Với người trẻ mới đi làm, quản lý thời gian ít khi là chuyện thiếu phương pháp. Phần lớn vấp ở năm tình huống rất cụ thể: buổi sáng trôi qua mà chưa làm được việc chính, ai nhờ cũng nhận, ước lượng thời gian sai liên tục, tin nhắn kéo cả ngày, và làm thêm giờ dần thành nếp. Mỗi tình huống có một cách xử lý đơn giản, làm được từ tuần sau.
Các phương pháp quản lý thời gian có tên tuổi đã được viết kỹ ở các trang chuyên về quản lý; bài này không giảng lại. Thay vào đó, bài đi qua từng tình huống mà người mới đi làm hay gặp, vì sao nó xảy ra, câu nói hay việc làm cụ thể để gỡ, và một tuần thử nghiệm để thấy thay đổi.
Vì sao người trẻ mới đi làm hay hụt thời gian
Khi còn đi học, thời gian được người khác sắp sẵn: lịch học, lịch thi, hạn nộp bài. Khi đi làm, phần lớn thời gian trong ngày bạn phải tự xếp, trong khi việc đến từ nhiều phía, không theo lịch, và thường không có hạn rõ ràng. Đây là thay đổi lớn mà ít ai chuẩn bị cho người mới.
Người mới còn thêm một khó khăn: chưa biết việc nào mất bao lâu, chưa biết việc nào quan trọng với ai, và ngại từ chối vì muốn tạo ấn tượng tốt. Ba điều này cộng lại khiến ngày làm việc trôi qua rất nhanh mà cảm giác chưa làm được gì.
Tin tốt là những khó khăn này giảm dần khi bạn hiểu nhịp của nơi làm. Năm tình huống dưới đây là những chỗ hay vấp nhất trong năm đầu; xử lý được chúng sớm thì những tháng sau nhẹ hơn rất nhiều.
Cũng cần nói thẳng: không phải mọi chuyện hụt thời gian đều do cách làm của người mới. Có nơi giao việc cho người mới nhiều hơn mức hợp lý, có người quản lý giao việc dồn vào cuối ngày. Năm cách xử lý dưới đây giúp bạn tách được phần nằm trong tay mình với phần cần nói ra, và có sẵn số liệu khi cần nói.
Tình huống 1: Buổi sáng trôi mất trước khi làm được việc chính
Trông như thế nào. Đến chỗ làm, mở máy, đọc tin nhắn, trả lời vài email, làm mấy việc nhỏ người khác nhờ, ngẩng lên đã gần trưa. Việc quan trọng nhất của ngày vẫn chưa bắt đầu.
Vì sao xảy ra. Tin nhắn và việc nhỏ luôn có điểm bắt đầu rõ ràng, nên chúng tự kéo sự chú ý. Việc lớn cần suy nghĩ thì khó bắt đầu hơn, nên bị đẩy lùi.
Cách xử lý. Chiều hôm trước, chọn sẵn một việc quan trọng nhất cho sáng mai và ghi bước đầu tiên của nó. Sáng đến, lướt nhanh tin nhắn chỉ để xem có gì thật sự gấp, rồi làm ngay bước đầu tiên đó trong khoảng một giờ trước khi quay lại trả lời tin không gấp.
Câu nói mẫu với đồng nghiệp. “Sáng em làm báo cáo đến khoảng 9 rưỡi, có gì gấp anh chị gọi em, không gấp thì nhắn, em trả lời sau đó nhé.” Một câu như vậy, nói một lần, thường đủ để mọi người quen nhịp của bạn.
Khi buổi sáng có việc cố định. Có nơi buổi sáng là giờ họp giao ban, giờ khách đến đông, hay giờ nhập hàng. Khi đó, chọn một khung khác ít bị gọi nhất trong ngày, thường là đầu giờ chiều, và giữ nó cho việc quan trọng theo cùng cách.
Tình huống 2: Ai nhờ cũng nhận
Trông như thế nào. Đồng nghiệp nhờ in giùm, nhờ xem giùm tệp, nhờ đi lấy hàng, nhờ trực thay nửa buổi. Mỗi việc nhỏ, nhưng cộng lại chiếm một phần lớn ngày làm việc, và việc chính của bạn bị đẩy sang buổi tối.
Vì sao xảy ra. Người mới muốn hoà nhập và ngại từ chối. Đồng nghiệp lâu năm thì quen nhờ người mới vì biết người mới khó nói không.
Cách xử lý. Không cần từ chối, chỉ cần đặt việc được nhờ vào đúng chỗ trong lịch của mình: “Em đang làm dở việc anh Tuấn giao, khoảng 3 giờ em làm cho chị được không ạ?” Với việc lớn hơn mười lăm phút từ người không phải quản lý trực tiếp, hỏi người quản lý trước. Cách từ chối khéo những việc không thuộc phạm vi của mình đã có bài riêng.
Theo dõi một tuần. Ghi lại các việc được nhờ trong một tuần, kèm thời gian. Nếu tổng vượt quá vài giờ, đó là thông tin người quản lý nên biết. Nhiều khi chính người quản lý cũng không biết người mới đang gánh bao nhiêu việc phụ, và họ sẵn lòng nói một câu với cả phòng để phân việc lại cho đều.
Tình huống 3: Ước lượng thời gian sai liên tục
Người mới hầu như luôn ước lượng thiếu, vì chưa tính tới những phần không nhìn thấy: tìm tài liệu, hỏi lại, chờ trả lời, sửa theo góp ý. Bảng dưới gợi ý cách điều chỉnh theo loại việc:
| Loại việc | Thường ước lượng | Thực tế hay mất thêm vì | Cách điều chỉnh |
|---|---|---|---|
| Việc lần đầu làm | Theo cảm giác | Tìm mẫu, hỏi cách làm, làm thử | Nhân đôi ước lượng ban đầu |
| Việc cần số liệu từ người khác | Chỉ tính thời gian tự làm | Chờ người khác trả lời | Tính riêng thời gian chờ, xin số liệu ngay hôm nhận việc |
| Việc phải qua duyệt | Đến lúc gửi đi | Góp ý và sửa một hai vòng | Cộng thêm một vòng sửa vào lịch |
| Việc lặp lại đã quen | Khá sát | Thỉnh thoảng có trường hợp lạ | Giữ ước lượng, cộng thêm một chút dự phòng |
Cách nhanh nhất để ước lượng tốt hơn là ghi lại thời gian thực tế của vài việc, rồi so với ước lượng ban đầu. Sau vài tuần, bạn sẽ thấy mình thường thiếu theo một tỷ lệ khá ổn định, và tự nhân thêm cho các lần sau.
Khi người giao việc hỏi “việc này mất bao lâu”, trả lời bằng một khoảng thay vì một con số: “Khoảng một đến một ngày rưỡi, em sẽ báo lại sau khi xem số liệu.” Một khoảng trung thực tốt hơn một con số lạc quan mà phải xin lùi sau đó.
Tình huống 4: Tin nhắn kéo cả ngày
Nhóm chat công việc, nhóm chat phòng, nhóm chat dự án, tin nhắn riêng, email: người trẻ thường được thêm vào rất nhiều nhóm và có phản xạ trả lời ngay mọi tin để tỏ ra nhanh nhẹn. Kết quả là cả ngày bị cắt thành những mảnh vài phút, và việc cần tập trung không bao giờ làm được trọn.
Cách xử lý gồm ba bước nhỏ. Một, tắt thông báo của các nhóm không cần phản hồi ngay, chỉ giữ thông báo từ người quản lý trực tiếp và những nhóm việc gấp. Hai, đặt hai ba khung giờ cố định trong ngày để đọc và trả lời tin không gấp, ví dụ đầu giờ sáng, sau bữa trưa và cuối chiều. Ba, hỏi người quản lý kỳ vọng thời gian phản hồi để không phải đoán.
Khi chưa trả lời được ngay, một câu xác nhận ngắn đủ để người gửi yên tâm: “Em nhận rồi, cuối giờ chiều em trả lời chị.” Câu này mất năm giây nhưng thay thế được việc phải dừng toàn bộ công việc để trả lời đầy đủ ngay lập tức.
Tin nhắn ngoài giờ cần thoả thuận riêng. Nhiều nơi không mong nhân viên trả lời buổi tối nhưng không ai nói ra, và người mới thì sợ bỏ lỡ nên trả lời đến khuya. Hỏi thẳng một lần ngay từ đầu giúp cả hai bên rõ ràng.
Tình huống 5: Làm thêm giờ dần thành nếp
Lúc đầu là ở lại thêm nửa tiếng cho xong việc dở. Rồi thành một tiếng mỗi ngày, mang việc về nhà cuối tuần. Người mới hay coi đây là cách thể hiện sự chăm chỉ, hoặc nghĩ rằng ai mới vào cũng vậy. Nhưng làm thêm giờ thường xuyên vừa không bền về sức khoẻ, vừa che đi vấn đề thật: hoặc khối lượng việc quá tải, hoặc cách làm việc trong giờ đang rò rỉ.
Cách xử lý bắt đầu bằng việc đặt một giờ về cố định và coi nó như một cuộc hẹn. Khi thấy không kịp, thay vì ở lại, báo người quản lý trước khi hết giờ: “Báo cáo này em còn khoảng hai giờ nữa, em làm tiếp sáng mai và gửi trước 10 giờ được không ạ?” Phần lớn việc không gấp đến mức phải xong trong đêm.
Nếu bạn vẫn phải làm thêm thường xuyên dù đã làm việc gọn gàng trong giờ, ghi lại số giờ trong vài tuần và mang tới người quản lý để bàn. Chế độ làm thêm giờ, giới hạn và tiền làm thêm áp dụng theo thoả thuận và quy định hiện hành; nếu chưa rõ, hỏi phòng nhân sự. Khi sự mệt mỏi kéo dài, đó là chuyện sức khoẻ cần được chăm sóc riêng, không chỉ là chuyện xếp lịch.
Một tuần thử nghiệm
Không cần xử lý cả năm tình huống cùng lúc. Một tuần thử nghiệm đơn giản giúp bạn thấy chỗ nào cần sửa trước:
- Thứ Hai: ghi lại thời gian thực tế của mọi việc trong ngày, không đánh giá.
- Thứ Ba: chọn sẵn từ chiều hôm trước một việc quan trọng cho buổi sáng, làm nó trước khi đọc tin không gấp.
- Thứ Tư: tắt thông báo các nhóm chat không gấp, đặt ba khung giờ trả lời tin.
- Thứ Năm: mỗi lần được nhờ việc, hỏi hạn và đặt việc vào lịch thay vì làm ngay.
- Thứ Sáu: về đúng giờ đã định, báo trước người quản lý những việc chuyển sang tuần sau.
- Cuối tuần: nhìn lại, chọn một thay đổi có tác dụng rõ nhất để giữ trong tháng tới.
Mục tiêu của tuần thử nghiệm không phải làm được tất cả, mà là tìm ra một thay đổi thật sự có tác dụng với bạn. Mỗi người vấp ở một chỗ khác nhau; có người chỉ cần giữ buổi sáng là đủ, có người cần xử lý chuyện nhận lời nhờ trước tiên.
Câu hỏi thường gặp
Người mới có nên học ngay các phương pháp quản lý thời gian nổi tiếng không?
Có thể tìm hiểu, nhưng đừng cố áp dụng một hệ thống phức tạp ngay. Người mới thường vấp ở những tình huống cơ bản hơn, như ai nhờ cũng nhận hay ước lượng sai. Xử lý được chúng trước, rồi mới chọn phương pháp hợp với nhịp việc của mình.
Có nên dùng ứng dụng quản lý việc ngay từ đầu không?
Một danh sách giấy hoặc tệp ghi chú là đủ trong vài tháng đầu. Ứng dụng có ích khi bạn đã biết mình cần theo dõi gì. Nếu nhóm đã dùng sẵn một công cụ chung, dùng theo nhóm để mọi người cùng thấy tiến độ.
Từ chối việc đồng nghiệp nhờ có làm mất lòng không?
Ít khi, nếu bạn không từ chối thẳng mà đặt việc vào đúng chỗ, ví dụ hẹn giờ cụ thể. Đồng nghiệp thường hiểu khi bạn đang làm việc được giao. Điều gây mất lòng hơn là nhận lời rồi quên hoặc làm trễ.
Làm việc hiệu quả trong giờ rồi mà vẫn không đủ thời gian thì sao?
Có thể khối lượng việc thật sự quá tải. Ghi lại số giờ việc so với số giờ làm trong vài tuần và mang tới người quản lý. Đây là thông tin họ cần để phân việc, không phải lời than phiền.
Người làm theo ca có áp dụng được những điều này không?
Được, nhưng theo cách khác. Thời gian trong ca thường do khách và quy trình quyết định. Phần áp dụng được là chuẩn bị đầu ca, ghi việc dở trước khi phục vụ khách, bàn giao rõ cuối ca, và giữ giờ nghỉ giữa các ca.
Buổi tối có nên dành thời gian học thêm cho công việc không?
Tuỳ sức và hoàn cảnh, không có câu trả lời chung. Nếu học, chọn khung giờ cố định vài buổi mỗi tuần thay vì mỗi tối, và vẫn giữ thời gian nghỉ. Học khi đã kiệt sức sau giờ làm thường ít hiệu quả.