Một cuộc họp có ích khi người dự đã đọc tài liệu trước, mang theo đúng câu hỏi hoặc thông tin cần cho buổi họp, nói ngắn có dữ kiện, và rời phòng với việc của mình được ghi rõ. Người tổ chức quyết định phần lớn chất lượng cuộc họp, nhưng người dự quyết định phần còn lại, và phần đó không nhỏ.
Bài này viết cho nhân viên: người được mời dự, và người lần đầu được giao điều phối một buổi họp nhỏ của nhóm, như họp cập nhật tuần hay họp chốt một việc. Cách tổ chức và điều hành họp ở vai trò quản lý là một kỹ năng riêng, chỉ nhắc tới khi cần. Ở đây là những việc làm được ngay từ cuộc họp tới.
Trước khi họp: năm phút chuẩn bị của người dự
Phần lớn cuộc họp lan man vì người dự đến tay không, rồi dùng chính buổi họp để đọc tài liệu và nghĩ. Năm phút trước buổi họp, làm những việc sau:
- Đọc lời mời và xác định mục đích: họp để thông báo, để bàn, hay để quyết? Mục đích khác nhau thì vai trò của bạn khác nhau.
- Đọc tài liệu gửi kèm và đánh dấu tối đa hai điểm cần hỏi.
- Chuẩn bị phần của mình: nếu sẽ được hỏi về tiến độ, ghi sẵn ba dòng (đã xong, đang làm, đang vướng) kèm con số.
- Tự hỏi mình có cần có mặt không. Nếu chỉ cần cung cấp một thông tin, có thể gửi trước bằng tin nhắn và hỏi người tổ chức xem mình còn cần dự không.
- Chuẩn bị chỗ ghi chú: sổ tay hay một tệp riêng, để ghi việc được giao ngay khi nó xuất hiện.
Nếu lời mời không nói rõ mục đích, hỏi lại một câu lịch sự: "Chị ơi, buổi họp chiều nay em cần chuẩn bị số liệu gì không ạ?" Câu hỏi này vừa giúp bạn chuẩn bị đúng, vừa nhẹ nhàng nhắc người tổ chức nghĩ rõ về buổi họp.
Nếu buổi họp là để quyết một việc mà bạn có ý kiến khác, nên trao đổi trước với người chủ trì vài phút. Đưa ý khác ra lần đầu ngay giữa phòng họp đông người dễ khiến người chủ trì bất ngờ và phòng thủ; nói trước thì họ có thời gian cân nhắc và có khi đưa luôn ý của bạn vào phần thảo luận.
Với họp trực tuyến, kiểm tra trước micro, tai nghe, đường truyền và tên hiển thị. Năm phút đầu của nhiều buổi họp trực tuyến mất vào chuyện "nghe rõ không".
Trong họp: nói lúc nào và nói thế nào
Nhiều nhân viên, nhất là người mới, ngồi suốt buổi họp không nói gì vì sợ nói sai, rồi ra ngoài mới bàn với đồng nghiệp điều mình thấy chưa ổn. Ngược lại, có người nói nhiều, kể lại bối cảnh dài trước khi vào ý. Cả hai đều làm cuộc họp kém đi. Mục tiêu là nói khi có điều cần cho buổi họp, và nói gọn.
Một khung nói ngắn dễ dùng: kết luận trước, lý do sau, đề xuất cuối. Ví dụ: "Em nghĩ mình chưa nên chốt ngày giao 20. Kho đang thiếu hai người tuần đó, mỗi ngày chỉ đóng được khoảng ba trăm thùng (số liệu ví dụ giả định). Em đề xuất giao làm hai đợt." Ba câu, ai cũng theo được.
Nếu muốn chen vào khi người khác đang nói, chờ họ dứt ý rồi giơ tay hoặc nói "Em xin bổ sung một điểm". Với họp trực tuyến, dùng chức năng giơ tay hoặc nhắn vào khung chat của cuộc họp. Nếu ý của bạn bị bỏ qua, có thể nhắc lại một lần: "Em xin quay lại điểm về lịch kho lúc nãy, vì nó ảnh hưởng tới ngày giao." Nhắc một lần là đủ; nếu vẫn không được bàn, ghi lại để trao đổi riêng sau.
Những kiểu người dự làm cuộc họp dài thêm, và cách tự sửa
Không ai cố ý làm cuộc họp tệ đi. Các thói quen sau xuất hiện ở hầu hết mọi văn phòng, kể cả ở người làm việc giỏi:
| Thói quen | Hậu quả | Cách sửa |
|---|---|---|
| Kể lại toàn bộ quá trình trước khi nói kết quả | Người nghe mất tập trung trước khi tới ý chính | Nói kết quả trước, quá trình chỉ khi được hỏi |
| Mở việc riêng trên máy tính, điện thoại | Bị hỏi lại, phải nhắc lại điều vừa nói | Úp điện thoại, chỉ mở tài liệu của buổi họp |
| Đem chuyện không thuộc buổi họp vào | Lệch chủ đề, hết giờ chưa chốt được việc chính | "Chuyện này em xin bàn riêng với anh sau" |
| Đồng ý cho xong rồi ra ngoài phàn nàn | Quyết định thiếu thông tin, bất mãn ngầm | Nói một lần trong họp, ngắn và có dữ kiện |
| Không ghi việc của mình | Quên, bị nhắc, hoặc làm sai ý | Ghi ngay khi được giao, đọc lại trước khi rời phòng |
Chọn một thói quen trong bảng mà mình hay mắc nhất và sửa trong một tháng. Sửa từng cái một dễ hơn cố làm "người dự họp hoàn hảo" từ ngày mai.
Cuối buổi: rời phòng với việc của mình rõ ràng
Mười phút cuối của cuộc họp quyết định cuộc họp có đổi được gì không. Nếu người chủ trì không chốt lại, người dự vẫn có thể làm phần của mình: đọc lại các việc vừa nhận, xác nhận hạn, hỏi nếu chưa rõ. "Em xác nhận em làm bảng so sánh giá, gửi chị trước thứ Năm, bảng gồm năm nhà cung cấp mình vừa nói. Đúng không ạ?"
Sau họp, gửi một tin nhắn ngắn cho người giao việc nếu việc của bạn có điểm dễ hiểu lệch. Đừng chờ biên bản họp; nhiều cuộc họp không có biên bản, và biên bản thường tới muộn. Nếu thấy cả nhóm đều chưa rõ ai làm gì, bạn có thể đề nghị ghi lại vào nhóm chat chung: "Em ghi lại các việc vừa thống nhất, mọi người bổ sung nếu thiếu."
Một thói quen nhỏ nữa: ngay khi về chỗ, đưa việc vừa nhận vào danh sách việc hoặc lịch của mình, kèm ngày. Việc được giao trong họp mà chỉ nằm trong trí nhớ thì rất dễ bị quên giữa những việc khác của ngày hôm đó.
Lần đầu được giao điều phối một buổi họp nhỏ
Sẽ có lúc trưởng nhóm nhờ bạn "tổ chức buổi họp cập nhật tuần này" hoặc "gom mọi người lại chốt phương án". Với buổi họp nhỏ từ ba đến sáu người, trình tự sau là đủ:
- Viết mục đích trong một câu và gửi kèm lời mời: "Họp 30 phút để chốt ngày giao lô hàng tháng 12."
- Chỉ mời người cần có mặt để quyết hoặc cung cấp thông tin. Người chỉ cần biết kết quả thì gửi tin sau.
- Gửi tài liệu trước ít nhất nửa ngày, kèm câu "Mọi người đọc giúp phần 2, mình sẽ bàn phần đó".
- Mở đầu buổi họp bằng mục đích và giờ kết thúc: "Mình có 30 phút, mục tiêu là chốt ngày giao."
- Khi bàn lạc đề, ghi lại chủ đề đó vào một danh sách "để sau" và kéo về chủ đề chính.
- Năm phút cuối: đọc lại từng việc, người làm, hạn. Gửi vào nhóm chat ngay sau họp.
Người điều phối không phải là người nói nhiều nhất. Việc chính của bạn là giữ giờ, giữ chủ đề và chốt việc. Nếu trong họp có bất đồng cần người có quyền quyết, ghi lại các phương án và chuyển lên trưởng nhóm thay vì cố ép cả nhóm đồng ý.
Phần tổ chức các cuộc họp lớn hơn, họp định kỳ của cả phòng hay họp với cấp trên, thuộc kỹ năng của người quản lý và có tài liệu riêng.
Họp trực tuyến: những điều người dự hay quên
Bật hình khi có thể. Nhìn thấy nét mặt giúp người nói biết mình có đang được hiểu không. Nếu không bật được vì đường truyền hay hoàn cảnh, nói một câu ngắn để người khác biết bạn vẫn đang theo dõi.
Tắt micro khi không nói. Tiếng bàn phím, tiếng xe ngoài đường, tiếng người nhà làm cả buổi họp phải dừng lại. Bật lại khi đến lượt mình.
Nói tên trước khi nói ý. Trong họp trực tuyến nhiều người, câu "Em là Hoa bên kho, em bổ sung…" giúp mọi người biết ai đang nói, nhất là khi không bật hình.
Dùng khung chat cho câu hỏi ngắn. Những câu kiểu "tài liệu ở đâu" hay "slide số mấy" nên gõ vào khung chat thay vì ngắt lời người đang trình bày.
Không làm việc khác. Họp trực tuyến dễ khiến người ta mở thư, trả lời tin nhắn. Nếu buổi họp không cần bạn, xin phép không dự còn tốt hơn ngồi đó mà không nghe.
Chọn chỗ ngồi trước. Một góc yên, phía sau không có người đi lại, ánh sáng chiếu vào mặt chứ không chiếu từ sau lưng. Nếu đang ở quán hay nơi đông người, nói trước với người chủ trì để họ biết vì sao bạn hay tắt micro.
Khi lịch họp chiếm gần hết ngày làm việc
Có những tuần một nhân viên dự năm, sáu buổi họp mỗi ngày, rồi phải làm việc thật vào buổi tối. Nếu tình trạng đó kéo dài, đó là chuyện nên nói với sếp, bằng số liệu chứ không bằng than phiền: "Tuần này em có 14 giờ họp trên tổng số 40 giờ làm việc, việc chính của em đang trễ hai ngày. Anh xem giúp em những buổi nào em có thể gửi cập nhật bằng văn bản thay cho dự trực tiếp không ạ?"
Với từng lời mời, có thể hỏi người tổ chức trước khi nhận: "Buổi này anh cần em đóng góp phần nào? Nếu chỉ cần số liệu bán hàng, em gửi trước được không ạ?" Nhiều người tổ chức mời rộng vì sợ thiếu người, và sẵn lòng cho người không thật cần dự được vắng mặt.
Một cách nữa là tự giữ cho mình vài khung giờ làm việc tập trung trong lịch, đánh dấu là bận. Cách sắp xếp thời gian chi tiết thuộc về các phương pháp quản lý thời gian; ở đây chỉ cần nhớ rằng lịch trống trong mắt người khác sẽ bị lấp bằng các cuộc họp.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên mới có nên phát biểu trong cuộc họp đầu tiên không?
Nên nói khi được hỏi và khi có câu hỏi thật sự cần cho công việc của mình. Không cần cố góp ý để gây ấn tượng. Nghe kỹ, ghi chú, và sau buổi họp hỏi riêng người hướng dẫn về những điều chưa hiểu là cách bắt đầu hợp lý.
Bị gọi tên hỏi bất ngờ trong họp mà chưa có câu trả lời thì nói gì?
Nói thật và hẹn lại: "Dạ phần này em chưa có số chính xác, em kiểm tra và gửi lại anh trong chiều nay." Câu trả lời này tốt hơn nhiều so với đoán một con số rồi sau đó phải đính chính trước mọi người.
Có nên ghi âm cuộc họp để khỏi phải ghi chú không?
Chỉ ghi âm khi đã được người chủ trì và những người dự đồng ý, theo quy định của công ty. Ngay cả khi có bản ghi âm, vẫn nên ghi lại việc của mình ngay trong họp, vì ít ai có thời gian nghe lại cả buổi.
Cuộc họp kéo dài quá giờ mà mình có việc khác thì làm sao?
Báo trước khi tới giờ một chút: "Em có hẹn với khách lúc 4 giờ, em xin phép rời lúc 3 giờ 55. Phần việc của em, em đã ghi nhận là…" Nói trước và xác nhận việc của mình giúp việc rời đi không bị xem là thiếu tôn trọng.
Họp mà không có ai chốt việc thì người dự nên làm gì?
Đề nghị nhẹ nhàng ở cuối buổi: "Mình dành hai phút đọc lại ai làm gì nhé?" Nếu không tiện, sau họp gửi tin xác nhận phần của mình với người giao việc. Không cần chờ người khác làm thay phần chốt cho mình.
Làm sao để không run khi phải trình bày trong họp?
Chuẩn bị ba câu chính theo thứ tự kết luận, lý do, đề xuất; tập nói thành tiếng một lần trước buổi họp; mang theo con số cụ thể. Phần lớn nỗi run giảm khi biết chắc mình sẽ nói gì ở câu đầu tiên.