Làm từ xa, đồng nghiệp và quản lý chỉ thấy bạn qua những gì bạn viết và nói trên kênh trực tuyến; vì vậy ba thói quen quyết định bạn có bị mất hút hay không là: hỏi lại cho rõ khi nhận việc, báo tiến độ trước khi bị hỏi, và viết tin nhắn để người đọc hiểu ngay ở lần đọc đầu. Kỹ năng làm việc không đổi khi bạn ở nhà, nhưng cách người khác nhìn thấy kỹ năng đó thì đổi hoàn toàn.
Phía quản lý có những cách riêng để điều phối đội làm từ xa; phần đó thuộc về các trang về quản trị đội nhóm. Bài này đứng ở phía nhân viên: bạn cần nói gì, viết gì, khi nào, để công việc trôi và người khác tin bạn mà không phải nhắn hỏi “em đang làm gì đấy”. Có câu nói mẫu cho từng tình huống.
Vì sao người làm từ xa dễ bị hiểu sai
Ở văn phòng, có rất nhiều tín hiệu nhỏ đi kèm công việc: đồng nghiệp thấy bạn cau mày nhìn màn hình là biết bạn đang vướng, quản lý thấy bạn ở lại muộn là biết dự án đang căng. Làm từ xa, những tín hiệu đó biến mất. Người khác chỉ còn tin nhắn và thời gian bạn trả lời để đoán.
Khi thiếu thông tin, con người có xu hướng lấp chỗ trống bằng giả định, mà giả định thường không có lợi cho bạn. Hai tiếng không thấy bạn trả lời, có người nghĩ bạn đang tập trung, có người nghĩ bạn đang đi chợ. Một tin nhắn cụt lủn, có người đọc thành bạn đang khó chịu. Không ai sai; họ chỉ thiếu dữ kiện.
Giải pháp không phải là trả lời mọi tin trong một phút, mà là chủ động cung cấp dữ kiện trước khi người khác phải đoán: mình đang làm gì, tới đâu, vướng gì, khi nào xong. Các phần dưới đi vào từng thói quen cụ thể.
Nhận việc qua tin nhắn: hỏi lại cho rõ ngay từ đầu
Việc giao qua tin nhắn thường ngắn hơn việc giao trực tiếp, nên thiếu thông tin hơn. Trước khi bắt tay làm, kiểm năm điều sau và hỏi lại ngay những điều chưa rõ:
- Thành phẩm là gì: một bảng tính, một bản trình chiếu, một thư gửi khách, hay chỉ là vài ý gạch đầu dòng?
- Dùng cho ai, vào việc gì: để quản lý đọc nhanh, hay để gửi đối tác?
- Hạn chót và mức ưu tiên so với việc đang làm.
- Đã có tài liệu, mẫu cũ, người nào từng làm việc tương tự chưa?
- Khi nào cần xem bản nháp, hay chỉ cần bản cuối?
Câu hỏi lại mẫu, gom trong một tin: “Dạ em nhận việc làm báo cáo doanh số quý ạ. Em hỏi lại mấy ý cho chắc: báo cáo này anh dùng để trình ban giám đốc hay để gửi các cửa hàng? Hạn là sáng thứ Sáu phải không anh? Em đang làm dở bảng giá cho khách, nếu ưu tiên báo cáo trước thì bảng giá em dời sang thứ Hai được không ạ? Chiều thứ Tư em gửi anh bản nháp xem hướng trước nhé.”
Một tin gom đủ câu hỏi tốt hơn năm tin rời rạc. Câu cuối, hẹn gửi bản nháp, là cách rẻ nhất để tránh làm sai hướng cả tuần.
Báo tiến độ: lúc nào và nói gì
Báo tiến độ không phải để chứng minh bạn đang làm, mà để người khác lên kế hoạch được. Bảng dưới là các mốc báo hay dùng:
| Mốc | Nội dung nên có | Ví dụ ngắn |
|---|---|---|
| Khi nhận việc | Xác nhận đã nhận, hạn, câu hỏi nếu có | “Em nhận rồi ạ, thứ Sáu em gửi.” |
| Giữa chừng với việc dài | Đã xong phần nào, còn phần nào, có đúng hạn không | “Xong phần số liệu, còn phần nhận xét, vẫn kịp thứ Sáu.” |
| Khi vướng | Vướng ở đâu, đã thử gì, cần ai giúp gì | “Em chưa có số kho tháng Chín, đã hỏi chị Hoa từ sáng, anh nhắc giúp em được không ạ?” |
| Khi có nguy cơ trễ | Lý do, thời điểm mới, phương án | “Có thể trễ sang trưa thứ Hai vì thiếu số kho; nếu cần gấp em gửi bản chưa có phần đó trước.” |
| Khi xong | Gửi thành phẩm, nơi lưu, điều cần lưu ý | “Em gửi báo cáo, lưu ở thư mục quý Ba; phần cửa hàng mới em để riêng một trang.” |
Mốc quan trọng nhất là báo khi có nguy cơ trễ. Báo sớm cho người kia thời gian xoay xở; báo đúng hạn chót chỉ còn lại lời xin lỗi. Người làm từ xa báo trễ sớm và có phương án thường được tin hơn người luôn đúng hạn nhưng im lặng tới phút cuối.
Viết tin nhắn công việc để người đọc hiểu ngay
Đưa điều cần làm lên đầu. Câu đầu tiên nên là điều bạn cần người đọc làm hoặc biết, ví dụ “Anh duyệt giúp em báo giá này trước ba giờ chiều”. Lý do và bối cảnh để sau. Người bận đọc lướt câu đầu rồi quyết định có mở hết hay không.
Một tin, một chủ đề. Ba chuyện khác nhau gộp chung một tin thì người đọc thường trả lời chuyện đầu và quên hai chuyện sau. Tách tin, hoặc đánh số từng chuyện.
Đính kèm đúng thứ cần xem. Gửi tệp hoặc chỉ rõ nơi lưu, thay vì “file hôm trước em gửi ấy anh”.
Thêm một chút mềm mại. Tin nhắn không có giọng nói, nên câu cụt dễ bị đọc thành khó chịu. Một chữ “ạ”, “nhé”, “cảm ơn anh” không làm tin dài thêm bao nhiêu mà đổi hẳn cách người kia cảm nhận.
Nói rõ hạn bạn cần câu trả lời. Thay vì “anh xem giúp em nhé”, viết “anh xem giúp em trước trưa mai, để chiều em gửi khách”. Có hạn và lý do của hạn, người đọc tự xếp được việc của bạn vào đúng thứ tự trong ngày của họ, và bạn không phải nhắn hỏi lại nhiều lần.
Chuyện nhạy cảm thì gọi. Góp ý về lỗi của đồng nghiệp, chuyện bất đồng, chuyện cá nhân: gọi điện hoặc gọi video sẽ tốt hơn chuỗi tin nhắn dài. Gọi xong nhắn lại tóm tắt nếu có thống nhất về việc. Viết thư công việc dài theo chuẩn có bài riêng ở các trang về kỹ năng văn phòng.
Dự họp trực tuyến sao cho có ích
Họp trực tuyến dễ thành nơi mọi người tắt camera, tắt micro, vừa nghe vừa làm việc khác. Từ phía người dự, vài thói quen giúp cuộc họp có ích hơn cho chính bạn và cho nhóm:
- Đọc trước nội dung họp, chuẩn bị sẵn một hai điều mình cần nói hoặc cần hỏi.
- Vào sớm một hai phút để kiểm tra tai nghe, micro, mạng; đừng để cả nhóm chờ bạn chỉnh âm thanh.
- Bật camera khi nhóm có thói quen đó, nhất là lúc mình phát biểu; khuôn mặt giúp người khác hiểu ý hơn giọng nói.
- Tắt micro khi không nói, bật lên và nói tên mình khi phát biểu trong cuộc họp đông người.
- Không làm việc khác trong lúc họp; nếu cuộc họp không cần bạn, đề nghị lần sau chỉ gửi biên bản cho bạn.
- Ghi lại phần việc của mình được giao, cuối họp nhắc lại để xác nhận: “Em ghi nhận em làm phần A, hạn thứ Ba nhé.”
- Nếu mạng kém và rớt khỏi cuộc họp, nhắn ngay vào khung chat chung, vào lại rồi hỏi ngắn phần mình bị lỡ.
Người dự họp chủ động xác nhận phần việc của mình ở cuối họp giúp cả nhóm tránh được tình huống thường gặp nhất của họp trực tuyến: ai cũng nghĩ người khác sẽ làm.
Khi mạng, điện, máy móc trục trặc
Ở văn phòng, mất mạng là chuyện của cả tầng và có người lo. Ở nhà, đó là chuyện của riêng bạn, và người khác chỉ thấy bạn đột nhiên biến mất. Chuẩn bị trước một phương án dự phòng giúp tình huống này không thành chuyện lớn.
Mấy thứ nên có sẵn: điện thoại có gói dữ liệu đủ để phát mạng cho máy tính vài giờ; tài liệu đang làm lưu trên kho chung để có thể mở bằng máy khác; số điện thoại của quản lý hoặc người phối hợp chính để báo khi mất cả mạng lẫn điện; một quán hoặc chỗ làm việc gần nhà để chuyển tới khi sự cố kéo dài.
Khi có sự cố, báo ngay bằng kênh còn dùng được, kèm thời gian dự kiến khắc phục: “Khu nhà em đang mất điện, em chuyển sang phát mạng điện thoại nhưng chỉ đủ nhắn tin, không họp video được. Cuộc họp mười giờ em xin nghe bằng điện thoại, em sẽ báo lại khi có điện.” Một tin như vậy khiến sự cố trở thành thông tin, không phải sự mất tích.
Nếu sự cố lặp lại thường xuyên, như mạng nhà yếu vào giờ cao điểm hay máy tính cá nhân quá cũ, hãy nói với quản lý và hỏi công ty có hỗ trợ thiết bị không. Đó là điều kiện làm việc, nói ra là chuyện bình thường.
Giữ quan hệ khi không ngồi cùng nhau
Làm từ xa lâu, quan hệ với đồng nghiệp dễ chỉ còn là trao đổi việc. Thiếu những câu chuyện vu vơ lúc ăn trưa, người ta khó hiểu nhau, và khi có bất đồng thì dễ căng hơn. Bạn không cần tổ chức gì to tát; vài thói quen nhỏ là đủ.
Thỉnh thoảng gọi điện thay vì nhắn khi có chuyện cần bàn, dành một hai phút đầu hỏi thăm. Khi đồng nghiệp giúp bạn, cảm ơn cụ thể trong nhóm chung: “Cảm ơn chị Hoa đã gửi số kho sớm, nhờ vậy báo cáo kịp hạn.” Khi lên văn phòng hoặc có buổi gặp mặt, ưu tiên đi, kể cả khi việc không bắt buộc.
Với quản lý, xin một cuộc trao đổi ngắn định kỳ nếu chưa có, ví dụ mười lăm phút mỗi tuần hoặc mỗi hai tuần. Dùng cuộc trao đổi này để hỏi về ưu tiên, nhận góp ý, và nói những gì khó nói qua tin nhắn. Người làm từ xa không có cơ hội “gặp sếp ở hành lang”, nên cuộc hẹn cố định là kênh thay thế.
Câu hỏi thường gặp
Làm từ xa có cần trả lời tin nhắn ngay lập tức không?
Không nhất thiết, trừ khi nhóm đã thống nhất như vậy cho loại việc nào đó. Quan trọng là trả lời trong khoảng thời gian nhóm đã quen, và đặt trạng thái khi bạn đang tập trung hoặc rời máy để người khác biết khi nào có thể chờ bạn.
Báo tiến độ nhiều quá có làm phiền quản lý không?
Có, nếu báo từng việc nhỏ liên tục. Nên báo theo các mốc: nhận việc, giữa chừng với việc dài, khi vướng, khi có nguy cơ trễ và khi xong. Hỏi quản lý xem họ muốn nhận cập nhật theo ngày hay theo tuần để điều chỉnh.
Có bắt buộc bật camera khi họp trực tuyến không?
Tuỳ quy định và thói quen của từng nhóm. Nhiều nơi khuyến khích bật camera khi phát biểu để trao đổi dễ hơn. Nếu có lý do không bật được như mạng yếu, nhà đông người, nên báo trước một câu thay vì tắt im lặng.
Nhận việc qua tin nhắn mà thấy không rõ thì hỏi lại có bị coi là kém không?
Không. Hỏi lại có trọng tâm cho thấy bạn nghiêm túc với việc. Gom các câu hỏi vào một tin, nêu rõ điều bạn đã hiểu và điều cần xác nhận. Làm sai hướng cả tuần vì ngại hỏi mới là điều gây ấn tượng kém.
Làm từ xa sao để quản lý biết mình làm tốt?
Báo kết quả cụ thể theo mốc, gửi thành phẩm kèm một dòng nói rõ phần mình làm, xin trao đổi định kỳ với quản lý. Ghi lại các việc đã xong trong tháng để có sẵn khi tới kỳ đánh giá. Đừng chứng minh bằng việc luôn trực tuyến.
Đồng nghiệp hiểu lầm tin nhắn của mình thì nên làm gì?
Gọi điện hoặc gọi video ngắn để nói lại, đừng tranh luận tiếp bằng tin nhắn. Thừa nhận câu chữ có thể gây hiểu nhầm, nói rõ ý mình, rồi nhắn lại tóm tắt điều đã thống nhất. Lần sau với chuyện dễ nhạy cảm thì gọi trước.