Nhận tiền làm thêm cho gọn gồm bốn việc: nhận qua tài khoản đứng tên chính mình với nội dung chuyển khoản ghi rõ việc gì, có biên nhận hoặc tin nhắn xác nhận cho mỗi khoản, giữ chứng từ khấu trừ thuế nếu bên trả đã khấu trừ, và lưu tất cả theo từng khách trong một chỗ cố định. Làm vậy mất vài phút mỗi lần, đổi lại bạn có đủ bằng chứng khi cần đối chiếu, khi quyết toán thuế, hay khi khách nói “hình như anh trả rồi mà”.
Người đi làm công ăn lương quen việc công ty lo hết giấy tờ tiền lương. Khi làm thêm, bạn là người tự lo. Bài này đi qua cách nhận tiền, những giấy tờ nên giữ, cách tổ chức lưu trữ đơn giản, và cách nhắc khi khách trả chậm. Chuyện tính thuế cụ thể, mức khấu trừ, thủ tục quyết toán thuộc về các trang chuyên về thủ tục cá nhân và cơ quan thuế; ở đây chỉ nhắc ở mức cần biết để giữ đúng giấy tờ.
Nhận tiền: những thói quen tránh rắc rối
Nhận vào tài khoản đứng tên chính bạn. Không nhận tiền làm thêm qua tài khoản của người nhà hay bạn bè. Tiền vào tài khoản người khác thì bằng chứng bạn đã được trả trở nên mơ hồ, và người đứng tên tài khoản có thể bị hỏi về khoản thu không phải của họ. Ngược lại, không bao giờ cho ai mượn tài khoản của mình để nhận tiền hộ.
Đề nghị ghi nội dung chuyển khoản rõ ràng. Ví dụ “Thanh toan dot 1 thiet ke thuc don quan ABC” thay vì để trống hoặc “ck”. Sáu tháng sau nhìn sao kê, bạn vẫn biết khoản nào là tiền gì.
Tách khoản cọc và khoản cuối. Mỗi lần nhận, nhắn lại xác nhận: “Em đã nhận đợt một, còn đợt hai khi giao tệp hoàn chỉnh.” Tin nhắn này về sau là biên nhận đơn giản.
Nhận tiền mặt thì có giấy. Nếu khách trả tiền mặt, viết một tờ biên nhận đơn giản có ngày, số tiền, nội dung, chữ ký người nhận, chụp lại gửi khách và giữ một bản. Không ngại; khách cũng cần giấy này để ghi sổ.
Không tiêu trước khoản chưa nhận. Thu nhập làm thêm thất thường. Lập kế hoạch chi tiêu dựa trên khoản đã vào tài khoản, không dựa trên khoản khách hứa.
Giấy tờ nên giữ cho mỗi việc làm thêm
Không phải việc nào cũng cần đủ các loại dưới đây. Bảng giúp bạn biết loại nào hợp với việc nào và vì sao nên giữ:
| Loại giấy tờ | Khi nào có | Giữ để làm gì |
|---|---|---|
| Tin nhắn hoặc thư chốt việc | Mọi việc | Bằng chứng phạm vi, giá, thời hạn đã thoả thuận |
| Hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng cộng tác | Việc giá trị lớn, bên thuê là công ty | Căn cứ khi tranh chấp, căn cứ để bên thuê hạch toán |
| Biên bản hoặc tin nhắn nghiệm thu | Khi giao thành phẩm | Xác nhận việc đã xong, mốc để đòi khoản cuối |
| Sao kê, ảnh chụp giao dịch | Mỗi lần nhận tiền | Đối chiếu đã nhận bao nhiêu, khi nào |
| Biên nhận tiền mặt | Khi nhận tiền mặt | Thay cho sao kê |
| Chứng từ khấu trừ thuế | Khi bên trả là tổ chức đã khấu trừ thuế | Dùng khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân |
| Bản cam kết thu nhập | Một số trường hợp bên thuê đề nghị ký | Cần hiểu rõ nội dung trước khi ký, hỏi cơ quan thuế nếu chưa chắc |
Khi bên thuê là công ty, họ thường cần bạn ký hợp đồng và cung cấp thông tin cá nhân như số căn cước, mã số thuế để làm chứng từ chi. Đây là yêu cầu bình thường của kế toán bên đó. Chỉ cung cấp cho đúng người phụ trách, qua kênh chính thức của công ty, và hỏi rõ thông tin dùng vào việc gì.
Về thuế: thu nhập từ làm thêm có thể bị bên trả khấu trừ trước hoặc bạn phải tự khai, tuỳ loại thu nhập và mức chi trả, theo quy định hiện hành. Đừng đoán; khi nhận chứng từ khấu trừ, cất cẩn thận, và hỏi cơ quan thuế hoặc xem hướng dẫn chính thức khi tới kỳ quyết toán.
Tổ chức lưu trữ đơn giản mà dùng được lâu
Không cần phần mềm kế toán. Một thư mục và một bảng tính là đủ cho phần lớn người làm thêm:
- Tạo một thư mục chính tên “Làm thêm”, bên trong mỗi khách hoặc mỗi việc một thư mục con, đặt tên có năm tháng bắt đầu.
- Trong mỗi thư mục con: ảnh chụp tin nhắn chốt việc, hợp đồng nếu có, các bản giao, biên nhận, chứng từ thuế.
- Lập một bảng tính với các cột: ngày, khách, việc, số tiền thoả thuận, đã nhận, còn lại, ngày nhận, ghi chú về thuế.
- Mỗi lần nhận tiền, cập nhật bảng ngay trong ngày. Để dồn cuối tháng là dễ quên khoản nhỏ.
- Cuối mỗi quý, cộng tổng thu nhập làm thêm, tách khoản đã bị khấu trừ thuế và khoản chưa.
- Sao lưu thư mục ở hai nơi, ví dụ máy tính và một kho lưu trữ trực tuyến cá nhân. Không lưu trên máy công ty.
Bảng tính này còn một công dụng ít ai nghĩ tới: nhìn lại sau một năm, bạn biết khách nào trả đúng hạn, việc nào tốn nhiều thời gian so với tiền nhận, và có nên tiếp tục làm thêm hay không. Đó là thông tin để ra quyết định, không chỉ để nộp thuế.
Trước khi ký hợp đồng cộng tác với một công ty
Đọc tên gọi và bản chất hợp đồng. Hợp đồng dịch vụ, hợp đồng cộng tác, hợp đồng lao động thời vụ có hệ quả khác nhau về bảo hiểm, thuế và trách nhiệm. Nếu thấy ghi là hợp đồng lao động trong khi bạn chỉ làm một việc ngắn, hoặc ngược lại, hỏi bên kia vì sao chọn loại đó. Chi tiết phân biệt nên hỏi người có chuyên môn pháp lý.
Đọc điều khoản thanh toán. Bao lâu sau nghiệm thu thì trả, trả bằng gì, ai là người nghiệm thu, thiếu giấy tờ gì thì kế toán không chi. Nhiều vụ chậm trả thật ra là thiếu một chữ ký nghiệm thu mà không ai nói.
Đọc điều khoản về sản phẩm. Sau khi trả tiền, sản phẩm thuộc về ai, bạn có được đưa vào bộ sản phẩm mẫu của mình không, có điều khoản bảo mật nào không. Muốn dùng làm mẫu thì xin ngay trong hợp đồng.
Đọc điều khoản phạt và huỷ. Nếu bạn trễ hạn thì sao, nếu bên kia huỷ giữa chừng thì phần đã làm được tính thế nào. Một hợp đồng chỉ phạt một phía là dấu hiệu nên thương lượng lại trước khi ký.
Khi khách trả chậm: nhắc theo ba nấc
Khách trả chậm là chuyện thường, phần lớn vì quên hoặc vì kế toán bên họ chưa duyệt, không phải vì cố ý. Nhắc theo nấc, từ nhẹ tới rõ, và luôn bằng chữ để có dấu vết.
Nấc một, vài ngày sau hạn: “Chào chị, em gửi chị nhắc nhẹ về khoản đợt hai của việc dịch hồ sơ, theo thoả thuận là sau khi em giao bản hoàn chỉnh hôm thứ Hai. Chị kiểm tra giúp em nhé, em cảm ơn chị.” Kèm thông tin tài khoản để khách khỏi phải tìm lại.
Nấc hai, khoảng một tuần sau nấc một: “Chào chị, em chưa thấy khoản đợt hai, không biết bên chị có vướng gì không ạ. Nếu cần em bổ sung giấy tờ gì để kế toán duyệt chi thì chị báo em. Em mong nhận được trong tuần này để em khép sổ việc này.” Câu hỏi về vướng mắc mở đường cho khách nói thật lý do.
Nấc ba, khi đã quá lâu và khách không trả lời: gọi điện trực tiếp, nói rõ số tiền, hạn đã thoả thuận, các lần đã nhắc. Nếu số tiền lớn và có hợp đồng, có thể tìm hiểu các kênh hoà giải hoặc tư vấn pháp lý; phần tranh chấp hợp đồng có bài riêng ở các trang chuyên về tranh chấp. Với số tiền nhỏ qua người quen, nhiều người chọn dừng nhận việc tiếp và rút kinh nghiệm lấy cọc nhiều hơn lần sau.
Những điều không nên làm khi đòi tiền
Đòi tiền đúng cách giúp bạn giữ được cả tiền lẫn uy tín. Một vài cách phản tác dụng mà người làm thêm hay mắc khi bực:
- Đăng lên mạng xã hội kể tên, chụp tin nhắn của khách. Việc này có thể gây rắc rối pháp lý cho chính bạn và làm khách khác ngại thuê.
- Giữ lại tệp, khoá tài khoản, xoá sản phẩm đã giao như một cách ép. Nếu thoả thuận không có điều khoản này, bạn có thể bị coi là vi phạm trước.
- Nhắn liên tục nhiều lần một ngày, nhắn vào giờ khuya.
- Nhờ người lạ “đòi hộ”.
- Nói chuyện tiền nong qua người giới thiệu thay vì nói thẳng với người thuê.
Nếu thoả thuận từ đầu có ghi “tệp gốc giao sau khi thanh toán đủ”, thì việc giữ tệp gốc tới khi nhận đủ tiền là đúng thoả thuận, không phải ép. Đây là một lý do nữa để chốt rõ từ đầu.
Một ví dụ trọn vòng từ chốt việc tới khép sổ
Ví dụ giả định: chị Thu (nhân vật giả định), nhân viên văn phòng giỏi tiếng Nhật, nhận dịch bộ hồ sơ giới thiệu sản phẩm cho một công ty nhỏ qua giới thiệu của bạn cũ. Bên thuê là công ty nên kế toán đề nghị ký hợp đồng dịch vụ và xin thông tin để làm chứng từ. Chị đọc kỹ hợp đồng, thấy ghi rõ phạm vi, thời hạn, tiền chia hai đợt, có khấu trừ thuế theo quy định, rồi ký.
Nhận đợt một, chị nhắn xác nhận và ghi vào bảng tính. Giao bản hoàn chỉnh, chị gửi kèm thư nghiệm thu ngắn, đề nghị bên kia xác nhận đã nhận đủ. Đợt hai trễ bốn ngày; chị nhắc nấc một, hai ngày sau nhận được tiền kèm chứng từ khấu trừ thuế. Chị lưu chứng từ vào thư mục của việc này, cập nhật bảng, đánh dấu “đã khép”.
Tới kỳ quyết toán thuế năm sau, chị mở bảng tính và thư mục là có đủ các chứng từ cần thiết, không phải đi xin lại từng nơi. Toàn bộ phần giấy tờ của việc này tốn của chị chưa tới một giờ, rải rác trong hai tháng.
Câu hỏi thường gặp
Làm thêm cho cá nhân có cần biên nhận không?
Không bắt buộc, nhưng nên có ít nhất tin nhắn xác nhận đã nhận tiền kèm nội dung việc. Khi trả tiền mặt, một tờ biên nhận ngắn có chữ ký là đủ. Những giấy này giúp đối chiếu khi có nhầm lẫn và khi bạn tự theo dõi thu nhập.
Công ty thuê làm thêm xin số căn cước, mã số thuế có an toàn không?
Đây là yêu cầu bình thường để kế toán làm chứng từ chi và khấu trừ thuế. Chỉ gửi cho người phụ trách qua kênh chính thức của công ty, hỏi rõ thông tin dùng vào việc gì. Không gửi mã xác thực, mật khẩu hay ảnh thẻ ngân hàng cho bất kỳ ai.
Bị khấu trừ thuế khi làm thêm thì có lấy lại được không?
Tuỳ tổng thu nhập trong năm và các khoản giảm trừ, theo quy định thuế thu nhập cá nhân hiện hành. Giữ chứng từ khấu trừ đầy đủ, khi tới kỳ quyết toán thì làm theo hướng dẫn của cơ quan thuế hoặc hỏi người có chuyên môn.
Khách quen trả chậm thì nhắc thế nào cho khỏi mất lòng?
Nhắc bằng chữ, giọng nhẹ, nêu rõ khoản nào, hạn nào, kèm thông tin tài khoản. Lần sau hỏi xem có vướng gì không. Đa số trường hợp là quên hoặc chờ duyệt. Tránh nhắn dồn dập hay nói qua người giới thiệu.
Có nên cho bạn bè mượn tài khoản để nhận tiền làm thêm hộ không?
Không nên. Tiền đi qua tài khoản của bạn sẽ gắn với tên bạn, có thể gây rắc rối khi đối chiếu thu nhập hoặc tệ hơn nếu đó là tiền từ hoạt động không minh bạch. Lời đề nghị mượn tài khoản nhận tiền hộ cũng là dấu hiệu hay gặp trong các vụ lừa đảo.
Nên lưu giấy tờ làm thêm trong bao lâu?
Nên giữ ít nhất qua kỳ quyết toán thuế của năm có thu nhập và thêm vài năm sau đó, vì có thể cần đối chiếu. Lưu trên máy riêng và một kho trực tuyến cá nhân là đủ, không cần in giấy trừ khi có chữ ký gốc.