Việc tự do nhận qua người quen nên được chốt bằng một tin nhắn ghi đủ năm thứ trước khi bắt đầu: làm gì và không làm gì, giao khi nào, sửa tối đa mấy lần, bao nhiêu tiền và trả thế nào, ai là người duyệt cuối. Người quen giới thiệu nên hai bên ngại nói chuyện tiền và phạm vi, chính sự ngại đó là nguyên nhân phổ biến nhất khiến việc nhỏ thành chuyện mất lòng.
Phần lớn việc làm thêm của người đi làm đến từ quan hệ: bạn cũ cần thiết kế thực đơn cho quán, chị họ cần dịch hồ sơ, đồng nghiệp cũ cần người làm sổ sách cho cửa hàng. Bài này đi qua cách nhận việc từ cuộc trò chuyện đầu tiên, tin nhắn chốt mẫu, cách đặt cọc, những lúc phạm vi bị đẩy rộng ra, và cách từ chối người quen khi không thể nhận. Phần nhận tiền và giữ giấy tờ sau khi làm xong có bài riêng.
Từ cuộc trò chuyện đầu tiên tới lúc bắt tay làm
Người quen thường mở đầu bằng câu “em làm giúp anh cái này nhé, đơn giản thôi”. Đừng nhận ngay. Đi qua các bước sau:
- Hỏi rõ thành phẩm cuối cùng là gì, dùng vào việc gì, ai sẽ xem. “Làm cái logo” khác hẳn “làm logo, in lên biển, áo đồng phục và bao bì”.
- Hỏi hạn chót thật và lý do của hạn đó, ví dụ ngày khai trương, ngày nộp hồ sơ.
- Xin xem tài liệu, ví dụ mẫu, những gì đã có. Ước lượng thời gian sau khi xem, không phải trước.
- Báo lại phạm vi, thời gian và giá bằng tin nhắn, kèm những phần không bao gồm.
- Chờ người kia đồng ý bằng chữ, không chỉ bằng biểu tượng cảm xúc.
- Nhận tiền cọc nếu có thoả thuận, rồi mới bắt đầu.
Sáu bước này nghe hình thức với người quen, nhưng thực tế người quen tử tế thường thấy yên tâm hơn khi thấy bạn làm việc rõ ràng. Người nào khó chịu vì bạn hỏi rõ thì càng cần hỏi rõ.
Tin nhắn chốt việc: mẫu dùng ngay
Tin nhắn chốt nên đủ để một người thứ ba đọc vào cũng hiểu hai bên đã thoả thuận gì. Mẫu dưới đây cho một việc thiết kế, đổi chữ theo việc của bạn; số tiền là ví dụ giả định:
“Anh Phong ơi, em chốt lại việc thiết kế thực đơn cho quán nhé. Em làm: thiết kế một thực đơn hai mặt khổ A4, theo danh sách món anh gửi, gửi anh hai phương án để chọn. Không bao gồm: chụp ảnh món ăn, in ấn, thiết kế biển hiệu. Thời gian: em gửi hai phương án trước tối thứ Năm, anh chọn một rồi em hoàn thiện trong ba ngày. Sửa: tối đa hai lần sau khi anh chọn phương án, sửa thêm thì mình tính riêng. Chi phí: hai triệu đồng (ví dụ), anh chuyển trước một nửa để em bắt đầu, phần còn lại khi em gửi tệp hoàn chỉnh. Người duyệt cuối là anh, nếu chị chủ quán cũng góp ý thì anh gom ý lại giúp em một lần nhé. Anh đồng ý thì nhắn em một chữ là em bắt đầu ạ.” (tên người là giả định)
Câu cuối về người duyệt rất quan trọng với việc qua người quen: thường có ba bốn người góp ý, mỗi người một kiểu, và bạn bị kẹt giữa. Một người gom ý giúp số lần sửa không tăng vô hạn.
Đặt giá và tiền cọc khi người kia là người quen
Không giảm giá ngay từ đầu. Báo giá như với khách lạ, sau đó nếu muốn ưu đãi thì nói rõ: “giá bình thường em làm là thế này, anh là người quen em bớt phần này”. Như vậy người kia biết giá trị thật của việc, và lần sau giới thiệu khách cho bạn cũng đúng giá.
Cách tính giá đơn giản. Ước số giờ thật, kể cả trao đổi và sửa, nhân với mức bạn thấy đáng cho giờ của mình, cộng chi phí vật liệu nếu có. Không có công thức chung cho mọi nghề; có thể hỏi người làm cùng nghề để biết mặt bằng.
Tiền cọc là công cụ, không phải sự nghi ngờ. Cọc cho thấy người kia nghiêm túc và giảm rủi ro bạn làm xong rồi dự án bị huỷ. Với việc nhỏ, có thể không cần; với việc kéo dài nhiều tuần hoặc phải bỏ tiền mua vật liệu, nên có.
Ghi rõ giá đã gồm những gì. Giá có gồm chi phí in thử, phí phần mềm, tiền đi lại tới chỗ khách không? Giá có gồm việc gửi tệp gốc để người kia tự sửa sau này không? Những câu này hay bị bỏ qua và thành tranh cãi lúc giao hàng. Người làm thiết kế, chụp ảnh nên nói rõ ngay từ đầu là giao tệp gì: tệp hoàn chỉnh để dùng, hay cả tệp gốc có thể chỉnh sửa. Người dịch thuật nên nói rõ giá theo trang hay theo cả bộ hồ sơ, có gồm công chứng hay không.
Làm miễn phí thì cũng nói rõ phạm vi. Nếu quyết định giúp không lấy tiền, vẫn chốt phạm vi và thời gian. Việc miễn phí mà không có ranh giới là việc dễ kéo dài nhất.
Trong lúc làm: cập nhật và giao từng phần
Việc qua người quen hay hỏng ở giữa chừng hơn là ở đầu: người nhờ không biết bạn làm tới đâu, sốt ruột, rồi tự đổi ý mà không báo. Vài thói quen giúp giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát:
- Báo khi bắt đầu, báo khi xong nửa chặng, báo khi gần xong. Ba tin nhắn ngắn đủ để người kia yên tâm.
- Gửi bản nháp sớm thay vì giữ tới lúc hoàn hảo. Sai hướng phát hiện sớm thì sửa nhẹ; phát hiện lúc cuối thì làm lại.
- Mỗi lần nhận góp ý, nhắn lại tóm tắt những điểm sẽ sửa và hỏi “đúng ý anh chưa ạ” trước khi sửa.
- Đánh số phiên bản tệp gửi đi, để khi người kia nói “bản hôm qua đẹp hơn” thì cả hai cùng biết là bản nào.
- Nếu thấy sắp trễ hạn, báo ngay khi biết, kèm thời điểm mới và lý do, không chờ tới đúng hạn mới nói.
- Giữ toàn bộ trao đổi trong một kênh. Nói qua điện thoại xong thì nhắn lại một dòng tóm tắt điều vừa thống nhất.
Người làm tự do lâu năm thường nói rằng khách nhớ cách bạn làm việc lâu hơn nhớ chính sản phẩm. Với người quen càng đúng: họ sẽ kể lại cho người khác về sự rõ ràng, đúng hẹn của bạn, và đó là nguồn việc tiếp theo.
Khi phạm vi bị đẩy rộng ra giữa chừng
Đây là chuyện xảy ra gần như với mọi việc qua người quen. Đang làm thực đơn thì được nhờ “tiện làm luôn cái tờ rơi”; đang dịch hồ sơ thì được gửi thêm năm trang “cũng ngắn thôi”. Từng yêu cầu nhỏ không đáng kể, nhưng cộng lại có khi gấp đôi việc ban đầu.
Cách trả lời không làm mất lòng: nhận yêu cầu, tách nó ra khỏi việc đã chốt, và báo phần phát sinh. Ví dụ: “Dạ được anh, tờ rơi là phần ngoài thực đơn mình chốt hôm trước. Em làm xong thực đơn trước rồi làm tờ rơi, phần này em tính thêm một khoản nhỏ, em báo anh chi tiết sau nhé.” Câu này không từ chối, không cằn nhằn, chỉ làm rõ rằng đây là việc mới.
Nếu người kia nói “thôi, có tí mà”, bạn vẫn có thể giúp không lấy tiền nếu muốn, nhưng ghi lại: “Vâng, phần này em gửi tặng anh, các phần thêm sau thì mình tính như bình thường nhé.” Câu này giữ được lòng tốt mà vẫn đặt ranh giới cho lần sau.
Từ chối người quen mà không mất lòng
Có những việc nên từ chối: ngoài kỹ năng của bạn, hạn quá gấp, đụng tới công ty chính, hoặc đơn giản là bạn đang quá tải. Từ chối sớm tốt hơn nhận rồi làm dở. Một câu từ chối tốt có ba phần: cảm ơn vì đã nghĩ tới mình, lý do ngắn gọn và thật, một gợi ý thay thế nếu có.
Mẫu: “Cảm ơn chị đã nghĩ tới em. Tháng này bên công ty em đang chốt quyết toán nên buổi tối em không đủ thời gian làm cho tử tế, em sợ làm vội lại không đúng ý chị. Em biết một bạn làm việc này khá kỹ, nếu chị cần em gửi chị tên để chị tự liên hệ nhé.” Không cần xin lỗi nhiều lần, không cần giải thích dài; giải thích dài dễ thành mặc cả.
Nếu người quen là cấp trên cũ hoặc người có ơn, áp lực nhận việc lớn hơn. Khi đó vẫn có thể nhận một phần nhỏ trong khả năng thay vì nhận cả: “Phần thiết kế thì em không kịp, nhưng em có thể đọc góp ý bản nháp cho anh trong tuần này.”
Mở rộng nguồn việc ngoài người quen
Việc qua người quen có lợi thế là tin nhau, nhưng nguồn việc thường không đều: tháng có tháng không. Nếu muốn có việc đều hơn, có thể nhờ những khách đã làm hài lòng giới thiệu tiếp, giữ một bộ sản phẩm mẫu gọn để gửi khi có người hỏi, và đọc thêm các tin tuyển cộng tác viên, việc bán thời gian trong ngành của mình. Muốn xem tin tuyển cộng tác viên, việc bán thời gian theo ngành và khu vực, có thể tham khảo mangvieclam.com.
Dù nguồn việc đến từ đâu, cách chốt việc ở trên vẫn dùng được, thậm chí cần hơn với khách lạ. Một tin nhắn chốt rõ ràng là thói quen bảo vệ cả hai bên, không phải dấu hiệu nghi ngờ.
Với khách lạ, thêm một bước nữa trước khi nhận: tìm hiểu xem bên thuê là ai, có địa chỉ, tên cửa hàng hay công ty rõ ràng không, có ai từng làm cho họ không. Tuyệt đối không nhận những việc đòi bạn nộp tiền trước để được giao việc, hoặc đòi mượn tài khoản ngân hàng của bạn để nhận tiền hộ, dù lời mời nghe hợp lý đến đâu.
Câu hỏi thường gặp
Có cần làm hợp đồng khi nhận việc tự do qua người quen không?
Với việc nhỏ, một tin nhắn chốt đủ phạm vi, thời gian, giá, cách trả tiền và được người kia đồng ý bằng chữ thường là đủ để hai bên hiểu nhau. Với việc lớn, kéo dài hoặc giá trị cao, nên có hợp đồng dịch vụ đơn giản, có chữ ký hai bên.
Nên lấy tiền cọc bao nhiêu phần trăm?
Không có tỷ lệ chuẩn chung. Nhiều người làm tự do lấy khoảng một phần ba tới một nửa trước khi bắt đầu với việc kéo dài hoặc phải mua vật liệu. Quan trọng là chốt rõ bằng tin nhắn và nói luôn phần còn lại trả khi nào.
Người quen cứ đòi sửa mãi thì làm sao?
Nhắc lại thoả thuận về số lần sửa đã chốt, và báo rằng sửa thêm sẽ tính riêng. Đề nghị một người gom ý kiến để sửa một lần cho gọn. Nếu chưa chốt số lần sửa từ đầu, lần sau nhớ đưa vào tin nhắn chốt việc.
Làm giúp người quen không lấy tiền có nên không?
Có thể, nếu đó là lựa chọn bạn thấy thoải mái. Vẫn nên chốt phạm vi và thời gian như việc có trả tiền, để tránh việc kéo dài. Nói rõ phần nào là giúp, phần thêm sau sẽ tính bình thường.
Từ chối người quen có làm mất quan hệ không?
Từ chối sớm, ngắn gọn, có lý do thật và gợi ý thay thế thường không làm mất quan hệ. Nhận rồi làm dở, trễ hạn hay chất lượng kém mới là điều dễ làm hỏng quan hệ hơn nhiều.
Có nên báo giá thấp hơn cho người quen?
Nên báo giá thật rồi nói rõ phần ưu đãi, thay vì báo thấp ngay từ đầu. Như vậy người quen hiểu giá trị việc, và khi giới thiệu khách khác cho bạn, giá không bị kéo xuống theo mức ưu đãi.