Kiểm lại công việc trước khi nộp là đọc lại kết quả theo một danh sách cố định, theo thứ tự từ lớn đến nhỏ: đúng yêu cầu chưa, đủ chưa, số liệu khớp chưa, rồi mới tới định dạng, chính tả, người nhận và tệp đính kèm. Năm đến mười lăm phút kiểm lại bắt được phần lớn lỗi khiến việc bị trả về.
Người bị nhắc “cẩn thận hơn” thường không thiếu ý thức, mà thiếu một cách kiểm cụ thể. Đọc lại theo cảm giác thì mắt trượt qua đúng những chỗ mình vừa viết. Bài này đưa ra thứ tự kiểm, danh sách tự kiểm cho bốn loại việc văn phòng hay gặp, mẹo đọc bằng con mắt người nhận, và cách biến danh sách thành thói quen không tốn thêm nhiều thời gian.
Vì sao tự đọc lại vẫn bỏ sót lỗi
Khi đọc lại thứ mình vừa làm, não đọc theo những gì nó biết là phải có, không theo những gì thật sự có trên trang. Bạn biết mình định viết “thứ Năm” nên mắt trượt qua chữ “thứ Ba” mà không thấy. Bạn biết tổng phải là 120 nên nhìn số 102 vẫn thấy hợp lý. Đây là hiện tượng ai cũng gặp, không phải do kém cẩn thận.
Vì vậy, cách kiểm hiệu quả không dựa vào việc “đọc kỹ hơn”, mà dựa vào việc đổi cách nhìn: kiểm theo danh sách thay vì đọc từ đầu tới cuối, kiểm từng loại lỗi một lần thay vì tìm mọi lỗi cùng lúc, và tạo khoảng cách giữa lúc làm xong với lúc kiểm để mắt nhìn lại như người lạ.
Một lý do nữa khiến lỗi lọt qua là kiểm sai thứ tự. Nhiều người dành mười phút sửa định dạng, căn lề, chính tả, rồi mới phát hiện cả phần số liệu tính sai, phải làm lại và sửa định dạng lần nữa. Kiểm từ lớn đến nhỏ tránh được công sức đổ vào những chỗ sắp bị thay.
Cuối cùng là áp lực thời gian. Phần lớn lỗi lọt ra ngoài vào những phút cuối trước hạn, khi người làm chỉ muốn bấm gửi cho xong. Cách đối phó đơn giản là đặt hạn riêng của mình sớm hơn hạn thật chừng mười lăm phút đến nửa ngày tuỳ việc, và dành khoảng đó riêng cho việc kiểm. Kiểm lại khi đã có sẵn thời gian thì kỹ hơn nhiều so với kiểm trong lúc đồng hồ đang chạy.
Kiểm theo thứ tự: từ lớn đến nhỏ
Thứ tự dưới đây dùng được cho hầu hết sản phẩm công việc. Mỗi bước kiểm một loại lỗi, không trộn lẫn:
- Đúng yêu cầu: mở lại tin nhắn nhận việc, so kết quả với từng ý. Có đúng thứ người giao cần không, có trả lời đúng câu hỏi không?
- Đủ phần: có thiếu mục nào, cột nào, phụ lục nào đã hứa không?
- Số liệu: tổng có khớp với số gốc không, đơn vị có thống nhất không, ngày tháng có đúng kỳ không?
- Logic và nhất quán: tên người, tên khách, tên sản phẩm có viết giống nhau từ đầu tới cuối không; con số nhắc ở phần chữ có khớp với bảng không?
- Trình bày: định dạng theo mẫu, căn lề, phông chữ, tiêu đề.
- Chính tả và câu chữ.
- Gửi đi: đúng người nhận, đúng tệp đính kèm và đúng phiên bản, đúng tên tệp, đúng nơi lưu.
Bước cuối đáng để làm chậm lại nhất. Gửi nhầm người, đính kèm nhầm phiên bản cũ, hoặc quên đính kèm là những lỗi gây phiền nhất mà lại mất ít giây nhất để tránh. Mở tệp đính kèm ra xem một lần trước khi bấm gửi.
Không phải việc nào cũng cần đủ bảy bước. Một tin nhắn nội bộ ngắn chỉ cần bước một và bước bảy. Một báo cáo số liệu cần bước ba kỹ hơn mọi bước khác. Một văn bản gửi khách cần bước bốn và bước sáu. Biết loại việc của mình hay sai ở bước nào, bạn dồn thời gian vào đúng bước đó.
Danh sách tự kiểm cho bốn loại việc hay gặp
Mỗi loại việc có những lỗi riêng hay lặp lại. Bảng dưới gom những điểm cần kiểm nhất cho từng loại; bạn nên bổ sung bằng lỗi riêng mình từng mắc:
| Loại việc | Những điểm cần kiểm |
|---|---|
| Email, tin nhắn gửi khách hoặc cấp trên | Tên người nhận và cách xưng hô; tiêu đề thư rõ nội dung; tệp đính kèm có mặt và đúng bản; ngày giờ hẹn có cả thứ và ngày; không gửi nhầm vào nhóm; giọng điệu đọc lại không cộc |
| Bảng tính, báo cáo số liệu | Tổng cộng khớp số gốc; công thức kéo đủ tới dòng cuối; không có ô báo lỗi; đơn vị (nghìn, triệu) ghi rõ; bộ lọc đã tắt trước khi gửi; tên trang tính và tên tệp có kỳ báo cáo |
| Văn bản, tờ trình, hợp đồng theo mẫu | Tên, số hiệu, ngày tháng đã thay hết khỏi mẫu cũ; số tiền bằng số và bằng chữ khớp nhau; danh sách đánh số liên tục; không còn chú thích nháp hay chỗ đánh dấu vàng |
| Đơn hàng, phiếu xuất nhập | Mã hàng, số lượng, đơn giá khớp với yêu cầu; địa chỉ và số liên hệ đầy đủ; ngày giao đúng; ghi chú đặc biệt của khách đã chép sang |
Điểm “thay hết khỏi mẫu cũ” ở dòng văn bản là nguồn lỗi rất phổ biến: dùng hợp đồng của khách trước làm mẫu, sửa tên ở trang đầu nhưng quên ở trang cuối. Cách kiểm nhanh là dùng chức năng tìm kiếm tên khách cũ trong cả văn bản.
Với bảng tính, “bộ lọc đã tắt” nghe vặt nhưng hay gây hiểu lầm: người nhận mở ra chỉ thấy một phần dữ liệu và tưởng bảng thiếu.
Mẹo đọc bằng con mắt người nhận
Tạo khoảng cách thời gian. Nếu còn thời gian, làm xong rồi để đó ít nhất vài chục phút, làm việc khác, rồi quay lại kiểm. Mắt sẽ nhìn như người lạ hơn. Với việc quan trọng, để qua đêm là tốt nhất.
Đổi hình thức hiển thị. Đọc trên điện thoại thay vì màn hình máy tính, phóng to cỡ chữ, hoặc in ra giấy. Đổi hình thức làm não không đọc theo trí nhớ được.
Đọc thành tiếng phần quan trọng. Đọc nhỏ thành tiếng đoạn mở đầu email hay đoạn kết luận báo cáo. Câu lủng củng, câu thiếu chữ lộ ra ngay khi đọc thành tiếng.
Tự hỏi câu của người nhận. Đặt mình vào chỗ người nhận và hỏi: đọc xong mình có biết phải làm gì tiếp không? Có chỗ nào mình phải hỏi lại không? Nếu có, sửa trước khi gửi.
Kiểm số bằng một cách tính khác. Với tổng quan trọng, tính lại bằng một cách khác: cộng tay vài dòng, so với báo cáo kỳ trước xem có chênh bất thường không. Một con số tăng gấp mười lần so với tháng trước thường là lỗi nhập chứ không phải tin vui.
Tình huống giả định: một báo giá và năm phút
Linh (nhân vật giả định) làm nhân viên kinh doanh, chiều thứ Sáu cần gửi báo giá cho một khách mới trước 5 giờ. Linh dùng báo giá của khách tuần trước làm mẫu, sửa tên công ty, danh sách hàng, số lượng. Bốn giờ năm mươi, Linh định bấm gửi luôn vì sợ trễ.
Linh dừng lại năm phút để đi qua danh sách tự kiểm của mình. Bước một: đúng yêu cầu, khách hỏi 3 mã hàng, báo giá có đủ 3. Bước ba: số liệu, tổng tiền khớp với tổng các dòng. Bước bốn: nhất quán, Linh tìm tên khách cũ trong tệp và thấy nó còn nằm ở phần điều khoản thanh toán trang cuối. Bước bảy: tệp đính kèm, Linh mở ra thì thấy đó là bản lưu lúc ba giờ, chưa có giá cập nhật của mã hàng thứ hai.
Hai lỗi đó, nếu lọt ra ngoài, một lỗi làm khách thấy công ty dùng báo giá của người khác, một lỗi làm báo sai giá phải gửi lại và giải thích. Linh sửa cả hai và gửi lúc năm giờ kém một phút. Năm phút kiểm lại không làm Linh trễ, nhưng tránh được một cuộc gọi xin lỗi vào sáng thứ Hai.
Sau lần đó, Linh thêm một dòng vào danh sách: “Lưu tệp, đóng tệp, rồi mới đính kèm bản vừa lưu.” Đó là ví dụ về một danh sách tự kiểm lớn lên theo đúng những lỗi mình từng suýt mắc.
Biến danh sách tự kiểm thành thói quen
Danh sách tự kiểm chỉ có ích khi được dùng mỗi lần, mà không ai muốn mở một tài liệu dài trước mỗi email. Cách làm thực tế là giữ danh sách thật ngắn, đặt ở chỗ nhìn thấy đúng lúc cần. Với email, có thể là năm dòng dán cạnh màn hình. Với báo cáo định kỳ, có thể là vài dòng ghi ngay đầu tệp mẫu, xoá đi trước khi gửi.
Bắt đầu từ danh sách chung trong bài, rồi mỗi lần bị trả việc vì một lỗi, thêm lỗi đó vào danh sách của mình. Sau vài tháng, danh sách sẽ phản ánh đúng những lỗi bạn hay mắc, và đó mới là danh sách có giá trị nhất. Những dòng đã lâu không còn bắt được lỗi nào có thể gạch bớt để danh sách gọn lại.
Thời gian kiểm nên tỷ lệ với hệ quả của lỗi. Một tin nhắn nội bộ cần mười giây nhìn lại người nhận. Một báo giá gửi khách cần năm phút đi đủ danh sách. Một hợp đồng hay báo cáo lên ban giám đốc cần cả lượt kiểm sau khi để qua một khoảng thời gian, và nếu được, nhờ thêm một người khác đọc.
Nhờ người khác kiểm không phải là đẩy trách nhiệm. Với việc quan trọng, một cặp mắt thứ hai bắt được những lỗi mà người làm không thể thấy. Khi nhờ, nói rõ cần họ kiểm gì: “Anh xem giúp em phần số tiền và điều khoản thanh toán, phần còn lại em đã kiểm.” Nhờ kiểm cụ thể thì người kia làm nhanh và kỹ hơn.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm lại mất nhiều thời gian quá thì có nên bỏ qua với việc gấp không?
Với việc gấp, rút gọn chứ đừng bỏ: kiểm ba điểm quan trọng nhất là đúng người nhận, đúng tệp đính kèm và số liệu chính. Ba điểm này mất chưa tới một phút nhưng tránh được những lỗi gây hậu quả lớn nhất.
Đã kiểm kỹ mà vẫn bị trả lại vì lỗi thì sao?
Xem lỗi đó thuộc loại nào và vì sao danh sách tự kiểm không bắt được. Thêm một dòng kiểm cụ thể cho loại lỗi đó. Nếu lỗi là do hiểu sai yêu cầu chứ không phải sơ suất, vấn đề nằm ở khâu nhận việc, cần hỏi rõ hơn lúc đầu.
Có nên nhờ đồng nghiệp kiểm hộ thường xuyên không?
Với việc quan trọng thì nên, nhưng không nên nhờ kiểm mọi thứ, vì đồng nghiệp cũng có việc của họ. Tự kiểm theo danh sách trước, chỉ nhờ kiểm phần có hệ quả lớn, và nói rõ cần họ xem phần nào.
Dùng công cụ kiểm chính tả tự động có đủ không?
Công cụ tự động giúp bắt lỗi gõ phím, nhưng không biết bạn gõ sai tên khách, sai ngày, sai con số hay sai người nhận. Nó chỉ thay được một bước trong danh sách, không thay được cả danh sách.
Nên kiểm trên màn hình hay in ra giấy?
In ra giấy giúp bắt lỗi tốt hơn với văn bản dài và quan trọng, nhưng tốn giấy và thời gian. Với việc thường ngày, đọc lại trên một màn hình khác hoặc phóng to cỡ chữ là đủ để mắt không đọc theo trí nhớ.
Danh sách tự kiểm nên dài bao nhiêu?
Càng ngắn càng dễ dùng mỗi lần. Năm đến tám dòng cho mỗi loại việc là vừa. Nếu danh sách dài quá mười dòng, có thể bạn đang gộp nhiều loại việc vào một danh sách, nên tách ra theo loại.