Để chia một việc lớn thành bước nhỏ, hãy bắt đầu từ kết quả cuối, liệt kê những gì phải có để ra được kết quả đó, rồi chia tiếp cho tới khi mỗi bước chỉ mất khoảng một đến hai giờ và bắt đầu bằng một động từ cụ thể. Sau đó tìm bước chặn, tức bước phụ thuộc vào người khác, để làm hoặc hỏi trước tiên, và đặt một mốc giữa để người giao việc thấy hướng đi.
Việc lớn hay bị để đến sát hạn không phải vì người ta lười, mà vì nó không có chỗ nào rõ ràng để bắt đầu. “Làm báo cáo tháng” là một việc không ai làm được trong một lần ngồi; “mở tệp doanh số tháng 9 và lọc theo cửa hàng” thì làm được ngay. Bài này đi qua cách chia, cách nhận ra bước chặn, cách ước lượng thời gian cho từng bước, và một ví dụ cụ thể.
Vì sao việc lớn hay bị để đến sát hạn
Khi nhìn vào danh sách việc, người ta tự nhiên chọn việc nhìn thấy điểm bắt đầu và điểm kết thúc: trả lời một email, gọi một cuộc điện thoại, sửa một tệp. Việc lớn không có điểm bắt đầu rõ ràng, nên nó cứ bị đẩy xuống, ngày này qua ngày khác. Đến khi hạn sát, việc lớn bỗng trở thành việc gấp duy nhất, và phải làm vội.
Cảm giác nặng nề khi nhìn việc lớn cũng là thật. Một dòng chữ “chuẩn bị hồ sơ dự thầu” chứa hàng chục việc nhỏ chưa ai gọi tên. Não phải tự đoán toàn bộ khối lượng, và thường đoán theo hướng đáng sợ hơn thực tế. Chia nhỏ không làm việc nhẹ đi, nhưng làm nó nhìn thấy được, và một việc nhìn thấy được thì dễ bắt đầu hơn nhiều.
Còn một lý do nữa: việc lớn thường có phần phụ thuộc vào người khác, như chờ số liệu, chờ duyệt, chờ khách trả lời. Nếu không chia ra, bạn sẽ không thấy những phần này cho tới khi đụng vào chúng, và lúc đó người kia có thể đã nghỉ phép hoặc đang bận việc khác.
Năm bước chia một việc lớn
Cách chia dưới đây dùng được cho phần lớn việc văn phòng: báo cáo, hồ sơ, kế hoạch sự kiện, chuẩn bị một buổi làm việc với khách. Làm trên giấy hoặc trong tệp ghi chú, mất khoảng mười lăm phút:
- Viết kết quả cuối thành một câu. Không phải “làm báo cáo”, mà “gửi chị Hà báo cáo doanh số tháng 9 theo cửa hàng, có so sánh tháng 8, trước 10 giờ sáng thứ Hai”.
- Liệt kê những gì phải có để ra kết quả đó. Số liệu nào, từ ai, bảng nào, phần chữ nào, ai phải duyệt. Viết thành danh sách, chưa cần thứ tự.
- Chia tiếp cho tới khi mỗi bước khoảng một đến hai giờ. Bước nào lớn hơn thì chia tiếp. Mỗi bước bắt đầu bằng một động từ cụ thể: xin, lọc, đối chiếu, viết, gửi.
- Đánh dấu bước chặn. Bước nào cần người khác làm hoặc trả lời trước thì đánh dấu, và xếp lên đầu: xin số liệu, hỏi mẫu, đặt lịch duyệt.
- Xếp thứ tự và đặt mốc giữa. Xếp các bước theo thứ tự làm, ước lượng thời gian từng bước, chọn một điểm khoảng giữa để gửi bản nháp cho người giao việc xem.
Bước một nghe đơn giản nhưng hay bị làm qua loa. Một câu kết quả cuối đủ cụ thể thường chính là câu bạn đã xác nhận khi nhận việc. Nếu viết không ra câu đó, có nghĩa là chưa nhận việc đủ rõ, và nên hỏi lại trước khi chia tiếp.
Ví dụ: chia việc “làm báo cáo doanh số tháng” cho một nhân viên mới
Ví dụ giả định: Thu là nhân viên phòng kinh doanh, được giao làm báo cáo doanh số tháng 9 lần đầu, hạn sáng thứ Hai, hôm nay là thứ Tư. Danh sách bước sau khi chia:
| Thứ tự | Bước | Ước lượng | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | Xin báo cáo tháng 8 làm mẫu, hỏi chị Hà phần nào quan trọng nhất | 15 phút | Bước chặn, làm ngay chiều thứ Tư |
| 2 | Nhắn kế toán xin số doanh thu đã đối chiếu tháng 9 | 10 phút | Bước chặn, kế toán thường cần một ngày |
| 3 | Xuất số liệu bán hàng tháng 9 từ hệ thống, lọc theo cửa hàng | 1 giờ | Làm được ngay không cần chờ |
| 4 | Đối chiếu số hệ thống với số kế toán, ghi chỗ lệch | 1,5 giờ | Chờ bước 2 |
| 5 | Dựng bảng so sánh tháng 8 và tháng 9 theo cửa hàng | 1 giờ | |
| 6 | Gửi chị Hà bản nháp phần bảng, hỏi đúng hướng chưa | 10 phút | Mốc giữa, chiều thứ Năm |
| 7 | Viết phần nhận xét ngắn: cửa hàng tăng, giảm, lý do đã biết | 1 giờ | Sau khi chị Hà góp ý |
| 8 | Kiểm lại toàn bộ, gửi bản cuối | 45 phút | Sáng thứ Sáu, dư một ngày làm việc |
Để ý ba điều trong bảng. Một, hai bước chặn được xếp lên đầu dù chỉ mất vài phút, vì chúng quyết định cả lịch phía sau. Hai, có một mốc giữa để người giao việc góp ý trước khi Thu viết phần nhận xét, tránh viết xong rồi phải viết lại. Ba, bản cuối dự kiến xong trước hạn một ngày làm việc, để còn chỗ cho những gì chưa lường trước.
Tổng thời gian làm thực tế khoảng bảy giờ, rải trong ba ngày. Nếu Thu để đến tối Chủ nhật mới bắt đầu, bảy giờ đó vẫn vậy, nhưng không còn ai trả lời số liệu kế toán và không còn ai góp ý bản nháp.
Ước lượng thời gian cho từng bước
Ước lượng theo lần làm gần nhất. Nếu đã làm việc tương tự, nhớ lại lần trước mất bao lâu, rồi cộng thêm một chút. Ghi lại thời gian thực tế mỗi lần làm để lần sau ước lượng sát hơn.
Việc lần đầu, nhân đôi. Với việc chưa làm bao giờ, ước lượng theo cảm giác rồi nhân đôi. Lần đầu làm gì cũng gặp chuyện chưa biết: không tìm thấy tệp, phải hỏi thêm, phần mềm lạ.
Tính thời gian chờ riêng. Thời gian chờ người khác trả lời không phải thời gian làm, nhưng vẫn chiếm lịch. Ghi riêng: “chờ kế toán, khoảng một ngày”. Đừng để thời gian chờ nằm lẫn trong thời gian làm.
Chừa khoảng trống. Lịch làm việc của bạn không trống hoàn toàn. Họp, việc gấp, khách gọi sẽ chen vào. Một ngày làm việc tám giờ thường chỉ còn khoảng bốn đến năm giờ cho việc lớn, có khi ít hơn. Xếp các bước theo số giờ thật này, không theo tám giờ.
Mốc giữa: gửi bản nháp trước khi làm hết
Mốc giữa là lúc bạn gửi người giao việc một phần kết quả để xem hướng, trước khi làm phần còn lại. Đây là bước người mới hay bỏ qua nhất, vì sợ bản dở bị chê, hoặc nghĩ rằng gửi một lần bản hoàn chỉnh trông chuyên nghiệp hơn.
Thực tế, bản nháp ở mốc giữa là cách rẻ nhất để phát hiện hiểu lầm. Nếu người giao việc thấy bạn đang đi sai hướng, họ chỉ cần sửa một phần. Nếu chờ tới bản cuối, cả việc phải làm lại, và có khi không còn thời gian để làm lại.
Bản nháp không cần đẹp. Gửi kèm một câu nói rõ đây là bản gì và cần góp ý gì: “Chị ơi, em gửi phần bảng số liệu, chưa có phần nhận xét. Chị xem giúp em cách chia theo cửa hàng như vậy đã đúng ý chị chưa, chiều mai em làm tiếp phần chữ.” Câu này giúp người đọc không mất công soi lỗi chính tả hay định dạng, mà nhìn đúng vào điều bạn cần họ quyết.
Với việc kéo dài hơn một tuần, có thể đặt hai mốc giữa. Với việc dưới một ngày, mốc giữa có thể chỉ là gửi năm dòng đầu tiên sau nửa giờ làm. Quy mô khác nhau, nguyên tắc như nhau: để người giao việc nhìn thấy hướng đi trước khi bạn đã đi quá xa.
Tình huống giả định: chia việc chuẩn bị một buổi gặp khách
Nam (nhân vật giả định) là nhân viên kinh doanh, được giao chuẩn bị cho buổi gặp khách doanh nghiệp vào thứ Sáu tuần sau. Yêu cầu ban đầu chỉ một câu: “Em lo chuẩn bị buổi gặp với bên khách giúp anh.” Nam viết lại kết quả cuối: “Thứ Sáu 9 giờ, anh Tuấn và em gặp khách tại văn phòng khách, có tài liệu giới thiệu, bảng giá đã duyệt và danh sách câu hỏi về nhu cầu của khách.”
Từ câu đó, Nam liệt kê và chia nhỏ: xác nhận giờ và địa điểm với khách, hỏi khách sẽ có ai dự, xin phòng kinh doanh tài liệu giới thiệu bản mới, làm bảng giá theo nhu cầu khách đã nói lần trước, gửi anh Tuấn duyệt bảng giá, soạn danh sách câu hỏi, in tài liệu, đặt xe. Ba bước chặn được đánh dấu: xác nhận với khách, xin tài liệu, và duyệt bảng giá. Nam làm hai bước đầu ngay chiều hôm đó.
Mốc giữa Nam chọn là thứ Ba: gửi anh Tuấn bảng giá nháp và danh sách câu hỏi. Anh Tuấn sửa hai dòng giá và thêm một câu hỏi. Thứ Năm mọi thứ đã sẵn, sáng thứ Sáu Nam chỉ còn việc kiểm lại tài liệu in. Không có bước nào khó; điều làm buổi chuẩn bị trơn tru là các bước được gọi tên từ sớm, và những bước phụ thuộc người khác được làm đầu tiên.
Khi bị kẹt giữa chừng
Ngay cả khi đã chia nhỏ, đôi lúc bạn vẫn kẹt ở một bước. Một vài cách gỡ:
- Chia bước đang kẹt nhỏ hơn nữa. Nếu “viết phần nhận xét” không viết được, đổi thành “gạch đầu dòng ba điều đáng nói nhất”.
- Làm bản xấu trước. Viết một bản thô không cần đẹp, không cần đúng hết, chỉ để có cái để sửa. Sửa một bản xấu dễ hơn nhiều so với viết từ trang trắng.
- Chuyển sang bước khác không phụ thuộc và quay lại sau. Đôi khi làm xong bước sau giúp bạn hiểu bước trước.
- Hỏi một người từng làm việc tương tự, kèm điều cụ thể bạn đang kẹt.
- Nếu kẹt vì thiếu thông tin từ người khác, nhắc lại họ, và báo người giao việc rằng bước này đang chờ, kèm ảnh hưởng tới hạn nếu có.
Có một kiểu kẹt khác: không phải không biết làm, mà không muốn làm. Với kiểu này, đặt mục tiêu nhỏ đến mức khó từ chối, như chỉ mở tệp và làm mười phút. Phần lớn khó khăn nằm ở lúc bắt đầu; khi đã vào việc, mười phút thường kéo thành một giờ.
Câu hỏi thường gặp
Chia nhỏ việc có mất thời gian không?
Mất khoảng mười lăm phút với một việc vài ngày. Đổi lại, bạn biết ngay bước chặn cần làm trước, biết việc có kịp hạn không, và không phải nghĩ lại từ đầu mỗi lần ngồi vào làm. Với việc chỉ mất một hai giờ thì không cần chia.
Nên ghi danh sách bước ở đâu?
Ở chỗ bạn nhìn thấy khi làm việc: tệp ghi chú, sổ tay, hoặc ngay đầu tệp đang làm. Nhiều nhóm dùng công cụ quản lý việc chung; nếu có, ghi các bước vào đó để người giao việc cũng thấy tiến độ.
Có nên gửi danh sách bước cho sếp xem không?
Với việc lớn hoặc việc lần đầu làm, gửi danh sách kèm mốc dự kiến là cách tốt để sếp phát hiện sớm nếu bạn hiểu sai hoặc thiếu bước. Với việc quen thuộc thì không cần, chỉ cần báo mốc chính.
Ước lượng mãi vẫn sai thì làm sao?
Ghi lại thời gian thực tế của từng bước trong vài việc liên tiếp, rồi so với ước lượng. Phần lớn người ước lượng thiếu theo một tỷ lệ khá ổn định; biết tỷ lệ của mình, bạn nhân thêm cho các lần sau.
Việc lớn mà không có hạn cụ thể thì chia thế nào?
Tự đặt hạn và báo người giao việc, ví dụ em dự kiến xong trong hai tuần, mốc giữa là thứ Sáu tuần sau. Việc không có hạn là việc dễ bị trì hoãn nhất, nên càng cần một mốc rõ ràng.
Phương pháp quản lý việc nào hợp để làm theo cách này?
Có nhiều phương pháp quản lý thời gian và công việc cá nhân đã được viết riêng ở các trang chuyên về quản lý. Cách chia nhỏ trong bài này dùng được với phương pháp nào cũng được; điều cốt lõi là mỗi bước đủ nhỏ để bắt đầu ngay.