Phỏng vấn trực tuyến qua video đòi hỏi mọi thứ của một buổi phỏng vấn trực tiếp, cộng thêm ba điều: thiết bị và đường truyền ổn định, khung hình sáng và gọn, và cách nói chuyện hợp với màn hình — nhìn vào ống kính khi nói, nói ngắn hơn, dừng rõ hơn. Thử trước toàn bộ thiết bị một ngày, và vào phòng họp trực tuyến sớm năm phút.
Nhiều người nghĩ phỏng vấn trực tuyến dễ hơn vì được ngồi nhà. Thực tế, nó có những cái khó riêng: không đọc được phản ứng của người đối diện, trễ tiếng làm hai bên nói đè nhau, một sự cố mạng có thể cắt mất câu trả lời quan trọng nhất. Bài này đi qua từng phần: chuẩn bị kỹ thuật, dựng khung hình, cách nói chuyện, xử lý sự cố và một vài lưu ý an toàn. Phần phỏng vấn nhóm qua video có nhắc ở bài phỏng vấn nhóm.
Bảng kiểm thiết bị trước một ngày
Làm bảng kiểm này vào hôm trước, cùng giờ với giờ phỏng vấn nếu được, để biết đường truyền và ánh sáng thực tế lúc đó:
| Hạng mục | Kiểm thế nào | Phương án dự phòng |
|---|---|---|
| Đường truyền | Gọi video thử với bạn bè mười phút, đúng giờ phỏng vấn | Chuẩn bị điện thoại phát mạng, biết chỗ ngồi gần bộ phát |
| Phần mềm họp | Cài trước, đăng nhập thử, cập nhật bản mới | Biết cách vào bằng trình duyệt nếu ứng dụng lỗi |
| Micro, tai nghe | Ghi âm thử, nghe lại có tiếng vọng, tiếng ồn không | Tai nghe có dây dự phòng khi tai nghe không dây hết pin |
| Camera | Xem khung hình, độ nét, vết bẩn trên ống kính | Dùng điện thoại đặt trên giá nếu camera máy tính kém |
| Pin, sạc | Cắm sạc suốt buổi | Sạc dự phòng cho điện thoại |
| Tên hiển thị | Đặt họ tên thật, bỏ biệt danh | Đổi trước khi vào phòng họp |
Đừng cập nhật phần mềm hay hệ điều hành vào sáng hôm phỏng vấn. Một lần cập nhật kéo dài hai mươi phút đúng lúc sắp vào phòng là sự cố hay gặp hơn bạn nghĩ.
Nếu người tuyển gửi đường dẫn họp qua email, mở thử trước một ngày để chắc nó chạy. Không vào được đúng giờ vì đường dẫn lỗi rồi mới hỏi lại thì đã muộn.
Dựng khung hình: ánh sáng, góc máy, phông nền
Ánh sáng quan trọng hơn camera. Ngồi đối diện cửa sổ hoặc đèn, để ánh sáng chiếu vào mặt. Ngồi quay lưng ra cửa sổ là lỗi phổ biến nhất: người nghe chỉ thấy một bóng đen. Nếu phòng tối, đặt một đèn bàn phía sau màn hình, chiếu hơi chéo vào mặt.
Đặt camera ngang tầm mắt. Máy tính xách tay để trên bàn thường làm camera nhìn từ dưới lên, lộ cằm và trần nhà. Kê máy lên vài cuốn sách cho camera ngang mắt. Khung hình nên lấy từ ngực trở lên, đầu cách mép trên khung một khoảng nhỏ, không bị cắt.
Phông nền gọn, trung tính. Một bức tường trơn hoặc kệ sách gọn gàng là đủ. Tránh giường ngủ, quần áo phơi, cửa ra vào có người đi lại. Phông nền ảo đôi khi làm mờ viền tóc và tay khi cử động, nên chỉ dùng khi thật sự không có chỗ gọn; nếu dùng, chọn phông trơn, đơn giản.
Trang phục như đi phỏng vấn trực tiếp, kể cả phần dưới không lên hình — bạn có thể phải đứng dậy bất ngờ. Tránh áo có sọc nhỏ, ô nhỏ vì chúng dễ bị nhoè trên màn hình.
Nói chuyện qua màn hình: nhìn ống kính, nói ngắn, dừng rõ
Khi nói, nhìn vào ống kính chứ không nhìn vào mặt người phỏng vấn trên màn hình. Nhìn màn hình thì phía bên kia thấy bạn đang nhìn xuống. Mẹo đơn giản: thu nhỏ cửa sổ họp và đặt nó ngay dưới camera, để mắt bạn gần với ống kính nhất. Khi nghe, nhìn màn hình để đọc nét mặt người hỏi cũng được.
Câu trả lời nên ngắn hơn khi gặp trực tiếp, khoảng một phút cho câu bình thường. Qua màn hình, người nghe dễ mất tập trung hơn, và bạn không thấy rõ khi nào họ muốn ngắt lời. Sau mỗi câu trả lời, dừng hẳn một nhịp để báo mình đã nói xong; trễ tiếng một hai giây là bình thường, nếu bạn nói tiếp ngay, hai bên sẽ nói đè lên nhau.
Gật đầu, mỉm cười khi nghe để người hỏi biết bạn đang theo dõi, vì họ không nghe được những tiếng "dạ, vâng" nhỏ khi micro tự lọc. Nếu phần mềm có chế độ tắt micro khi không nói, hãy nhớ bật lên trước khi trả lời — câu "em xin lỗi, em quên bật micro" ở đầu mỗi câu trả lời làm buổi phỏng vấn kém gọn.
Để giấy bút bên cạnh, ghi chép tay thay vì gõ phím; tiếng gõ phím qua micro rất rõ và khiến người nghe nghĩ bạn đang làm việc khác.
Phỏng vấn video một chiều: tự ghi hình trả lời câu hỏi
Một số nơi, nhất là khi tuyển số lượng lớn, dùng hình thức phỏng vấn video một chiều: bạn nhận đường dẫn, hệ thống hiện từng câu hỏi, cho vài chục giây đọc và suy nghĩ, rồi tự ghi hình câu trả lời trong một đến ba phút. Không có ai ở phía bên kia; người tuyển xem lại sau.
Hình thức này lạ với nhiều người vì không có phản hồi nào khi nói. Vài điều giúp làm tốt: đọc kỹ hướng dẫn xem được ghi lại mấy lần, có được làm thử câu mẫu không; luôn làm câu thử nếu có để quen nhịp và kiểm khung hình; nói như đang nói với một người ngồi sau ống kính, không đọc chữ trên màn hình.
Dùng hết thời gian suy nghĩ để gạch ba ý chính ra giấy. Bắt đầu câu trả lời bằng ý chính, rồi giải thích, rồi một ví dụ. Nếu sắp hết giờ, chốt bằng một câu kết thay vì bị cắt ngang giữa chừng. Đồng hồ đếm ngược thường hiện trên màn hình; liếc nhanh là đủ.
Nếu được ghi lại nhiều lần, đừng cố ghi đến khi hoàn hảo — lần thứ tư thứ năm thường nghe cứng và mệt hơn lần thứ hai. Chọn lần nói tự nhiên và đủ ý, rồi đi tiếp.
Khi có sự cố giữa chừng
Sự cố kỹ thuật xảy ra với cả bên tuyển dụng, và người tuyển có kinh nghiệm hiểu điều đó. Điều họ để ý là bạn xử lý bình tĩnh và nhanh. Trước buổi phỏng vấn, xin sẵn số điện thoại hoặc email của người liên hệ để báo khi mất kết nối.
Nếu hình đứng hoặc tiếng ngắt quãng, nói thẳng: "Dạ em nghe chị bị ngắt quãng, em xin tắt camera một chút cho đường truyền ổn hơn ạ." Nếu mất kết nối hẳn, vào lại ngay, và nếu không vào được trong hai phút, nhắn tin cho người liên hệ: "Dạ em là Minh, phỏng vấn lúc mười giờ, em vừa bị mất mạng, em đang chuyển sang mạng điện thoại và vào lại trong vài phút ạ."
Khi vào lại, đừng mất thời gian xin lỗi dài. Một câu là đủ, rồi hỏi: "Dạ lúc mất kết nối em đang trả lời câu về dự án ở công ty cũ, anh chị có nghe được phần cuối không ạ, hay em nói lại ngắn?" Câu này giúp buổi phỏng vấn trở lại nhịp nhanh.
Nếu sự cố đến từ phía bạn và lặp lại nhiều lần, đề nghị chuyển sang gọi điện thoại để tiếp tục, hoặc xin hẹn lại. Người tuyển thường chấp nhận, nhất là khi bạn đã chuẩn bị phương án dự phòng.
Không gian và người xung quanh
Chọn phòng có thể đóng cửa. Báo trước với người nhà về giờ phỏng vấn, nhờ giữ yên lặng, trông em nhỏ, giữ thú nuôi ở phòng khác. Tắt tivi, quạt kêu to, chuông báo trên máy tính, và để điện thoại ở chế độ im lặng nếu không dùng làm thiết bị phỏng vấn.
Nếu ở nhà trọ chung hoặc nhà đông người, cân nhắc mượn một phòng họp nhỏ ở thư viện, quán cà phê yên tĩnh có góc riêng, hoặc không gian làm việc chung có phòng kín. Quán cà phê ồn ào không phải chỗ tốt: tiếng máy pha, tiếng nói chuyện lọt vào micro rất rõ.
Nếu buổi phỏng vấn bị gián đoạn vì người nhà hay tiếng ồn bất ngờ, xin lỗi ngắn, tắt micro vài giây để xử lý, rồi quay lại. Đừng cố nói tiếp khi phía sau đang ồn; người nghe không nghe được gì và bạn sẽ phải nói lại.
Đặt sẵn trong tầm tay một cốc nước, giấy bút, bản hồ sơ đã nộp và mô tả công việc. Những thứ này giúp bạn không phải rời khỏi khung hình giữa chừng để tìm. Đóng các thẻ trình duyệt và ứng dụng không cần thiết, vừa để máy chạy nhẹ hơn, vừa để không có thông báo bật lên trong lúc nói. Nếu phải chia sẻ màn hình, mọi thứ bạn để mở đều có thể bị nhìn thấy.
Lưu ý an toàn khi phỏng vấn trực tuyến
Hình thức trực tuyến cũng bị lợi dụng. Nhà tuyển dụng thật thường gửi lịch qua email công ty hoặc qua kênh bạn đã nộp đơn, có tên người phỏng vấn, vị trí rõ ràng. Cảnh giác khi được yêu cầu cài ứng dụng lạ, chuyển tiền "phí hồ sơ", gửi ảnh căn cước hai mặt kèm quay mặt ngay trong buổi phỏng vấn đầu tiên, hay đọc mã xác thực nhận qua tin nhắn. Những dấu hiệu này đã có bài cảnh báo riêng ở các trang về dịch vụ việc làm; ở đây chỉ nhắc: gặp một trong số đó thì dừng lại và xác minh trước khi làm tiếp.
Không chia sẻ màn hình máy tính khi đang mở thư cá nhân, tài liệu công ty hiện tại hay ứng dụng ngân hàng. Nếu phải chia sẻ màn hình để trình bày bài làm, đóng hết các cửa sổ khác trước.
Sau buổi phỏng vấn, đăng xuất khỏi phòng họp đúng cách, đừng chỉ gập máy. Có trường hợp ứng viên tưởng đã thoát mà micro vẫn bật, và những lời bình luận sau đó bị nghe thấy.
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng điện thoại thay máy tính để phỏng vấn trực tuyến không?
Được, nếu điện thoại đặt cố định trên giá, nằm ngang, camera ngang mắt, cắm sạc và bật chế độ không làm phiền. Không cầm tay vì hình sẽ rung. Máy tính vẫn tiện hơn nếu bạn cần chia sẻ màn hình hay xem tài liệu.
Có được đọc ghi chú trên màn hình trong lúc phỏng vấn không?
Có thể để vài ý chính gần camera, nhưng đừng đọc nguyên văn. Mắt đảo qua đảo lại để đọc rất dễ bị nhận ra, và giọng đọc nghe khác giọng nói chuyện. Ghi chú nên chỉ là vài từ khoá nhắc ý.
Phỏng vấn trực tuyến có cần mặc trang trọng như đi gặp trực tiếp không?
Nên mặc như khi gặp trực tiếp ở công ty đó, ít nhất là phần trên. Trang phục chỉn chu giúp bạn vào tâm thế làm việc và cho thấy bạn coi trọng buổi phỏng vấn. Tránh hoạ tiết nhỏ dễ nhoè trên hình.
Có nên bật camera khi người phỏng vấn tắt camera của họ?
Vẫn nên bật camera, trừ khi họ đề nghị tắt. Có người tuyển tắt camera để đường truyền ổn định hơn hoặc vì đang ghi chép. Bạn bật camera cho thấy sự sẵn sàng, và họ vẫn đánh giá được cách bạn giao tiếp.
Phỏng vấn trực tuyến có ghi hình lại không?
Một số nơi có ghi lại để người khác trong hội đồng xem sau, và thường sẽ thông báo hoặc xin phép trước. Nếu không chắc, có thể hỏi. Bạn không nên tự ghi hình buổi phỏng vấn khi chưa được sự đồng ý của bên tuyển dụng.