Khi nhận thư mời nhận việc, đừng trả lời "em đồng ý" ngay trong năm phút. Đọc kỹ, gửi một lời xác nhận đã nhận thư trong ngày, hỏi lại những điểm chưa rõ, rồi trả lời chính thức trong thời hạn thư nêu: đồng ý bằng văn bản, xin thêm vài ngày nếu có lý do chính đáng, hoặc từ chối một cách lịch sự. Nếu đang có việc, chỉ báo nghỉ với chỗ cũ sau khi đã có xác nhận chính thức bằng văn bản từ chỗ mới.
Thư mời là bước cuối của quy trình tuyển, nhưng cũng là lúc nhiều người vội vàng nhất. Vui quá thì đồng ý mà chưa đọc kỹ; lo quá thì im lặng vì còn chờ nơi khác. Bài này tập trung vào việc trả lời: cách xác nhận, cách hỏi lại, cách xin thêm thời gian, cách từ chối và chuyện đã nhận rồi mà muốn rút lại. Cách đọc từng mục trong thư mời đã có bài chi tiết ở các trang về dịch vụ việc làm; quy định về thử việc và hợp đồng chỉ nhắc nguyên tắc theo quy định hiện hành. Nhân vật trong các mẫu là giả định.
Ngay khi nhận thư: xác nhận đã nhận, chưa vội trả lời
Trong ngày nhận thư, gửi một lời xác nhận ngắn cho người liên hệ. Lời xác nhận cho thấy bạn nghiêm túc và cho bạn thời gian đọc kỹ. Mẫu: "Kính gửi chị Linh, em đã nhận được thư mời cho vị trí nhân viên kế toán. Em rất cảm ơn công ty. Em sẽ đọc kỹ và phản hồi chính thức trước thứ Sáu này như thư nêu. Nếu có điểm cần hỏi thêm, em xin phép liên hệ lại chị ạ."
Nếu thư không ghi thời hạn trả lời, hỏi luôn trong lời xác nhận: "Chị cho em hỏi công ty mong nhận phản hồi trước ngày nào ạ?" Thời hạn thường từ vài ngày đến một tuần. Biết thời hạn giúp bạn tính toán nếu còn đang chờ nơi khác.
Đọc thư mời với một danh sách: chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp, nơi làm việc, ngày bắt đầu, thời gian thử việc và mức lương thử việc, lương chính thức (gộp hay thực nhận), các khoản phụ cấp, thưởng, giờ làm và ca làm, chế độ bảo hiểm theo quy định hiện hành, giấy tờ cần mang ngày đầu. Ghi lại những điểm chưa rõ hoặc khác với điều đã trao đổi khi phỏng vấn.
Hỏi lại những điểm chưa rõ
Hỏi lại trước khi đồng ý là việc nên làm, không phải là phiền hay khó tính. Người tuyển muốn bạn nhận việc với hiểu biết đầy đủ, vì người nhận việc mơ hồ dễ nghỉ sớm. Gộp tất cả câu hỏi vào một email, đánh số để người trả lời dễ theo dõi.
Mẫu: "Kính gửi chị Linh, em xin hỏi thêm ba điểm trước khi phản hồi chính thức: (1) Mức lương trong thư là lương gộp hay thực nhận ạ? (2) Trong thời gian thử việc em có được đóng bảo hiểm không ạ? (3) Giờ làm thứ Bảy là cả ngày hay buổi sáng ạ? Em cảm ơn chị."
Nếu có điểm khác với điều đã trao đổi khi phỏng vấn, nêu nhẹ nhàng kèm bối cảnh: "Ở buổi phỏng vấn, anh Hùng có nói vị trí làm việc ở văn phòng quận trung tâm, nhưng thư ghi địa điểm ở kho ngoại thành. Chị cho em hỏi em sẽ làm chủ yếu ở đâu ạ?" Đừng giả định là bên kia cố tình; nhiều khi chỉ là thư dùng mẫu chung chưa sửa.
Câu hỏi về quy định thử việc, hợp đồng nếu cần làm rõ về mặt pháp lý, nên hỏi phòng nhân sự và đối chiếu với quy định hiện hành; ở bước này, mục tiêu là hiểu đúng những gì ghi trong thư, không phải tranh luận luật.
Ví dụ giả định: so hai lời mời trên cùng một bảng
Khi cân nhắc nhận hay không, hoặc khi có hai thư mời cùng lúc, viết các điểm chính ra một bảng giúp bạn nhìn rõ hơn là nghĩ trong đầu. Ví dụ giả định của một người có hai thư mời cho vị trí hành chính:
| Tiêu chí | Nơi A | Nơi B | Ghi chú của bạn |
|---|---|---|---|
| Lương chính thức (gộp) | Cao hơn khoảng một phần mười | Thấp hơn | Đã hỏi rõ cả hai đều là lương gộp |
| Thời gian thử việc | Hai tháng | Một tháng | Đối chiếu với quy định hiện hành |
| Thời gian đi lại | Bốn mươi phút mỗi chiều | Mười lăm phút | Tính cả giờ cao điểm |
| Phần việc | Hành chính tổng hợp | Hành chính kèm mua hàng | Nơi B có mảng muốn học thêm |
| Người quản lý trực tiếp | Chưa gặp | Đã gặp ở vòng cuối | Ấn tượng về cách trao đổi |
| Giờ làm | Thứ Bảy nghỉ | Thứ Bảy làm buổi sáng | Ảnh hưởng việc gia đình |
Bảng không quyết định thay bạn, nhưng giúp bạn thấy mình thật sự coi trọng điều gì. Có người nhìn bảng và thấy mười lăm phút đi lại quan trọng hơn khoản chênh lệch lương; có người thấy ngược lại. Cả hai đều đúng với hoàn cảnh của họ. Điều quan trọng là bạn quyết định khi đã có đủ thông tin, chứ không phải vì vui hay lo trong lúc vừa nhận thư.
Đồng ý nhận việc: xác nhận bằng văn bản
Khi đã rõ mọi điểm và quyết định nhận, trả lời bằng email hoặc ký vào thư mời theo cách công ty yêu cầu. Lời đồng ý bằng miệng qua điện thoại nên được xác nhận lại bằng văn bản.
Mẫu email đồng ý: "Kính gửi chị Linh, em xin xác nhận đồng ý nhận vị trí nhân viên kế toán theo thư mời ngày 15/10, với ngày bắt đầu làm việc là thứ Hai 03/11. Em sẽ chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như thư nêu. Em rất mong được làm việc cùng anh chị. Nếu cần em bổ sung thông tin gì trước ngày bắt đầu, chị nhắn em nhé. Em cảm ơn chị, Đỗ Minh Hà."
Email đồng ý nên nhắc lại vị trí, ngày thư mời và ngày bắt đầu. Đây là bằng chứng cả hai bên đã thống nhất, có ích nếu sau này có hiểu lầm.
Chỉ sau khi có xác nhận chính thức bằng văn bản từ chỗ mới, bạn mới nên báo nghỉ với chỗ cũ, nếu đang có việc. Báo nghỉ trước rồi mới phát hiện thư mời bị rút lại hoặc điều kiện thay đổi là tình huống rất khó xử. Khi báo nghỉ, tuân theo thời gian báo trước trong hợp đồng và quy định hiện hành, bàn giao đầy đủ.
Xin thêm thời gian khi còn chờ nơi khác
Trường hợp hay gặp: bạn nhận thư mời từ nơi B trong khi đang chờ kết quả vòng cuối ở nơi A mà bạn thích hơn. Có thể xin thêm vài ngày, miễn có lý do và nói thật một cách khéo léo. Không nên im lặng đến hết hạn rồi mới trả lời.
Mẫu xin thêm thời gian: "Kính gửi chị Linh, em rất cảm ơn thư mời và rất quan tâm đến vị trí này. Em đang chờ kết quả một quy trình tuyển khác đã ở vòng cuối, dự kiến có trong tuần sau. Để quyết định cho chín chắn và công bằng với cả hai bên, em xin phép được phản hồi chính thức trước thứ Tư tuần sau. Nếu công ty cần trả lời sớm hơn, chị cho em biết để em sắp xếp ạ."
Xin thêm khoảng ba đến năm ngày làm việc là hợp lý; xin vài tuần thường không được chấp nhận. Đồng thời, liên hệ nơi A để báo bạn đã có thư mời khác và hỏi khi nào có kết quả. Nói thật, không phóng đại, không nêu tên nơi B.
Nếu nơi B không thể chờ, bạn phải quyết định với thông tin đang có. Đừng nhận nơi B rồi định bỏ ngang nếu nơi A gọi; điều đó gây thiệt hại cho người khác và cho uy tín của bạn.
Từ chối thư mời một cách lịch sự
Từ chối cũng cần làm sớm và rõ ràng, để công ty còn kịp mời người khác. Lý do không cần chi tiết; một câu chung là đủ. Không cần xin lỗi rối rít, cũng không phê bình công ty.
Mẫu từ chối: "Kính gửi chị Linh, em rất cảm ơn công ty đã tin tưởng gửi thư mời cho vị trí nhân viên kế toán. Sau khi cân nhắc kỹ, em quyết định nhận một vị trí khác phù hợp hơn với kế hoạch hiện tại của em, nên em xin phép không nhận lời mời lần này. Em rất quý những buổi trao đổi với anh chị và mong có dịp hợp tác trong tương lai. Em cảm ơn chị."
Nếu lý do là mức lương hay điều kiện không phù hợp mà bạn vẫn muốn công ty biết, cứ nói ngắn: "Mức thu nhập hiện tại chưa phù hợp với nhu cầu của em." Có nơi sẽ hỏi lại xem có điều chỉnh được không; chuyện thương lượng chi tiết khi chuyển việc là một chủ đề riêng, ở đây chỉ cần nói thật và lịch sự.
Gọi điện trước rồi gửi email xác nhận là cách chu đáo, nhất là với vị trí bạn đã gặp nhiều người trong quy trình.
Đã nhận rồi mà muốn rút lại
Đây là tình huống nên tránh, nhưng đôi khi xảy ra vì lý do chính đáng: hoàn cảnh gia đình thay đổi đột ngột, sức khoẻ, hoặc phát hiện thông tin quan trọng về công việc mà trước đó không được nói. Nếu buộc phải rút lại, làm càng sớm càng tốt, trực tiếp, thật và không đổ lỗi.
Mẫu: "Kính gửi chị Linh, em rất tiếc phải báo với chị rằng do hoàn cảnh gia đình thay đổi, em phải chuyển về quê sống cùng bố mẹ trong thời gian tới, nên không thể bắt đầu công việc như đã thống nhất. Em biết việc này gây khó khăn cho công ty và thành thật xin lỗi. Em cảm ơn anh chị đã tin tưởng."
Rút lại vì có nơi khác trả cao hơn là lý do người tuyển khó thông cảm nhất. Nếu bạn biết mình còn đang cân nhắc, hãy xin thêm thời gian ngay từ đầu thay vì nhận rồi rút. Uy tín trong một ngành thường lan đi xa hơn bạn tưởng.
Muốn tìm thêm lựa chọn để không phải quyết định trong thế bị động, có thể xem tin tuyển dụng theo ngành và khu vực trên mangvieclam.com trong lúc quy trình còn đang diễn ra, thay vì đợi đến khi có thư mời mới bắt đầu so sánh.
Câu hỏi thường gặp
Thư mời nhận việc có giá trị như hợp đồng lao động không?
Thư mời thường là lời đề nghị và thống nhất ban đầu về điều kiện, còn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thử việc mới là văn bản ràng buộc chi tiết theo quy định hiện hành. Giữ lại thư mời và email đồng ý để đối chiếu khi ký hợp đồng.
Nhận thư mời qua tin nhắn hoặc điện thoại thì có cần văn bản không?
Nên đề nghị gửi thư mời bằng email hoặc văn bản, ít nhất là tin nhắn ghi rõ vị trí, lương, ngày bắt đầu. Nếu chỉ thống nhất qua điện thoại, gửi lại một tin nhắn tóm tắt những gì đã thống nhất để hai bên cùng xác nhận.
Có nên đề nghị đổi ngày bắt đầu làm việc không?
Được, nếu có lý do như cần thời gian báo trước với chỗ cũ hay việc gia đình. Đề nghị sớm, nêu ngày cụ thể và lý do ngắn. Đa số công ty chấp nhận điều chỉnh vài ngày đến vài tuần với người họ đã chọn.
Thời hạn trả lời thư mời đã qua mà chưa phản hồi thì sao?
Liên hệ ngay, xin lỗi ngắn và hỏi vị trí còn mở không. Có nơi vẫn giữ, có nơi đã mời người khác. Lần sau, luôn xác nhận đã nhận thư và hỏi thời hạn ngay trong ngày nhận thư để tránh tình huống này.
Có được nhận cùng lúc hai thư mời rồi chọn sau không?
Nhận hai thư mời để cân nhắc là bình thường, nhưng chỉ trả lời đồng ý một nơi. Xin thêm thời gian một cách thật thà nếu cần, rồi quyết định và từ chối nơi còn lại sớm, để họ kịp mời ứng viên khác.