Lời ứng tuyển ngắn là vài dòng bạn viết khi gửi hồ sơ qua email hoặc tin nhắn, và nó quyết định người nhận có mở tệp đính kèm hay không. Ở nhiều chỗ tuyển, nhất là cửa hàng, xưởng và doanh nghiệp nhỏ, người đọc đơn đồng thời làm việc khác; họ lướt vài giây, thấy rõ ràng thì mở hồ sơ, thấy lộn xộn thì để sau, mà "để sau" thường là không bao giờ.
Bài này nói về những dòng chữ đó, không nói về CV hay thư xin việc dài một trang (đã có các trang chuyên về hồ sơ). Bảy lỗi dưới đây là những lỗi hay gặp nhất khi đọc đơn ứng tuyển của người mới đi làm lẫn người đã đi làm nhiều năm, mỗi lỗi kèm cách sửa và câu mẫu.
Bảy lỗi hay gặp nhất
Lỗi 1: Tiêu đề email trống hoặc chỉ ghi "CV". Người tuyển một lúc nhiều vị trí phải mở từng email để biết bạn nộp chỗ nào. Sửa: tiêu đề có ba phần, vị trí – họ tên – một điểm nổi bật ngắn, ví dụ "Ứng tuyển Nhân viên kho – Nguyễn Văn An – 2 năm kho lạnh". Nếu tin tuyển dụng yêu cầu cú pháp riêng, theo đúng cú pháp đó.
Lỗi 2: Không chào, không xưng tên, gửi mỗi tệp. Một email chỉ có tệp đính kèm, hoặc tin nhắn chỉ có ảnh chụp hồ sơ, khiến người nhận phải đoán bạn là ai. Sửa: luôn có một lời chào, một câu nói bạn ứng tuyển vị trí nào và thấy tin ở đâu.
Lỗi 3: Kể lể dài như thư tay. Tin nhắn mười hai dòng về hoàn cảnh gia đình và ước mơ nghề nghiệp làm người đọc mệt trước khi tới phần quan trọng. Sửa: giữ trong năm đến bảy câu, mỗi câu một ý.
Lỗi 4: Viết chung chung, dán cho mọi chỗ. Câu "em là người năng động, ham học hỏi, mong được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp" đọc mười lần trong một buổi sáng. Sửa: thêm một câu chỉ đúng với chỗ này, nối một kinh nghiệm của bạn với một việc trong mô tả công việc.
Lỗi 5: Sai tên công ty, sai tên vị trí. Lỗi của việc sao chép rồi quên sửa. Người tuyển dụng thường dừng đọc ngay khi thấy tên công ty khác trong thư. Sửa: đọc lại riêng hai chi tiết này trước khi bấm gửi.
Lỗi 6: Tệp đính kèm khó mở. Tệp tên "CV final final 2", định dạng lạ, dung lượng lớn, hay ảnh chụp nghiêng. Sửa: một tệp PDF tên rõ ràng, ví dụ "NguyenVanAn_NhanVienKho.pdf"; gửi qua tin nhắn thì kèm cả tệp chứ không chỉ ảnh chụp.
Lỗi 7: Đòi hỏi ngay dòng đầu. Mở đầu bằng "cho em hỏi lương bao nhiêu, có bao ăn ở không" khi chưa giới thiệu mình. Câu hỏi này chính đáng, nhưng để ở cuối, hoặc để dành cho cuộc gọi sau.
Cấu trúc năm phần của một lời ứng tuyển ngắn
Dù gửi qua email hay tin nhắn, khung dưới đây đủ dùng cho hầu hết vị trí phổ thông và văn phòng:
- Chào và xưng tên: một câu, có tên người nhận nếu biết.
- Ứng tuyển vị trí nào, thấy tin ở đâu: giúp người nhận xếp đơn vào đúng chỗ.
- Một hai câu vì sao bạn hợp: kinh nghiệm hoặc kỹ năng khớp với một việc trong mô tả, có chi tiết.
- Điều kiện thực tế nếu tin có hỏi: ngày có thể bắt đầu, ca làm có thể nhận, khu vực ở.
- Lời cảm ơn và cách liên lạc: "Em gửi kèm hồ sơ, anh chị cần thêm thông tin gì em bổ sung ngay."
Năm phần nghe nhiều nhưng thực tế chỉ năm đến bảy câu. Với tin nhắn, có thể gộp phần 1 và 2 thành một câu. Với email, phần chữ ký cuối thư nên có họ tên đầy đủ để người nhận chép vào danh sách gọi phỏng vấn mà không phải mở hồ sơ.
Một lưu ý về giờ gửi: không có giờ "vàng" nào được chứng minh, nhưng tin nhắn gửi lúc khuya dễ làm người nhận khó chịu nếu điện thoại báo tiếng. Email thì giờ nào cũng được; tin nhắn nên gửi trong giờ hành chính.
Email hay tin nhắn: khác nhau ở đâu
Email là kênh trang trọng hơn và để lại hồ sơ rõ ràng. Nó hợp với vị trí văn phòng, công ty có bộ phận nhân sự, tin tuyển dụng ghi địa chỉ email. Người nhận thường mở email trên máy tính, đọc cả tiêu đề và thân thư, có thời gian xem tệp. Ở đây, tiêu đề và câu đầu tiên quyết định nhiều nhất.
Tin nhắn hợp với cửa hàng, quán, xưởng nhỏ, chỗ tuyển ghi "nhắn tin để ứng tuyển". Người nhận thường là chủ hoặc quản lý ca, đọc trên điện thoại giữa lúc làm. Ở đây ngắn quan trọng hơn đủ. Gửi một tin giới thiệu ba bốn câu, sau đó gửi tệp hồ sơ ngay bên dưới, đừng gửi rời rạc năm sáu tin một chữ.
Có chỗ yêu cầu điền biểu mẫu trên trang tuyển dụng thay vì gửi thư. Khi đó ô "lời nhắn cho nhà tuyển dụng" chính là lời ứng tuyển ngắn; đừng bỏ trống. Một điểm chung cho cả ba kênh: luôn dùng tên thật, ảnh đại diện đàng hoàng nếu nhắn qua tài khoản mạng xã hội, và giữ một địa chỉ email nghiêm túc chỉ dùng cho việc tìm việc. Còn những tin chỉ có số máy và yêu cầu nhắn riêng, nên đọc thêm phần cảnh giác ở các trang chuyên về an toàn khi ứng tuyển.
Mẫu lời ứng tuyển dùng ngay
Ba mẫu dưới đây đã theo đúng khung năm phần. Thay chi tiết cho đúng với bạn, đừng chép nguyên văn:
- Email, vị trí văn phòng: "Kính gửi anh/chị phụ trách tuyển dụng. Em là Trần Thu Hà, ứng tuyển vị trí Nhân viên hành chính theo tin đăng của công ty. Em đã làm trợ lý văn phòng một năm ở một công ty thương mại nhỏ, phụ trách lịch họp, văn phòng phẩm và lưu trữ hồ sơ, nên khá quen với các việc trong mô tả. Em có thể bắt đầu từ đầu tháng tới. Em gửi kèm hồ sơ, rất mong được trao đổi thêm. Trân trọng, Trần Thu Hà."
- Tin nhắn, cửa hàng: "Dạ em chào anh/chị, em tên Minh, em thấy cửa hàng tuyển nhân viên bán hàng ca tối. Em từng làm thu ngân ca tối tám tháng, nhà em cách cửa hàng khoảng mười phút. Em gửi hồ sơ bên dưới, anh/chị tiện thì cho em đến gặp ạ."
- Biểu mẫu trực tuyến, ô lời nhắn: "Em ứng tuyển vị trí Nhân viên kho. Em có hai năm làm kho lạnh, quen kiểm đếm theo lô và hạn dùng. Em nhận được ca xoay."
Những mẫu này là nhân vật giả định, chỉ để minh hoạ cấu trúc. Điều đáng học là mỗi mẫu đều có một chi tiết đúng với vị trí, như ca tối, kho lạnh, lịch họp, và không có câu nào tự khen mà không có việc đi kèm.
Kiểm lại trước khi bấm gửi
Sáu phép kiểm này mất chưa tới hai phút và tránh được gần hết các lỗi ở trên:
- Đọc to tên công ty và tên vị trí trong thư, so với tin tuyển dụng.
- Mở thử tệp đính kèm trên điện thoại để chắc nó mở được và đúng bản mới nhất.
- Đếm số câu: quá bảy câu thì cắt bớt phần kể chuyện.
- Tìm các chữ viết tắt kiểu nhắn bạn bè, các biểu tượng cảm xúc, thay bằng chữ đầy đủ.
- Kiểm tiêu đề email có đủ vị trí và họ tên.
- Ghi lại ngày gửi, nơi gửi, vị trí vào bảng theo dõi đơn của bạn để biết khi nào nên hỏi lại.
Bước cuối thường bị bỏ qua nhưng lại quan trọng khi bạn nộp nhiều chỗ một lúc: khi có người gọi lại, bạn cần biết ngay họ là chỗ nào, vị trí gì, bạn đã viết gì cho họ. Không gì làm mất điểm nhanh bằng câu "dạ, anh chị bên nào ạ?" trong cuộc gọi đầu tiên.
Nếu lỡ quên thật, đừng đoán bừa. Một câu trung thực vẫn giữ được thể diện: "Dạ em có ứng tuyển vài nơi trong tuần này, anh/chị cho em xin lại tên vị trí để em mở đúng thông tin ạ." Người tuyển dụng hiểu ứng viên nộp nhiều chỗ; điều họ để ý là bạn có xử lý tình huống gọn gàng hay không.
Khi kinh nghiệm chưa khớp: viết gì cho câu "vì sao bạn hợp"
Phần khó nhất của lời ứng tuyển là một hai câu nói vì sao bạn hợp, nhất là khi bạn mới ra trường hoặc kinh nghiệm cũ lệch với vị trí mới. Nhiều người lấp chỗ trống bằng lời hứa: "em sẽ cố gắng hết sức", "em học hỏi rất nhanh". Người đọc đơn đã gặp câu này quá nhiều nên không còn thấy nó. Cách tốt hơn là tìm một việc nhỏ có thật mà bạn đã làm và việc đó giống một phần công việc mới.
Ví dụ giả định: một bạn học ngành du lịch nộp vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng của một cửa hàng điện máy. Kinh nghiệm bán điện máy thì không có, nhưng bạn từng làm hướng dẫn viên tình nguyện, quen trả lời câu hỏi lặp đi lặp lại của khách mà vẫn giữ giọng dễ chịu. Câu "vì sao hợp" có thể viết: "Em chưa làm điện máy, nhưng từng hướng dẫn đoàn khách vài chục người, quen giải thích một việc nhiều lần cho nhiều người khác nhau." Câu này thật, cụ thể, và để người đọc tự nối sang việc của họ.
Nếu thật sự không tìm được điểm nối nào, hãy nói thẳng điều bạn sẵn có, như thời gian, khu vực, ca làm, và một kế hoạch học cụ thể: "Em chưa có kinh nghiệm bán hàng, em có thể làm ca tối và cuối tuần, và đã đọc trước về các dòng sản phẩm của cửa hàng." Sự thẳng thắn kèm một bước chuẩn bị nhỏ thường được đánh giá cao hơn lời hứa chung chung. Đừng thổi phồng kinh nghiệm để lấp chỗ trống, vì chỉ một câu hỏi ở buổi phỏng vấn là lộ.
Câu hỏi thường gặp
Gửi hồ sơ qua tin nhắn có kém chuyên nghiệp hơn email không?
Không, nếu chỗ tuyển yêu cầu như vậy. Nhiều cửa hàng và xưởng nhỏ chỉ dùng tin nhắn. Điều làm kém chuyên nghiệp là cách viết: thiếu chào hỏi, gửi rời rạc nhiều tin, không ghi vị trí. Viết gọn, đủ năm phần thì tin nhắn cũng đàng hoàng như email.
Có cần viết thư xin việc dài một trang kèm theo không?
Chỉ khi tin tuyển dụng yêu cầu hoặc vị trí văn phòng cấp chuyên viên trở lên. Với phần lớn vị trí phổ thông, lời ứng tuyển ngắn trong thân email hay tin nhắn là đủ. Cách viết thư dài thuộc phạm vi các trang chuyên về hồ sơ xin việc.
Gửi cùng một lời ứng tuyển cho nhiều chỗ có sao không?
Phần khung có thể giữ nguyên, nhưng mỗi chỗ nên có ít nhất một câu riêng nối kinh nghiệm của bạn với việc của họ. Một câu đó tốn hai phút mà khiến lá đơn khác hẳn những lá dán sẵn.
Nộp rồi mới phát hiện sai tên công ty thì làm gì?
Gửi ngay một email hoặc tin ngắn đính chính, xin lỗi một câu và gửi lại bản đúng. Đừng giải thích dài. Nhiều người tuyển dụng bỏ qua lỗi đã được sửa nhanh, nhưng ít ai bỏ qua lỗi để nguyên.
Có nên hỏi lương ngay trong tin ứng tuyển không?
Nếu tin không ghi gì về lương, có thể hỏi một câu nhẹ ở cuối, sau phần giới thiệu. Nhưng thường hợp lý hơn là để tới cuộc gọi đầu tiên. Hỏi lương ở dòng đầu, trước khi nói mình là ai, dễ làm người đọc dừng lại.
Có nên gửi kèm ảnh chân dung không?
Chỉ khi tin tuyển dụng yêu cầu. Nếu gửi, chọn ảnh rõ mặt, nền đơn giản, trang phục gọn. Không gửi ảnh tự chụp ở quán hay ảnh đã qua nhiều lớp chỉnh sửa.