xong, và khi bị hỏi "sao chậm thế", bạn có câu trả lời rõ ràng việc đang treo ở bước nào.
Câu hỏi thường gặp
Gửi tin xin quyết định ngoài giờ làm có được không?
Tuỳ văn hoá từng nơi. Nếu việc không gấp, nên hẹn giờ gửi vào đầu giờ sáng hôm sau. Nếu gấp thật, ghi rõ ngay dòng đầu là việc gấp và vì sao, để sếp tự cân nhắc. Đừng biến việc nhắn ngoài giờ thành thói quen cho những việc có thể chờ.
Đặt hạn chót cho sếp có bị xem là hỗn không?
Hạn trong tin nhắn là hạn của công việc, không phải hạn bạn đặt cho sếp. Viết theo hướng "khách cần trả lời trước 15 giờ" thay vì "anh trả lời em trước 15 giờ". Khi lý do của hạn đến từ khách hoặc từ lịch chung, sếp sẽ hiểu đó là thông tin chứ không phải đòi hỏi.
Nếu tự quyết theo mặc định rồi sếp không đồng ý thì sao?
Nếu việc nằm trong khung đã thoả thuận và bạn đã báo trước rõ ràng, đó là cơ hội để hai bên chỉnh lại khung. Nhận phần của mình, sửa nếu sửa được, và hỏi lần sau với tình huống tương tự sếp muốn xử lý thế nào. Với việc khó đảo ngược thì ngay từ đầu không nên đặt mặc định.
Sếp trả lời mơ hồ kiểu "ừ, em xem" thì hiểu thế nào?
Hỏi lại một câu đóng để chốt: "Dạ, vậy em hiểu là anh đồng ý phương án 2, em gửi khách luôn nhé?" Một câu xác nhận ngắn tránh được việc mỗi người hiểu một kiểu rồi vỡ lở về sau.
Có nên nhờ đồng nghiệp thân với sếp nhắc giúp không?
Không nên biến thành thói quen. Nhờ người khác nhắc làm sếp cảm thấy bị vây, và bạn không kiểm soát được người đó nói thế nào. Nếu phải nhờ, hãy là người được uỷ quyền chính thức khi sếp vắng, hoặc thư ký, trợ lý của sếp, những người có vai trò đó.
Làm sao biết việc nào đủ gấp để gọi điện?
Gọi khi chậm trễ gây thiệt hại thật trong vài giờ tới: mất đơn, trễ hạn giao, khách chờ ở cửa, rủi ro an toàn. Những việc còn đến ngày mai mới tới hạn thì một tin nhắn rõ ràng và một lần nhắc là đủ.