Người tuyển dụng không chấm kỹ năng mềm bằng mấy chữ "giao tiếp tốt, chịu được áp lực" trong hồ sơ, vì gần như ai cũng ghi như vậy. Họ chấm bằng dấu vết: cách bạn viết lời ứng tuyển, cách trả lời tin nhắn hẹn lịch, và một hai ví dụ cụ thể cho thấy bạn đã từng làm điều đó ở đâu, với ai, ra kết quả gì.
Bài này đi qua mười kỹ năng hay được nhắc trong mô tả công việc ở văn phòng, cửa hàng, nhà máy và dịch vụ, nói rõ người xét đơn nhìn vào đâu để đoán bạn có kỹ năng đó hay không, rồi đưa khung viết một ví dụ chứng minh dài ba bốn câu. Phần cách trình bày trong CV thuộc về các trang chuyên về hồ sơ; ở đây là chuyện chọn kỹ năng nào để nói và nói bằng bằng chứng gì.
Vì sao kỹ năng mềm khó chứng minh hơn bằng cấp
Bằng cấp, chứng chỉ, số năm kinh nghiệm đều là thứ người xét đơn kiểm được trong vài giây. Kỹ năng mềm thì khác: nó chỉ lộ ra khi có việc thật, có người thật, có áp lực thật. Vì vậy người tuyển dụng phải đoán, và họ đoán bằng những tín hiệu nhỏ mà ứng viên thường không để ý. Một lời ứng tuyển gửi qua tin nhắn mà sai tên vị trí, thiếu lời chào, gửi lúc nửa đêm, đã nói nhiều về sự cẩn thận hơn bất kỳ dòng "cẩn thận, tỉ mỉ" nào.
Điều này có mặt tốt cho người mới đi làm. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm, kỹ năng mềm là chỗ duy nhất bạn có thể vượt người khác mà không cần thêm năm tháng. Một sinh viên từng điều phối lịch trực cho câu lạc bộ ba mươi người đã có một câu chuyện về sắp xếp và nhắc việc. Một người bán hàng từng xử lý khách đổi trả khó tính đã có một câu chuyện về giữ bình tĩnh. Vấn đề là phần lớn ứng viên không kể ra, hoặc kể bằng tính từ thay vì bằng việc đã làm.
Cũng nên biết giới hạn: không có danh sách kỹ năng nào hợp mọi vị trí. Mười kỹ năng dưới đây là những thứ hay gặp nhất trong mô tả công việc phổ thông. Đọc kỹ mô tả của chỗ mình định nộp, chọn ba đến bốn kỹ năng họ nhấn mạnh, và chỉ chứng minh những kỹ năng đó. Viết đủ mười kỹ năng vào một lá đơn là cách nhanh nhất để không ai tin kỹ năng nào.
Mười kỹ năng và dấu hiệu người xét đơn nhìn vào
Bảng dưới gom mười kỹ năng, chỗ người tuyển dụng thường đọc ra tín hiệu, và loại ví dụ đáng kể. Cột cuối là gợi ý, không phải đáp án duy nhất:
| Kỹ năng | Họ nhìn vào đâu | Loại ví dụ đáng kể |
|---|---|---|
| Giao tiếp bằng chữ | Lời ứng tuyển, tin nhắn trả lời, email xác nhận | Một lần viết hướng dẫn, báo cáo, tin nhắn khiến việc chạy trơn |
| Giao tiếp bằng lời | Cuộc gọi sơ bộ, cách giới thiệu bản thân | Thuyết trình, tư vấn khách, giải thích cho người mới |
| Làm việc nhóm | Cách kể về dự án: vai trò của mình có rõ, có ghi nhận người khác không | Một việc nhóm có chia phần, có lúc phải đỡ người khác |
| Giải quyết vấn đề | Có kể được tình huống cụ thể hay chỉ nói chung chung | Một sự cố, bạn tìm nguyên nhân và cách xử lý |
| Quản lý thời gian | Đúng hẹn khi trả lời, nộp bài test đúng hạn | Cùng lúc học và làm thêm, vẫn giữ được việc |
| Chịu áp lực | Cách kể về lúc khó, có đổ lỗi không | Mùa cao điểm, khách đông, hạn gấp |
| Tự học | Kỹ năng không có trên bằng cấp | Tự học một công cụ, một quy trình và dùng được vào việc |
| Chủ động | Có làm thêm gì ngoài phần được giao không | Một cải tiến nhỏ bạn tự đề xuất |
| Cẩn thận | Lỗi chính tả, tên công ty, tên vị trí | Việc kiểm hàng, kiểm số, đối chiếu |
| Thích nghi | Phản ứng khi đổi lịch, đổi hình thức phỏng vấn | Chuyển chỗ ở, đổi ca, đổi nhóm mà vẫn làm tốt |
Để ý rằng cột thứ hai gần như toàn là những thứ xảy ra trước buổi phỏng vấn. Nghĩa là kỹ năng mềm của bạn đã bị chấm từ lúc bạn gửi tin đầu tiên.
Khung ba câu để chứng minh một kỹ năng
Một ví dụ chứng minh kỹ năng không cần dài. Ba đến bốn câu theo trình tự dưới đây là đủ để đặt vào lời ứng tuyển hoặc kể trong cuộc gọi đầu:
- Bối cảnh trong một câu: ở đâu, vai trò gì, khó ở chỗ nào. Ví dụ: "Khi làm thêm ở quầy thu ngân một siêu thị mini, ca tối thường chỉ có hai người."
- Việc bạn làm, dùng động từ: "Em đề xuất chia lại việc: một người thu ngân, một người vừa xếp hàng vừa trả lời khách hỏi đồ."
- Kết quả nhìn thấy được: có số càng tốt, nhưng số phải thật. "Hàng chờ buổi tối ngắn hẳn, quản lý giữ cách chia đó cho các ca sau."
- Nối sang vị trí đang ứng tuyển: "Vị trí trợ lý cửa hàng bên mình cũng cần sắp xếp người theo giờ cao điểm, nên em nghĩ kinh nghiệm này dùng được."
Khung này gần với cách kể tình huống – việc – hành động – kết quả mà nhiều người đã nghe. Khác biệt là ở giai đoạn ứng tuyển, bạn chỉ có ba bốn câu, nên bỏ hết phần mở rộng và giữ lại động từ và kết quả. Nếu chưa có số đo, kết quả có thể là một thay đổi người khác nhận ra: được giao thêm việc, được giữ lại sau đợt thời vụ, được nhờ hướng dẫn người mới.
Bốn kỹ năng người mới hay bỏ quên
Viết tin nhắn công việc. Ở nhiều chỗ làm, phần lớn việc đi qua tin nhắn. Một tin trả lời hẹn lịch gọn, đủ thông tin, có lời chào và tên người gửi là bằng chứng giao tiếp bằng chữ rõ hơn mọi tính từ. Người mới thường viết như nhắn bạn bè: thiếu chủ ngữ, dùng tắt, không ký tên.
Hỏi lại khi chưa rõ. Người tuyển dụng thích ứng viên dám hỏi lại một chi tiết mơ hồ trong tin tuyển dụng hơn là ứng viên đoán bừa. Một câu hỏi tốt, như hỏi ca làm cụ thể hay địa điểm làm, cho thấy bạn nghĩ tới chuyện đi làm thật chứ không chỉ nộp cho có.
Giữ lời hẹn nhỏ. Nói "tối nay em gửi" thì tối nay gửi. Nghe hiển nhiên, nhưng người xét đơn ghi nhớ rất rõ ứng viên hứa gửi bài test hôm thứ Hai rồi im tới thứ Năm. Đó là chỗ kỹ năng quản lý thời gian bị chấm sớm nhất.
Nhận phần sai về mình. Khi kể về một việc không suôn sẻ, câu "em đã đánh giá thấp thời gian chuẩn bị" nghe đáng tin hơn nhiều so với "do đồng đội không hợp tác". Kỹ năng này hiếm, nên khi có, nó nổi bật.
Chọn ba kỹ năng theo mô tả công việc, không viết cả mười
Cách chọn đơn giản: đọc mô tả công việc, gạch chân mọi động từ và tính từ chỉ hành vi, như "phối hợp", "xử lý khiếu nại", "báo cáo hằng ngày", "làm việc độc lập", "chịu được ca xoay". Gom chúng vào các kỹ năng trong bảng trên. Kỹ năng nào xuất hiện nhiều lần nhất là kỹ năng họ thật sự cần. Chọn ba cái, mỗi cái một ví dụ.
Ví dụ giả định: tin tuyển nhân viên chăm sóc khách hàng của một công ty bán đồ gia dụng ghi "trả lời khách qua tin nhắn và điện thoại", "phối hợp kho xử lý đổi trả", "ghi nhận phản hồi vào hệ thống". Ba kỹ năng nổi lên là giao tiếp bằng chữ, giao tiếp bằng lời và cẩn thận. Làm việc nhóm có nhắc, nhưng không phải trọng tâm. Ứng viên nên dồn ví dụ vào ba kỹ năng đầu, không cần kể chuyện làm trưởng nhóm thuyết trình.
Nếu mô tả viết quá chung, gần như chỉ có "năng động, nhiệt tình", hãy suy từ công việc thật: một nhân viên kho cần cẩn thận và giữ giờ; một nhân viên bán hàng cần giao tiếp và chịu áp lực giờ đông khách; một trợ lý văn phòng cần viết rõ và sắp xếp. Đoán đúng việc thật thường chính xác hơn đọc chữ trong tin.
Câu nói mẫu: đưa kỹ năng vào lời ứng tuyển và cuộc gọi đầu
Những câu dưới đây dùng được ngay, chỉ cần thay chi tiết của bạn. Để ý mỗi câu đều có việc cụ thể, không có tính từ tự khen:
- Trong lời ứng tuyển: "Em từng phụ trách nhận và trả lời tin nhắn khách cho một cửa hàng online nhỏ trong sáu tháng, trung bình vài chục tin mỗi ngày, nên quen với việc trả lời nhanh mà vẫn đủ thông tin."
- Khi được hỏi về làm việc nhóm: "Ở đồ án cuối khoá, nhóm năm người, em nhận phần tổng hợp số liệu và nhắc tiến độ hằng tuần. Có một bạn trễ phần, em hỏi riêng xem vướng gì rồi chia lại một phần việc."
- Khi được hỏi về áp lực: "Mùa cao điểm cuối năm ở chỗ làm thêm, khách gấp đôi ngày thường. Em ghi sẵn những câu khách hay hỏi để trả lời nhanh, đỡ phải hỏi quản lý."
- Khi muốn nói về tự học: "Vị trí này cần dùng bảng tính nhiều. Em tự học các hàm tra cứu và lọc dữ liệu trong hai tháng, đã dùng để làm bảng theo dõi chi tiêu cho câu lạc bộ."
- Khi chưa có kinh nghiệm cho một kỹ năng: "Kỹ năng này em chưa có dịp làm trong công việc, nhưng em đã làm gần giống khi… Nếu được nhận, em muốn được hướng dẫn phần…"
Câu cuối là câu nhiều người ngại nói, nhưng nó đáng tin hơn một lời khẳng định không có ví dụ. Người tuyển dụng biết người mới không có đủ mọi thứ; họ muốn biết bạn có nhìn rõ mình hay không.
Câu hỏi thường gặp
Nên ghi bao nhiêu kỹ năng mềm trong lời ứng tuyển?
Ba là vừa. Mỗi kỹ năng nên đi kèm một ví dụ ngắn có việc và kết quả. Ghi nhiều hơn mà không có ví dụ làm người đọc lướt qua tất cả, và còn có cảm giác bạn chép danh sách từ đâu đó.
Chưa đi làm lần nào thì lấy ví dụ ở đâu?
Lấy từ việc học nhóm, câu lạc bộ, làm thêm, việc nhà có trách nhiệm thật như trông cửa hàng gia đình, tổ chức một chuyến đi, hướng dẫn em học. Điều quan trọng là có tình huống, việc bạn làm và kết quả, không phải nơi xảy ra có danh tiếng hay không.
Người tuyển dụng có kiểm chứng những ví dụ này không?
Họ thường kiểm bằng cách hỏi sâu thêm trong phỏng vấn: lúc đó cụ thể ra sao, bạn làm gì, ai làm gì. Ví dụ thật thì trả lời được ngay; ví dụ bịa thì vỡ ở câu hỏi thứ hai. Vì vậy chỉ kể những gì bạn đã làm.
Kỹ năng mềm có quan trọng hơn chuyên môn không?
Tuỳ vị trí. Việc kỹ thuật thường xét chuyên môn trước, kỹ năng mềm để phân biệt các ứng viên đạt yêu cầu. Việc tiếp xúc khách hàng thì kỹ năng mềm có khi là yêu cầu chính. Đọc mô tả công việc sẽ thấy họ nhấn vào đâu.
Có nên đi học khoá kỹ năng mềm trước khi tìm việc không?
Khoá học có ích khi bạn dùng ngay vào một việc thật, như thuyết trình ở lớp hay làm thêm. Chứng chỉ khoá học tự nó ít được người tuyển dụng tính là bằng chứng. Một ví dụ đã làm thường nặng ký hơn một giấy chứng nhận đã học.
Ghi "chịu được áp lực cao" có bị nghĩ là sẵn sàng làm quá giờ không?
Có người tuyển dụng hiểu như vậy, nên tốt nhất thay bằng ví dụ cụ thể về một lúc gấp bạn đã xử lý. Còn chuyện giờ làm, ca làm, làm thêm giờ thì nên hỏi rõ trong phỏng vấn, đừng để một câu tự khen gánh thay.