Khi nhận thư báo không được chọn sau phỏng vấn, hãy trả lời trong một hai ngày bằng một lá thư ngắn: cảm ơn cơ hội, nói bạn tôn trọng quyết định, xin một hai góp ý cụ thể nếu họ sẵn lòng, và bày tỏ mong được xem xét ở vị trí phù hợp sau này. Không tranh luận, không hỏi "vì sao em trượt" theo kiểu đòi giải thích.
Trượt phỏng vấn là chuyện ai đi xin việc cũng gặp, kể cả người giỏi. Quyết định tuyển phụ thuộc vào nhiều thứ ngoài tầm của bạn: ứng viên khác, ngân sách, kế hoạch nội bộ thay đổi. Điều bạn kiểm soát được là cách trả lời và cách rút kinh nghiệm. Bài này đi qua cách trả lời thư báo trượt, cách xin góp ý để có câu trả lời thật, cách đọc góp ý, và cách nhìn lại buổi phỏng vấn của chính mình khi không ai góp ý. Nhân vật trong các mẫu là giả định.
Vì sao nên trả lời một lá thư báo trượt
Phần lớn ứng viên không trả lời thư báo trượt, hoặc chỉ đọc rồi xoá. Điều đó dễ hiểu, nhưng bỏ lỡ một cơ hội nhỏ. Người tuyển nhớ những ứng viên đã vào vòng cuối và cư xử chuyên nghiệp đến lúc bị từ chối. Khi người được chọn không nhận việc, nghỉ trong thời gian thử việc, hoặc khi có vị trí tương tự mở ra, họ thường liên lạc lại với những người họ còn ấn tượng tốt.
Thư trả lời cũng là cách duy nhất để xin góp ý. Nhiều nơi không chủ động góp ý cho người trượt vì không có thời gian hoặc ngại, nhưng khi được hỏi lịch sự, một số người sẵn lòng chia sẻ một hai điều. Một câu góp ý thật từ người đã ngồi trong phòng phỏng vấn có giá trị hơn nhiều lời khuyên chung chung trên mạng.
Cuối cùng, lá thư giúp chính bạn khép lại chuyện đó. Viết một lá thư đàng hoàng thay vì im lặng ôm cảm giác hụt hẫng giúp bạn chuyển sang lượt tiếp theo nhẹ nhàng hơn.
Thời điểm tốt nhất để trả lời là trong một hai ngày sau khi nhận thư, khi người tuyển còn nhớ rõ bạn. Đừng trả lời ngay trong lúc đang buồn hay bực; đọc thư, để đó vài giờ, rồi mới viết. Một lá thư viết lúc cảm xúc còn nóng dễ lọt vào những câu như "em nghĩ mình đã trả lời tốt hơn nhiều người" — câu khiến mọi thiện cảm trước đó biến mất.
Mẫu thư trả lời theo từng mức
Thư ngắn, chỉ cảm ơn (khi trượt ở vòng đầu): "Kính gửi chị Hạnh, em cảm ơn chị đã thông báo kết quả và cảm ơn công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của em. Em mong có dịp được ứng tuyển ở vị trí phù hợp trong thời gian tới. Em chào chị, Phạm Đức Long."
Thư có xin góp ý (khi đã vào vòng sâu): "Kính gửi anh Bình, em cảm ơn anh đã báo kết quả vị trí chuyên viên mua hàng. Dù hơi tiếc, em rất cảm ơn những buổi trao đổi với anh và chị Thảo, em học được nhiều về cách bên mình đánh giá nhà cung cấp. Nếu anh tiện, em rất mong được nghe một hai điều em nên cải thiện, về chuyên môn hay cách trả lời, để chuẩn bị tốt hơn cho lần sau. Em mong có dịp làm việc với công ty ở vị trí phù hợp sau này. Em cảm ơn anh, Ngô Thị Thanh."
Tin nhắn cho vị trí ở cửa hàng, xưởng: "Dạ em cảm ơn chị đã báo. Nếu sau này cửa hàng cần thêm người ca tối, chị nhắn em nhé ạ."
Ba mẫu dài ngắn khác nhau tuỳ mức độ bạn đã gắn bó với quy trình. Trượt sau một cuộc gọi sơ bộ thì không cần thư dài; trượt ở vòng cuối sau ba buổi gặp thì một lá thư tử tế là xứng đáng.
Xin góp ý sao cho có câu trả lời thật
Hỏi một câu hẹp, không hỏi "vì sao em trượt". Câu "vì sao em không được chọn" khiến người tuyển phải giải thích một quyết định có thể liên quan đến ứng viên khác hay chuyện nội bộ, và họ thường trả lời chung chung cho an toàn. Câu hẹp hơn dễ trả lời hơn: "Có một điều nào em nên chuẩn bị kỹ hơn cho các vị trí tương tự không ạ?"
Cho người ta lối thoát. Thêm "nếu anh chị tiện" hoặc "nếu được phép chia sẻ". Một số công ty có quy định không góp ý chi tiết cho ứng viên; câu có lối thoát giúp họ không khó xử khi từ chối.
Gửi cho người đã gặp bạn, không gửi cho địa chỉ chung. Nếu có liên lạc của người phỏng vấn hoặc người hẹn lịch, gửi cho họ. Thư gửi vào hộp thư tuyển dụng chung thường nhận được câu trả lời mẫu.
Hỏi một lần, không nhắc lại. Nếu sau một tuần không có hồi âm, coi như họ không tiện trả lời. Nhắc lại lần hai, lần ba làm hỏng ấn tượng tốt bạn vừa tạo.
Cảm ơn khi nhận được góp ý, kể cả góp ý khó nghe. Một câu "em cảm ơn anh, em sẽ để ý phần đó" là đủ. Không giải thích, không phản bác. Người góp ý đã dành thời gian cho bạn; tranh luận lại làm họ hối hận vì đã nói thật.
Đọc góp ý: phân biệt điều sửa được và điều không
Góp ý nhận được thường thuộc vài nhóm. Mỗi nhóm có cách xử lý khác:
| Loại góp ý | Ví dụ | Bạn làm gì |
|---|---|---|
| Kỹ năng chuyên môn | "Phần phân tích chi phí còn mỏng" | Học thêm phần đó, chuẩn bị ví dụ cụ thể cho lần sau |
| Cách trả lời | "Câu trả lời hơi dài, chưa có ví dụ" | Luyện trả lời ngắn theo khung, mỗi câu một ví dụ |
| Kinh nghiệm chưa đủ | "Bên mình cần người đã quản lý nhóm" | Nhắm vị trí vừa sức hơn hoặc tích luỹ thêm kinh nghiệm |
| Sự phù hợp | "Bên mình cần người làm được ca đêm thường xuyên" | Không phải lỗi của bạn, chọn nơi hợp hoàn cảnh hơn |
| Lý do ngoài bạn | "Có ứng viên nội bộ được chọn" | Không cần sửa gì, giữ liên lạc tốt |
Một góp ý đơn lẻ có thể chỉ là ý kiến của một người. Nếu hai ba nơi khác nhau cùng góp ý một điều, đó gần như chắc là điểm cần sửa thật.
Khi không ai góp ý: tự nhìn lại buổi phỏng vấn
Đa số lần trượt sẽ không có góp ý nào. Khi đó, tự nhìn lại là cách duy nhất. Làm ngay trong ngày phỏng vấn, khi trí nhớ còn rõ: ghi lại các câu đã được hỏi, câu nào bạn trả lời trôi chảy, câu nào lúng túng, câu nào người hỏi hỏi dồn thêm, và lúc nào bạn cảm thấy không khí thay đổi.
Vài câu hỏi giúp tự đánh giá: mình có trả lời đúng câu được hỏi không, hay lạc sang chuyện khác? Mỗi câu trả lời có ví dụ cụ thể không? Có câu nào mình nói quá dài? Mình có hỏi lại người phỏng vấn câu nào có ý nghĩa không? Mình có tìm hiểu đủ về công ty không?
Sau ba bốn lần phỏng vấn, đọc lại các ghi chép. Thường bạn sẽ thấy một hai câu hỏi làm khó mình lặp đi lặp lại, ví dụ câu về điểm yếu hay câu về lý do nghỉ việc cũ. Đó là chỗ nên đầu tư luyện tập nhất, vì nó sẽ còn được hỏi ở những buổi sau.
Nếu có người quen làm tuyển dụng hay quản lý, nhờ họ nghe bạn trả lời những câu khó đó và nói thẳng nhận xét. Người ngoài nhìn ra những điều bạn không tự thấy, như giọng nói đi xuống ở cuối câu, hay thói quen nói "nói chung là" trước mỗi ý.
Ví dụ giả định: một câu góp ý đổi cách chuẩn bị
Tuấn (nhân vật giả định) ứng tuyển vị trí nhân viên kinh doanh ở bốn nơi trong hai tháng, lần nào cũng vào đến vòng phỏng vấn với trưởng phòng rồi trượt. Ở lần thứ tư, Tuấn gửi thư xin góp ý theo kiểu câu hỏi hẹp. Trưởng phòng trả lời ngắn: "Em kể nhiều về việc em chăm chỉ gọi khách, nhưng chưa nói được kết quả, ví dụ bao nhiêu khách chuyển thành đơn và vì sao."
Tuấn đọc lại ghi chép các buổi trước và thấy đúng như vậy: câu trả lời nào cũng xoay quanh nỗ lực, không có con số. Tuấn ngồi lại với sổ tay công việc cũ, tìm ra mấy kết quả thật: tháng tốt nhất chốt được bao nhiêu đơn trên số khách đã gọi, một khách lớn giữ được nhờ gọi lại đúng lúc hết hàng. Tuấn viết lại năm câu chuyện, mỗi câu có một kết quả đo được.
Ở lượt phỏng vấn tiếp theo, câu hỏi gần như giống hệt các lần trước, nhưng câu trả lời đã khác. Dù kết quả lần đó ra sao, Tuấn đã sửa được một điểm yếu lặp lại mà nếu tự nhìn, có thể mất thêm nhiều tháng mới nhận ra. Một câu góp ý thật, đúng chỗ, đáng giá hơn mười bài hướng dẫn chung.
Giữ tinh thần khi trượt nhiều lần
Trượt liên tiếp dễ khiến người ta nghi ngờ bản thân. Nhớ rằng tỷ lệ trượt cao là bình thường: một vị trí có thể có hàng chục người ứng tuyển và chỉ một người được nhận. Trượt không có nghĩa là bạn kém; nhiều khi chỉ là người khác hợp hơn ở một điểm nhỏ.
Đếm những gì bạn kiểm soát được thay vì đếm kết quả: số đơn đã nộp đúng vị trí, số buổi phỏng vấn đã chuẩn bị kỹ, số câu trả lời đã cải thiện. Những con số này tăng lên là bạn đang đi đúng hướng, dù thư mời chưa đến.
Nếu đã đi phỏng vấn nhiều nơi mà vẫn trượt ở cùng một vòng, có thể vấn đề nằm ở khâu đó: trượt ở vòng hồ sơ thì xem lại hồ sơ và cách chọn vị trí; trượt ở vòng phỏng vấn đầu thì xem lại cách trả lời; trượt ở vòng cuối thì xem lại sự nhất quán và động cơ. Nếu kéo dài khiến bạn mất ngủ, chán ăn, không còn muốn làm gì, hãy nói chuyện với người thân hoặc tìm đến chuyên gia tâm lý; áp lực tìm việc là thật và không ai phải chịu một mình.
Câu hỏi thường gặp
Có nên hỏi lại khi bị từ chối mà không rõ lý do?
Có thể hỏi một lần, lịch sự, với câu hỏi hẹp về điều nên cải thiện. Đừng đòi giải thích quyết định. Nhiều nơi không thể chia sẻ lý do cụ thể, và việc hỏi dồn chỉ làm mất ấn tượng tốt bạn đã có.
Bị từ chối rồi có được ứng tuyển lại cùng công ty không?
Thường được, nhất là ở vị trí khác hoặc sau một thời gian. Nếu ứng tuyển lại cùng vị trí, nên cho thấy bạn đã cải thiện điều gì kể từ lần trước. Giữ liên lạc tốt sau lần trượt giúp lần sau thuận lợi hơn.
Không nhận được thư báo trượt mà chỉ im lặng thì sao?
Nhiều nơi không gửi thư báo cho người không được chọn. Nếu đã quá thời gian dự kiến khá lâu và bạn đã hỏi lại một lần mà không có hồi âm, coi như không được chọn và chuyển sang các cơ hội khác.
Có nên đăng bài than phiền về công ty sau khi trượt?
Không nên. Ngành nghề thường nhỏ hơn bạn nghĩ, và những bài than phiền dễ được người tuyển ở nơi khác nhìn thấy. Nếu có trải nghiệm thật sự không đúng mực, như bị xúc phạm, có thể phản ánh qua kênh chính thức của công ty.
Được gọi lại sau khi đã bị từ chối thì có nên nhận không?
Cân nhắc như một cơ hội bình thường. Hỏi rõ vị trí, điều kiện, và nếu được, vì sao họ liên lạc lại. Nhiều người được gọi lại vì người được chọn trước đó không nhận việc, và vẫn làm tốt về sau.