Nói chuyện nghỉ việc với sếp nên diễn ra trực tiếp, riêng tư, vào lúc không có việc gấp; câu đầu tiên là quyết định của bạn, tiếp theo là lý do ngắn, ngày nghỉ dự kiến và đề xuất bàn giao. Mười lăm phút là đủ. Kéo dài vòng vo trước khi vào chuyện chỉ làm cả hai thêm căng.
Phần lớn người đi làm thấy cuộc nói chuyện này khó hơn mọi buổi phỏng vấn, vì sợ làm sếp phật lòng, sợ bị giữ lại, sợ bị nói nặng. Bài này đưa ra cách chuẩn bị, kịch bản câu nói cho từng đoạn, cách đáp các phản ứng hay gặp, và những điều không nên nói. Phần cân nhắc có nên nhận đề nghị giữ lại hay không, có nên đàm phán, là chuyện phát triển sự nghiệp và có bài riêng ở các trang về sự nghiệp.
Chuẩn bị trước cuộc nói chuyện
Chắc chắn với quyết định của mình. Nếu còn lưỡng lự, đừng vào phòng. Một cuộc nói chuyện bắt đầu bằng “em đang tính nghỉ” sẽ thành buổi thuyết phục, và sau đó dù bạn ở lại thì quan hệ cũng đã khác.
Biết ngày nghỉ dự kiến. Tính theo thời hạn báo trước trong hợp đồng và quy định hiện hành, cộng thêm vài ngày nếu bạn muốn bàn giao thong thả. Có một ngày cụ thể giúp cuộc nói chuyện đi thẳng vào việc.
Có sẵn bản phác thảo bàn giao. Không cần chi tiết, chỉ cần danh sách các mảng việc chính và ai có thể nhận. Sếp sẽ lo nhất là ai làm thay, và bạn trả lời được ngay thì không khí nhẹ hẳn.
Chuẩn bị câu lý do một hai câu. Thật, ngắn, không chê ai. Viết ra giấy, đọc to vài lần để khi nói không bị lạc sang kể lể.
Chọn lúc. Đầu tuần hoặc giữa tuần, buổi sáng hoặc đầu giờ chiều, không ngay trước cuộc họp quan trọng, không lúc sếp vừa nhận tin xấu. Nhắn hẹn trước: “Anh ơi, chiều nay anh có mười lăm phút không, em muốn nói chuyện riêng với anh một việc.”
Kịch bản: câu mở đầu và phần chính
Đi thẳng vào quyết định ngay sau lời chào. Người nghe sẽ đoán được từ lúc bạn xin gặp riêng, kéo dài chỉ làm họ sốt ruột. Một kịch bản mẫu, đổi chữ theo cách xưng hô của bạn:
“Cảm ơn anh đã dành thời gian. Em xin báo với anh là em đã quyết định nghỉ việc ở công ty. Em đã cân nhắc khá lâu, và em muốn chuyển sang một hướng công việc gần nhà hơn để tiện chăm bố mẹ. Theo hợp đồng em sẽ làm tới hết ngày (ngày), nếu anh cần em ở thêm ít hôm để bàn giao cho trọn thì mình bàn thêm. Em đã ghi sơ các việc em đang làm, em nghĩ phần báo cáo bạn Hà nhận được, phần làm việc với nhà cung cấp thì cần anh chọn người. Em muốn nói với anh trước tiên, sau đó em mới gửi đơn cho phòng nhân sự.”
Kịch bản này có đủ: quyết định đã chốt, lý do ngắn và thật, ngày nghỉ, đề xuất bàn giao, và thông tin rằng sếp là người đầu tiên được biết. Câu cuối quan trọng hơn bạn tưởng; người quản lý nào cũng không muốn là người biết sau cùng.
Sau khi nói xong, dừng lại và để sếp phản ứng. Đừng nói lấp khoảng im lặng bằng những lời giải thích thêm. Im lặng vài giây là bình thường; người nghe cần thời gian tiêu hoá tin.
Các phản ứng hay gặp và cách đáp
Sếp có thể phản ứng theo nhiều kiểu. Không kiểu nào là lỗi của bạn. Bảng dưới gợi ý cách đáp giữ được sự bình tĩnh và tôn trọng:
| Phản ứng của sếp | Ý nghĩa thường gặp | Cách đáp mẫu |
|---|---|---|
| Ngạc nhiên, hỏi “có chuyện gì à” | Muốn hiểu lý do thật | “Không có chuyện gì không vui đâu anh, em chỉ muốn đổi hướng vì lý do gia đình.” |
| Hỏi “bên nào, lương bao nhiêu” | Tò mò, hoặc định đưa đề nghị | “Em xin phép chưa nói chi tiết bên mới, em mong anh thông cảm.” |
| Đề nghị tăng lương, đổi vị trí để giữ | Muốn giữ bạn | “Em cảm ơn anh đã tin em. Em xin một hai ngày suy nghĩ rồi trả lời anh.” Hoặc nếu đã chắc: “Em cảm ơn anh, nhưng quyết định của em không phải vì lương.” |
| Không vui, trách “sao giờ mới nói” | Lo lắng về công việc | “Em hiểu là bất tiện cho nhóm. Vì vậy em đã chuẩn bị danh sách bàn giao, và em sẽ cố gắng để việc không bị gián đoạn.” |
| Nổi giận, nói nặng | Cảm xúc tức thời | “Em hiểu anh đang bực. Em xin phép để anh nghỉ ngơi, mai mình nói tiếp về bàn giao được không ạ.” |
| Yêu cầu nghỉ ngay hôm nay | Muốn kết thúc nhanh | “Dạ được anh, em xin anh hướng dẫn về thủ tục và bàn giao, em muốn làm cho đúng.” Ghi lại bằng văn bản. |
Nếu bị yêu cầu nghỉ ngay, hãy đề nghị xác nhận bằng thư điện tử hoặc văn bản, vì việc này ảnh hưởng tới cách tính lương những ngày còn lại và thời hạn báo trước. Nếu có điều gì bất thường về quyền lợi, hỏi phòng nhân sự hoặc công đoàn.
Nói chuyện nghỉ việc ở các kiểu chỗ làm khác nhau
Kịch bản trên hợp với văn phòng có quản lý trực tiếp rõ ràng. Ở những chỗ làm khác, cách nói cần chỉnh một chút. Ở cửa hàng, quán ăn, xưởng nhỏ mà chủ cũng là người quản lý, cuộc nói chuyện thường thân tình hơn, chủ có thể hỏi han chuyện riêng nhiều hơn. Nói thật lòng nhưng vẫn giữ ba điểm cốt lõi: quyết định, ngày nghỉ, cách bàn giao. Với chủ cửa hàng nhỏ, việc thiếu một người ảnh hưởng ngay tới ca làm, nên báo sớm hơn mức tối thiểu nếu được, và đề nghị giúp tìm hoặc kèm người thay.
Ở nhà máy, công ty lớn có nhiều tầng quản lý, người cần nghe trước tiên thường là tổ trưởng hoặc trưởng ca, sau đó mới tới trưởng bộ phận và phòng nhân sự. Hỏi tổ trưởng quy trình: “Anh ơi, em muốn xin nghỉ việc, em nên nộp đơn cho ai và báo trước bao lâu ạ?”
Ở công ty gia đình, nơi sếp là người quen hoặc họ hàng, áp lực tình cảm lớn hơn. Cảm ơn thật lòng những gì đã nhận được, và nói rõ quyết định này không phải vì chuyện tình cảm. Việc rời đi đúng cách giúp giữ được quan hệ ngoài công việc, thứ quan trọng hơn nhiều ở những chỗ làm như vậy.
Những điều không nên nói
Cuộc nói chuyện nghỉ việc là cuộc nói chuyện mà sếp sẽ nhớ lâu. Một số câu dễ làm hỏng nó, dù bạn có lý do để nói:
- Kể lể những điều không hài lòng tích tụ bao năm. Nếu muốn góp ý, chọn hai ba điều xây dựng, và chọn dịp khác như buổi trao đổi khi nghỉ việc.
- So sánh với chỗ mới: “bên kia trả gấp rưỡi”, “bên kia sếp dễ hơn”.
- Nói xấu đồng nghiệp hay cấp trên khác.
- Dùng chuyện nghỉ để ép điều kiện khi bạn không thật sự định đi.
- Hứa những điều không làm được, như “em vẫn sẽ hỗ trợ anh bất cứ lúc nào sau khi nghỉ”. Nếu muốn hỗ trợ, nêu rõ phạm vi, như “trong tháng đầu, có gì anh nhắn em trả lời được”.
- Nói dối về lý do theo cách dễ bị phát hiện, ví dụ nói về quê trong khi đi làm cho đối thủ cùng thành phố.
Bạn không cần nói hết sự thật nếu không muốn; bạn chỉ cần không nói sai. “Em xin phép không nói chi tiết” là câu hoàn toàn chấp nhận được.
Khi không gặp trực tiếp được
Nếu sếp làm việc ở thành phố khác, đang đi công tác dài ngày, hoặc nhóm làm từ xa hoàn toàn, hãy hẹn một cuộc gọi video. Gọi video vẫn tốt hơn gọi thoại, vì hai bên thấy nét mặt, ít hiểu lầm hơn. Tránh báo nghỉ qua tin nhắn, trừ khi có lý do đặc biệt.
Kịch bản cuộc gọi giống như nói trực tiếp. Sau cuộc gọi, gửi một thư ngắn ghi nhận: “Em cảm ơn anh đã dành thời gian sáng nay. Như đã trao đổi, em xin gửi đơn thôi việc đính kèm, ngày làm cuối dự kiến là (ngày). Em sẽ gửi anh danh sách bàn giao vào thứ Năm.”
Nếu bạn rời đi vì chính người quản lý trực tiếp có hành vi không đúng mực như xúc phạm, quấy rối, bạn không bắt buộc phải nói chuyện riêng với người đó. Trao đổi với cấp cao hơn hoặc phòng nhân sự, và nếu cần, tìm tư vấn pháp lý; phần quyền lợi khi bị đối xử sai có bài riêng ở các trang chuyên về luật lao động.
Sau cuộc nói chuyện: những ngày tiếp theo
Ngay trong ngày, gửi đơn cho phòng nhân sự theo quy trình. Hỏi sếp muốn thông báo cho nhóm thế nào: sếp tự báo, hay bạn báo, và vào lúc nào. Đừng tự thông báo trên nhóm chat chung trước khi thống nhất; có những lúc sếp cần thời gian sắp xếp người thay trước khi cả nhóm biết.
Giữ thái độ làm việc như trước. Những tuần cuối là phần mọi người nhớ nhất về bạn. Đi làm đúng giờ, họp đầy đủ, trả lời tin nhắn, hoàn thành những gì đã nhận. Người nghỉ việc mà vẫn làm tử tế tới ngày cuối thường được giới thiệu lại, được mời quay về, được nói tốt khi có người hỏi tham chiếu.
Nếu sếp đã đưa đề nghị giữ lại và bạn xin thời gian suy nghĩ, trả lời đúng hạn đã hẹn. Dù quyết định thế nào, cảm ơn sếp vì đã đưa ra đề nghị. Từ chối đề nghị giữ lại một cách lịch sự: “Em đã suy nghĩ kỹ, em rất cảm ơn anh đã muốn giữ em, nhưng em vẫn giữ quyết định. Em sẽ bàn giao thật kỹ để nhóm không bị ảnh hưởng.”
Câu hỏi thường gặp
Nên nói với sếp trước hay nộp đơn cho nhân sự trước?
Nên nói với quản lý trực tiếp trước, rồi mới nộp đơn cho phòng nhân sự. Quản lý nghe tin từ nhân sự hoặc đồng nghiệp trước sẽ thấy bị xem nhẹ, cuộc nói chuyện sau đó khó hơn nhiều.
Có bắt buộc nói lý do thật khi nghỉ việc không?
Không bắt buộc. Bạn được phép nêu lý do chung như lý do gia đình, muốn đổi hướng công việc, hoặc xin phép không nói chi tiết. Điều quan trọng là không nói điều sai sự thật dễ bị phát hiện.
Sếp nói nặng khi mình xin nghỉ thì làm gì?
Giữ bình tĩnh, không đáp trả bằng lời nặng. Đề nghị tạm dừng và nói tiếp về bàn giao vào lúc khác. Nếu lời lẽ vượt quá mức chấp nhận được như xúc phạm, đe doạ, ghi lại và trao đổi với phòng nhân sự.
Sếp đề nghị tăng lương để giữ lại thì nên trả lời ngay không?
Không nên trả lời ngay. Cảm ơn và xin một hai ngày suy nghĩ. Tự hỏi lý do ban đầu bạn muốn nghỉ có phải chỉ vì lương không. Phần cân nhắc đề nghị giữ chân có bài riêng ở các trang về phát triển sự nghiệp.
Báo nghỉ việc qua tin nhắn có được không?
Nên tránh, trừ khi không còn cách nào khác. Gọi video hoặc gặp trực tiếp giúp hai bên hiểu nhau hơn. Nếu buộc phải nhắn, viết đầy đủ như một lá thư ngắn và đề nghị một cuộc gọi sớm nhất có thể.
Có nên nói với sếp mình sẽ làm cho công ty nào?
Không bắt buộc. Nếu công ty mới là đối thủ hoặc hợp đồng có điều khoản không cạnh tranh, cần đọc kỹ hợp đồng và có thể hỏi luật sư trước. Câu “em xin phép chưa nói chi tiết” là cách từ chối lịch sự.