Phỏng vấn ở doanh nghiệp Nhật tại Việt Nam thường nhiều vòng hơn, chậm hơn và đặt nặng tác phong: đúng giờ, chào hỏi đúng mực, trả lời ngắn gọn, nhất quán, và thể hiện ý muốn làm việc lâu dài. Người phỏng vấn ít khi hỏi mẹo, nhưng để ý kỹ cách bạn báo cáo, cách bạn nói về sai sót và về đồng nghiệp cũ.
Bài này nói về việc ứng tuyển vào các văn phòng, nhà máy của doanh nghiệp Nhật đặt tại Việt Nam, không bàn chuyện đi làm việc ở Nhật. Mỗi công ty một khác, có nơi đã quen với cách tuyển kiểu Việt Nam, có nơi giữ nguyên quy trình từ công ty mẹ. Những điều dưới đây là đặc điểm hay gặp, đủ để bạn chuẩn bị không bỡ ngỡ; các nhân vật trong mẫu là giả định.
Các vòng thường gặp
Quy trình ở doanh nghiệp Nhật thường có thêm vòng và có sự tham gia của người Nhật ở vòng sau. Thứ tự hay gặp:
| Vòng | Ai phỏng vấn | Điều thường được để ý |
|---|---|---|
| Lọc hồ sơ | Nhân sự người Việt | Hồ sơ đầy đủ, rõ ràng, thời gian làm mỗi nơi; nhiều nơi để ý hồ sơ đổi việc liên tục |
| Bài kiểm tra | Nhân sự hoặc bộ phận | Năng lực chung, chuyên môn, đôi khi tiếng Nhật hoặc tiếng Anh, có nơi có bài kiểm tra tính cách |
| Phỏng vấn với bộ phận | Trưởng bộ phận người Việt, có khi có phiên dịch | Chuyên môn, cách làm việc, sự cẩn thận |
| Phỏng vấn với quản lý người Nhật | Giám đốc hoặc trưởng phòng người Nhật | Thái độ, sự gắn bó, cách báo cáo, tính nhất quán |
| Kiểm tra sức khoẻ, xác minh | Nhân sự | Giấy tờ, tham chiếu, sức khoẻ theo yêu cầu vị trí |
Giữa các vòng có thể cách nhau một đến hai tuần, vì quyết định cần qua nhiều người đồng ý. Thời gian chờ dài không có nghĩa là bạn đã trượt; nên hỏi người liên hệ về mốc dự kiến và kiên nhẫn chờ, chỉ hỏi lại khi quá mốc.
Ở vòng có quản lý người Nhật, có thể có phiên dịch nếu vị trí không yêu cầu tiếng Nhật. Khi đó, nhìn vào người hỏi chứ không chỉ nhìn phiên dịch, và nói từng ý ngắn để phiên dịch dễ chuyển lời.
Tác phong trong phòng phỏng vấn
Những chi tiết nhỏ dưới đây được chú ý nhiều hơn ở doanh nghiệp Nhật so với nhiều nơi khác:
- Đúng giờ theo nghĩa đến sớm. Có mặt trước giờ hẹn mười đến mười lăm phút, nhưng không vào quá sớm làm phiền lễ tân. Nếu có sự cố, báo trước bằng điện thoại hoặc tin nhắn ngay khi biết sẽ trễ, nêu giờ đến dự kiến.
- Gõ cửa, chào, chờ mời ngồi. Gõ cửa, chào khi bước vào, đứng cạnh ghế và chỉ ngồi khi được mời. Cúi chào nhẹ khi chào và khi ra về là đủ, không cần cúi sâu một cách gượng gạo.
- Ngồi ngay ngắn, đặt túi xuống sàn. Không đặt túi lên bàn, không ngả lưng, tay đặt trên đùi hoặc trên bàn. Điện thoại tắt hẳn hoặc để im lặng trong túi.
- Trả lời kết luận trước. Nói câu trả lời chính trước rồi mới giải thích. "Dạ có, em đã làm việc đó hai năm. Cụ thể là…" thay vì kể vòng vo rồi mới đến ý chính.
- Trang phục gọn và kín đáo. Áo sơ mi sáng màu, quần hoặc váy tối màu, giày sạch. Văn phòng và nhà máy đều ưu tiên sự chỉn chu hơn là thời trang.
- Ra về chào lại. Đứng dậy, cảm ơn, chào ở cửa trước khi ra. Nếu được tiễn ra thang máy, chào lại một lần nữa khi cửa thang đóng.
Đừng lo đến mức cứng đờ. Người phỏng vấn biết bạn là người Việt và không chờ bạn làm như người Nhật. Điều họ xem là bạn có chú ý và tôn trọng không, chứ không phải bạn có cúi đúng góc hay không.
Những câu hỏi hay gặp và điều người hỏi muốn nghe
Câu "vì sao bạn muốn làm cho doanh nghiệp Nhật" gần như luôn có. Tránh trả lời chung chung kiểu "vì doanh nghiệp Nhật chuyên nghiệp". Nói điều cụ thể bạn biết về công ty và về cách làm việc bạn hợp: "Dạ em từng làm thời vụ ở một nhà máy có quy trình kiểm tra chất lượng nhiều bước, em thấy mình hợp với cách làm cẩn thận, có quy trình rõ ràng. Bên mình sản xuất linh kiện cho ngành ô tô, yêu cầu chất lượng cao, nên em muốn học ở đây."
Câu về việc làm lâu dài cũng phổ biến, vì nhiều doanh nghiệp Nhật coi trọng việc đào tạo người làm lâu. "Bạn định làm ở đây bao lâu?" — nói thật kế hoạch của bạn, nếu định làm lâu thì nói lý do cụ thể. Hồ sơ đổi việc nhiều lần sẽ được hỏi kỹ; giải thích ngắn gọn và thật.
Câu về sai sót: "Kể một lần bạn mắc lỗi trong công việc." Người hỏi để ý nhất là bạn báo cáo sai sót lúc nào và với ai. Câu trả lời có chi tiết "em báo ngay với trưởng nhóm khi phát hiện" thường được đánh giá cao hơn câu chuyện tự sửa lỗi một mình rồi mới báo.
Câu về điểm yếu, về đồng nghiệp cũ, về vì sao nghỉ việc cũng có, và nên trả lời như ở mọi nơi khác: thật, ngắn, không nói xấu ai.
Báo cáo, liên lạc, thảo luận: nói được cách mình làm
Nhiều doanh nghiệp Nhật đề cao một thói quen làm việc thường được dịch là "báo cáo, liên lạc, thảo luận": báo cáo tiến độ và kết quả cho cấp trên, liên lạc kịp thời khi có thay đổi, và thảo luận trước khi tự quyết. Trong phỏng vấn, bạn không cần dùng đúng thuật ngữ, nhưng nếu kể được cách mình làm đúng tinh thần đó thì rất có lợi.
Mẫu cho nhân viên văn phòng: "Dạ ở công ty cũ, cuối mỗi ngày em gửi chị trưởng phòng một tin nhắn ngắn về ba việc: đã xong gì, đang làm gì, có vướng gì không. Khi khách đổi ngày giao hàng, em báo ngay cho kho và cho chị, không đợi đến cuối ngày."
Mẫu cho kỹ sư nhà máy: "Dạ khi thấy thông số máy lệch so với tiêu chuẩn, em ghi lại, báo trưởng ca trước khi chỉnh, rồi báo lại kết quả sau khi chỉnh. Em không tự chỉnh khi chưa báo, kể cả khi em nghĩ mình biết cách."
Hai mẫu này cho thấy bạn chủ động báo, báo sớm, và không tự quyết những việc vượt quyền. Đó là những gì người quản lý ở doanh nghiệp Nhật thường muốn thấy ở nhân viên mới.
Tiếng Nhật và vị trí phiên dịch, kỹ sư
Với vị trí không yêu cầu tiếng Nhật, đừng cố nói vài câu tiếng Nhật học vội để gây ấn tượng; nói sai còn tệ hơn không nói. Nếu bạn đang học, cứ nói thật trình độ và kế hoạch học: "Em đang học tiếng Nhật buổi tối, mới ở trình độ sơ cấp."
Với vị trí phiên dịch hay kỹ sư cần tiếng Nhật, thường sẽ có phần phỏng vấn bằng tiếng Nhật, đôi khi có bài dịch tại chỗ. Người phỏng vấn để ý cả cách dùng kính ngữ và cách xử lý khi không biết một từ. Xin lỗi bằng tiếng Nhật vì chưa biết từ đó rồi diễn đạt theo cách khác thường được đánh giá tốt hơn là đoán bừa. Phần luyện phỏng vấn bằng ngoại ngữ có bài riêng ở các trang chuyên dạy ngoại ngữ cho người đi làm.
Chứng chỉ năng lực tiếng Nhật là một tiêu chí, nhưng nhiều nơi xem khả năng nói thực tế quan trọng hơn. Nếu có chứng chỉ, mang theo bản sao; nếu chưa có, nói rõ đang học đến đâu và sẽ thi khi nào.
Nhà máy và văn phòng: phỏng vấn khác nhau ở đâu
Ở nhà máy của doanh nghiệp Nhật, phỏng vấn công nhân và kỹ thuật viên thường ngắn hơn nhưng có thêm phần kiểm tra thực tế: thử thao tác lắp ráp đơn giản, kiểm tra thị lực, phân biệt màu, đôi khi đứng thao tác trong một khoảng thời gian. Người tuyển muốn biết bạn có làm được ca, có tuân thủ quy định an toàn và giữ gìn khu vực làm việc gọn gàng không.
Nhiều nhà máy áp dụng quy tắc giữ nơi làm việc ngăn nắp thường gọi là 5S: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Nếu từng làm ở nơi có quy tắc tương tự, hãy kể một việc cụ thể: "Ở xưởng cũ, cuối ca em lau máy và trả dụng cụ về đúng vị trí theo bảng, tổ em được kiểm tra hằng tuần." Nếu chưa từng, nói bạn sẵn sàng học và kể một thói quen ngăn nắp của mình.
Ở văn phòng, phần kiểm tra thực tế thay bằng bài kiểm tra chuyên môn hoặc tin học văn phòng, và câu hỏi đi sâu hơn vào cách bạn phối hợp, báo cáo. Ở cả hai nơi, câu hỏi về việc đi làm đều, nghỉ phép có báo trước, và thái độ khi bị nhắc nhở đều xuất hiện, vì đó là những điều quản lý người Nhật thường coi trọng.
Sau phỏng vấn và lúc nhận kết quả
Gửi một email cảm ơn ngắn trong ngày hoặc sáng hôm sau, gửi cho người liên hệ ở bộ phận nhân sự. Nội dung đơn giản: cảm ơn thời gian, nhắc vị trí, một câu về điều bạn thấy thú vị trong buổi phỏng vấn. Không cần gửi riêng cho từng người phỏng vấn nếu bạn không có địa chỉ của họ.
Thời gian chờ có thể dài. Hỏi mốc dự kiến khi kết thúc buổi phỏng vấn, và chỉ hỏi lại khi quá mốc vài ngày. Hỏi lại bằng email lịch sự, ngắn, không hối thúc.
Khi nhận thư mời, đọc kỹ thời gian thử việc, ca làm, chế độ làm thêm giờ, các khoản phụ cấp. Doanh nghiệp Nhật thường có quy định nội bộ chi tiết; nếu có điều chưa rõ, hỏi lại trước khi ký là việc nên làm, không bị coi là phiền.
Nếu nhận thư từ chối, trả lời một email ngắn cảm ơn và xin góp ý nếu công ty sẵn lòng. Nhiều doanh nghiệp Nhật giữ hồ sơ ứng viên tốt cho lần tuyển sau, và một lời cảm ơn đúng mực khiến bạn dễ được nhớ đến khi có vị trí mới.
Câu hỏi thường gặp
Không biết tiếng Nhật có ứng tuyển được vào doanh nghiệp Nhật không?
Được, với nhiều vị trí như kế toán, hành chính, công nhân, kỹ thuật viên không cần tiếng Nhật. Mô tả công việc sẽ ghi rõ yêu cầu ngôn ngữ. Biết tiếng Anh cơ bản đôi khi có ích khi làm việc với quản lý người Nhật.
Có cần mang theo bản cứng hồ sơ khi đi phỏng vấn không?
Nên mang hai ba bản hồ sơ in sạch, cùng bản sao bằng cấp, chứng chỉ, đặt trong bìa hồ sơ phẳng. Nhiều doanh nghiệp Nhật vẫn quen làm việc với giấy tờ, và việc chuẩn bị sẵn cho thấy sự chu đáo.
Có nên hỏi về lương ở buổi phỏng vấn với quản lý người Nhật không?
Thường nên để phần lương trao đổi với bộ phận nhân sự, ở vòng đầu hoặc khi nhận thư mời. Với quản lý người Nhật, tập trung vào công việc, cách làm, kế hoạch học hỏi. Nếu họ hỏi trước, trả lời theo khoảng như ở mọi nơi khác.
Đến muộn vài phút vì kẹt xe có bị loại không?
Không chắc bị loại, nhưng ấn tượng đầu sẽ kém. Điều quan trọng là báo trước ngay khi biết sẽ trễ, nêu giờ đến dự kiến, và xin lỗi ngắn gọn khi đến. Tốt nhất là tính dư thời gian đi lại, nhất là giờ cao điểm.
Doanh nghiệp Hàn Quốc tại Việt Nam có phỏng vấn giống doanh nghiệp Nhật không?
Có điểm giống như coi trọng đúng giờ, tác phong và sự gắn bó, nhưng nhịp làm việc và cách giao tiếp có thể khác. Mỗi công ty một văn hoá riêng, nên tìm hiểu từ người đang làm ở đó là cách tốt nhất để chuẩn bị.