Mười phút cuối ngày làm việc nên dùng cho năm việc theo thứ tự: rà lại những việc đã xong và đánh dấu chúng, gửi những tin báo xong hoặc báo trễ còn nợ, ghi lại việc đang dở và chỗ đang dừng, chọn việc đầu tiên cho sáng mai, rồi dọn chỗ ngồi và tệp trên máy. Mười phút này giúp sáng hôm sau bắt tay vào việc ngay, không phải mất nửa giờ nhớ lại hôm qua làm tới đâu.
Thói quen này còn có một tác dụng ít được nói tới: nó tạo ra một điểm kết thúc rõ ràng cho ngày làm việc. Khi đã ghi lại hết những gì dở dang, đầu óc ít phải giữ chúng trong lúc về nhà. Bài này đi qua từng việc trong mười phút, mẫu ghi chép, cách làm với người làm theo ca, và những điều nên tránh.
Vì sao mười phút cuối ngày đáng làm
Phần lớn người đi làm kết thúc ngày một cách đột ngột: hết giờ, tắt máy, về. Việc đang dở nằm nguyên trên màn hình, những điều định báo người khác chưa báo, việc sáng mai chưa nghĩ tới. Sáng hôm sau, bạn mất một khoảng thời gian không nhỏ để nhớ lại hôm qua đang ở đâu, và trong lúc đó tin nhắn mới lại kéo bạn đi.
Mười phút cuối ngày giải quyết việc đó bằng cách chuyển những gì bạn đang giữ trong đầu ra giấy. Thông tin ghi lại lúc việc còn nóng thì đầy đủ và chính xác hơn nhiều so với nhớ lại sau một đêm.
Ngoài ra, có những việc chỉ làm được trong ngày: báo cho người đang chờ rằng việc đã xong, báo trước một việc có nguy cơ trễ, trả lời một tin mà người kia cần để làm sáng mai. Để sang hôm sau, những tin này đã muộn với người nhận.
Một lý do nữa là sức khoẻ tinh thần. Nhiều người đi làm mang việc dở về nhà trong đầu: nằm nghĩ không biết đã báo khách chưa, sáng mai phải làm gì trước. Khi mọi thứ đã được ghi ra, đầu óc có chỗ để nghỉ. Đây không phải lời hứa sẽ hết lo lắng, nhưng ít nhất phần lo vì sợ quên thì giảm hẳn.
Năm việc trong mười phút
Làm theo đúng thứ tự dưới đây. Mỗi việc mất khoảng hai phút; với ngày nhiều việc có thể mất lâu hơn một chút:
- Rà việc đã xong. Mở danh sách việc, đánh dấu những việc đã xong trong ngày. Nhìn lại cả tin nhắn để chắc không bỏ sót việc nào được giao miệng.
- Gửi tin còn nợ. Việc nào đã xong mà chưa báo người giao, báo ngay. Việc nào có nguy cơ trễ, báo trước khi về. Tin nào người khác cần để làm sáng mai, trả lời ngay.
- Ghi việc đang dở và chỗ đang dừng. Không chỉ ghi “làm báo cáo”, mà ghi “báo cáo quý: xong phần doanh số, đang đối chiếu chi phí đến dòng 45, còn thiếu số của chi nhánh 2”.
- Chọn việc đầu tiên cho sáng mai. Một việc duy nhất, kèm bước đầu tiên cụ thể. Ví dụ: “Mở tệp chi phí, đối chiếu tiếp từ dòng 45.”
- Dọn chỗ và tệp. Đóng các tệp đã lưu, cất giấy tờ vào chỗ, đặt tài liệu cho việc đầu tiên sáng mai lên trên cùng.
Việc thứ ba là việc tạo ra khác biệt lớn nhất. Ghi chỗ đang dừng càng cụ thể, sáng mai bạn bắt tay vào việc càng nhanh. Một dòng ghi chép tốt có thể tiết kiệm nửa giờ nhớ lại.
Việc thứ hai là việc người khác thấy rõ nhất. Một tin “em xong rồi ạ” gửi lúc năm giờ chiều có giá trị hơn nhiều so với cùng tin đó gửi lúc tám giờ sáng hôm sau.
Mẫu ghi chép cuối ngày
Một trang cuối ngày gọn có thể chỉ gồm bốn mục. Ví dụ giả định của một nhân viên hành chính:
| Mục | Ví dụ ghi |
|---|---|
| Đã xong hôm nay | Đặt phòng họp thứ Năm; gửi bảng chấm công; trả lời 3 yêu cầu văn phòng phẩm |
| Đang dở, dừng ở đâu | Đề xuất mua sắm quý 4: đã có báo giá 2 trên 3 nhà cung cấp, chờ nhà thứ 3 trả lời trước trưa mai |
| Đang chờ ai, việc gì | Kế toán: xác nhận ngân sách quý 4, hỏi lại chiều mai nếu chưa có |
| Việc đầu tiên sáng mai | Gọi nhà cung cấp thứ 3 lúc 8 giờ 30, rồi điền bảng so sánh |
Mục “đang chờ ai” hay bị bỏ qua, trong khi đó là nguồn của nhiều việc bị treo. Ghi lại người đang chờ và mốc sẽ hỏi lại giúp bạn không quên nhắc, và khi người quản lý hỏi việc đang kẹt ở đâu, bạn trả lời được ngay.
Ghi ở đâu không quan trọng: sổ tay, tệp ghi chú, hoặc ngay trong công cụ quản lý việc của nhóm. Điều quan trọng là sáng hôm sau bạn mở đúng chỗ đó đầu tiên.
Người làm theo ca: mười phút cuối ca là bàn giao
Bàn giao là phần quan trọng nhất. Với người làm ở cửa hàng, quầy dịch vụ, kho hay xưởng, việc dở thường không phải của riêng mình mà chuyển cho ca sau. Mười phút cuối ca chủ yếu dành cho bàn giao rõ ràng.
Câu bàn giao theo khuôn cố định. Nói hoặc ghi theo thứ tự: việc đang dở, khách đang hẹn, hàng thiếu hoặc lỗi, sự cố trong ca. Ví dụ: “Ca em còn hai đơn chưa giao, khách chị Hạnh hẹn 7 giờ tối qua lấy hàng, hết mã nước cam, máy quẹt thẻ lỗi một lần lúc 3 giờ, đã khởi động lại.”
Ghi vào sổ giao ca, không chỉ nói miệng. Nói miệng dễ bị quên khi ca sau bận ngay từ đầu. Sổ giao ca giúp người nhận đọc lại khi cần, và giúp quản lý biết chuyện gì đã xảy ra.
Kiểm khu vực của mình. Tiền trong két khớp sổ, hàng trên kệ đủ, thiết bị tắt đúng quy trình. Những việc này thường đã có trong quy trình của nơi làm; mười phút cuối ca là lúc làm chúng không vội.
Hỏi lại người nhận ca. Kết thúc bàn giao bằng một câu hỏi ngắn: “Có gì chưa rõ không anh?” Người nhận ca thường chỉ hỏi khi được mời hỏi, và một câu hỏi lúc này tránh được một cuộc gọi khi bạn đã về tới nhà.
Những điều nên tránh trong mười phút cuối
Mười phút cuối ngày dễ bị biến thành thứ khác. Vài điều nên tránh:
- Bắt đầu một việc mới lớn vào phút cuối. Nếu còn mười phút, dùng nó để chốt ngày thay vì mở một việc mà chắc chắn không xong.
- Trả lời email dài, phức tạp lúc đang vội về. Ghi lại để sáng mai trả lời kỹ, trừ khi người kia cần ngay.
- Gửi tin nhắn cảm xúc sau một ngày căng thẳng. Những tin viết lúc mệt và bực thường nên để qua đêm rồi đọc lại.
- Để máy tính mở với tài liệu nhạy cảm trên màn hình khi rời đi. Khoá máy hoặc tắt máy theo quy định của nơi làm.
- Biến mười phút thành bốn mươi phút. Nếu thường xuyên cần lâu hơn, có thể danh sách việc quá dài hoặc đang tự đánh giá lại cả ngày; giữ ngắn gọn.
Mục đích của mười phút cuối ngày là để ngày mai bắt đầu dễ hơn và để bạn rời chỗ làm với đầu óc nhẹ hơn, không phải để tổng kết hay chấm điểm ngày hôm nay.
Nếu một ngày quá tệ và không còn sức làm đủ năm việc, chỉ giữ lại hai việc: gửi tin còn nợ và ghi chỗ đang dừng. Hai việc này là phần mà sáng mai không thể làm thay được.
Khi ngày làm việc không có điểm dừng rõ ràng
Với người làm từ xa, làm theo dự án, hay làm việc có giờ linh hoạt, ngày làm việc thường không có giờ tan rõ ràng. Mười phút cuối ngày ở đây càng quan trọng, vì nó chính là điểm dừng. Không có nó, công việc dễ kéo dài sang buổi tối mà không ai nhận ra.
Cách làm là chọn một giờ kết thúc cố định và đặt nhắc. Khi tới giờ, làm năm việc như trên, rồi đóng máy và rời chỗ làm việc, kể cả khi chỗ làm việc chỉ là góc bàn trong nhà. Nếu nhóm có thói quen nhắn tin buổi tối, mười phút cuối ngày cũng là lúc nhắn một câu “em tắt máy, có gì gấp gọi em”, để người khác biết từ lúc nào bạn không còn trực tin nhắn.
Chuyện giữ ranh giới khi làm ở nhà có nhiều khía cạnh riêng, đã có bài chi tiết trong mục làm từ xa. Ở đây chỉ cần nhớ: một ngày làm việc nên có điểm kết thúc, và mười phút cuối ngày là cách đơn giản nhất để tạo ra nó.
Tình huống giả định: hai buổi sáng thứ Ba
Duy (nhân vật giả định) làm nhân viên kế toán. Thứ Hai tuần trước, Duy về lúc năm rưỡi, để nguyên tệp đối chiếu công nợ đang mở. Sáng thứ Ba, Duy mất gần nửa giờ tìm lại mình đang đối chiếu tới khách hàng nào, rồi phát hiện quên báo cho trưởng phòng rằng một khách chưa gửi xác nhận công nợ. Trưởng phòng đã hứa với giám đốc có số liệu trước trưa.
Thứ Hai tuần này, Duy dành mười phút cuối ngày. Duy đánh dấu ba việc đã xong, nhắn trưởng phòng một câu: “Đối chiếu công nợ xong 18 trên 22 khách, 1 khách chưa gửi xác nhận, sáng mai em gọi lại, nếu đến 10 giờ chưa có em báo chị.” Duy ghi vào sổ: “Đối chiếu tiếp từ khách thứ 19, gọi khách Bảo lúc 8 giờ 30.” Rồi đóng tệp, cất hồ sơ.
Sáng thứ Ba, Duy mở sổ, gọi khách lúc 8 giờ 30, làm tiếp từ khách thứ 19. Trưởng phòng đã biết trước tình hình nên báo giám đốc có thể chậm một khách. Cùng một khối lượng việc, nhưng buổi sáng tuần này không có nửa giờ tìm lại, và không ai bị bất ngờ.
Câu hỏi thường gặp
Mười phút có đủ cho ngày có rất nhiều việc không?
Với phần lớn ngày, mười phút là đủ nếu bạn ghi ngắn. Ngày nhiều việc có thể cần mười lăm phút. Nếu thường xuyên cần lâu hơn nữa, xem lại xem có đang ghi quá chi tiết hoặc đang làm thêm việc khác trong khoảng thời gian này không.
Có nên dùng mười phút đầu ngày thay cho mười phút cuối ngày không?
Mười phút đầu ngày hữu ích để xem lại kế hoạch, nhưng không thay được cuối ngày. Những thông tin như việc đang dừng ở đâu và tin nào chưa báo cần ghi lúc còn nhớ rõ. Có thể làm cả hai: cuối ngày ghi, đầu ngày đọc lại.
Ngày nào cũng bị giữ lại muộn thì làm sao có mười phút cuối?
Đặt mười phút đó trước giờ về dự kiến, không phải sau cùng. Nếu thường xuyên phải ở lại muộn vì việc phát sinh, đó là chuyện khối lượng việc nên bàn với người quản lý.
Có cần báo cáo cuối ngày cho sếp không?
Tuỳ nơi làm và tuỳ người quản lý. Nhiều người quản lý thích nhận một tin tóm tắt ngắn cuối ngày, nhiều người không cần. Hỏi họ một lần. Nếu không cần, bạn vẫn nên gửi những tin báo xong hoặc báo trễ của từng việc cụ thể.
Làm việc từ xa thì mười phút cuối ngày có gì khác?
Giống về nội dung, nhưng thêm một việc là báo cho nhóm rằng bạn đã kết thúc ngày làm, và đóng hẳn máy hoặc rời khỏi góc làm việc. Ở nhà, không có hành động rời khỏi văn phòng nên cần một điểm dừng tự tạo.
Có nên dọn sạch hộp thư trước khi về không?
Không cần đọc hay trả lời hết mọi thư. Chỉ cần lướt để chắc không có thư gấp nào cần trả lời trong ngày, và ghi lại những thư cần trả lời sáng mai. Cố dọn sạch hộp thư mỗi tối thường biến mười phút thành một giờ.