Chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn gồm tám việc chính: xác nhận lịch, đọc lại tin tuyển dụng và những gì mình đã gửi, tìm hiểu công việc của công ty, đoán câu hỏi, soạn vài câu chuyện kinh nghiệm, chuẩn bị câu hỏi cho người tuyển, tập nói thành tiếng, và lo hậu cần cho ngày đi. Với phần lớn vị trí, tổng cộng khoảng ba đến sáu tiếng chia ra trong hai ba ngày là đủ.
Bài này là bản đồ tổng: mỗi việc được nói ngắn gọn theo đúng thứ tự thời gian, kèm thời lượng gợi ý và những lỗi hay gặp. Từng việc đều có bài riêng đi sâu trên trang này nếu bạn cần. Phần trả lời từng câu hỏi cụ thể và các hình thức phỏng vấn như nhóm, trực tuyến, bài test có ở các chuyên mục khác.
Tám việc theo thứ tự thời gian
Bảng dưới sắp xếp tám việc theo khoảng thời gian trước buổi phỏng vấn. Nếu chỉ có một ngày, gộp các việc nhưng giữ nguyên thứ tự:
| Thời điểm | Việc | Thời lượng gợi ý |
|---|---|---|
| Ngay khi nhận hẹn | 1. Xác nhận lịch, hỏi đủ thông tin | Năm phút |
| Hai ba ngày trước | 2. Đọc lại tin tuyển dụng và lời ứng tuyển đã gửi | Mười lăm phút |
| Hai ba ngày trước | 3. Tìm hiểu công việc của công ty | Bốn mươi lăm phút đến một tiếng |
| Hai ngày trước | 4. Đoán câu hỏi từ mô tả công việc | Ba mươi phút |
| Hai ngày trước | 5. Soạn năm sáu câu chuyện kinh nghiệm | Một tiếng |
| Một ngày trước | 6. Chuẩn bị ba bốn câu hỏi cho người tuyển | Hai mươi phút |
| Một ngày trước | 7. Tập nói thành tiếng | Ba mươi đến bốn mươi lăm phút |
| Tối hôm trước và sáng hôm đó | 8. Hậu cần: trang phục, giấy tờ, đường đi, giờ đến | Ba mươi phút |
Thời lượng chỉ là gợi ý cho vị trí phổ thông và văn phòng cấp đầu vào đến chuyên viên. Vị trí cao hơn hoặc có bài thuyết trình thì việc 3, 5, 7 cần nhiều thời gian hơn. Vị trí phục vụ, bán hàng thì có thể rút gọn phần lớn, nhưng việc 1 và 8 vẫn giữ nguyên.
Việc 1 và 2: xác nhận lịch, đọc lại những gì đã gửi
Xác nhận lịch ngay. Khi nhận cuộc gọi hay tin hẹn, trả lời xác nhận trong ngày, ghi lại năm thông tin: ngày giờ, địa điểm chính xác hoặc đường dẫn họp trực tuyến, tên người sẽ gặp, hình thức phỏng vấn, cần mang theo gì. Thiếu thông tin nào, hỏi luôn trong lúc xác nhận.
Đọc lại tin tuyển dụng. Tin có thể đã bị gỡ khỏi trang đăng, nên nếu bạn đã lưu bản chụp hay bản sao thì lấy ra đọc. Gạch chân trách nhiệm chính và yêu cầu nổi bật. Đây là nguyên liệu cho việc 4 và 5.
Đọc lại lời ứng tuyển và hồ sơ đã gửi. Người phỏng vấn sẽ cầm đúng bản bạn đã gửi. Họ có thể hỏi về một dòng bạn viết từ nhiều tuần trước. Nhớ lại mình đã nhấn vào kinh nghiệm nào, đã nói gì về ngày có thể bắt đầu, có đưa ra khoảng lương mong muốn không.
Lỗi hay gặp. Nhận lịch qua điện thoại mà không ghi lại, đến hôm đi mới phát hiện không nhớ tầng mấy, gặp ai. Hoặc nộp nhiều nơi rồi nhầm nơi này với nơi kia khi kể "vì sao em ứng tuyển".
Việc 3: tìm hiểu công việc của công ty, không chỉ đọc trang giới thiệu
Mục tiêu không phải thuộc lòng năm thành lập hay khẩu hiệu, mà hiểu công ty kiếm tiền bằng gì, khách hàng là ai, và vị trí của bạn đóng góp vào đâu trong chuỗi đó. Ba câu hỏi này giúp bạn trả lời câu "vì sao bạn muốn làm ở đây" bằng điều cụ thể, và đặt câu hỏi cho người tuyển thông minh hơn.
Nguồn dễ dùng: trang giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của chính công ty; các tin tuyển dụng khác họ đang đăng, vì chúng cho thấy công ty đang mở rộng mảng nào; nếu là cửa hàng hay chuỗi, ghé qua một cơ sở với tư cách khách. Phần kiểm tra pháp lý, uy tín doanh nghiệp trước khi đi là việc nên làm riêng, có các trang chuyên về an toàn khi ứng tuyển.
Một mẹo nhỏ: xem các tin tuyển dụng khác của chính công ty đó để biết họ đang tuyển những vị trí nào cùng lúc. Muốn đối chiếu thêm với tin cùng ngành ở những nơi khác, có thể tham khảo mangvieclam.com. Nếu công ty đang tuyển nhiều người cho cùng bộ phận với bạn, có thể đó là một nhóm mới lập; đây là điều đáng hỏi trong buổi gặp.
Việc 4 và 5: đoán câu hỏi và soạn câu chuyện
Phần lớn câu hỏi phỏng vấn đoán được từ mô tả công việc. Mỗi trách nhiệm chính là một chủ đề người phỏng vấn muốn kiểm. Nếu mô tả ghi "xử lý khiếu nại khách hàng", gần như luôn có câu "kể một lần bạn gặp khách khó tính". Lập một bảng ba cột: yêu cầu trong mô tả, câu hỏi có thể gặp, ví dụ của bạn. Bảng này mất khoảng nửa tiếng và là xương sống của buổi chuẩn bị.
Sau đó soạn năm sáu câu chuyện kinh nghiệm, mỗi câu chuyện là một tình huống thật bạn đã trải qua, có việc bạn làm và kết quả. Điều thú vị là năm sáu câu chuyện tốt dùng được cho mười mấy câu hỏi khác nhau: một chuyện xử lý đơn hàng trễ có thể trả lời câu về áp lực, về giải quyết vấn đề, về làm việc với đồng nghiệp. Cách soạn và cách kể có bài riêng trên trang.
Lỗi hay gặp ở bước này là soạn câu trả lời mẫu rồi học thuộc từng chữ. Khi người phỏng vấn hỏi lệch đi một chút, câu học thuộc không còn khớp và bạn bị khựng. Soạn ý chính và chi tiết then chốt, không soạn nguyên văn.
Việc 6 và 7: câu hỏi cho người tuyển và tập nói
Gần như mọi buổi phỏng vấn đều kết thúc bằng câu "em có câu hỏi gì không". Trả lời "dạ không" là bỏ lỡ một cơ hội để hiểu công việc và để lại ấn tượng. Chuẩn bị sẵn ba bốn câu hỏi về công việc hằng ngày, cách đánh giá, nhóm làm việc. Mang theo trong sổ, hỏi hai ba câu tuỳ thời gian.
Tập nói thành tiếng là bước nhiều người bỏ qua nhất, và cũng là bước tạo khác biệt lớn nhất. Đọc thầm câu trả lời trong đầu cho cảm giác trơn tru, nhưng nói ra miệng mới lộ chỗ vấp, chỗ dài dòng, chỗ thiếu ví dụ. Ba mươi phút tự nói với chính mình hoặc với một người thân, có ghi âm lại để nghe, thường đáng giá hơn ba tiếng đọc thêm tài liệu.
Về câu hỏi cho người tuyển, tránh những câu mà chỉ cần đọc tin tuyển dụng là biết, như "công ty mình làm về lĩnh vực gì". Câu hỏi tốt cho thấy bạn đã đọc kỹ và đang hình dung mình làm việc ở đó: "Trong ba tháng đầu, người ở vị trí này thường được giao những việc gì?" Cách lập danh sách câu hỏi và chọn câu nào để hỏi có bài riêng trên trang.
Thứ tự tập nên là: phần giới thiệu bản thân, hai câu hỏi bạn đoán gần như chắc gặp, một câu hỏi bạn sợ nhất. Câu bạn sợ nhất là câu đáng tập nhiều nhất, vì nó chính là chỗ dễ run và nói lan man.
Việc 8: hậu cần cho ngày đi
Hậu cần nghe nhỏ nhưng là nơi xảy ra nhiều sự cố nhất. Bảng kiểm tối hôm trước:
- Trang phục đã chọn, đã ủi, giày sạch; xem dự báo thời tiết, chuẩn bị áo mưa nếu đi xe máy.
- Túi gọn: bản in hồ sơ, giấy tờ được yêu cầu, sổ và bút, nước uống, sạc dự phòng.
- Đường đi: tra trước tuyến đường, ước thời gian vào đúng khung giờ hôm đó, tìm chỗ gửi xe.
- Giờ đến: dự kiến có mặt ở khu vực sớm hơn khoảng hai mươi đến ba mươi phút, vào gặp lễ tân sớm hơn giờ hẹn khoảng năm đến mười phút.
- Số liên hệ của người hẹn lưu sẵn trong điện thoại để báo nếu có sự cố trên đường.
- Với phỏng vấn trực tuyến: thử đường dẫn, âm thanh, ánh sáng, phông nền trước ít nhất một ngày.
Chi tiết về trang phục, đồ mang theo và nhịp của đêm trước, sáng hôm đó có các bài riêng. Ở đây chỉ cần nhớ: mọi thứ có thể chuẩn bị từ tối hôm trước thì làm từ tối hôm trước, để buổi sáng chỉ còn việc ăn sáng, mặc đồ và đi.
Câu nói mẫu trong giai đoạn chuẩn bị
Một vài câu dùng được ở các bước trên, đặc biệt khi bạn cần hỏi thêm thông tin:
- Khi xác nhận lịch qua tin nhắn: "Dạ em xác nhận buổi phỏng vấn vị trí Nhân viên kinh doanh lúc 9 giờ sáng thứ Ba, tại văn phòng tầng 5. Anh/chị cho em hỏi em sẽ gặp ai và cần mang theo giấy tờ gì không ạ?"
- Khi muốn biết hình thức phỏng vấn: "Dạ buổi gặp này là phỏng vấn trao đổi hay có thêm phần làm bài kiểm tra ạ, để em chuẩn bị cho phù hợp?"
- Khi nhờ người thân tập cùng: "Chị đóng vai người phỏng vấn giúp em mười lăm phút nhé, hỏi em mấy câu trong tờ này, rồi nói thật em chỗ nào nghe chưa ổn."
- Khi bị trễ do sự cố trên đường: "Dạ em là Lan, có hẹn phỏng vấn lúc 9 giờ. Đường đang kẹt, em dự kiến đến trễ khoảng mười phút. Em xin lỗi, nếu anh/chị muốn dời lịch em xin theo sắp xếp của bên mình ạ."
Câu cuối nên gửi ngay khi biết sẽ trễ, không đợi tới đúng giờ hẹn. Báo sớm và đưa lựa chọn cho người tuyển là cách giữ thể diện tốt nhất khi có sự cố.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ còn một buổi tối trước phỏng vấn thì ưu tiên việc gì?
Ưu tiên đọc lại tin tuyển dụng và hồ sơ đã gửi, đoán ba bốn câu hỏi chắc chắn gặp và tập nói thành tiếng những câu đó, rồi chuẩn bị hậu cần. Phần tìm hiểu công ty rút gọn còn mười lăm phút đọc về sản phẩm, dịch vụ chính.
Chuẩn bị quá kỹ có làm mình cứng nhắc không?
Có nếu chuẩn bị bằng cách học thuộc nguyên văn. Chuẩn bị ý chính và ví dụ, tập nói vài lần với cách diễn đạt hơi khác nhau mỗi lần, sẽ giúp bạn linh hoạt hơn chứ không cứng hơn.
Có nên mang hồ sơ in sẵn dù đã gửi qua email?
Nên mang một hai bản. Người phỏng vấn có thể chưa in, hoặc có người thứ hai tham gia mà chưa có bản. Đưa ra khi được hỏi, không cần chủ động đặt lên bàn ngay.
Có cần chuẩn bị khác cho phỏng vấn ở cửa hàng, quán ăn không?
Phần lớn tám việc vẫn đúng nhưng ngắn hơn: xác nhận lịch, nghĩ trước câu trả lời về ca làm, thời gian làm được, kinh nghiệm liên quan, ăn mặc gọn và đến đúng giờ. Phần tìm hiểu có thể là ghé qua quán một lần với tư cách khách.
Bao lâu trước buổi phỏng vấn thì nên dừng chuẩn bị?
Tối hôm trước nên dừng sau khi đã xong hậu cần, để ngủ đủ. Sáng hôm đó chỉ xem lại bảng ghi chú ngắn, không học thêm điều mới, vì thông tin mới vào phút chót thường làm rối hơn là giúp.
Có nên hỏi người quen từng làm ở công ty đó trước khi đi?
Nếu có người quen sẵn, hỏi về không khí làm việc và cách phỏng vấn của nơi đó là hợp lý. Đừng xin đề bài hay câu trả lời mẫu, và đừng nhắc tên họ trong buổi phỏng vấn nếu chưa được đồng ý.