Làm việc thông minh hơn, trong công việc hằng ngày của nhân viên, chủ yếu là bớt hai thứ: bớt làm lại và bớt làm thừa. Năm thói quen giúp nhiều nhất là làm bản nháp thô sớm để lộ hướng sai, dùng lại mẫu và việc cũ thay vì làm từ đầu, hỏi người đã từng làm, gom việc cùng loại làm một lượt, và biết khi nào kết quả đã đủ tốt để dừng chỉnh sửa.
Không có thói quen nào trong số này là mẹo lạ hay đòi hỏi phần mềm đặc biệt. Chúng chỉ khác cách làm quen thuộc ở chỗ đặt công sức vào đúng chỗ. Bài này đi qua từng thói quen, kèm ví dụ cụ thể ở văn phòng và cửa hàng, rồi chỉ ra vài hiểu lầm phổ biến về chuyện làm nhanh, làm nhiều.
Thông minh hơn nghĩa là bớt làm lại và bớt làm thừa
Khi nhìn lại một tuần làm việc, phần lớn thời gian “mất” không nằm ở chỗ làm chậm, mà ở hai chỗ khác. Chỗ thứ nhất là làm lại: làm xong rồi mới biết sai hướng, sai mẫu, sai số liệu, phải làm từ đầu. Chỗ thứ hai là làm thừa: chỉnh định dạng ba lần cho một bảng chỉ dùng nội bộ, viết báo cáo mười trang khi người đọc chỉ cần một trang, tự dựng lại một tệp mà phòng bên cạnh đã có sẵn.
Vì vậy, làm việc thông minh không phải là làm mọi thứ nhanh hơn, mà là dùng thời gian vào phần tạo ra giá trị thật cho người nhận. Một người gõ phím nhanh gấp đôi nhưng làm lại một nửa số việc thì không hiệu quả hơn một người gõ bình thường mà làm đúng ngay lần đầu.
Năm thói quen dưới đây đều nhắm vào hai chỗ đó. Ba thói quen đầu giảm làm lại, hai thói quen sau giảm làm thừa. Không cần áp dụng hết cùng lúc; chọn một thói quen hợp với loại việc bạn hay làm nhất và thử trong hai tuần.
Thói quen 1: Làm bản nháp thô thật sớm
Bản nháp thô là phiên bản xấu, thiếu, chưa đẹp của kết quả, làm trong khoảng một phần mười thời gian dự kiến. Một báo cáo nháp thô có thể chỉ là các tiêu đề mục và vài gạch đầu dòng mỗi mục. Một bảng tính nháp thô có thể chỉ là tên các cột và năm dòng số liệu mẫu. Một bài trình chiếu nháp thô là tiêu đề từng trang viết tay trên giấy.
Giá trị của bản nháp thô là nó lộ ra hướng sai trước khi bạn đầu tư nhiều công sức. Gửi người giao việc xem bản nháp thô, họ chỉ cần năm phút để nói “phần này không cần”, “thiếu phần so sánh”, “đảo thứ tự lại”. Nếu chờ tới bản hoàn chỉnh, những góp ý tương tự có thể đồng nghĩa với làm lại cả ngày.
Người mới hay ngại gửi bản thô vì sợ bị đánh giá là làm ẩu. Cách khắc phục là nói rõ đây là bản gì: “Em gửi khung báo cáo để anh xem hướng trước, chưa có số liệu đầy đủ.” Khi người đọc biết họ đang xem một khung sườn, họ sẽ góp ý về hướng chứ không soi lỗi định dạng.
Thói quen 2 và 3: Dùng lại mẫu, hỏi người đã từng làm
Tìm mẫu trước khi bắt đầu. Hầu hết việc văn phòng đều đã có người làm trước đó: báo cáo tháng trước, hợp đồng với khách cũ, kế hoạch sự kiện năm ngoái. Dành năm phút tìm trong thư mục chung hoặc hỏi đồng nghiệp “có mẫu nào cho việc này không” thường tiết kiệm được hàng giờ.
Tự làm mẫu cho việc lặp lại. Việc nào bạn làm từ lần thứ ba trở lên, như email trả lời câu hỏi quen, báo cáo tuần, phiếu kiểm kho, thì lưu lại một bản làm mẫu. Lần sau chỉ cần sửa phần thay đổi. Đặt tên mẫu rõ ràng và lưu ở một chỗ cố định.
Cẩn thận khi dùng lại mẫu. Mẫu tiết kiệm thời gian nhưng cũng là nguồn lỗi kinh điển: quên thay tên khách cũ, ngày cũ, số cũ. Khi dùng lại, kiểm riêng các trường phải thay; đánh dấu chúng trong mẫu bằng một ký hiệu dễ tìm.
Hỏi người từng làm, kèm câu hỏi cụ thể. Mười phút hỏi người đã làm việc tương tự thường đáng giá hơn một buổi tự mò. Hỏi cụ thể: “Lần trước làm báo cáo này, chị thấy phần nào mất thời gian nhất, chỗ nào hay sai?” Câu trả lời cho bạn biết nên dồn sức vào đâu.
Ghi lại để người sau dùng. Khi đã làm xong một việc lần đầu, ghi vài dòng về cách làm và chỗ hay vướng, lưu cùng mẫu. Lần sau chính bạn, hoặc người nhận lại việc, sẽ đỡ phải hỏi.
Thói quen 4: Gom việc cùng loại làm một lượt
Mỗi lần chuyển từ việc này sang việc khác, não mất một khoảng thời gian để nhớ lại bối cảnh. Gom những việc giống nhau làm liền một lượt giảm bớt các lần chuyển đó. Ví dụ ở vài loại công việc:
| Loại việc | Thay vì | Gom lại thành |
|---|---|---|
| Trả lời tin nhắn, email không gấp | Trả lời ngay mỗi khi có tin | Hai đến ba khung giờ cố định trong ngày, tin gấp vẫn trả lời ngay |
| Gọi điện cho khách | Gọi rải rác khi nhớ ra | Một khung giờ gọi liên tục, chuẩn bị danh sách trước |
| Nhập liệu, cập nhật hệ thống | Nhập ngay mỗi đơn nhỏ | Nhập theo đợt vào giờ cố định, trừ đơn cần xử lý ngay |
| In ấn, ký giấy tờ, đi các phòng | Mỗi việc đi một lần | Gom lại đi một vòng |
| Việc vặt ở cửa hàng: kiểm hàng, xếp kệ | Làm khi có khách thì dừng, rồi quên | Làm vào giờ vắng khách cố định, ghi việc dở vào sổ |
Gom việc không có nghĩa là bỏ qua việc gấp. Tin nhắn của khách đang chờ hay sự cố cần xử lý vẫn phải làm ngay. Gom việc áp dụng cho phần việc không gấp, vốn chiếm phần lớn thời gian trong ngày.
Các phương pháp chia khung giờ làm việc theo kiểu bài bản đã có ở các trang chuyên về quản lý thời gian. Ở đây chỉ cần nhớ một nguyên tắc: mỗi lần chuyển việc đều có giá, nên đừng chuyển việc khi không cần.
Thói quen 5: Biết khi nào đủ tốt và dừng chỉnh sửa
Có những việc cần hoàn hảo: hợp đồng, số liệu tài chính, thông tin gửi cơ quan nhà nước. Còn phần lớn việc hằng ngày chỉ cần đủ tốt cho mục đích của nó. Một bảng tổng hợp nội bộ chỉ để trưởng phòng nắm tình hình không cần màu sắc đẹp hay biểu đồ. Một tin nhắn trả lời đồng nghiệp không cần viết lại ba lần.
Người cầu toàn thường dành phần lớn thời gian cho mười phần trăm chất lượng cuối cùng, phần mà người nhận gần như không nhận ra. Trong lúc đó, việc khác bị dồn lại. Cách tự kiểm: trước khi chỉnh thêm, hỏi “người nhận có thấy khác biệt không, và khác biệt đó có giúp họ làm việc của họ tốt hơn không?” Nếu câu trả lời là không, dừng lại và gửi.
Để biết mức đủ tốt của từng loại việc, hỏi thẳng người giao việc ngay lúc nhận: “Bảng này anh dùng nội bộ hay gửi khách ạ, em có cần làm biểu đồ không?” Câu hỏi này trả lời được việc nên dồn công vào đâu, và việc nào làm gọn là đủ.
Ngược lại, cũng có những người dừng quá sớm: gửi đi khi chưa kiểm số liệu, chưa đọc lại. Đủ tốt không có nghĩa là ẩu. Đủ tốt nghĩa là đúng, đủ, rõ, còn đẹp hay không thì tuỳ người đọc là ai.
Những hiểu lầm về làm việc thông minh
Cụm từ “làm việc thông minh” hay bị hiểu thành một lời khuyên mơ hồ hoặc thành lý do để làm ít đi. Vài hiểu lầm hay gặp:
- Thông minh là làm ít giờ. Không hẳn. Có những giai đoạn việc nhiều thật, phải làm nhiều giờ. Làm việc thông minh giúp những giờ đó không bị phí vào làm lại.
- Thông minh là dùng nhiều công cụ. Công cụ giúp khi nó giải quyết đúng một việc lặp lại. Dành cả tuần cài đặt và chuyển đổi công cụ mới mà quy trình không thay đổi thì không thông minh hơn.
- Thông minh là tự làm hết cho nhanh. Với việc người khác làm tốt hơn hoặc thuộc phạm vi của họ, chuyển cho họ hoặc hỏi họ là lựa chọn thông minh hơn tự mày mò.
- Thông minh là bỏ qua quy trình. Quy trình có thể rườm rà, nhưng thường có lý do. Muốn rút gọn, đề xuất với người phụ trách, đừng tự bỏ bước.
- Thông minh là đa nhiệm. Làm nhiều việc cùng lúc thường làm mỗi việc chậm hơn và dễ sai hơn. Làm từng việc tới điểm dừng rồi mới chuyển thường nhanh hơn tính tổng.
Điểm chung của các hiểu lầm: chúng tập trung vào hình thức, như số giờ, số công cụ, số việc làm cùng lúc, thay vì vào kết quả. Thước đo đơn giản nhất của làm việc thông minh là bao nhiêu phần việc của bạn được nhận ngay mà không phải làm lại.
Tình huống giả định: cùng một báo cáo, hai cách làm
Tú và Hoa (hai nhân vật giả định) cùng được giao làm báo cáo tình hình khách hàng quý cho hai khu vực, hạn một tuần. Tú bắt tay ngay, tự dựng bảng từ đầu, làm biểu đồ màu cho từng chỉ số, viết phần nhận xét dài, mất bốn ngày. Ngày thứ năm, trưởng phòng xem và nói chỉ cần ba chỉ số chính, không cần biểu đồ, và phải theo mẫu báo cáo của công ty để ghép chung. Tú làm lại hai ngày.
Hoa dành buổi sáng đầu hỏi chị làm báo cáo quý trước, xin mẫu, và hỏi trưởng phòng ai đọc báo cáo này. Chiều hôm đó, Hoa gửi khung báo cáo theo mẫu với ba chỉ số và các tiêu đề mục. Trưởng phòng gật, thêm một ghi chú. Hoa làm xong trong hai ngày rưỡi, dùng nửa ngày còn lại để kiểm số liệu kỹ hơn.
Tú không làm việc kém hơn Hoa, thậm chí làm nhiều hơn. Khác biệt nằm ở nửa ngày đầu: tìm mẫu, hỏi người từng làm, gửi bản thô. Đó là toàn bộ nội dung của cụm từ làm việc thông minh hơn, ở quy mô một việc cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Gửi bản nháp thô có bị đánh giá là làm ẩu không?
Không, nếu bạn nói rõ đây là khung để xem hướng. Phần lớn người giao việc đánh giá cao vì được góp ý sớm. Chỉ nên tránh gửi bản thô cho người ngoài công ty hoặc khách hàng, trừ khi đã thống nhất trước.
Làm sao biết một việc cần hoàn hảo hay chỉ cần đủ tốt?
Hỏi người giao việc ai sẽ đọc và dùng kết quả để làm gì. Việc gửi ra ngoài, liên quan tiền, pháp lý, hoặc lên cấp cao thường cần kỹ hơn. Việc nội bộ để nắm tình hình thường chỉ cần đúng và rõ.
Không có mẫu nào sẵn thì làm sao?
Hỏi xem có việc tương tự ở phòng khác không, hoặc làm bản nháp thô rồi gửi người giao việc duyệt khung. Sau khi làm xong lần đầu, lưu lại thành mẫu để lần sau dùng.
Gom việc làm một lượt có làm chậm phản hồi với người khác không?
Với việc không gấp thì chậm hơn một chút, thường là vài giờ, và hầu hết người khác chấp nhận được. Với việc gấp, vẫn xử lý ngay. Nếu lo, báo đồng nghiệp khung giờ bạn hay trả lời tin để họ biết lúc nào nên gọi trực tiếp.
Có nên tự đề xuất bỏ bớt bước trong quy trình không?
Có thể đề xuất sau khi đã hiểu vì sao bước đó tồn tại, kèm ví dụ cụ thể về thời gian tiết kiệm được. Đề xuất với người phụ trách quy trình, đừng tự bỏ, vì bước tưởng thừa có khi là để kiểm soát rủi ro bạn chưa thấy.
Người mới có nên áp dụng ngay các thói quen này không?
Nên bắt đầu với thói quen tìm mẫu và hỏi người đã làm, vì người mới chưa biết nhiều tài liệu sẵn có. Thói quen biết lúc dừng nên học dần, sau khi đã hiểu tiêu chuẩn của từng loại việc ở nơi mình làm.