Một mô tả công việc thường trộn hai loại yêu cầu: những điều bắt buộc phải có để làm được việc, và những điều người tuyển mong có nhưng sẵn sàng bỏ qua nếu ứng viên mạnh ở chỗ khác. Biết tách hai loại này là cách nhanh nhất để quyết định có nộp đơn hay không, và nộp thì nhấn vào đâu.
Bài này chỉ cách đọc mô tả công việc từ phía người tìm việc tự hỏi "mình hợp đến đâu", không phải cách nhận diện tin tuyển dụng mập mờ hay đáng ngờ (phần đó đã có ở các trang chuyên về an toàn khi ứng tuyển). Kèm theo là một bảng tự chấm độ khớp và vài câu hỏi để hỏi lại người tuyển khi mô tả chưa rõ.
Cấu trúc thường gặp của một mô tả công việc
Phần lớn mô tả công việc ở Việt Nam có bốn khối: giới thiệu ngắn về vị trí, danh sách trách nhiệm hoặc công việc hằng ngày, danh sách yêu cầu ứng viên, và phần quyền lợi. Có nơi viết rất kỹ, có nơi chỉ ba bốn dòng. Khối quan trọng nhất cho việc tự đánh giá là khối trách nhiệm, không phải khối yêu cầu, vì trách nhiệm cho biết bạn sẽ làm gì mỗi ngày.
Nhiều người đọc thẳng xuống phần yêu cầu, thấy "ba năm kinh nghiệm" mà mình có hai năm thì bỏ qua. Nhưng nếu đọc kỹ trách nhiệm, có khi bạn đã làm đúng những việc đó trong hai năm, và con số ba năm chỉ là ước lượng của người viết tin. Ngược lại, có tin yêu cầu rất thấp nhưng phần trách nhiệm liệt kê những việc đòi kinh nghiệm thật, như tự xử lý khiếu nại, tự quyết đơn hàng. Đó là dấu hiệu công việc nặng hơn chữ trong phần yêu cầu.
Thói quen nên tập: đọc trách nhiệm trước, hình dung một ngày làm việc từ sáng tới chiều, rồi mới đọc yêu cầu. Nếu hình dung ngày làm việc đó thấy mình làm được phần lớn, đáng để đọc tiếp.
Tách yêu cầu bắt buộc và yêu cầu mong muốn
Từ ngữ báo hiệu. Những chữ như "bắt buộc", "tối thiểu", "phải có" chỉ yêu cầu cứng. Những chữ như "ưu tiên", "là một lợi thế", "biết thêm… là điểm cộng" chỉ yêu cầu mềm. Nhiều tin không dùng chữ nào; khi đó phải đoán theo thứ tự và tính chất.
Yêu cầu gắn với pháp lý hoặc an toàn thường là bắt buộc. Bằng lái hạng phù hợp cho vị trí lái xe, chứng chỉ hành nghề cho một số nghề có điều kiện, chứng nhận an toàn khi làm việc trên cao. Những yêu cầu này người tuyển không có quyền bỏ qua, nên không đủ thì đừng nộp.
Yêu cầu về số năm kinh nghiệm thường mềm hơn chữ viết. Con số này giúp người tuyển lọc nhanh, nhưng nếu bạn đã làm đúng việc ở mức đủ tốt, thiếu một năm thường không phải lý do loại chắc chắn. Khác với trường hợp thiếu hẳn loại kinh nghiệm được yêu cầu.
Yêu cầu nằm ở cuối danh sách thường ít quan trọng hơn. Người viết tin thường liệt kê điều quan trọng trước. Một kỹ năng phần mềm ở dòng thứ bảy thường là điểm cộng, không phải điều kiện loại.
Bảng tự chấm độ khớp
Chép từng dòng yêu cầu và từng trách nhiệm chính vào bảng, đánh dấu mức bạn đáp ứng. Ví dụ giả định với một tin tuyển nhân viên kế toán kho:
| Yêu cầu hoặc trách nhiệm | Loại | Mức đáp ứng của mình | Bằng chứng có thể kể |
|---|---|---|---|
| Theo dõi nhập xuất tồn hằng ngày | Trách nhiệm chính | Đủ | Hai năm làm thủ kho ở cửa hàng vật liệu |
| Đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp cuối tháng | Trách nhiệm chính | Một phần | Từng làm bảng đối chiếu nhưng không phải chịu trách nhiệm chính |
| Tốt nghiệp chuyên ngành kế toán | Bắt buộc | Đủ | Bằng cao đẳng kế toán |
| Ba năm kinh nghiệm kế toán kho | Mềm | Hai năm | Kinh nghiệm thủ kho gần đúng loại việc |
| Sử dụng phần mềm kế toán | Ưu tiên | Chưa | Đã dùng bảng tính thành thạo, có thể học thêm |
| Chịu được áp lực cuối tháng | Mềm | Đủ | Từng làm kiểm kê cuối năm |
Quy tắc nhẩm dùng được: nếu bạn đáp ứng đủ mọi yêu cầu bắt buộc và khoảng bảy phần mười trách nhiệm chính, đáng để nộp. Nếu thiếu một yêu cầu bắt buộc mang tính pháp lý, như chứng chỉ hành nghề, thì không nên nộp. Còn ở vùng giữa, quyết định dựa vào việc bạn có bằng chứng tốt cho những phần mình mạnh hay không.
Cột cuối là thứ quý nhất của bảng: nó trở thành nội dung cho lời ứng tuyển và cho câu chuyện trong buổi phỏng vấn. Khi đã làm bảng này, bạn không còn phải nghĩ "viết gì cho câu vì sao em hợp".
Đọc phần không viết ra
Một mô tả công việc còn nói nhiều điều qua những chi tiết nhỏ. Vài chỗ đáng để ý:
- Động từ lặp lại nhiều lần: nếu "liên hệ", "gọi", "chăm sóc" xuất hiện năm lần, công việc này phần lớn là giao tiếp, dù chức danh là "nhân viên hành chính".
- Danh sách trách nhiệm quá dài: mười lăm đầu việc cho một vị trí thường nghĩa là bạn làm nhiều việc của nhiều người. Có thể học được nhiều, nhưng cũng có thể quá tải.
- Chữ "linh hoạt thời gian", "sẵn sàng làm thêm giờ": nên hỏi lại cụ thể tần suất và cách tính.
- Chữ "đi công tác", "làm việc tại các điểm": nghĩa là nơi làm có thể thay đổi; hỏi rõ phạm vi.
- Chỉ tiêu, doanh số: nếu có, hỏi cách tính và phần lương phụ thuộc vào đó.
- Báo cáo cho ai: nếu mô tả ghi rõ, bạn biết mình làm việc với cấp nào; nếu không ghi, đó là câu nên hỏi trong phỏng vấn.
Những chi tiết này không phải là dấu hiệu xấu, chỉ là thông tin. Mục đích là để bạn hình dung đúng công việc trước khi nộp, đỡ bất ngờ sau khi nhận.
Đọc phần quyền lợi để hiểu thêm công việc
Phần quyền lợi thường bị đọc lướt vì ai cũng ghi những chữ quen thuộc như lương thưởng hấp dẫn, môi trường năng động, đóng bảo hiểm đầy đủ. Nhưng đọc kỹ, phần này nói khá nhiều về công việc. Một nơi ghi "phụ cấp ăn ca, phụ cấp ca đêm" cho biết bạn sẽ làm theo ca. Một nơi ghi "thưởng theo doanh số" cho biết phần thu nhập phụ thuộc chỉ tiêu. Một nơi ghi "được đào tạo bài bản trong tháng đầu" cho thấy họ quen nhận người chưa đủ kinh nghiệm.
Những chữ mơ hồ như "lương thỏa thuận", "thu nhập hấp dẫn" không nói được gì về mức lương. Cách tìm hiểu mặt bằng lương cho vị trí của bạn là so nhiều tin cùng vị trí, cùng khu vực có ghi khoảng lương, và hỏi người đang làm nghề đó. Ví dụ giả định: nếu năm tin kế toán kho cùng khu vực đều ghi khoảng tương đương nhau, bạn có một mốc để đối chiếu khi được hỏi mong muốn lương.
Một điểm nữa: phần quyền lợi thường cho biết chế độ làm việc như nghỉ thứ Bảy hay không, có làm việc từ xa hay không, có xe đưa đón hay không. Những thông tin này ảnh hưởng tới tiêu chí đi lại và lịch bạn đã đặt ra khi lập danh sách nơi ứng tuyển. Đọc phần quyền lợi cùng phần trách nhiệm cho bạn hình dung đầy đủ hơn một ngày, một tháng làm việc ở đó.
Khi nào nên nộp dù chưa đủ yêu cầu
Có ba tình huống đáng thử dù chưa khớp hoàn toàn. Thứ nhất, bạn đủ mọi yêu cầu bắt buộc và chỉ thiếu phần ưu tiên. Thứ hai, bạn thiếu số năm kinh nghiệm nhưng đã làm đúng loại việc, có ví dụ cụ thể. Thứ ba, tin tuyển cho thấy công ty sẵn sàng đào tạo, với những chữ như "được hướng dẫn", "không yêu cầu kinh nghiệm, ưu tiên…".
Khi nộp trong những trường hợp này, nói thẳng điểm còn thiếu và cách bạn bù: "Em có hai năm làm đúng các việc nhập xuất tồn trong mô tả, chưa dùng phần mềm kế toán nhưng đã dùng bảng tính hằng ngày và có thể học trong tuần đầu." Sự thẳng thắn này giúp người tuyển không phải đoán, và tránh cho bạn một buổi phỏng vấn bị hỏi dồn vào chỗ yếu mà không có câu trả lời.
Ngược lại, có những lúc không nên nộp: thiếu yêu cầu pháp lý; công việc cần một kỹ năng lõi bạn chưa hề có, như lái xe tải mà chưa có bằng; hoặc khi phần trách nhiệm cho thấy bạn sẽ quá tải ngay từ đầu. Biết dừng ở những tin này giúp bạn dồn sức cho những nơi khớp hơn.
Câu nói mẫu: hỏi lại khi mô tả chưa rõ
Khi có số liên hệ hoặc trong cuộc gọi sơ bộ, những câu hỏi ngắn dưới đây giúp bạn làm rõ công việc trước khi đi xa hơn:
- "Dạ cho em hỏi, trong các trách nhiệm ghi trong tin, việc nào chiếm nhiều thời gian nhất trong ngày ạ?"
- "Tin có ghi sẵn sàng làm thêm giờ, cho em hỏi thường là vào thời điểm nào trong tháng ạ?"
- "Vị trí này báo cáo trực tiếp cho ai ạ, và nhóm hiện có bao nhiêu người?"
- "Yêu cầu ba năm kinh nghiệm, em có hai năm làm đúng mảng nhập xuất tồn. Bên mình có xét hồ sơ như em không ạ?"
Câu cuối đặc biệt hữu ích: nó cho người tuyển cơ hội nói thẳng có nên nộp hay không, đỡ cho cả hai bên mất thời gian. Hỏi gọn từng câu một, đừng dồn tất cả vào một tin nhắn dài.
Câu hỏi thường gặp
Thiếu một năm kinh nghiệm so với yêu cầu có nên nộp không?
Thường nên, nếu bạn đã làm đúng loại việc và có ví dụ cụ thể. Con số năm kinh nghiệm giúp người tuyển lọc nhanh, nhưng chất lượng kinh nghiệm thường quan trọng hơn. Nói rõ điều này trong lời ứng tuyển.
Mô tả công việc quá ngắn thì đọc thế nào?
Suy từ chức danh và ngành để hình dung công việc thật, rồi hỏi lại khi được liên hệ. Một mô tả ba dòng không có nghĩa công việc đơn giản; có thể chỉ là người viết tin bận. Ghi những câu hỏi để dùng ở cuộc gọi đầu.
Yêu cầu "ngoại hình ưa nhìn" có nên quan tâm không?
Với vị trí tiếp xúc khách, nhiều nơi muốn nói tới tác phong gọn gàng. Nếu yêu cầu cụ thể về chiều cao, cân nặng không gắn với tính chất công việc, bạn có quyền cân nhắc có muốn làm ở đó hay không. Không cần tự loại mình chỉ vì một dòng mơ hồ.
Có nên sửa hồ sơ theo từng mô tả công việc không?
Nên chỉnh phần nhấn mạnh cho khớp, nhưng không thay đổi sự thật. Cách chỉnh hồ sơ theo mô tả có bài riêng ở các trang chuyên về hồ sơ xin việc. Ở đây, bảng tự chấm độ khớp là đầu vào cho việc chỉnh đó.
Đọc mô tả thấy hợp nhưng phỏng vấn thì công việc khác hẳn, xử lý sao?
Hỏi rõ trong buổi phỏng vấn những điểm khác, ghi lại câu trả lời. Nếu công việc thật khác nhiều so với mô tả và không hợp với bạn, bạn có quyền từ chối khi được mời. Đọc kỹ thư mời nhận việc trước khi đồng ý.
Có nên nộp nhiều vị trí khác nhau ở cùng một công ty không?
Một hai vị trí gần nhau thì được, nếu bạn thật sự khớp cả hai. Nộp năm sáu vị trí khác hẳn nhau ở cùng một nơi khiến người tuyển nghĩ bạn chưa biết mình muốn gì.