Để nâng cao hiệu quả công việc, bước đầu tiên không phải học thêm mẹo mà là biết thời gian của mình đang đi đâu: ghi lại một tuần làm việc theo từng khoảng nửa giờ, rồi tìm những chỗ thời gian bị rò. Ở phần lớn nhân viên, thời gian rò nằm ở bảy chỗ quen thuộc: bị ngắt quãng, chờ người khác, làm lại, họp không cần dự, tìm tài liệu, việc vặt không ai nhận, và chuyển việc liên tục.
Bài này khác với lời khuyên kiểu “hãy tập trung hơn”. Nó đưa ra một cách đo đơn giản, một bảng các chỗ rò hay gặp kèm cách vá, và một ví dụ giả định để thấy kết quả của việc soi một tuần trông ra sao. Không cần phần mềm, chỉ cần một tờ giấy hoặc một tệp ghi chú.
Vì sao nên đo trước khi sửa
Hầu hết mọi người đều có cảm giác về việc thời gian của mình đi đâu, và cảm giác đó thường sai. Người ta nhớ những việc lớn và quên những mảnh nhỏ: năm phút trả lời tin nhắn, mười phút tìm tệp, mười lăm phút chờ máy in, hai mươi phút ngồi trong cuộc họp không liên quan. Cộng lại cả ngày, những mảnh nhỏ này có thể chiếm vài giờ.
Khi không đo, người ta sửa theo cảm giác: tải một ứng dụng quản lý việc mới, đọc một phương pháp mới, rồi bỏ sau hai tuần vì không thấy khác. Khi đã đo, bạn biết chính xác chỗ cần sửa, và thường chỗ đó nhỏ hơn, cụ thể hơn, dễ sửa hơn nhiều so với tưởng tượng.
Đo một tuần là đủ. Không cần đo mãi; mục đích là có một bức tranh đủ rõ để chọn một hai chỗ cần vá. Sau vài tháng, có thể đo lại một tuần để xem thay đổi.
Một lợi ích ít người nghĩ tới: số liệu ghi được còn giúp bạn ước lượng thời gian tốt hơn cho những việc sau này. Khi biết báo cáo tuần thật ra mất ba giờ chứ không phải một giờ như vẫn nghĩ, bạn sẽ hứa hạn sát thực tế hơn, và ít phải báo trễ hơn. Nhiều người phát hiện ra rằng cảm giác “luôn bị trễ” của mình không đến từ làm chậm, mà từ việc luôn ước lượng thiếu cho cùng một vài loại việc quen thuộc.
Ghi một tuần làm việc: cách làm đơn giản
Cách ghi dưới đây mất khoảng năm phút mỗi ngày, rải ra trong ngày:
- Chia ngày làm việc thành các khoảng nửa giờ, kẻ thành cột trên giấy hoặc trong tệp ghi chú.
- Mỗi khi hết một khoảng, ghi một dòng ngắn: mình vừa làm gì, ví dụ “báo cáo tuần”, “trả lời tin nhắn”, “họp phòng”, “chờ kế toán”, “tìm hợp đồng cũ”.
- Nếu trong khoảng đó bị ngắt quãng, đánh một dấu riêng cho mỗi lần bị ngắt, kèm nguồn: tin nhắn, người hỏi, điện thoại.
- Đánh dấu riêng những khoảng làm lại việc đã làm, và những khoảng ngồi chờ người khác.
- Cuối ngày, không cần phân tích, chỉ cần đảm bảo đã ghi đủ.
- Cuối tuần, gom tất cả các dòng theo loại và đếm số khoảng nửa giờ cho mỗi loại.
Ghi trung thực, kể cả những khoảng lướt mạng hay nói chuyện. Mục đích không phải để tự trách hay để báo cáo cho ai, mà để có số liệu thật. Ghi không trung thực thì kết quả cũng vô ích.
Nếu quên ghi một vài khoảng, đừng bỏ cả ngày; ghi lại theo trí nhớ càng sớm càng tốt. Một bức tranh gần đúng vẫn có ích hơn nhiều so với không có gì.
Bảy chỗ thời gian hay bị rò và cách vá
Sau khi gom số liệu, so với bảng dưới. Chỗ rò nào chiếm nhiều thời gian nhất của bạn, bắt đầu vá từ đó:
| Chỗ rò | Dấu hiệu khi ghi | Cách vá thử |
|---|---|---|
| Bị ngắt quãng liên tục | Nhiều dấu ngắt trong một khoảng, việc lớn kéo dài qua nhiều ngày | Chọn một khung giờ làm việc cần tập trung, báo đồng nghiệp chỉ gọi khi gấp, tắt thông báo không cần thiết |
| Chờ người khác | Nhiều khoảng “chờ”, việc đứng yên | Xin thông tin sớm ngay khi nhận việc, hẹn mốc trả lời, làm việc khác trong lúc chờ |
| Làm lại | Cùng một việc xuất hiện nhiều lần trong tuần | Hỏi rõ yêu cầu khi nhận việc, gửi bản nháp thô sớm |
| Họp không cần dự | Nhiều giờ họp mà mình không nói, không nhận việc gì | Hỏi người tổ chức có cần mình dự không, xin biên bản thay vì dự cả buổi |
| Tìm tài liệu, tìm tệp | Nhiều khoảng ngắn “tìm” | Đặt tên tệp theo một quy ước, lưu ở chỗ cố định, ghi đường dẫn các tệp hay dùng |
| Việc vặt không ai nhận | Những việc lặt vặt luôn rơi vào mình | Ghi lại, mang tới người quản lý để phân công lại cho rõ |
| Chuyển việc liên tục | Một ngày có rất nhiều loại việc khác nhau, mỗi việc vài phút | Gom việc cùng loại làm một lượt, làm mỗi việc tới điểm dừng |
Đừng cố vá cả bảy chỗ cùng lúc. Chọn một hoặc hai chỗ chiếm nhiều thời gian nhất, thử cách vá trong hai tuần, rồi đo lại. Một chỗ rò được vá thật sự có giá trị hơn bảy chỗ vá nửa vời.
Một số chỗ rò không nằm trong tay bạn, như họp quá nhiều do văn hoá chung, hoặc quy trình duyệt chậm. Với những chỗ này, số liệu bạn ghi được là cơ sở tốt để đề xuất với người quản lý, thay vì chỉ than “họp nhiều quá”.
Chỗ rò lớn nhất thường là bị ngắt quãng
Ở nhiều nhân viên văn phòng, kết quả ghi một tuần cho thấy chỗ rò lớn nhất là bị ngắt quãng: tin nhắn, cuộc gọi, đồng nghiệp hỏi, thông báo email. Mỗi lần ngắt có thể chỉ một hai phút, nhưng để quay lại đúng chỗ đang làm trong một việc cần suy nghĩ thường mất thêm vài phút nữa. Một buổi sáng bị ngắt mười lần có thể còn lại rất ít thời gian làm việc thật.
Không thể loại bỏ ngắt quãng hoàn toàn, vì một phần công việc chính là trả lời người khác. Mục tiêu là gom chúng lại. Một vài cách thực tế: tắt thông báo của các nhóm chat không liên quan trực tiếp, đặt hai ba khung giờ cố định để xem tin nhắn không gấp, và nói với đồng nghiệp một câu: “Sáng em làm báo cáo đến 10 giờ, có gì gấp anh chị gọi em, không gấp thì nhắn, 10 giờ em trả lời.”
Ở cửa hàng hay quầy dịch vụ, ngắt quãng bởi khách là bản chất công việc, không nên tránh. Ở đây cách vá là dời những việc cần tập trung, như kiểm kê hay làm sổ sách, sang khung giờ vắng khách, và ghi chú việc dở vào sổ trước khi phục vụ khách để quay lại không bị quên.
Còn một nguồn ngắt quãng ít ai để ý: tự ngắt chính mình. Đang làm báo cáo thì mở điện thoại xem tin, đang soạn hợp đồng thì chợt nhớ ra một việc khác và chuyển sang làm luôn. Cách vá đơn giản là để sẵn một tờ giấy bên cạnh, nhớ ra việc gì thì ghi vào đó rồi quay lại việc đang làm, xong mới xem tới.
Tình huống giả định: kết quả một tuần soi của nhân viên chăm sóc khách hàng
An (nhân vật giả định) làm chăm sóc khách hàng ở một công ty thương mại, thấy mình luôn bận nhưng việc tồn mãi không hết. An ghi một tuần, rồi gom theo loại. Kết quả: khoảng một phần ba thời gian dành cho trả lời khách, phần này đúng là việc chính. Nhưng có khoảng năm giờ trong tuần dành cho việc tìm thông tin đơn hàng cũ trong nhiều tệp khác nhau, gần bốn giờ ngồi các cuộc họp phòng mà An hầu như không có phần, và khoảng ba giờ trả lời lại những câu khách hỏi mà đồng nghiệp ca trước đã trả lời nhưng không ghi lại.
An chọn vá hai chỗ. Thứ nhất, An đề xuất với trưởng nhóm gộp các tệp đơn hàng cũ thành một bảng tra cứu chung, và tự làm bảng đó trong hai buổi chiều. Thứ hai, An xin trưởng nhóm được bỏ một trong hai cuộc họp tuần, đọc biên bản thay vào. Chỗ thứ ba, việc ghi chú khi giao ca, An mang ra họp nhóm để cả nhóm thống nhất mẫu ghi.
Sau một tháng, An đo lại một tuần. Thời gian tìm thông tin giảm còn khoảng một giờ, thời gian họp giảm một nửa. Tổng cộng An có thêm chừng bảy giờ mỗi tuần cho việc chính. Không có mẹo nào trong số này là mới; điểm mấu chốt là An biết chính xác thời gian của mình đang đi đâu trước khi sửa.
Những gì không nên rút ra từ việc đo
Ghi lại thời gian là công cụ để hiểu, không phải để tự trừng phạt. Kết quả một tuần đo thường làm người ta giật mình, và phản ứng đầu tiên hay là tự trách hoặc cắt bỏ hết mọi thứ trông có vẻ lãng phí. Vài điều cần tránh khi nhìn kết quả:
- Đừng kết luận mình lười chỉ vì thấy vài khoảng nghỉ. Nghỉ ngắn giữa các việc là cần thiết; không ai làm việc tập trung tám giờ liền được.
- Đừng cắt bỏ hết những cuộc trò chuyện với đồng nghiệp. Một phần thông tin quan trọng trong công việc đến từ những cuộc nói chuyện ngoài lề.
- Đừng biến việc ghi thời gian thành thói quen vĩnh viễn. Một tuần đo, vài tuần sửa, rồi đo lại sau vài tháng là đủ.
- Đừng gửi bảng ghi thời gian cho người quản lý như bằng chứng mình bận, trừ khi bạn dùng nó để đề xuất một thay đổi cụ thể.
- Đừng so số liệu của mình với đồng nghiệp. Mỗi vị trí có nhịp việc khác nhau.
Mục đích cuối cùng của việc soi một tuần là có thêm thời gian cho việc quan trọng, và về nhà đúng giờ hơn. Nếu việc đo khiến bạn căng thẳng hơn, hãy đơn giản hoá nó, ví dụ chỉ ghi hai ngày thay vì năm.
Câu hỏi thường gặp
Ghi thời gian từng nửa giờ có quá mất công không?
Mỗi lần ghi chỉ mất vài giây, cả ngày khoảng năm phút. Nếu thấy phiền, có thể ghi theo từng giờ thay vì nửa giờ, hoặc chỉ ghi hai ba ngày điển hình. Độ chính xác không cần cao; cần đủ để thấy chỗ nào chiếm nhiều thời gian.
Nên đo vào tuần nào?
Chọn một tuần bình thường, không phải tuần cao điểm hay tuần có nhiều ngày nghỉ. Nếu công việc của bạn thay đổi lớn theo mùa, có thể đo thêm một tuần cao điểm sau đó để so sánh.
Nếu chỗ rò lớn nhất là do người quản lý thì sao?
Ví dụ người quản lý hay giao việc gấp sát giờ, hoặc hay gọi họp đột xuất. Dùng số liệu cụ thể để trao đổi nhẹ nhàng, kèm đề xuất: nếu anh báo trước buổi sáng, em xếp được việc khác. Số liệu giúp cuộc nói chuyện không thành phàn nàn.
Có nên dùng ứng dụng theo dõi thời gian tự động không?
Ứng dụng tự động ghi được thời gian trên máy tính nhưng không ghi được thời gian họp, gọi điện, chờ hay làm việc ngoài máy. Với mục đích soi một tuần, ghi tay thường cho bức tranh đầy đủ hơn. Nếu dùng ứng dụng trên máy công ty, hỏi trước quy định.
Đã vá rồi mà thời gian vẫn không đủ thì làm gì?
Có thể khối lượng việc thật sự vượt quá thời gian, không phải do rò rỉ. Lúc đó, mang số liệu ghi được tới người quản lý để bàn về khối lượng việc hoặc thứ tự ưu tiên, thay vì tiếp tục cố gắng làm nhanh hơn.
Phương pháp quản lý thời gian nào nên học sau khi đo?
Có nhiều phương pháp được viết kỹ ở các trang chuyên về quản lý thời gian. Sau khi đo, bạn sẽ biết mình cần loại nào: bị ngắt quãng nhiều thì cần cách giữ khung giờ tập trung, nhiều việc lẫn lộn thì cần cách xếp thứ tự.