Khi được hẹn phỏng vấn, nên xác nhận trong cùng ngày bằng một tin ngắn ghi lại đủ năm thông tin: ngày giờ, địa điểm hoặc đường dẫn họp, người sẽ gặp, hình thức phỏng vấn và những gì cần mang theo. Thiếu thông tin nào thì hỏi ngay lúc xác nhận. Nếu cần dời lịch, báo sớm, đưa ra hai ba khung giờ thay thế và cảm ơn sự linh hoạt của người tuyển.
Bước xác nhận lịch thường chỉ mất năm phút, nhưng đây là lần đầu tiên người tuyển thấy cách bạn giao tiếp trong công việc thật. Một tin xác nhận gọn, đúng, kịp thời là điểm cộng nhỏ; một tin thiếu, trễ, hay tệ hơn là không xác nhận, có thể khiến họ cân nhắc lại. Bài này có tin mẫu cho từng tình huống.
Nhận cuộc gọi hẹn: trả lời thế nào khi đang không tiện
Cuộc gọi hẹn phỏng vấn thường đến bất ngờ: khi bạn đang trên xe, đang ở chỗ làm, đang ở chỗ ồn. Đừng cố nghe trong điều kiện không nghe rõ rồi ghi nhầm giờ. Nói thật là đang không tiện và hẹn gọi lại trong một khoảng ngắn, ví dụ mười lăm phút, rồi gọi lại đúng hẹn.
Nếu tiện nghe, chuẩn bị giấy bút hoặc mở ghi chú trên điện thoại, ghi lại trong lúc nghe. Cuối cuộc gọi, đọc lại các thông tin để người gọi xác nhận. Câu "dạ em xin nhắc lại: chín giờ sáng thứ Ba, tầng năm, gặp chị Hạnh phòng nhân sự, đúng không ạ?" mất mười giây nhưng tránh được nhầm lẫn rất phổ biến.
Một điểm cần nhớ: khi có người gọi đến xưng là nhà tuyển dụng, nhớ lại xem bạn đã nộp đơn ở đó chưa bằng bảng theo dõi đơn của mình. Nếu không hề nộp, hoặc họ hẹn ở một địa điểm lạ, yêu cầu đóng tiền hay mang giấy tờ gốc, hãy cẩn trọng; phần nhận diện tin hẹn đáng ngờ có ở các trang chuyên về an toàn khi ứng tuyển.
Năm thông tin cần có trước ngày phỏng vấn
Nếu tin hẹn hay cuộc gọi chưa nói đủ, hỏi lại ngay khi xác nhận. Bảng dưới gom năm thông tin và vì sao cần:
| Thông tin | Vì sao cần | Nếu thiếu thì hỏi |
|---|---|---|
| Ngày, giờ, thời lượng dự kiến | Sắp xếp việc khác, xin nghỉ nếu đang đi làm | "Buổi phỏng vấn dự kiến kéo dài bao lâu ạ?" |
| Địa điểm cụ thể hoặc đường dẫn họp | Tránh đến nhầm toà nhà, nhầm cơ sở | "Anh/chị cho em xin địa chỉ cụ thể, tầng và phòng ạ." |
| Người sẽ gặp | Biết gặp cấp nào, chuẩn bị câu hỏi phù hợp | "Em sẽ gặp anh/chị phụ trách nào ạ?" |
| Hình thức | Trao đổi, có bài test, phỏng vấn nhóm, trực tuyến | "Buổi này có phần làm bài kiểm tra không ạ?" |
| Cần mang theo gì | Giấy tờ, bản in hồ sơ, máy tính riêng nếu có bài thực hành | "Em cần mang theo giấy tờ gì không ạ?" |
Không cần hỏi cả năm câu nếu tin hẹn đã ghi rõ. Gộp những câu còn thiếu vào một tin duy nhất, đừng gửi rời rạc nhiều tin.
Với buổi phỏng vấn trực tuyến, hỏi thêm phần mềm họp sẽ dùng và có cần bật camera không, để thử trước.
Tin xác nhận mẫu
Ba mẫu cho ba kênh hay gặp. Thay thông tin của bạn vào, giữ cấu trúc:
- Trả lời email mời phỏng vấn: "Kính gửi chị Hạnh, em cảm ơn chị đã gửi lời mời. Em xác nhận tham dự buổi phỏng vấn vị trí Nhân viên hành chính lúc 9 giờ sáng thứ Ba, ngày 12, tại tầng 5 văn phòng công ty. Chị cho em hỏi buổi phỏng vấn dự kiến kéo dài bao lâu và em cần mang theo giấy tờ gì không ạ. Trân trọng, Nguyễn Thu Trang."
- Trả lời tin nhắn hẹn: "Dạ em chào anh, em là Trang. Em xác nhận 2 giờ chiều thứ Năm đến cửa hàng gặp anh để phỏng vấn vị trí bán hàng. Em cảm ơn anh ạ."
- Nhắn lại sau cuộc gọi: "Dạ em cảm ơn chị vừa gọi. Em xin xác nhận lại: phỏng vấn vị trí Kế toán kho, 9 giờ sáng thứ Hai, tại kho số 2 khu công nghiệp, gặp anh Bình. Em mang theo bản in hồ sơ và căn cước ạ."
Mẫu thứ ba rất có ích: một cuộc gọi không để lại dấu vết, còn tin nhắn sau cuộc gọi vừa xác nhận lại, vừa là chỗ để bạn tra lại thông tin vào ngày đi. Nếu bạn ghi nhầm điều gì, người tuyển sẽ sửa ngay.
Phỏng vấn trực tuyến: thêm vài việc khi xác nhận
Với buổi phỏng vấn qua video, thông tin cần xác nhận nhiều hơn một chút. Ngoài ngày giờ, hỏi rõ phần mềm họp sẽ dùng, đường dẫn hay mã phòng, ai là người mở phòng, và có cần bật camera suốt buổi không. Nếu thư mời chỉ ghi "phỏng vấn online" mà không có đường dẫn, hỏi khi nào bạn nhận được đường dẫn, để không phải ngồi chờ sát giờ mà không biết vào đâu.
Sau khi nhận đường dẫn, thử mở trước ít nhất một ngày trên đúng thiết bị bạn sẽ dùng. Nhiều phần mềm cần cài đặt hoặc cấp quyền micro, camera ở lần đầu; làm việc này năm phút trước giờ hẹn là công thức để vào trễ. Ghi luôn một số điện thoại hay một địa chỉ email của người hẹn để báo nếu đường truyền gặp sự cố.
Một câu nên hỏi khi xác nhận: "Nếu đường truyền bị gián đoạn giữa chừng, em nên vào lại đường dẫn này hay liên hệ anh/chị qua đâu ạ?" Câu hỏi này cho thấy bạn tính trước tình huống, và giúp cả hai bên đỡ lúng túng khi sự cố xảy ra thật. Cách chuẩn bị chi tiết cho buổi phỏng vấn qua video có ở chuyên mục các vòng phỏng vấn trên trang.
Xin dời lịch: khi nào được và nói thế nào
Dời lịch là chuyện bình thường khi bạn có lý do chính đáng: trùng lịch làm việc không thể đổi, ốm, việc gia đình đột xuất, trùng một buổi phỏng vấn khác đã hẹn trước. Người tuyển nghiêm túc thường chấp nhận một lần dời, nhất là khi bạn báo sớm. Điều làm họ khó chịu là báo sát giờ, không đưa lịch thay thế, hoặc dời nhiều lần.
Nguyên tắc: báo ngay khi biết, ít nhất trước một ngày nếu có thể; nói ngắn gọn lý do, không cần kể chi tiết đời tư; đưa ra hai ba khung giờ thay thế cụ thể; cảm ơn sự linh hoạt của họ. Nếu họ không thể dời và chỉ có đúng một khung giờ, bạn phải cân nhắc: sắp xếp lại việc của mình, hoặc chấp nhận bỏ lỡ.
Nếu buổi phỏng vấn trùng với một buổi khác, không cần nói tên công ty kia; chỉ cần nói bạn có một lịch hẹn đã định trước. Nếu bạn đã quyết định không đi nữa, vì đã nhận chỗ khác hay không còn quan tâm, báo huỷ hẳn thay vì xin dời rồi lại không đến.
Câu nói mẫu khi dời, huỷ hoặc lỡ cuộc gọi
Những tình huống này dễ làm người ta ngại rồi im lặng. Một tin ngắn đúng lúc luôn tốt hơn im lặng:
- Xin dời lịch: "Dạ em chào chị, em là Trang, có hẹn phỏng vấn vị trí Nhân viên hành chính lúc 9 giờ sáng thứ Ba. Em rất tiếc là sáng hôm đó em có việc không thể dời được. Nếu được, em xin dời sang chiều thứ Ba sau 2 giờ, hoặc sáng thứ Tư. Em cảm ơn chị đã sắp xếp giúp ạ."
- Huỷ vì đã nhận chỗ khác: "Dạ em cảm ơn chị đã mời em phỏng vấn. Em vừa nhận một vị trí khác nên xin phép huỷ buổi hẹn sáng thứ Ba để không làm mất thời gian của bên mình. Mong có dịp hợp tác sau ạ."
- Lỡ cuộc gọi, gọi lại: "Dạ em chào anh/chị, em là Trang, em thấy có cuộc gọi nhỡ từ số này lúc 10 giờ sáng. Em có ứng tuyển vị trí Nhân viên hành chính, không biết có phải anh/chị gọi về việc đó không ạ?"
- Không gọi lại được, nhắn tin: "Dạ em là Trang, em có cuộc gọi nhỡ từ số này. Hiện em đang ở chỗ làm, em xin gọi lại sau 5 giờ chiều, hoặc anh/chị nhắn thông tin giúp em ạ."
Gọi lại hoặc nhắn trong vòng vài giờ là hợp lý. Một cuộc gọi nhỡ không được hồi đáp sau hai ngày thường đồng nghĩa với một cơ hội đã trôi qua.
Một ngày trước buổi hẹn: có nên nhắn xác nhận lại không
Nhiều người băn khoăn có nên nhắn thêm một lần vào hôm trước. Với buổi hẹn đã xác nhận rõ qua email, thường không cần. Với buổi hẹn chỉ qua một cuộc gọi, hoặc đã hẹn từ hơn một tuần trước, một tin ngắn hôm trước là hợp lý, nhất là ở cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ nơi lịch của người quản lý hay thay đổi.
Tin nhắc lại nên rất ngắn, chỉ để chắc rằng lịch vẫn giữ nguyên: "Dạ em là Trang, em xin xác nhận lại buổi hẹn phỏng vấn lúc 9 giờ sáng mai ạ." Nếu người tuyển báo đổi giờ, bạn biết sớm thay vì đến nơi mới phát hiện họ vắng mặt.
Sáng hôm đó, mở lại tin xác nhận để kiểm địa chỉ, tầng, tên người gặp một lần nữa. Lưu số liên hệ của người hẹn vào điện thoại với tên rõ ràng, để nếu có sự cố trên đường bạn báo được ngay mà không phải lục tìm trong hộp thư.
Nếu sau khi xác nhận mà bạn nhận ra mình đã ghi nhầm một chi tiết, như nhầm ngày thứ Ba với thứ Tư, nhắn lại ngay để đính chính, đừng chờ tới hôm đi. Một tin "dạ em xin lỗi, em xác nhận nhầm ngày, buổi hẹn của em là sáng thứ Tư đúng không ạ" chỉ mất một phút, còn đến sai ngày thì mất cả buổi hẹn. Người tuyển thường đánh giá cao ứng viên tự phát hiện và sửa lỗi của mình sớm.
Câu hỏi thường gặp
Xác nhận lịch phỏng vấn bao lâu sau khi nhận là hợp lý?
Trong cùng ngày là tốt, chậm nhất trong vòng một ngày làm việc. Xác nhận nhanh cho người tuyển thấy bạn quan tâm và giúp họ chốt lịch với những ứng viên khác. Để quá hai ngày, có khi họ đã chuyển khung giờ đó cho người khác.
Có thể xin dời lịch phỏng vấn mấy lần?
Một lần là chấp nhận được với lý do chính đáng. Dời lần thứ hai thường khiến người tuyển nghĩ bạn không thật sự quan tâm. Nếu lịch của bạn quá khó sắp xếp, nói thẳng các khung bạn có thể từ đầu để họ chọn.
Họ hẹn qua tin nhắn mạng xã hội cá nhân thì có ổn không?
Ở cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ, điều này khá phổ biến. Kiểm lại xem tài khoản đó có gắn với nơi bạn đã nộp đơn không. Nếu có dấu hiệu bất thường như đòi tiền, đòi giấy tờ gốc hay hẹn chỗ lạ, cẩn trọng và tìm hiểu thêm trước khi đi.
Không biết người phỏng vấn là ai có sao không?
Không ảnh hưởng nhiều, nhưng biết trước giúp bạn chuẩn bị câu hỏi đúng cấp. Gặp người phòng nhân sự thì hỏi về quy trình, chế độ; gặp quản lý trực tiếp thì hỏi về công việc hằng ngày. Có thể hỏi lịch sự khi xác nhận.
Đến nơi mà người hẹn không có mặt thì làm gì?
Báo lễ tân hoặc người trực, đọc tên người hẹn và giờ hẹn, chờ khoảng mười lăm phút. Nếu vẫn không gặp được, nhắn tin hoặc gọi cho người hẹn, lịch sự hỏi lại. Lưu lại tin nhắn xác nhận cũ để đối chiếu nếu có nhầm lẫn.
Có nên hỏi về lương khi xác nhận lịch không?
Thường không nên ở bước này, vì người xác nhận lịch có thể không phải người quyết định lương. Để dành câu hỏi về lương cho buổi phỏng vấn hoặc khi người tuyển chủ động nhắc. Nếu tin tuyển dụng hoàn toàn không có thông tin, có thể hỏi một câu nhẹ.