Năm sáu câu chuyện kinh nghiệm được chuẩn bị kỹ có thể trả lời được phần lớn câu hỏi trong một buổi phỏng vấn, vì mỗi câu chuyện tốt thường cho thấy nhiều kỹ năng cùng lúc. Thay vì soạn riêng câu trả lời cho hai mươi câu hỏi, bạn soạn một "kho" nhỏ gồm những tình huống thật, có việc bạn làm và kết quả, rồi chọn chuyện phù hợp cho từng câu khi được hỏi.
Bài này chỉ cách chọn chuyện để kho đủ đa dạng, cách ghi ý cho từng chuyện mà không biến thành bài học thuộc, và cách kiểm xem kho đã phủ đủ các nhóm câu hỏi chưa. Cách kể một câu chuyện theo từng bước trong lúc trả lời có ở chuyên mục trả lời phỏng vấn; ở đây là phần chuẩn bị nguyên liệu trước buổi gặp.
Vì sao chuẩn bị theo câu chuyện hiệu quả hơn theo câu hỏi
Danh sách câu hỏi phỏng vấn có thể dài vô tận, nhưng số tình huống thật trong đời đi làm hay đi học của một người thì có hạn. Một người mới ra trường thường chỉ có khoảng mười tới hai mươi tình huống đáng kể. Người đã đi làm vài năm có nhiều hơn, nhưng những chuyện thật sự nổi bật cũng chỉ vài chục. Chuẩn bị theo câu chuyện là đi từ cái có hạn, thay vì đuổi theo cái vô hạn.
Lợi ích thứ hai là sự nhất quán. Khi bạn kể những chuyện thật đã được nghĩ kỹ, các câu trả lời trong buổi phỏng vấn tự khớp với nhau, cùng một con người, cùng một cách làm việc. Người phỏng vấn nhận ra điều đó, và họ cũng dễ nhớ bạn hơn qua một hai câu chuyện cụ thể.
Lợi ích thứ ba là bớt run. Khi gặp câu hỏi lạ, bạn không phải nghĩ câu trả lời từ đầu, chỉ cần chọn chuyện nào trong kho phù hợp nhất. Việc chọn nhanh hơn nhiều so với việc nghĩ ra mới, và cảm giác "mình có sẵn thứ để nói" giúp giọng vững hơn.
Sáu loại chuyện nên có trong kho
Một kho cân đối nên có ít nhất một chuyện cho mỗi loại dưới đây. Một chuyện có thể thuộc nhiều loại cùng lúc:
| Loại chuyện | Trả lời được những câu hỏi nào | Gợi ý nguồn |
|---|---|---|
| Một thành công nhỏ có kết quả rõ | Thành tích, điểm mạnh, vì sao nên tuyển bạn | Một việc được giao và làm tốt hơn mong đợi |
| Một lần mắc lỗi và sửa | Điểm yếu, thất bại, học được gì | Sai sót trong công việc, đồ án, làm thêm |
| Một lần làm việc với người khó | Làm việc nhóm, xung đột, khách hàng khó | Đồng đội trễ phần, khách hàng nóng tính |
| Một lần chịu áp lực thời gian | Áp lực, sắp xếp ưu tiên, hạn chót | Mùa cao điểm, nhiều việc dồn một tuần |
| Một lần tự học hoặc chủ động | Học hỏi, chủ động, thích nghi | Tự học công cụ mới, đề xuất cải tiến |
| Một lần giải quyết vấn đề bất ngờ | Giải quyết vấn đề, tình huống xử lý | Sự cố hàng hoá, lịch bị đổi, máy hỏng |
Nếu có thêm chuyện thứ bảy, nên là một chuyện gắn trực tiếp với trách nhiệm chính của vị trí đang ứng tuyển. Đây là chuyện bạn sẽ dùng khi được hỏi "kể kinh nghiệm liên quan tới công việc này".
Chuyện mắc lỗi là loại nhiều người ngại chuẩn bị nhất, nhưng gần như buổi phỏng vấn nào cũng hỏi. Chọn một lỗi thật, không quá nghiêm trọng, đã được sửa, và có điều bạn làm khác đi sau đó.
Ghi ý một câu chuyện trong năm dòng
Mỗi chuyện nên ghi gọn trên một tấm thẻ hay một mục ghi chú, không quá năm dòng. Ghi ý, không ghi nguyên văn:
- Tên chuyện: hai ba chữ để gợi nhớ, ví dụ "đơn hàng Tết bị trễ".
- Bối cảnh: ở đâu, khi nào, vai trò của bạn, khó ở chỗ nào. Một câu.
- Việc bạn làm: hai ba hành động cụ thể, dùng động từ. Đây là phần quan trọng nhất.
- Kết quả: điều thay đổi sau khi bạn làm. Có số thì ghi số thật; không có thì ghi một thay đổi người khác nhận thấy.
- Điều học được hoặc dùng được cho vị trí mới: một câu nối sang công việc đang ứng tuyển.
Khung năm dòng này tương ứng với cách kể tình huống, việc, hành động, kết quả mà nhiều người biết; điểm khác là ở bước chuẩn bị, bạn chỉ ghi gợi ý chứ không viết thành đoạn văn. Khi kể, bạn sẽ nói tự nhiên theo năm dòng đó, mỗi lần một chút khác nhau tuỳ câu hỏi.
Chọn chuyện tốt: bốn tiêu chí
Thật và nhớ rõ. Chỉ chọn chuyện bạn đã thật sự trải qua và nhớ đủ chi tiết để trả lời hai ba câu hỏi đào sâu. Chuyện nghe người khác kể, hay chuyện thêm thắt, sẽ lộ ngay khi bị hỏi "lúc đó cụ thể bạn đã nói gì".
Bạn là người làm chính. Chuyện về thành công của cả nhóm mà bạn chỉ đứng ngoài không cho người phỏng vấn biết gì về bạn. Chọn chuyện mà phần việc của bạn rõ ràng, kể cả khi đó là việc nhỏ trong một dự án lớn.
Gần đây. Ưu tiên những chuyện trong khoảng hai ba năm gần nhất. Người mới ra trường dùng chuyện thời đại học là bình thường; người đã đi làm lâu mà kể chuyện thời sinh viên sẽ khiến người nghe thắc mắc mấy năm qua bạn làm gì.
Có kết quả nói ra được. Kết quả không cần lớn, nhưng phải cụ thể. "Mọi việc ổn" không phải kết quả; "đơn hàng giao kịp trước Tết, khách đặt tiếp đợt sau" là kết quả.
Kiểm độ phủ của kho trước buổi phỏng vấn
Khi đã có năm sáu chuyện, đặt chúng cạnh bảng câu hỏi bạn đoán từ mô tả công việc. Với mỗi câu hỏi, ghi tên chuyện bạn sẽ dùng. Nếu một chuyện được dùng cho quá nhiều câu, bạn cần thêm chuyện để không lặp lại trong cùng một buổi. Nếu một câu hỏi quan trọng không có chuyện nào phù hợp, đó là chỗ cần tìm thêm.
Ví dụ giả định: anh Đạt, nhân viên kho ba năm, chuẩn bị phỏng vấn vị trí tổ trưởng kho. Kho của anh có năm chuyện: kiểm kê cuối năm phát hiện lệch hàng, hướng dẫn hai người mới, xử lý xe giao trễ, đề xuất sắp xếp lại khu hàng hay xuất, và một lần ghi nhầm số lô. Khi kiểm độ phủ, anh nhận ra không có chuyện nào về giao việc và theo dõi người khác làm, trong khi đây là việc chính của tổ trưởng. Anh tìm thêm được một chuyện: một mùa cao điểm anh được quản lý giao phân ca cho bốn người trong hai tuần.
Bước kiểm này mất khoảng hai mươi phút, nhưng giúp bạn tránh tình huống bị hỏi đúng câu quan trọng nhất của vị trí mà không có gì để kể. Nếu muốn biết vị trí đó thường cần những gì để kiểm độ phủ cho chắc, đọc thêm vài tin tuyển dụng cùng vị trí, ví dụ trên mangvieclam.com, rồi đối chiếu với kho chuyện của mình.
Những lỗi hay gặp khi soạn kho chuyện
Chuyện nào cũng kết thúc hoàn hảo. Năm câu chuyện đều là thành công rực rỡ làm người nghe nghi ngờ. Một kho đáng tin có cả chuyện bạn làm sai, chuyện kết quả chỉ ở mức vừa, chuyện bạn cần người khác giúp. Chính những chuyện đó cho thấy bạn nhìn bản thân rõ ràng.
Toàn chuyện cùng một nơi. Nếu cả năm chuyện đều từ một chỗ làm thêm, người phỏng vấn khó thấy bạn ở những môi trường khác. Cố gắng lấy chuyện từ hai ba nguồn: việc học, việc làm, hoạt động ngoài giờ.
Thiếu chi tiết để trả lời câu hỏi đào sâu. Bạn nhớ đại ý nhưng không nhớ lúc đó có bao nhiêu người, bạn đã nói gì, mất bao lâu. Khi người phỏng vấn hỏi thêm, câu trả lời trở nên mơ hồ. Trước buổi gặp, tự hỏi mình hai câu đào sâu cho mỗi chuyện và chắc rằng bạn trả lời được.
Viết thành bài văn rồi học thuộc. Câu chuyện học thuộc nghe như đọc, mất tự nhiên, và dễ đứt mạch khi bị ngắt giữa chừng. Giữ ở mức năm dòng gợi ý, tập kể vài lần với cách diễn đạt khác nhau.
Kể quá nhiều về người khác. Chuyện về đồng nghiệp khó chịu mà dành phần lớn thời lượng để tả người đó thì người nghe chỉ nhớ người đó. Giữ phần lớn câu chuyện cho việc bạn đã làm.
Câu nói mẫu: mở và nối câu chuyện
Khi trả lời, câu mở đầu và câu nối sang vị trí mới là hai chỗ hay bị bỏ quên. Vài câu dùng được:
- Mở chuyện: "Dạ em xin kể một lần ở chỗ làm cũ, vào mùa cao điểm cuối năm, kho nhận hàng gấp đôi bình thường…"
- Khi dùng chuyện cho câu hỏi khác góc: "Chuyện kiểm kê em vừa kể cũng là lúc em học được cách nhờ đồng nghiệp phòng khác hỗ trợ, nếu anh/chị muốn em kể phần đó kỹ hơn."
- Nối sang vị trí mới: "Em nghĩ vị trí tổ trưởng bên mình cũng sẽ gặp mùa cao điểm như vậy, và cách chia ca theo khối lượng hàng là điều em muốn mang theo."
- Khi được hỏi chuyện thất bại: "Dạ có một lần em ghi nhầm số lô khi nhập hàng, phát hiện ra khi xuất cho khách. Em báo quản lý ngay, đối chiếu lại toàn bộ lô đó, và từ đó em đọc to số lô khi nhập."
Mỗi câu chuyện khi kể nên gói trong khoảng một đến hai phút. Nếu người phỏng vấn muốn nghe thêm, họ sẽ hỏi. Kể quá dài làm mất thời gian cho những câu hỏi khác.
Câu hỏi thường gặp
Người mới ra trường không có kinh nghiệm đi làm thì lấy chuyện ở đâu?
Lấy từ đồ án nhóm, câu lạc bộ, làm thêm, tình nguyện, việc gia đình có trách nhiệm thật. Người tuyển dụng ở vị trí đầu vào hiểu bạn chưa đi làm nhiều; họ muốn thấy cách bạn hành động trong những tình huống bạn đã gặp.
Có nên kể chuyện nhỏ nhặt không?
Được, nếu nó thật và cho thấy cách bạn làm việc. Một lần xử lý khách phàn nàn ở quầy thu ngân có thể thuyết phục hơn một dự án lớn mà bạn chỉ góp phần nhỏ. Quan trọng là phần việc của bạn rõ ràng.
Kể cùng một chuyện cho nhiều câu hỏi có bị nhàm không?
Dùng một chuyện cho hai câu hỏi khác góc là bình thường, chỉ cần nhấn vào khía cạnh khác. Tránh dùng quá hai lần trong một buổi. Kho năm sáu chuyện là đủ để luân phiên.
Có nên nói tên công ty cũ, tên khách hàng trong câu chuyện?
Tên công ty cũ có trong hồ sơ nên nhắc được. Tên khách hàng, số liệu nội bộ, chuyện riêng của đồng nghiệp thì không nên. Kể đủ để người nghe hiểu tình huống mà không lộ thông tin không thuộc về bạn.
Chuyện thất bại có làm mình bị đánh giá thấp không?
Thường không, nếu lỗi không quá nghiêm trọng, bạn nhận phần trách nhiệm của mình và có hành động sửa. Người phỏng vấn hỏi chuyện thất bại để xem bạn có nhìn rõ bản thân không, không phải để tìm lý do loại.
Bao lâu thì nên cập nhật kho câu chuyện?
Sau mỗi buổi phỏng vấn, xem chuyện nào được dùng tốt, chuyện nào bị hỏi vặn khó. Sau mỗi giai đoạn đi làm, thêm những chuyện mới. Một kho được cập nhật đều dùng được cho cả những lần tìm việc sau này.