Phần lớn câu hỏi trong một buổi phỏng vấn đoán được từ mô tả công việc, vì người phỏng vấn thường dựa vào chính mô tả đó để soạn câu hỏi. Mỗi trách nhiệm chính và mỗi yêu cầu nổi bật là một chủ đề họ muốn kiểm. Lập một bảng ba cột, gồm yêu cầu trong mô tả, câu hỏi có thể gặp và ví dụ của bạn, là cách chuẩn bị nhanh và trúng nhất.
Bài này chỉ cách đọc mô tả công việc với con mắt của người soạn câu hỏi, cách biến từng dòng thành câu hỏi, và cách điền cột ví dụ. Có ba bảng mẫu cho ba loại vị trí: văn phòng, bán hàng – dịch vụ và kho – sản xuất. Cách trả lời chi tiết từng loại câu hỏi có ở chuyên mục trả lời phỏng vấn trên trang.
Người phỏng vấn soạn câu hỏi từ đâu
Ở doanh nghiệp có quy trình, người phỏng vấn thường cầm một tờ gồm các yêu cầu của vị trí và vài câu hỏi cho mỗi yêu cầu. Tờ đó được soạn từ chính mô tả công việc đã đăng. Ở cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ, người phỏng vấn có thể không có tờ nào, nhưng trong đầu họ vẫn là những việc hằng ngày của vị trí: họ muốn biết bạn có làm được những việc đó không.
Vì vậy, câu hỏi phỏng vấn thường thuộc ba nhóm. Nhóm chung, gặp ở hầu như mọi vị trí: giới thiệu bản thân, vì sao ứng tuyển, điểm mạnh và điểm cần cải thiện. Nhóm theo trách nhiệm: mỗi việc chính trong mô tả sinh ra một hai câu hỏi về kinh nghiệm làm việc đó. Nhóm theo điều kiện: ca làm, đi lại, thời gian bắt đầu, mong muốn về lương.
Nhóm chung và nhóm điều kiện gần như giống nhau ở mọi nơi, nên chuẩn bị một lần dùng nhiều lần. Nhóm theo trách nhiệm thì khác nhau ở từng vị trí, và đây là nơi bảng ba cột phát huy tác dụng. Nếu chỉ có ít thời gian, dồn phần lớn vào nhóm này.
Lập bảng ba cột từng bước
Bảng có thể làm trên giấy hay bảng tính. Cả quy trình mất khoảng ba mươi đến bốn mươi lăm phút cho một vị trí:
- Chép trách nhiệm và yêu cầu: chép từng dòng trách nhiệm chính và những yêu cầu không phải bằng cấp vào cột đầu. Bỏ qua những dòng chung chung như "các công việc khác theo phân công".
- Gạch chân động từ: trong mỗi dòng, gạch chân động từ chính, như "xử lý", "đối chiếu", "tư vấn", "lập báo cáo". Động từ cho biết họ sẽ hỏi về hành động gì.
- Viết câu hỏi có thể gặp: với mỗi dòng, viết một hai câu hỏi theo dạng "kể một lần bạn đã…" và "nếu gặp tình huống… bạn sẽ làm gì".
- Điền ví dụ của mình: cột thứ ba ghi ngắn một tình huống thật bạn đã trải qua, có việc bạn làm và kết quả. Chỉ cần vài chữ để gợi nhớ.
- Đánh dấu dòng trống: những dòng chưa có ví dụ là chỗ yếu. Tìm ví dụ gần giống từ việc học, làm thêm, hoặc chuẩn bị cách nói thẳng là bạn chưa có kinh nghiệm đó và sẽ học thế nào.
Bảng ba cột còn có lợi phụ: khi được hỏi một câu không có trong bảng, bạn thường vẫn tìm được ví dụ phù hợp trong cột thứ ba, vì đã có sẵn một danh sách tình huống trong đầu.
Ví dụ bảng cho vị trí văn phòng
Ví dụ giả định với tin tuyển nhân viên hành chính tổng hợp ở một công ty thương mại khoảng năm mươi người:
| Yêu cầu trong mô tả | Câu hỏi có thể gặp | Ví dụ của mình (ghi ngắn) |
|---|---|---|
| Quản lý lịch họp, đặt phòng cho ban giám đốc | Kể lần bạn phải xếp lại lịch khi có thay đổi gấp | Đổi lịch hội thảo của khoa khi diễn giả báo bận sát ngày |
| Theo dõi văn phòng phẩm, đề xuất mua sắm | Bạn theo dõi hàng tồn thế nào để không thiếu | Bảng theo dõi đồ dùng câu lạc bộ, đặt hàng theo tháng |
| Tiếp khách, nghe điện thoại | Xử lý thế nào khi khách đến mà người cần gặp vắng | Trực quầy thông tin ở hội chợ việc làm của trường |
| Lưu trữ hồ sơ, hợp đồng | Bạn sắp xếp tài liệu ra sao để tìm nhanh | Sắp xếp lại hồ sơ cho chỗ làm thêm, đặt quy tắc đặt tên |
| Phối hợp nhiều phòng ban | Kể lần bạn phải nhờ người không thuộc quyền mình làm việc gì đó | Xin xác nhận từ ba phòng khác nhau cho giấy tờ của lớp |
Để ý rằng cột ví dụ không cần là kinh nghiệm đi làm chính thức. Với người mới ra trường, các tình huống ở trường và ở chỗ làm thêm hoàn toàn dùng được, miễn là thật và có việc cụ thể bạn làm.
Ví dụ bảng cho vị trí bán hàng và kho
Hai vị trí khác hẳn văn phòng nhưng cách làm y hệt. Ví dụ giả định:
| Vị trí và yêu cầu | Câu hỏi có thể gặp | Ví dụ của mình (ghi ngắn) |
|---|---|---|
| Bán hàng: tư vấn khách chọn sản phẩm | Khách phân vân giữa hai món, bạn làm gì | Tư vấn khách chọn nồi cơm ở chỗ làm thêm điện máy |
| Bán hàng: xử lý đổi trả | Khách đòi đổi hàng ngoài chính sách, bạn nói sao | Khách đổi áo đã cắt nhãn, xin ý kiến quản lý |
| Bán hàng: đạt chỉ tiêu tháng | Tháng doanh số thấp, bạn làm gì | Gọi lại khách cũ báo hàng mới về |
| Kho: kiểm đếm nhập xuất | Phát hiện lệch số lượng khi nhận hàng thì xử lý ra sao | Lệch ba thùng khi nhận, lập biên bản với tài xế |
| Kho: sắp xếp theo hạn dùng | Bạn sắp xếp hàng thế nào để tránh hết hạn | Áp dụng nhập trước xuất trước ở kho cửa hàng |
| Kho: làm ca xoay | Bạn sắp xếp sinh hoạt thế nào khi làm ca đêm | Đã làm ca đêm sáu tháng, giữ giờ ngủ cố định |
Ở vị trí bán hàng và kho, câu hỏi tình huống kiểu "nếu… thì bạn làm gì" xuất hiện nhiều hơn câu hỏi về kế hoạch dài hạn. Chuẩn bị ví dụ thật cho các tình huống đó là phần đáng đầu tư nhất.
Đọc thêm những tín hiệu ngoài danh sách trách nhiệm
Tên vị trí và cấp bậc. Chữ "trưởng nhóm", "giám sát" nghĩa là sẽ có câu hỏi về quản lý người, giao việc. Chữ "thực tập", "mới tốt nghiệp" nghĩa là câu hỏi thiên về thái độ, khả năng học.
Phần giới thiệu công ty. Nếu công ty nhấn vào "đang mở rộng", có thể có câu về thích nghi với thay đổi, làm việc khi quy trình chưa rõ. Nếu nhấn vào "quy trình chuẩn", có thể có câu về tuân thủ, cẩn thận.
Phần quyền lợi. Có phụ cấp ca đêm, công tác thì sẽ có câu hỏi về khả năng làm ca, đi xa. Có thưởng doanh số thì sẽ có câu về áp lực chỉ tiêu.
Những chữ lặp lại. Một chữ xuất hiện ba bốn lần trong tin, như "khách hàng", "báo cáo", "phối hợp", là điều người viết tin thật sự quan tâm. Chuẩn bị ít nhất hai ví dụ cho chữ đó.
Tin tuyển dụng cùng vị trí ở nơi khác. Đọc thêm vài tin cùng vị trí ở các công ty khác giúp bạn thấy những yêu cầu lặp lại của nghề, từ đó đoán thêm câu hỏi. Có thể tham khảo mangvieclam.com để xem các tin cùng vị trí theo ngành và khu vực.
Câu nói mẫu: dùng bảng khi trả lời
Bảng ba cột không chỉ để chuẩn bị mà còn giúp bạn nối câu trả lời với đúng nhu cầu của vị trí. Vài câu dùng được trong buổi phỏng vấn:
- "Trong mô tả có ghi vị trí này phối hợp nhiều phòng ban. Em xin kể một lần em phải xin xác nhận từ ba nơi khác nhau trong một tuần…"
- "Em chưa từng làm đúng việc đối chiếu công nợ, nhưng em đã làm đối chiếu hàng tồn hằng tuần ở chỗ làm thêm, cách làm khá giống: so hai nguồn số liệu và tìm chỗ lệch."
- "Em thấy tin tuyển nhắc nhiều tới chăm sóc khách hàng sau bán, nên em muốn hỏi thêm: trung bình mỗi ngày người ở vị trí này xử lý khoảng bao nhiêu yêu cầu?"
- "Câu hỏi này em chưa chuẩn bị trước, em xin nghĩ vài giây. Em nghĩ tình huống gần nhất em từng gặp là…"
Câu thứ nhất và thứ ba cho người phỏng vấn thấy bạn đã đọc kỹ mô tả công việc, điều không phải ứng viên nào cũng làm. Đừng lạm dụng; một hai lần nhắc tới mô tả trong cả buổi là vừa.
Những câu hỏi không đoán trước được
Dù chuẩn bị kỹ, luôn có vài câu bất ngờ: một câu hỏi tưởng như không liên quan, một tình huống giả định khó, một câu hỏi về sở thích. Mục đích của bảng ba cột không phải đoán trúng mọi câu, mà là chuẩn bị đủ sâu để những câu bất ngờ chỉ chiếm phần nhỏ.
Với câu bất ngờ, ba nguyên tắc giúp được nhiều: dành vài giây để nghĩ thay vì trả lời vội; nếu chưa rõ thì hỏi lại để làm rõ; và nếu có thể, nối câu trả lời về một ví dụ trong bảng của bạn. Một câu hỏi lạ về "bạn sẽ làm gì nếu được giao việc ngoài chuyên môn" có thể trả lời bằng chính ví dụ bạn chuẩn bị cho dòng "phối hợp nhiều phòng ban".
Sau buổi phỏng vấn, ghi lại những câu hỏi bạn không đoán được vào cuối bảng. Qua vài buổi, bạn sẽ có một danh sách câu hỏi thật của nghề mình, quý hơn bất kỳ danh sách "100 câu hỏi phỏng vấn" chung chung nào.
Câu hỏi thường gặp
Mô tả công việc quá ngắn thì đoán câu hỏi thế nào?
Dựa vào tên vị trí và ngành để hình dung việc hằng ngày, rồi lập bảng từ đó. Đọc thêm vài tin cùng vị trí ở nơi khác để bổ sung. Khi được hẹn, có thể hỏi người tuyển công việc chính của vị trí là gì.
Có nên học thuộc danh sách câu hỏi phỏng vấn phổ biến trên mạng?
Đọc để biết các dạng câu hỏi thì có ích, nhưng học thuộc câu trả lời mẫu thì không. Câu trả lời mẫu chung chung nghe giống hàng trăm ứng viên khác. Bảng ba cột với ví dụ của chính bạn luôn tốt hơn.
Một ví dụ có dùng được cho nhiều câu hỏi không?
Được, và nên như vậy. Một tình huống tốt thường cho thấy nhiều kỹ năng cùng lúc. Chỉ cần nhấn vào khía cạnh phù hợp với từng câu hỏi. Tránh kể cùng một chuyện quá ba lần trong một buổi.
Chưa có ví dụ cho một yêu cầu quan trọng thì sao?
Tìm tình huống gần giống từ việc học, làm thêm, việc gia đình. Nếu thật sự không có, nói thẳng là chưa có kinh nghiệm đó và nêu cách bạn sẽ học, kèm một bằng chứng bạn học nhanh ở việc khác.
Có nên mang bảng ba cột vào phòng phỏng vấn?
Mang một tờ ghi chú ngắn trong sổ là chấp nhận được, liếc xuống khi cần. Không nên đặt bảng lên bàn và đọc theo. Mục đích của bảng là chuẩn bị trước, không phải kịch bản đọc tại chỗ.
Phỏng vấn vòng hai thì câu hỏi có khác không?
Thường sâu hơn về chuyên môn và có người quản lý trực tiếp tham gia. Xem lại bảng, thêm những câu đã được hỏi ở vòng một và những dòng bạn trả lời chưa tốt. Các hình thức và giai đoạn phỏng vấn có chuyên mục riêng.