Một đợt tuyển sinh viên mới ra trường thường đi qua bốn đến sáu vòng: lọc hồ sơ, gọi điện sơ bộ, bài kiểm tra (năng lực chung hoặc chuyên môn), phỏng vấn với bộ phận chuyên môn, đôi khi thêm vòng thảo luận nhóm và vòng cuối với quản lý cấp cao, rồi mới đến thư mời nhận việc. Mỗi vòng xem một điều khác nhau, nên chuẩn bị cho từng vòng một cách riêng sẽ hiệu quả hơn chuẩn bị chung cho "buổi phỏng vấn".
Doanh nghiệp nhỏ có thể gộp tất cả vào một buổi gặp duy nhất; doanh nghiệp lớn với chương trình tuyển quản trị viên tập sự có thể kéo dài vài tuần. Bài này đi theo trình tự các vòng phổ biến, nói rõ người tuyển xem gì ở sinh viên mới và điều bạn nên chuẩn bị. Chi tiết từng hình thức (gọi điện, phỏng vấn trực tuyến, bài test, phỏng vấn nhóm) có bài riêng trong cùng chuyên mục.
Các vòng thường gặp và điều mỗi vòng xem
Thứ tự và số vòng khác nhau tuỳ công ty. Bảng dưới là trình tự hay gặp ở các doanh nghiệp vừa và lớn:
| Vòng | Thường diễn ra | Người tuyển xem gì ở sinh viên mới | Chuẩn bị chính |
|---|---|---|---|
| Lọc hồ sơ | Vài ngày đến vài tuần sau hạn nộp | Ngành học, hoạt động, việc làm thêm, hồ sơ có đúng yêu cầu không | Hồ sơ gọn, có việc cụ thể đã làm |
| Gọi điện sơ bộ | 10–20 phút qua điện thoại | Thông tin cơ bản, động cơ, giờ giấc, cách nói chuyện | Nắm vị trí đã nộp, trả lời gọn |
| Bài kiểm tra | Trực tuyến hoặc tại công ty, 30–90 phút | Tư duy, tính toán, ngôn ngữ, kiến thức nền chuyên ngành | Ôn dạng bài, quản lý thời gian |
| Thảo luận nhóm | Nửa buổi, nhiều ứng viên | Hợp tác, lắng nghe, dẫn dắt | Tập thảo luận theo đề |
| Phỏng vấn chuyên môn | 30–60 phút với trưởng bộ phận | Hiểu biết nền, cách học, sự phù hợp với công việc | Câu chuyện từ đồ án, làm thêm |
| Vòng cuối | 20–45 phút với quản lý cấp cao | Thái độ, sự gắn bó, phù hợp văn hoá | Lý do chọn công ty, kế hoạch vài năm |
Đừng ngạc nhiên nếu công ty bạn ứng tuyển bỏ qua vài vòng hay đổi thứ tự. Khi nhận cuộc gọi hẹn, có thể hỏi: "Dạ anh chị cho em hỏi quy trình tuyển gồm mấy vòng và vòng này là vòng thứ mấy ạ?" Câu hỏi này hoàn toàn bình thường và giúp bạn chuẩn bị đúng.
Vòng hồ sơ và gọi điện: người tuyển tìm dấu hiệu bạn hợp với việc
Ở vòng lọc hồ sơ sinh viên mới, người tuyển không chờ kinh nghiệm dài. Họ tìm dấu hiệu bạn đã thử sức với việc gần giống: một đồ án liên quan, việc làm thêm cho thấy bạn quen giờ giấc, hoạt động câu lạc bộ có trách nhiệm cụ thể. Cách trình bày hồ sơ có bài riêng ở các trang chuyên về hồ sơ xin việc; ở đây chỉ nhắc một điều: mỗi dòng nên có một việc bạn đã làm, không chỉ tên hoạt động.
Cuộc gọi sơ bộ thường bất ngờ. Người gọi xác nhận thông tin, hỏi vì sao bạn nộp đơn, hỏi khi nào có thể đi làm, đôi khi hỏi mức lương mong muốn. Sinh viên hay lúng túng vì không nhớ đã nộp vị trí nào ở công ty nào. Giữ một bảng ghi lại các nơi đã nộp, vị trí, ngày nộp; khi điện thoại reo từ số lạ, có thể xin một phút để ra chỗ yên tĩnh và mở bảng ra xem.
Mẫu khi nhận cuộc gọi lúc đang bận: "Dạ em cảm ơn chị đã gọi. Em đang ở trên xe buýt nên hơi ồn, chị cho em gọi lại sau mười lăm phút được không ạ?" Hẹn lại ngắn và lịch sự tốt hơn nhiều so với trả lời lắp bắp trong tiếng ồn.
Vòng bài kiểm tra: không chỉ là đúng sai
Nhiều chương trình tuyển sinh viên mới có bài kiểm tra năng lực chung: tính toán nhanh, đọc hiểu, suy luận logic, đôi khi có tiếng Anh. Bài thường được tính giờ chặt, số câu nhiều hơn số người làm kịp. Điều quan trọng là quản lý thời gian: câu nào quá lâu thì bỏ qua, quay lại sau. Ôn trước vài bộ đề cùng dạng giúp bạn quen nhịp; không cần học mẹo đặc biệt.
Bài kiểm tra chuyên môn kiểm kiến thức nền của ngành: kế toán thì định khoản, kỹ thuật thì đọc bản vẽ, marketing thì phân tích một tình huống. Người chấm biết bạn mới ra trường, nên họ xem cách bạn lập luận nhiều hơn là đáp án hoàn hảo. Viết rõ các bước suy nghĩ, ghi giả định nếu đề thiếu dữ kiện.
Bài test tin học văn phòng có hướng dẫn riêng ở các trang chuyên dạy tin học văn phòng. Một lưu ý cuối: không nhờ người làm hộ bài test trực tuyến. Ngoài việc không trung thực, vòng phỏng vấn sau thường hỏi lại về bài làm, và bạn sẽ không giải thích được điều mình không tự làm.
Vòng phỏng vấn chuyên môn: kể chuyện từ những gì đã học và đã làm
Đây là vòng quan trọng nhất. Người phỏng vấn thường là trưởng bộ phận nơi bạn sẽ làm, nên họ muốn biết: bạn hiểu công việc đến đâu, học nhanh không, có làm cùng họ được không. Câu hỏi hay gặp: giới thiệu bản thân, kể về đồ án hoặc việc làm thêm, điểm mạnh điểm yếu, một lần làm việc nhóm, vì sao chọn ngành, câu hỏi kiến thức cơ bản.
Sinh viên hay mắc lỗi trả lời kiến thức như đang thi vấn đáp: định nghĩa đúng sách nhưng không liên hệ thực tế. Khi được hỏi một khái niệm, nói ngắn định nghĩa rồi thêm một ví dụ bạn từng gặp: "Dạ công nợ phải thu là khoản khách còn nợ công ty. Hồi thực tập em được giao đối chiếu công nợ với ba đại lý, có đại lý ghi sổ lệch vì một phiếu trả hàng chưa nhập."
Khi không biết, nói thật và nói cách bạn sẽ tìm hiểu: "Dạ phần này em chưa học kỹ. Nếu gặp trong công việc, em sẽ xem lại quy định và hỏi anh chị trong phòng trước khi làm." Người tuyển sinh viên mới không chờ bạn biết hết, họ chờ bạn biết mình chưa biết gì và biết cách học.
Cuối vòng, hầu như luôn có câu "em có câu hỏi gì không". Chuẩn bị hai ba câu về công việc thật: việc trong ba tháng đầu, ai hướng dẫn người mới, những người làm tốt ở vị trí này thường có điểm gì chung.
Vòng cuối và chờ kết quả
Vòng cuối thường ngắn hơn và ít câu hỏi chuyên môn. Người phỏng vấn ở cấp cao hơn muốn xem thái độ, sự nghiêm túc, và liệu bạn có ở lại đủ lâu để đáng đầu tư đào tạo. Câu hỏi hay gặp: vì sao chọn công ty này thay vì nơi khác, kế hoạch vài năm tới, bạn đang ứng tuyển những đâu, nếu được nhận thì khi nào đi làm.
Ở vòng này, sự nhất quán quan trọng. Những gì bạn nói ở vòng trước thường đã được ghi lại và chuyển lên. Nếu ở vòng chuyên môn bạn nói muốn làm lâu dài trong mảng kế toán, đừng nói ở vòng cuối là định học thạc sĩ ngành khác năm sau. Nói thật từ đầu, bạn không phải nhớ đã nói gì với ai.
Sau vòng cuối, hỏi người phỏng vấn khoảng khi nào có kết quả. Nếu quá thời hạn họ nói mà chưa có tin, gửi một tin nhắn hoặc email ngắn hỏi lại là bình thường. Trong lúc chờ, vẫn tiếp tục ứng tuyển nơi khác; đừng dừng hẳn chỉ vì cảm thấy buổi phỏng vấn tốt. Muốn tiếp tục tìm vị trí cho người mới ra trường theo ngành và khu vực, có thể xem tin tuyển dụng trên mangvieclam.com.
Ví dụ giả định: ba tuần qua năm vòng của một sinh viên
Lan (nhân vật giả định) tốt nghiệp ngành tài chính, nộp đơn vào chương trình quản trị viên tập sự của một công ty bán lẻ. Tuần đầu, Lan nhận email báo qua vòng hồ sơ, kèm đường dẫn làm bài kiểm tra trực tuyến trong ba ngày. Bài có sáu mươi câu tính toán, đọc hiểu, suy luận trong bốn mươi lăm phút; Lan làm kịp năm mươi câu, bỏ qua những câu tính toán dài.
Đầu tuần thứ hai, một nhân viên tuyển dụng gọi điện mười lăm phút, hỏi vì sao chọn ngành bán lẻ, có làm được ở tỉnh khác không. Lan nói thật là muốn ở lại thành phố trong hai năm đầu vì gia đình, nhưng sẵn sàng đi công tác ngắn ngày. Ba ngày sau, Lan được mời vòng thảo luận nhóm cùng bảy bạn khác, đề là chọn vị trí mở cửa hàng mới trong ba địa điểm. Lan nhận vai giữ thời gian và người tính chi phí thuê mặt bằng từ số liệu trong đề.
Tuần thứ ba, Lan gặp trưởng phòng tài chính bốn mươi phút: kể đồ án phân tích báo cáo tài chính, giải thích một chỉ số, trả lời câu điểm yếu. Hai ngày sau là vòng cuối với giám đốc khối, chủ yếu hỏi về lý do chọn công ty và việc gắn bó. Tuần sau đó Lan nhận thư mời.
Điều đáng chú ý không phải là Lan được nhận mà là cách Lan chuẩn bị riêng cho từng vòng, và trả lời nhất quán chuyện muốn ở lại thành phố từ cuộc gọi đầu đến vòng cuối. Một bạn khác trong nhóm nói ở vòng điện thoại là đi tỉnh nào cũng được, đến vòng cuối lại nói không muốn đi xa; sự thiếu nhất quán ấy dễ bị ghi lại.
Chuẩn bị chung cho cả quá trình
Một đợt tuyển nhiều vòng kéo dài vài tuần, và sinh viên thường ứng tuyển nhiều nơi cùng lúc. Giữ một bảng theo dõi: công ty, vị trí, vòng đã qua, ngày hẹn, người liên hệ, những gì đã nói ở mỗi vòng. Bảng này giúp bạn không nhầm lịch và trả lời nhất quán.
Chuẩn bị năm câu chuyện từ đồ án, làm thêm, câu lạc bộ, mỗi câu chuyện có tình huống, việc bạn làm, kết quả. Năm câu chuyện này dùng được cho hầu hết câu hỏi ở vòng chuyên môn và vòng cuối.
Giữ sức khoẻ và tinh thần. Trượt một vòng là chuyện bình thường, nhất là với chương trình tuyển nhiều người nộp. Mỗi lần trượt, ghi lại một điều có thể làm tốt hơn, rồi chuyển sang lượt tiếp theo. Sau ba bốn lượt phỏng vấn, đa số sinh viên thấy mình bình tĩnh và trả lời tự nhiên hơn hẳn lần đầu.
Câu hỏi thường gặp
Sinh viên chưa tốt nghiệp chính thức có được đi phỏng vấn không?
Nhiều nơi nhận sinh viên năm cuối đang chờ bằng, nhất là chương trình tuyển định kỳ cho người mới ra trường. Khi ứng tuyển nên ghi rõ thời điểm dự kiến nhận bằng và hỏi công ty có cần bằng trước ngày bắt đầu làm không.
Có nên đi phỏng vấn ở nơi mình không thật sự thích để luyện tập?
Đi phỏng vấn để hiểu quy trình là có ích, nhưng hãy chỉ nộp đơn ở nơi bạn sẵn sàng nhận nếu được mời. Đi phỏng vấn với thái độ cho có làm mất thời gian của người tuyển và của chính bạn.
Một đợt tuyển nhiều vòng thường kéo dài bao lâu?
Rất khác nhau, từ một tuần ở công ty nhỏ đến vài tuần hoặc hơn một tháng ở chương trình tuyển lớn. Hỏi người liên hệ ở vòng đầu về thời gian dự kiến để sắp xếp các nơi khác cho hợp lý.
Nếu trượt một vòng ở công ty lớn thì có được ứng tuyển lại không?
Nhiều chương trình cho phép ứng tuyển lại ở đợt sau, thường có quy định khoảng cách thời gian. Hỏi người tuyển dụng hoặc đọc kỹ thông báo tuyển. Lần sau nên chuẩn bị kỹ phần đã yếu ở lần trước.
Có cần mặc vest khi đi phỏng vấn lần đầu không?
Không nhất thiết. Trang phục nên theo ngành và công ty: văn phòng thì áo sơ mi, quần âu gọn gàng là đủ; ngành sáng tạo có thể thoải mái hơn. Có thể hỏi người hẹn lịch hoặc xem ảnh hoạt động công khai của công ty để đoán.