Phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại là cuộc gọi khoảng 10 đến 20 phút, thường do nhân viên tuyển dụng thực hiện, để kiểm thông tin trong hồ sơ, hỏi vì sao bạn ứng tuyển, khi nào đi làm được, mức lương mong muốn và nghe cách bạn nói chuyện. Qua được cuộc gọi này, bạn mới được hẹn phỏng vấn trực tiếp. Chuẩn bị tốt nhất là luôn có sẵn bảng ghi các nơi đã nộp, một bản giới thiệu ngắn 30 giây, và biết cách xin gọi lại nếu cuộc gọi đến lúc không tiện.
Cuộc gọi sơ bộ khó ở chỗ thường đến bất ngờ, từ số lạ, khi bạn đang trên xe hay giữa ca làm. Người gọi không thấy mặt bạn, nên giọng nói, sự rõ ràng và việc bạn có nhớ mình đã nộp đơn vào đâu là tất cả những gì họ có để đánh giá. Bài này nói từ phía ứng viên: việc cần sẵn sàng, câu hay bị hỏi, cách nói qua điện thoại, và những lỗi làm trượt ngay ở vòng đầu.
Người gọi đang kiểm những gì
Cuộc gọi sơ bộ là một phép lọc nhanh. Người tuyển thường phải gọi hàng chục ứng viên cho một vị trí, nên họ cần loại sớm những người không khớp các điều kiện cơ bản: không làm được ca, ở quá xa, mức lương mong muốn quá xa ngân sách, chưa đủ bằng cấp bắt buộc, hoặc thật ra không hiểu mình đã nộp đơn vào vị trí gì.
Ngoài các điều kiện cơ bản, người gọi nghe cách bạn nói chuyện. Với vị trí cần giao tiếp như bán hàng, chăm sóc khách hàng, lễ tân, cuộc gọi chính là một bài kiểm tra kỹ năng: bạn có chào hỏi đàng hoàng không, nói rõ không, có trả lời đúng câu hỏi không. Với các vị trí khác, người gọi chủ yếu muốn thấy bạn nghiêm túc và dễ trao đổi.
Hiểu điều này để không đặt kỳ vọng sai. Cuộc gọi sơ bộ không phải lúc để bạn trình bày hết năng lực; nó là lúc để bạn chứng minh mình đủ điều kiện và đáng được hẹn gặp. Câu trả lời ngắn, rõ, đúng ý thường tốt hơn câu trả lời dài. Nếu người gọi muốn biết thêm, họ sẽ hỏi.
Những gì nên có sẵn trước khi điện thoại reo
Từ lúc bắt đầu nộp đơn, bạn đã nên chuẩn bị cho cuộc gọi, vì không biết nó đến lúc nào:
- Bảng theo dõi đơn đã nộp: tên công ty, vị trí, ngày nộp, nơi xem tin, yêu cầu chính, mức lương ghi trong tin nếu có. Để trên điện thoại, mở được trong mười giây.
- Bản giới thiệu 30 giây: bạn đang làm gì hoặc vừa học xong gì, một việc liên quan nhất đến vị trí, vì sao nộp đơn.
- Khoảng lương mong muốn cho từng loại vị trí đã nộp, đã tìm hiểu mặt bằng trước.
- Ngày có thể bắt đầu đi làm, đã tính thời gian báo trước nếu đang có việc.
- Lịch rảnh trong hai tuần tới, để hẹn phỏng vấn trực tiếp ngay trong cuộc gọi.
- Lời chào khi nghe máy số lạ: "Dạ alô, em là Hùng nghe ạ." Ngắn, có tên, đỡ hơn nhiều so với "alô ai đấy".
Nếu bạn đang nộp nhiều nơi cùng lúc, bảng theo dõi là thứ cứu bạn khỏi câu trả lời "dạ em nộp nhiều chỗ quá, không nhớ là vị trí nào ạ" — câu khiến người gọi gần như chắc chắn gạch tên.
Khi cuộc gọi đến lúc không tiện
Đừng cố trả lời trong tiếng ồn, khi đang lái xe, hay giữa ca làm. Xin gọi lại là hoàn toàn bình thường, miễn bạn nói rõ khi nào và thật sự gọi lại đúng giờ. Mẫu: "Dạ em cảm ơn chị đã gọi. Em đang trên đường, hơi ồn, chị cho em gọi lại lúc hai giờ chiều nay được không ạ? Em gọi lại số này nhé chị."
Nếu đang ở chỗ làm hiện tại, xin vài phút để ra ngoài: "Dạ chị chờ em một phút để em ra chỗ yên tĩnh ạ." Đừng nói chuyện tìm việc mới ngay trước mặt đồng nghiệp. Nếu không thể ra ngoài, hẹn lại sau giờ làm.
Khi gọi lại, bắt đầu bằng việc nhắc tên mình và lý do: "Dạ em là Hùng, sáng nay chị gọi cho em về vị trí nhân viên kho, em gọi lại như đã hẹn ạ." Người tuyển gọi nhiều người trong ngày, câu nhắc này giúp họ tìm lại hồ sơ của bạn nhanh.
Nếu lỡ cuộc gọi từ số lạ trong thời gian đang tìm việc, nên gọi lại sớm trong ngày. Nhiều người tuyển chỉ gọi một hai lần rồi chuyển sang ứng viên khác. Cẩn thận với những cuộc gọi tự xưng tuyển dụng mà đòi chuyển tiền, đòi mã xác thực hay thông tin tài khoản; nhà tuyển dụng thật không yêu cầu những thứ đó.
Câu hay bị hỏi và cách trả lời gọn
Các câu hỏi trong cuộc gọi sơ bộ thường lặp lại. Mỗi câu chỉ cần trả lời trong khoảng 20 đến 40 giây:
| Câu hỏi | Người gọi muốn biết | Mẫu trả lời gọn |
|---|---|---|
| Bạn nộp đơn vị trí nào? | Bạn có nhớ và nghiêm túc không | "Dạ vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng ca sáng, em nộp tuần trước ạ." |
| Giới thiệu ngắn về bạn | Bạn có khớp sơ bộ không | Bản 30 giây: hiện tại, một việc liên quan, vì sao nộp |
| Vì sao bạn quan tâm vị trí này? | Động cơ | Một lý do về công việc, một lý do thực tế |
| Khi nào bạn có thể đi làm? | Mức độ sẵn sàng | Ngày cụ thể, tính cả báo trước nếu đang có việc |
| Mức lương mong muốn? | Có nằm trong ngân sách không | Một khoảng có căn cứ, nói rõ gộp hay thực nhận |
| Bạn ở đâu, đi làm có xa không? | Đi lại, làm ca | Khu vực ở, thời gian đi lại ước tính |
| Bạn có câu hỏi gì không? | Bạn có quan tâm thật không | Hỏi quy trình các vòng, thời gian dự kiến |
Câu hỏi cuối là cơ hội để bạn biết mình đang ở đâu trong quy trình. Hỏi "dạ quy trình tuyển gồm mấy vòng, sau cuộc gọi này em chờ tin trong bao lâu ạ" giúp bạn chủ động sắp xếp các nơi khác.
Nói qua điện thoại: những điều khác với gặp mặt
Khi không thấy mặt nhau, người nghe chỉ có giọng nói của bạn. Vài thói quen nhỏ tạo khác biệt lớn. Đứng hoặc ngồi thẳng khi nói; giọng tự nhiên rõ hơn so với khi nằm hay ngả người. Mỉm cười khi chào — nghe có vẻ lạ, nhưng nụ cười làm giọng ấm hơn và người nghe cảm nhận được.
Nói chậm hơn bình thường một chút và dừng sau mỗi ý. Qua điện thoại, hai người dễ nói đè lên nhau; dừng một nhịp sau khi trả lời giúp người gọi biết bạn đã nói xong. Tránh tiếng đệm như "ờ", "kiểu", "thì là" — qua điện thoại chúng nghe rõ hơn khi gặp mặt.
Ghi chép trong lúc nghe: tên người gọi, tên công ty, vị trí, thời gian và địa điểm hẹn, giấy tờ cần mang. Cuối cuộc gọi, nhắc lại lịch hẹn để xác nhận: "Dạ em xin nhắc lại, em đến phỏng vấn lúc chín giờ sáng thứ Năm tuần này, tầng ba toà nhà ở địa chỉ chị vừa đọc, mang theo bản sao bằng cấp, đúng không ạ?" Câu xác nhận này tránh được rất nhiều nhầm lẫn và cho thấy bạn cẩn thận.
Nếu người gọi nói một tên riêng hay địa chỉ bạn nghe không rõ, đề nghị họ nhắn tin lại. Đừng đoán; đến nhầm địa điểm còn tệ hơn hỏi lại một lần.
Đoạn hội thoại mẫu cho ba hoàn cảnh
Sinh viên mới ra trường, nhận cuộc gọi lúc đang ở nhà: Người gọi: "Chào em, chị gọi từ phòng nhân sự công ty phân phối thiết bị văn phòng, em có nộp đơn vị trí trợ lý kinh doanh đúng không?" — "Dạ đúng ạ, em nộp hôm thứ Hai. Em chào chị." — "Em giới thiệu ngắn về mình nhé." — "Dạ em vừa tốt nghiệp ngành quản trị kinh doanh. Năm cuối em làm thêm ở bộ phận bán hàng của một cửa hàng máy tính, chủ yếu nhập đơn và gọi xác nhận giao hàng cho khách. Em nộp đơn vì vị trí này cũng làm đơn hàng và chăm sóc khách, đúng phần em đã quen."
Người đang đi làm, nhận cuộc gọi giữa giờ: "Dạ em cảm ơn anh. Em đang ở văn phòng, anh cho em ba phút để ra chỗ yên tĩnh được không ạ?" Ba phút sau: "Dạ em sẵn sàng rồi ạ." Khi được hỏi khi nào đi làm: "Dạ theo hợp đồng em cần báo trước công ty hiện tại và bàn giao, dự kiến khoảng một tháng sau khi nhận thư mời."
Lao động phổ thông ứng tuyển công nhân: Người gọi: "Em ở đâu, đi làm ca đêm được không?" — "Dạ em ở trọ cách khu công nghiệp khoảng mười lăm phút. Em làm được cả ca ngày và ca đêm, chỗ cũ em cũng làm ca xoay. Chị cho em hỏi buổi phỏng vấn em cần mang giấy tờ gì ạ?"
Cả ba đoạn đều có chung mấy điểm: chào và xác nhận vị trí ngay, trả lời đúng câu được hỏi, có một chi tiết cụ thể, và chủ động hỏi bước tiếp theo. Nhân vật và tên công ty trong các mẫu là giả định.
Những lỗi làm trượt ngay ở vòng điện thoại
Lỗi phổ biến nhất là không nhớ đã nộp đơn vào đâu. Lỗi thứ hai là trả lời trong hoàn cảnh không phù hợp: tiếng xe, tiếng nhạc, nói chuyện với người khác giữa chừng. Lỗi thứ ba là nói quá dài, kể cả quá trình học tập khi chỉ được hỏi đang ở đâu.
Một lỗi ít người để ý là thái độ với chính cuộc gọi. Trả lời cụt lủn, hỏi lại "chị là ai, có chuyện gì" với giọng khó chịu, hay ngắt máy khi chưa chào — dù người gọi là nhân viên tuyển dụng hay trợ lý, họ đều ghi lại ấn tượng đó vào hồ sơ.
Cuối cùng là không trả lời tin nhắn hay email xác nhận sau cuộc gọi. Nhiều nơi gửi lịch hẹn bằng văn bản và đề nghị bạn xác nhận; không phản hồi có thể khiến lịch bị huỷ. Nếu đang tìm thêm vị trí trong lúc chờ lịch hẹn, có thể đọc tin tuyển dụng theo ngành và khu vực trên mangvieclam.com, nhưng nhớ cập nhật bảng theo dõi mỗi lần nộp đơn mới.
Câu hỏi thường gặp
Có nên chủ động gọi cho nhà tuyển dụng trước khi họ gọi không?
Thường không cần nếu chưa quá thời gian thông báo. Nếu tin tuyển dụng ghi rõ số liên hệ và mời gọi hỏi, có thể gọi ngắn để hỏi về vị trí. Gọi nhiều lần để hối thúc thường gây ấn tượng không tốt.
Cuộc gọi sơ bộ có hỏi về chuyên môn không?
Có thể có vài câu cơ bản, nhất là với vị trí kỹ thuật, nhưng thường không sâu. Câu hỏi chuyên môn chi tiết để dành cho vòng phỏng vấn với bộ phận. Nếu bị hỏi một câu khó, trả lời ngắn điều bạn biết và nói sẵn sàng trao đổi kỹ hơn ở buổi gặp.
Nếu được hỏi lương mà chưa tìm hiểu thì trả lời sao?
Nói thật là đang tìm hiểu và hỏi lại khoảng ngân sách của vị trí, hoặc xin gửi lại con số qua tin nhắn trong ngày. Tốt hơn hết là chuẩn bị trước, vì câu này gần như luôn có trong cuộc gọi sơ bộ.
Phỏng vấn qua điện thoại có được xem ghi chú không?
Được, đó là lợi thế của cuộc gọi. Để sẵn bảng theo dõi và vài ý chính trước mặt. Nhưng đừng đọc nguyên văn, vì giọng đọc nghe rất khác giọng nói chuyện và người gọi nhận ra ngay.
Sau cuộc gọi bao lâu thì có kết quả?
Thường người gọi sẽ hẹn lịch phỏng vấn ngay trong cuộc gọi nếu bạn qua. Nếu họ nói sẽ báo sau, hỏi khoảng thời gian dự kiến. Quá thời gian đó vài ngày, gửi một tin nhắn ngắn hỏi lại là bình thường.