Phần lớn bất đồng với đồng nghiệp giải quyết được bằng một cuộc nói chuyện riêng, ngắn, nói về việc chứ không nói về con người, và kết thúc bằng một thoả thuận cụ thể ai làm gì, khi nào. Để bất đồng âm ỉ, nói qua người thứ ba, hay nói trong nhóm chat đông người mới là thứ biến chuyện nhỏ thành chuyện lớn.
Bài này dành cho người làm cùng cấp với nhau: hai nhân viên cùng phòng, hai bộ phận phối hợp, người bàn giao và người nhận việc. Phần xử lý xung đột của cả nhóm từ phía người quản lý nằm ở các tài liệu về quản lý đội nhóm; ở đây là việc bạn tự làm được, kèm câu nói mẫu và thời điểm nên nhờ tới sếp.
Bất đồng về cái gì: gọi đúng tên trước khi nói
Bất đồng về mục tiêu. Hai người hiểu "xong" khác nhau: bạn nghĩ cần báo cáo đầy đủ, đồng nghiệp nghĩ chỉ cần số tổng. Loại này giải quyết bằng cách cùng hỏi lại người giao việc, không phải bằng tranh luận giữa hai người.
Bất đồng về cách làm. Cùng mục tiêu nhưng mỗi người muốn một cách. Loại này cần so sánh hậu quả của từng cách, hoặc thử một cách trong thời gian ngắn.
Bất đồng về chia việc và thời hạn. Ai làm phần nào, ai phải chờ ai. Đây là loại phổ biến nhất và thường giải quyết bằng một bảng phân công rõ ràng.
Va chạm về cách cư xử. Đồng nghiệp hay ngắt lời, nhắn tin cộc lốc, để lại đồ bừa ở chỗ chung. Loại này nhạy cảm hơn vì chạm tới con người, cần nói khéo và nói về hành vi cụ thể.
Vấn đề vượt quá chuyện đồng nghiệp. Bị xúc phạm, bị quấy rối, bị phân biệt đối xử. Đây không phải loại bất đồng để tự hoà giải; xem phần cuối bài.
Trước khi nói chuyện: tự hỏi ba câu
Câu thứ nhất: chuyện này có cần nói không? Nếu chỉ khác thói quen mà không ảnh hưởng gì tới công việc, ví dụ đồng nghiệp thích làm việc với nhạc, bạn thích yên tĩnh, có khi giải pháp là đeo tai nghe chứ không phải một cuộc nói chuyện. Nếu chuyện ảnh hưởng tới kết quả, hạn chót, hoặc lặp lại khiến bạn bực mỗi ngày, thì nên nói, và nói sớm.
Câu thứ hai: mình có đang thiếu thông tin không? Đồng nghiệp gửi số liệu trễ có thể vì bên họ cũng đang chờ một bộ phận khác. Người nhắn tin cộc lốc có thể đang nhắn từ hiện trường, tay cầm đồ. Một câu hỏi thăm dò như "dạo này bên chị bận lắm à" đôi khi giải quyết được nửa vấn đề trước khi cần nói gì thêm.
Câu thứ ba: mình muốn kết quả gì sau cuộc nói chuyện? Viết ra một câu. "Mình muốn số liệu tới trước 10 giờ sáng thứ Hai" là kết quả cụ thể. "Mình muốn anh ấy hiểu là anh ấy sai" không phải kết quả, mà là mong muốn thắng. Cuộc nói chuyện bắt đầu từ mong muốn thắng hầu như luôn kết thúc tệ hơn lúc bắt đầu.
Thêm một việc nhỏ: chọn thời điểm. Tránh nói ngay sau khi vừa xảy ra chuyện, khi cả hai còn nóng; tránh sát giờ về hay lúc đồng nghiệp đang chạy việc gấp. Đầu giờ chiều, sau bữa trưa, hoặc một lúc vắng người trong ngày thường dễ nói chuyện nhất. Nếu bất đồng đang làm tắc việc ngay lúc đó, xử lý phần gấp trước bằng một thoả thuận tạm, rồi hẹn nói kỹ sau.
Cuộc nói chuyện riêng theo năm bước
Khung sau dùng được cho phần lớn bất đồng về việc. Ví dụ giả định: chị Mai ở phòng kế toán thường xuyên nhận chứng từ từ anh Phong ở phòng mua hàng vào chiều thứ Sáu, khiến chị phải ở lại muộn để kịp chốt sổ.
- Xin thời gian riêng, không bất ngờ: "Anh Phong ơi, chiều nay anh có mười phút không, em muốn bàn về lịch chuyển chứng từ cho tiện cả hai bên."
- Nói sự việc, không phán xét: "Ba tuần gần đây chứng từ tới em sau 16 giờ thứ Sáu." Không nói "anh lúc nào cũng gửi muộn".
- Nói ảnh hưởng tới việc: "Bên em phải chốt sổ trong ngày nên mấy hôm đó em xử lý không kịp kiểm kỹ, dễ sai sót."
- Hỏi phía bên kia: "Bên anh có vướng gì khiến phải dồn tới chiều thứ Sáu không?" Rồi nghe thật sự. Có thể nhà cung cấp chỉ gửi hoá đơn cuối tuần.
- Cùng tìm một thoả thuận cụ thể: "Hay mình thống nhất anh chuyển phần đã có vào trưa thứ Năm, phần còn lại sáng thứ Hai em làm bổ sung?" Chốt lại bằng một tin nhắn ngắn.
Điểm mấu chốt của khung này là bước bốn. Khi hỏi và nghe, bạn thường phát hiện ra vấn đề không nằm ở người đối diện mà ở một khâu khác, và hai người chuyển từ thế đối đầu sang cùng giải một bài toán.
Nếu đồng nghiệp lớn tuổi hơn hoặc lâu năm hơn, cách xưng hô và mở lời có thể nhẹ nhàng hơn, nhưng khung năm bước vẫn giữ nguyên. Tuổi tác hay thâm niên không thay đổi việc hai người cần một thoả thuận rõ ràng.
Câu nên tránh và câu nên dùng
Một vài cụm từ quen miệng đủ để đẩy đối phương vào thế phòng thủ. Bảng sau đặt cạnh nhau những câu hay gặp và cách nói lại:
| Câu nên tránh | Vì sao dễ gây căng | Câu thay thế |
|---|---|---|
| "Anh lúc nào cũng…" / "Chị chẳng bao giờ…" | Khái quát hoá, đối phương chỉ cần một ví dụ ngược là cãi được | "Hai lần tuần này…" |
| "Ai cũng thấy chị…" | Kéo người vắng mặt vào, nghe như bị bàn tán sau lưng | Chỉ nói điều chính bạn thấy |
| "Việc đó đâu phải việc của em." | Đóng cửa trao đổi | "Phần đó em chưa được giao, mình hỏi lại chị trưởng nhóm để rõ nhé." |
| "Em nói rồi mà anh không nghe." | Đổ lỗi, mở lại chuyện cũ | "Mình thử thống nhất lại cách làm cho lần tới nhé." |
| Nhắn trong nhóm chung: "Ai gửi file sai thế?" | Bêu riêu trước nhiều người | Nhắn riêng: "File báo giá hình như thiếu cột thuế, anh xem giúp em." |
Nguyên tắc chung: nói về hành vi cụ thể và hậu quả cụ thể, nói ở chỗ riêng, và luôn có một đề xuất kèm theo. Ba nguyên tắc này đủ để một cuộc nói chuyện khó vẫn giữ được quan hệ làm việc sau đó.
Va chạm về cách cư xử: nói về hành vi, không nói về tính cách
Bất đồng về việc còn có số liệu để bám; va chạm về cách cư xử thì khó hơn vì dễ chạm tới lòng tự trọng. Một đồng nghiệp hay ngắt lời trong họp, gọi điện to ở chỗ ngồi chung, hay lấy đồ trên bàn người khác mà không hỏi. Nếu chuyện đủ làm bạn khó chịu mỗi ngày, nói ra vẫn tốt hơn để bực bội tích lại rồi bùng ra vào một lúc không đúng.
Cách nói an toàn là mô tả hành vi cụ thể và ảnh hưởng tới bạn, rồi đưa một đề nghị nhỏ: "Chị Hằng ơi, lúc họp sáng nay em chưa nói hết ý thì bị chuyển sang chủ đề khác, em hơi khó trình bày phần số liệu. Lần sau chị để em nói xong ý rồi mình bàn tiếp được không ạ?" Câu này không gọi chị Hằng là người hay ngắt lời, chỉ nói về một lần cụ thể.
Tránh những từ dán nhãn như "bất lịch sự", "ích kỷ", "vô ý thức". Khi nghe nhãn, người ta cãi cái nhãn và quên mất hành vi. Cũng đừng chọn nói lúc đối phương đang vội hay có người khác đứng gần. Nếu sau một lần nói mà hành vi không đổi và vẫn ảnh hưởng tới công việc, có thể nêu với trưởng nhóm như một chuyện về quy ước chung của cả phòng, ví dụ đề nghị phòng có quy ước giờ yên tĩnh hay góc gọi điện, thay vì như một lời tố về một người.
Khi nói riêng không xong: nhờ sếp thế nào cho đúng
Nếu đã nói riêng một hai lần, đã có thoả thuận mà tình hình không đổi, hoặc bất đồng nằm ở chỗ mà cả hai không có quyền quyết (ví dụ ưu tiên giữa hai dự án), thì nên đưa lên người có quyền. Đây không phải là "mách", nếu cách làm đúng.
Cách đúng là đề nghị đi cùng nhau, hoặc ít nhất báo trước cho đồng nghiệp: "Em nghĩ chuyện ưu tiên này hai đứa mình không tự quyết được, mình cùng hỏi chị Lan nhé?" Khi gặp sếp, trình bày như một vấn đề cần quyết, không phải một bản tường trình lỗi của người kia: hai cách nhìn, ảnh hưởng của mỗi cách, và câu hỏi cụ thể cần sếp trả lời.
Điều cần tránh là đi gặp sếp một mình, kể từ phía mình, rồi để đồng nghiệp biết chuyện qua sếp. Dù bạn đúng, cách này làm hỏng lòng tin trong nhóm lâu hơn rất nhiều so với bản thân vụ bất đồng. Trường hợp duy nhất nên gặp sếp hay phòng nhân sự riêng là khi vấn đề liên quan tới an toàn, quấy rối hay hành vi sai trái.
Khi không còn là bất đồng thông thường
Có những tình huống không nên cố tự giải quyết bằng một cuộc nói chuyện thẳng thắn:
- Bị quấy rối tình dục bằng lời nói, tin nhắn, cử chỉ hay đụng chạm. Bộ luật Lao động 2019 có định nghĩa quấy rối tình dục tại nơi làm việc và cấm hành vi này; nhiều doanh nghiệp có quy chế và kênh tiếp nhận riêng.
- Bị phân biệt đối xử vì giới, tuổi, quê quán, tín ngưỡng, tình trạng hôn nhân, mang thai, khuyết tật.
- Bị đe doạ, xúc phạm, cô lập kéo dài có chủ đích.
Với những trường hợp này: ghi lại sự việc theo ngày giờ, nơi xảy ra, người chứng kiến, giữ lại tin nhắn; tìm tới phòng nhân sự, công đoàn cơ sở, hoặc tham khảo luật sư, cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh. Bài viết chỉ nêu nguyên lý chung và các kênh; từng vụ việc cần người có chuyên môn xem xét. Bạn không có nghĩa vụ phải tự "nói chuyện cho ra lẽ" với người gây hại.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nói chuyện với đồng nghiệp qua tin nhắn cho đỡ ngại không?
Tin nhắn hợp để hẹn và chốt kết quả, không hợp để giải quyết bất đồng vì thiếu giọng nói và nét mặt, dễ bị đọc gắt hơn ý người viết. Nếu đang làm từ xa, gọi video hoặc gọi thoại vẫn tốt hơn một chuỗi tin dài.
Đồng nghiệp lớn tuổi hơn thì có nên góp ý thẳng không?
Nên, với thái độ tôn trọng và nói về việc cụ thể. Có thể mở bằng câu hỏi xin ý kiến trước rồi mới nêu điều mình thấy. Tuổi tác ảnh hưởng tới cách mở lời, không ảnh hưởng tới việc công việc cần được làm rõ.
Sau khi cãi nhau thì làm lành thế nào?
Chủ động nói một câu ngắn về phần mình: "Hôm qua em nói hơi gắt, em xin lỗi phần đó. Mình bàn lại chuyện lịch nhé." Không cần xin lỗi cả phần mình thấy đúng. Sau đó quay lại việc như bình thường; cách cư xử những ngày tiếp theo quan trọng hơn lời xin lỗi.
Đồng nghiệp đồng ý xong rồi lại làm khác thì sao?
Nhắc lại thoả thuận bằng tin nhắn đã chốt, hỏi xem có vướng mắc gì mới không. Nếu lặp lại nhiều lần dù đã nhắc, đó là lúc đưa chuyện lên người có quyền phân công, như phần nhờ sếp đã nói.
Có nên rủ người khác cùng nói chuyện với đồng nghiệp khó tính không?
Thường không nên, vì hai ba người cùng nói với một người dễ thành vây ép. Nếu nhiều người cùng bị ảnh hưởng, mỗi người có thể tự nói phần của mình, hoặc cùng đề nghị một buổi họp nhóm có trưởng nhóm điều phối.
Nếu chính mình là người sai thì nói gì?
Nhận ngắn gọn, nói cách sửa, không giải thích dài: "Đúng là em gửi chậm, từ tuần sau em gửi trước trưa thứ Năm." Nhận lỗi nhanh và rõ thường làm đồng nghiệp tin bạn hơn trong những lần bất đồng sau.