Từ chối việc không phải của mình là chuyện bình thường ở chỗ làm, với điều kiện bạn biết rõ việc của mình là gì, từ chối kèm lý do ngắn, và luôn chỉ ra lối khác: người phụ trách đúng, thời điểm khác, hoặc điều kiện để nhận. Với việc do sếp trực tiếp giao, thay vì từ chối thẳng, cách an toàn hơn là hỏi lại thứ tự ưu tiên.
Bài này đi qua các bước: kiểm xem việc có thật sự ngoài phạm vi không, phân loại theo người nhờ (đồng nghiệp, sếp trực tiếp, sếp bộ phận khác, khách), câu nói mẫu cho từng trường hợp, và cách nhận việc có điều kiện khi từ chối không hợp. Chuyện giúp đồng nghiệp đến đâu là vừa và giữ sự tử tế đã có bài riêng trong danh mục; ở đây tập trung vào việc ngoài phạm vi.
Bước đầu: việc này có thật sự không phải của mình
Đọc lại mô tả công việc và hợp đồng. Mô tả công việc thường có một dòng kiểu "các việc khác theo phân công của quản lý". Dòng này không có nghĩa bạn phải nhận mọi việc, nhưng có nghĩa sếp trực tiếp có quyền giao thêm trong phạm vi hợp lý. Việc ngoài phạm vi rõ ràng là việc khác hẳn chuyên môn, khác vị trí, hoặc của bộ phận khác.
Xem việc đó trước đây ai làm. Nếu trước đây một người khác làm rồi họ nghỉ, việc có thể đang trôi về bạn mà chưa ai chính thức quyết. Đây là lúc cần hỏi cho rõ, không phải im lặng nhận rồi gánh mãi.
Ước lượng thời gian. Một việc mười phút và một việc mỗi tuần mất nửa ngày là hai chuyện khác nhau. Việc lặt vặt một lần đôi khi nhận cho nhanh còn đỡ tốn hơn đi từ chối. Việc lặp lại, chiếm thời gian đều đặn thì cần được nói rõ.
Nghĩ xem việc có đem lại gì không. Có những việc ngoài phạm vi nhưng giúp bạn học thêm, gặp bộ phận khác, được sếp cấp trên biết tới. Từ chối không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất. Câu hỏi đúng là: nhận việc này thì việc gì của mình bị đẩy lùi, và có đáng không.
Ai nhờ, nói thế nào
Cách từ chối phụ thuộc nhiều vào người đưa ra lời nhờ. Bảng dưới gom bốn trường hợp hay gặp nhất:
| Người nhờ | Nguyên tắc | Câu mẫu |
|---|---|---|
| Đồng nghiệp ngang cấp | Từ chối được, kèm lối khác | "Phần đối chiếu công nợ là bên kế toán phụ trách, em không có quyền truy cập dữ liệu đó. Anh hỏi chị Hạnh giúp em nhé." |
| Sếp trực tiếp | Không từ chối thẳng; hỏi ưu tiên | "Em đang có hai việc hạn thứ Sáu. Nếu em nhận thêm việc này, anh muốn em lùi việc nào ạ?" |
| Sếp bộ phận khác | Chuyển về sếp trực tiếp của mình | "Dạ em cần anh Minh sắp xếp vì lịch của em đang theo dự án của anh ấy. Chị trao đổi với anh Minh giúp em nhé." |
| Khách hàng, đối tác | Chuyển đúng đầu mối, không hứa thay | "Phần bảo hành do bộ phận kỹ thuật xử lý. Em chuyển yêu cầu của anh sang bên đó ngay và báo anh tên người phụ trách." |
Trường hợp thứ ba hay bị xử lý sai nhất. Khi trưởng bộ phận khác nhờ trực tiếp, nhiều người nhận luôn vì ngại, rồi việc chính bị chậm và sếp mình không hiểu vì sao. Đưa lời nhờ về sếp trực tiếp không phải là thoái thác; đó là tôn trọng cách phân công của công ty. Sau đó báo luôn cho sếp mình biết có lời nhờ này.
Với khách hàng, tránh câu "việc đó không phải việc của em". Khách không cần biết cơ cấu nội bộ; họ cần biết ai sẽ giải quyết và khi nào.
Với sếp trực tiếp: hỏi lại ưu tiên thay vì nói không
Sếp có quyền giao việc, và trong nhiều trường hợp sếp không biết bạn đang có bao nhiêu việc. Cuộc trao đổi nên giúp sếp thấy bức tranh, rồi để sếp chọn. Ví dụ giả định với anh Khoa, nhân viên kinh doanh, được giao thêm việc làm báo cáo thị trường hằng tháng:
- Nhận lời giao trước, chưa đồng ý hay từ chối: "Dạ em nghe rồi ạ."
- Nêu khối lượng hiện tại bằng con số: "Hiện em đang theo 18 khách, mỗi tuần khoảng 12 cuộc gặp, và báo cáo doanh số tuần." (số liệu ví dụ giả định)
- Ước lượng việc mới: "Báo cáo thị trường em ước tính mất khoảng một ngày mỗi tháng."
- Hỏi ưu tiên: "Nếu em nhận, em có thể giảm số cuộc gặp tuần cuối tháng, hoặc anh chuyển bớt hai khách nhỏ cho bạn khác. Anh muốn em làm theo hướng nào?"
- Chốt bằng tin nhắn: "Em xác nhận từ tháng sau em làm báo cáo thị trường, nộp ngày 5 hằng tháng, và bàn giao hai khách cho chị Ngân."
Cách này không làm sếp mất mặt, không làm bạn thành người "từ chối việc", và đưa quyết định về đúng người có quyền. Thường thì sếp sẽ điều chỉnh, hoặc ít nhất biết rằng việc chính của bạn có thể chậm đi và không bất ngờ khi điều đó xảy ra.
Nếu sếp trả lời "làm hết đi", hãy hỏi thêm một lần về thứ tự: "Dạ, nếu không kịp cả hai thì em ưu tiên cái nào trước ạ?" Có câu trả lời này, bạn biết cái gì có thể trễ mà không bị trách.
Nhận có điều kiện: khi từ chối không phải lựa chọn tốt
Có những việc ngoài phạm vi mà nhận thì có lợi, hoặc từ chối sẽ gây khó cho cả nhóm. Lúc đó, nhận kèm điều kiện là một lựa chọn trung gian. Điều kiện có thể là thời gian ("em nhận từ tuần sau, khi xong đợt báo cáo quý"), phạm vi ("em làm phần nhập số liệu, phần phân tích anh nhờ bạn khác"), thời hạn ("em làm thay trong tháng này, tháng sau mình tìm người phụ trách chính thức") hoặc sự ghi nhận ("em nhận, nhờ anh đưa việc này vào mục tiêu đánh giá quý của em").
Điều kiện nên nói ngay lúc nhận, không phải sau khi đã làm được vài tuần. Một khi đã nhận vô điều kiện, việc đó dần được coi là của bạn, và mọi đề nghị điều chỉnh về sau đều nghe như phàn nàn.
Cũng nên có hạn để xem lại. "Mình làm thử như vậy một tháng rồi xem lại nhé" là câu giúp cả hai bên có cơ hội điều chỉnh mà không ai phải mở lời trước. Đến ngày đó, nếu sếp quên, bạn chủ động nhắc lại bằng một tin nhắn ngắn kèm số liệu: một tháng qua việc mới mất bao nhiêu giờ, việc chính bị ảnh hưởng thế nào.
Những câu nên tránh khi từ chối
Có những câu nghe có vẻ thẳng thắn nhưng để lại ấn tượng xấu lâu hơn bản thân lời từ chối:
| Câu nên tránh | Người nghe hiểu là | Nói thay bằng |
|---|---|---|
| "Không phải việc của em." | Bạn không quan tâm tới kết quả chung | "Phần này bên kho phụ trách, em chuyển sang anh Tâm giúp anh nhé." |
| "Em không rảnh." | Việc của họ không đáng | "Em đang dở việc hạn trưa nay, chiều em xem được." |
| "Lương em đâu có tính phần này." | Bạn tính toán chi li | "Việc này nằm ngoài mô tả công việc của em, em cần anh xác nhận phân công để sắp xếp lại." |
| Im lặng, không trả lời tin nhắn | Bạn né tránh | Trả lời trong ngày, kể cả khi câu trả lời là chưa nhận được |
| "Để em xem" rồi không làm | Bạn hứa suông | Nói rõ có nhận hay không, nếu nhận thì khi nào xong |
Câu cuối trong bảng là lỗi phổ biến nhất ở người ngại từ chối: không dám nói không nên nói "để em xem", rồi việc không xong, người nhờ chờ trong vô vọng. Một lời từ chối rõ ràng ngay hôm đó tôn trọng người nhờ hơn nhiều.
Thêm một lưu ý về giọng: lời từ chối nói lúc đang bực sẽ mang theo cái bực đó, dù chữ nghĩa có đúng mực. Nếu vừa bị dồn liền ba việc và đang nóng, trả lời "em xem lịch rồi báo lại anh trong mười lăm phút" để có thời gian bình tĩnh, rồi mới trả lời thật.
Khi lời nhờ đến trong nhóm chat đông người
Một kiểu lời nhờ khó xử là câu hỏi thả vào nhóm chat chung: "Ai rảnh làm giúp bảng tổng hợp này với?" hoặc tệ hơn là gắn thẳng tên bạn trước hai chục người. Im lặng thì có vẻ thờ ơ, nhận thì thêm việc, từ chối công khai thì ngại. Cách gọn nhất là trả lời ngắn trong nhóm và chuyển phần thương lượng sang nhắn riêng: "Em đang dở báo cáo tuần, em nhắn riêng chị để xem sắp xếp được không nhé."
Khi nhắn riêng, áp dụng đúng các nguyên tắc ở trên: nêu việc đang có, hỏi hạn của việc mới, đề xuất thời điểm khác hay người khác. Nếu việc trong nhóm chat do sếp trực tiếp thả ra, trả lời sếp riêng theo kiểu hỏi ưu tiên. Cách này tránh được cảnh tranh luận công khai, đồng thời không ai thấy bạn lờ đi lời nhờ.
Ngược lại, nếu bạn là người cần nhờ, nhắn riêng đúng người kèm hạn và lý do thường hiệu quả hơn thả câu hỏi vào nhóm. Câu hỏi gửi cho tất cả mọi người thường là câu hỏi không ai thấy mình phải trả lời.
Khi bị giao liên tục việc ngoài phạm vi
Nếu tình trạng nhận việc ngoài phạm vi kéo dài nhiều tháng, đây không còn là chuyện từ chối từng lần. Có thể vị trí của bạn đã thay đổi trên thực tế mà giấy tờ chưa theo kịp. Ghi lại trong vài tuần: những việc ngoài phạm vi, ai giao, mất bao nhiêu giờ. Mang số liệu đó tới buổi trao đổi với sếp, đề nghị cập nhật mô tả công việc, hoặc điều chỉnh khối lượng, hoặc đưa những việc đó vào tiêu chí đánh giá.
Nếu việc bị giao thêm làm thay đổi đáng kể chức danh, nơi làm việc, giờ làm, hoặc bạn bị yêu cầu làm thêm giờ thường xuyên mà không được thoả thuận, đó là chuyện liên quan tới hợp đồng lao động. Hợp đồng và các thoả thuận về thời giờ làm việc được pháp luật lao động điều chỉnh; nguyên tắc chung là thay đổi nội dung hợp đồng cần sự thoả thuận của hai bên theo quy định hiện hành. Khi có băn khoăn, hỏi phòng nhân sự, công đoàn cơ sở, hoặc tham khảo cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh, luật sư.
Nếu bị giao việc trái quy định an toàn, trái pháp luật, hoặc bị đe doạ vì đã từ chối những việc đó, cách xử lý không còn nằm trong khung từ chối thông thường. Ghi lại sự việc và tìm tới các kênh trên.
Câu hỏi thường gặp
Từ chối việc sếp giao có bị kỷ luật không?
Tuỳ việc và cách từ chối. Từ chối thẳng một việc hợp lý trong phạm vi công việc có thể bị xem là vi phạm nội quy. Vì vậy với sếp trực tiếp, nên hỏi lại ưu tiên và nêu khối lượng thay vì nói không. Việc trái pháp luật hay nguy hiểm thì khác; xem nội quy công ty và hỏi phòng nhân sự khi cần.
Mới vào làm có nên nhận hết mọi việc để ghi điểm không?
Thời gian đầu nhận thêm một vài việc để học và để hiểu công ty là hợp lý. Nhưng nhận hết mà làm không tới thì mất điểm nhiều hơn. Hỏi người hướng dẫn những việc nào là trọng tâm của vị trí, giữ chất lượng ở đó trước, rồi mới nhận thêm.
Đồng nghiệp đẩy việc sang bằng câu "sếp bảo em làm" thì sao?
Hỏi lại sếp để xác nhận, nhẹ nhàng: "Anh ơi, chị Thu nói anh muốn em làm phần tổng hợp đơn tháng này, em xác nhận lại với anh để sắp xếp ạ." Việc xác nhận vừa tránh hiểu lầm vừa giúp sếp biết khối lượng của bạn.
Làm sao từ chối mà không thấy áy náy?
Áy náy là cảm giác bình thường lúc đầu, giảm dần khi bạn thấy lời từ chối có lý do và có chỉ ra lối khác. Nhắc mình rằng nhận việc không làm nổi mới là điều thiệt cho người nhờ. Một lời từ chối rõ ràng giúp họ đi tìm người khác sớm hơn.
Có nên từ chối việc tình nguyện của công ty như văn nghệ, dọn dẹp, sự kiện không?
Những hoạt động tự nguyện có thể từ chối lịch sự, đặc biệt khi đang kín việc. Nếu tham gia được thì đó là dịp gắn kết với đồng nghiệp. Nếu hoạt động bị ngầm bắt buộc và lặp lại nhiều, ảnh hưởng tới giờ nghỉ, có thể nêu với phòng nhân sự hoặc công đoàn.
Từ chối qua tin nhắn hay nói trực tiếp thì tốt hơn?
Lời nhờ đến qua kênh nào thì trả lời qua kênh đó, trừ khi chuyện phức tạp hoặc người nhờ là sếp; lúc đó nói trực tiếp hoặc gọi điện sẽ dễ thương lượng hơn, rồi chốt lại bằng tin nhắn.