Làm việc kết hợp hiệu quả khi bạn dồn những việc cần người khác vào ngày lên công ty, và dồn những việc cần tập trung một mình vào ngày ở nhà. Làm ngược lại, mang việc cần ngồi yên lên văn phòng rồi về nhà họp trực tuyến cả ngày, là cách nhanh nhất để thấy chế độ này mệt hơn cả đi làm đủ năm ngày.
Chính sách làm việc kết hợp do công ty đặt ra: số ngày, ngày nào bắt buộc có mặt, ai được áp dụng. Phần đó thuộc về quản lý và nhân sự. Phần thuộc về bạn là sắp việc trong khuôn khổ đã có: tuần nào việc gì, mang theo gì giữa hai nơi, giữ liên lạc với đồng nghiệp lệch lịch, và nói với quản lý khi lịch hiện tại không hợp. Bài này đi theo đúng các việc đó.
Việc nào hợp ngày lên công ty, việc nào hợp ngày ở nhà
Một cách chia đơn giản: hỏi xem việc đó nhanh hơn khi có người ngồi cạnh hay nhanh hơn khi không ai làm phiền. Bảng dưới là gợi ý theo kiểu việc, không theo nghề:
| Kiểu việc | Hợp ngày nào | Vì sao |
|---|---|---|
| Họp nhiều bên, thảo luận cần vẽ ra giấy, phân công | Lên công ty | Trao đổi trực tiếp nhanh, ít hiểu sai |
| Hỏi đàn anh đàn chị, học cách làm việc mới | Lên công ty | Câu hỏi nhỏ không đáng gửi tin, chỉ hỏi được khi ngồi gần |
| Gặp khách, ký giấy tờ, nhận thiết bị | Lên công ty | Cần có mặt hoặc cần đồ ở văn phòng |
| Viết báo cáo, soạn hồ sơ, phân tích số liệu | Ở nhà | Cần nhiều giờ liền không bị cắt ngang |
| Đọc tài liệu dài, rà soát chi tiết | Ở nhà | Cần yên, ít tiếng ồn |
| Trả lời thư, xử lý yêu cầu nhỏ | Cả hai | Làm được ở đâu cũng được, chen vào khoảng trống |
| Cuộc gọi một đối một ngắn | Cả hai | Không cần cả nhóm, có thể gọi trực tuyến |
Bảng này không cứng. Nếu văn phòng của bạn ồn và đông, ngày lên công ty càng nên dồn việc cần nói chuyện, vì đằng nào cũng khó tập trung. Nếu nhà bạn có trẻ nhỏ về sớm buổi chiều, ngày ở nhà nên dồn việc tập trung vào buổi sáng.
Một tuần mẫu cho người làm ba ngày ở công ty, hai ngày ở nhà
Ví dụ giả định: anh Minh (nhân vật giả định), chuyên viên kế hoạch ở một công ty phân phối, lên công ty thứ Hai, thứ Tư, thứ Sáu và làm ở nhà thứ Ba, thứ Năm. Trước đây anh để việc rơi vào ngày nào thì làm ngày đó, kết quả là thứ Ba ở nhà họp trực tuyến bốn cuộc, còn thứ Tư lên công ty lại ngồi soạn báo cáo trong khi đồng nghiệp nói chuyện xung quanh.
Sau khi chia lại: thứ Hai lên công ty họp đầu tuần, hỏi những gì chưa rõ, gặp bộ phận kho để chốt số liệu. Thứ Ba ở nhà làm bản kế hoạch dài, tắt bớt thông báo, chỉ mở nhóm chat mỗi giờ một lần. Thứ Tư lên công ty, hẹn các cuộc trao đổi một đối một với những người cần gặp, xử lý giấy tờ cần ký. Thứ Năm ở nhà rà soát chi tiết, gửi bản nháp cho mọi người đọc trước. Thứ Sáu lên công ty, họp chốt bản cuối, nhận góp ý tại chỗ.
Điều thay đổi không phải số giờ làm mà là số lần chuyển việc trong ngày. Ngày ở nhà, anh làm ít loại việc hơn nhưng làm xong. Ngày lên công ty, anh không cố hoàn thành việc cần tập trung, nên không còn bực mỗi lần có người hỏi.
Muốn làm được như vậy, bạn cần biết lịch tuần trước khi tuần bắt đầu. Chiều thứ Sáu, dành mười lăm phút nhìn lịch họp tuần tới, dời những cuộc có thể dời sang ngày lên công ty, và chặn sẵn khung giờ tập trung trong ngày ở nhà.
Mang gì giữa hai nơi để không bị kẹt
Rắc rối hay gặp nhất của làm việc kết hợp là đồ và tài liệu bị kẹt ở một nơi. Một danh sách kiểm cố định giúp bạn khỏi quay lại lấy:
- Máy tính, sạc, chuột, tai nghe: mua thêm một bộ sạc để ở nhà nếu được, đỡ quên.
- Tài liệu đang dùng: lưu trên kho chung của công ty thay vì máy riêng hoặc ổ cứng rời, để ở đâu cũng mở được. Quy định về nơi lưu và mang dữ liệu ra ngoài thì theo hướng dẫn của bộ phận công nghệ công ty.
- Sổ tay ghi việc: một cuốn duy nhất đi theo bạn, không tách sổ ở nhà và sổ ở công ty.
- Giấy tờ cần ký: ghi lại để mang lên đúng ngày lên công ty, đừng để tới hạn mới nhớ.
- Đồ cá nhân ở văn phòng: nếu công ty dùng chỗ ngồi chung không cố định, cất gọn vào tủ hoặc mang về cuối ngày.
- Chìa khoá, thẻ ra vào: để một chỗ cố định trong túi đi làm.
Tối hôm trước ngày lên công ty, xếp túi luôn. Năm phút buổi tối đỡ được nửa tiếng loay hoay buổi sáng, và đỡ cảm giác vội vàng khi bước vào văn phòng.
Phối hợp với đồng nghiệp lệch ngày
Biết lịch của người hay làm cùng. Nếu bạn lên công ty thứ Hai mà người phụ trách số liệu lên thứ Ba, các câu hỏi cần gặp trực tiếp sẽ rơi vào khoảng trống. Hỏi lịch của ba bốn người phối hợp nhiều nhất, ghi lại, và cố gắng có ít nhất một ngày trùng.
Đừng để việc chờ người. Khi cần ai đó làm một phần trước rồi mới tới mình, nhắn sớm từ đầu tuần, nêu rõ cần gì và cần trước khi nào, thay vì chờ tới ngày gặp mặt mới hỏi.
Ngày ở nhà vẫn phải tìm được bạn. Cập nhật trạng thái trên công cụ chat, trả lời trong khoảng thời gian nhóm đã thống nhất. Người lệch ngày với bạn chỉ có kênh đó để liên lạc.
Ngày lên công ty, dành thời gian cho người khác. Ngày gặp mặt là lúc đồng nghiệp tranh thủ hỏi bạn. Đừng lấp kín lịch bằng việc riêng; chừa một hai khoảng trống để trả lời câu hỏi, giúp người mới.
Giữ hiện diện khi không ngồi ở văn phòng
Trong chế độ kết hợp, người hay bị lãng quên nhất là người làm tốt mà ít nói. Quản lý gặp ai nhiều thì nhớ việc của người đó; đây là thói quen của con người, không hẳn là thiên vị. Bạn không cần tỏ ra bận rộn, nhưng cần làm cho kết quả của mình nhìn thấy được.
Mấy cách làm cụ thể: cuối mỗi ngày ở nhà, gửi một tin ngắn gồm việc đã xong, việc đang làm, điều cần quản lý quyết; trong ngày lên công ty, xin mười lăm phút gặp quản lý để cập nhật những gì tin nhắn khó diễn tả, như một vướng mắc với bộ phận khác hay một ý tưởng cải tiến; khi xong một phần việc lớn, gửi thành phẩm kèm một dòng nói rõ phần nào bạn làm, phần nào có người khác góp.
Ví dụ tin cuối ngày: “Em cập nhật hôm nay: xong bản kế hoạch tháng của khu vực miền Trung, đã gửi vào thư mục chung. Đang làm phần dự báo tồn kho, dự kiến xong chiều thứ Năm. Có một chỗ cần chị quyết: hai cửa hàng mới mở có tính vào kế hoạch tháng này không ạ?” Tin như vậy mất hai phút viết, nhưng giúp quản lý biết bạn làm gì mà không phải hỏi, và giúp chính bạn có sẵn bản ghi khi tới kỳ đánh giá.
Đừng biến báo cáo thành chứng minh mình bận. Danh sách dài liệt kê từng email đã trả lời làm người đọc mệt và gây tác dụng ngược. Ba dòng có trọng tâm tốt hơn mười dòng kể lể.
Câu nói mẫu khi lịch hiện tại không hợp
Nếu ngày ở nhà được giao trùng đúng ngày nhóm họp nhiều nhất, hoặc ngày lên công ty không có ai cùng bộ phận, nên đề xuất đổi. Nói với quản lý bằng lý do công việc và một đề xuất cụ thể: “Chị ơi, em để ý mấy tuần nay thứ Năm em ở nhà nhưng lại là ngày nhóm mình họp với bên bán hàng, em phải họp trực tuyến cả buổi, trao đổi chậm. Em xin đổi ngày ở nhà sang thứ Hai, thứ Năm em lên công ty họp trực tiếp luôn. Đổi thế có ảnh hưởng gì tới lịch chung không chị?”
Nếu muốn xin thêm một ngày ở nhà, đi kèm bằng chứng như khi xin làm ở nhà lần đầu: những việc gì làm tốt hơn khi ở nhà, kết quả mấy tuần gần đây, cam kết liên lạc. Đừng so sánh với đồng nghiệp “sao bạn ấy được ba ngày”; quản lý thường có lý do riêng theo từng vị trí, và câu so sánh dễ khiến cuộc trao đổi thành chuyện công bằng thay vì chuyện công việc.
Ngược lại, nếu thấy mình làm ở nhà không ổn, xin thêm ngày lên công ty cũng là đề xuất bình thường. Nhiều người mới đi làm, hoặc vừa chuyển sang bộ phận mới, học nhanh hơn hẳn khi ngồi cạnh nhóm nhiều ngày hơn.
Đọc tin tuyển dụng ghi “làm việc kết hợp”
Nếu đang tìm việc mới và muốn chế độ kết hợp, cần đọc kỹ vì cùng một chữ có thể là nhiều thứ. Có nơi cố định hai ngày ở nhà mỗi tuần, có nơi chỉ cho ở nhà khi quản lý duyệt từng lần, có nơi áp dụng sau khi qua thử việc. Có nơi cho ở nhà nhưng yêu cầu bật camera cả ngày. Những chi tiết này hiếm khi nằm trong tin, nên hỏi trong buổi phỏng vấn.
Mấy câu nên hỏi: Chế độ kết hợp áp dụng từ khi nào, trong thời gian thử việc thì sao? Ngày nào trong tuần bắt buộc có mặt? Công ty cấp thiết bị gì để làm ở nhà? Nhóm mình thường liên lạc qua kênh nào và mong trả lời trong bao lâu? Câu trả lời giúp bạn hình dung một tuần thật ở chỗ mới, thay vì hình dung theo chữ trong tin. Muốn xem nhiều tin tuyển dụng có ghi rõ hình thức làm việc để so sánh trước khi ứng tuyển, có thể tham khảo mangvieclam.com.
Câu hỏi thường gặp
Làm việc kết hợp có phải là nhân viên được tự chọn ngày ở nhà không?
Không nhất thiết. Mỗi công ty có cách riêng: có nơi cố định ngày cho cả nhóm, có nơi cho nhân viên chọn trong khuôn khổ, có nơi duyệt từng tuần. Hỏi rõ quản lý hoặc phòng nhân sự để biết mình được linh hoạt tới đâu.
Ngày ở nhà mà phải họp trực tuyến cả ngày thì có nên xin đổi không?
Nên, nếu tình trạng lặp lại nhiều tuần. Đề xuất với quản lý dời một số cuộc họp sang ngày bạn lên công ty, hoặc đổi ngày ở nhà sang ngày ít họp hơn. Nêu lý do bằng việc: ngày ở nhà dành cho việc cần tập trung không còn được.
Người mới vào công ty có nên làm kết hợp ngay không?
Nếu được chọn, nên lên công ty nhiều hơn trong vài tháng đầu để học cách làm, biết người, hiểu văn hoá nhóm. Sau khi đã nắm việc, giảm dần ngày lên công ty sẽ dễ hơn. Nhiều công ty cũng chỉ áp dụng kết hợp sau thử việc.
Làm sao để không quên đồ khi đổi chỗ làm việc liên tục?
Dùng một danh sách kiểm cố định cho túi đi làm, sắm thêm bộ sạc để ở nhà, lưu tài liệu trên kho chung thay vì máy riêng, và xếp túi từ tối hôm trước ngày lên công ty. Thói quen này mất vài phút mà đỡ nhiều lần phải quay lại.
Đồng nghiệp hay làm cùng lại lên công ty khác ngày thì xử lý thế nào?
Hỏi lịch của họ, cố gắng có ít nhất một ngày trùng mỗi tuần cho những việc cần gặp. Những việc còn lại thì nhắn sớm, nêu rõ cần gì và hạn khi nào. Cập nhật trạng thái trên công cụ chat để người lệch ngày biết lúc nào tìm được bạn.