Ngày phỏng vấn suôn sẻ bắt đầu từ tối hôm trước: soạn sẵn mọi thứ, ngủ đủ, sáng hôm sau chỉ còn ăn sáng, xem lại ghi chú mười phút và đi. Nên có mặt ở khu vực sớm khoảng hai mươi đến ba mươi phút để dư thời gian cho kẹt xe, tìm chỗ gửi xe, chỉnh trang, rồi vào gặp lễ tân sớm hơn giờ hẹn khoảng năm đến mười phút, không sớm hơn nhiều.
Bài này đi theo từng mốc thời gian, kèm bảng đồ mang theo, cách cư xử khi chờ ở sảnh, và cách xử lý những sự cố hay gặp như trễ giờ, ốm đột xuất, quên giấy tờ. Phần chuẩn bị nội dung trả lời đã có ở các bài khác trong chuyên mục này; đây là phần hậu cần và nhịp của chính ngày hôm đó.
Tối hôm trước: soạn xong mọi thứ
Mục tiêu của buổi tối là để sáng hôm sau không phải quyết định gì. Danh sách việc:
- Trang phục: chọn, ủi, treo sẵn; giày đã lau; kiểm tra thời tiết để chuẩn bị áo mưa hoặc áo chống nắng.
- Túi: cho sẵn mọi đồ mang theo vào túi, đặt ở cửa. Xem bảng đồ mang theo bên dưới.
- Đường đi: tra tuyến đường, ước thời gian đi vào đúng khung giờ sáng hôm sau, tìm trước chỗ gửi xe gần toà nhà.
- Báo thức: đặt hai báo thức cách nhau mười phút; tính ngược từ giờ hẹn, cộng thời gian ăn sáng, chuẩn bị, đi đường và hai mươi phút dự phòng.
- Ghi chú: một tờ hoặc một trang sổ có năm ý chính bạn muốn nói và ba câu hỏi cho người tuyển. Chỉ một tờ, không phải cả tập tài liệu.
- Dừng ôn: sau khi xong các việc trên, dừng ôn. Đọc thêm vào lúc khuya thường làm rối hơn là giúp.
Giấc ngủ quan trọng hơn một tiếng ôn thêm. Nếu khó ngủ vì hồi hộp, tránh lướt điện thoại trên giường, tránh trà và cà phê từ chiều. Không ngủ được ngay cũng không sao; nằm nghỉ trong phòng tối vẫn giúp cơ thể hồi phục một phần.
Đồ mang theo
Không phải buổi phỏng vấn nào cũng cần đủ, nhưng mang theo những thứ dưới đây giúp bạn không bị động:
| Đồ | Vì sao | Ghi chú |
|---|---|---|
| Một hai bản in hồ sơ | Người phỏng vấn có thể chưa in hoặc có người thứ hai tham gia | Để trong bìa hồ sơ phẳng, không gấp |
| Giấy tờ được yêu cầu | Một số nơi cần xem căn cước, bằng cấp | Chỉ đưa xem, không để lại bản gốc |
| Sổ và bút | Ghi câu trả lời, ghi tên người gặp, ghi bước tiếp theo | Có trang ghi sẵn câu hỏi cho người tuyển |
| Nước uống | Miệng khô khi hồi hộp | Chai nhỏ, để trong túi |
| Sạc dự phòng | Điện thoại cần để xem đường, liên lạc | Sạc đầy từ tối |
| Khăn giấy, lược nhỏ | Chỉnh trang sau khi đi xe | Gọn trong ngăn nhỏ |
| Tiền lẻ | Gửi xe, mua nước | Tránh lúng túng ở bãi xe |
Nếu buổi phỏng vấn có phần làm bài trên máy, hỏi trước có cần mang máy tính riêng không. Nếu là vị trí thiết kế, viết, kỹ thuật, có thể mang theo vài sản phẩm đã làm để minh hoạ, nhưng chỉ đưa ra khi được hỏi.
Về giấy tờ gốc: một nơi tuyển chính đáng có thể xin xem để đối chiếu, nhưng thường không giữ lại ngay ở vòng phỏng vấn. Yêu cầu nộp giấy tờ gốc từ buổi đầu là điều nên hỏi lại cẩn thận.
Buổi sáng: nhịp từ lúc thức dậy tới lúc ra khỏi nhà
Thức dậy sớm hơn ngày thường một chút để không phải vội. Ăn sáng vừa phải, đủ no để không đói giữa buổi nhưng không quá no gây buồn ngủ. Nếu quen uống cà phê, giữ đúng lượng quen thuộc, đừng tăng thêm vì nghĩ cần tỉnh táo; cà phê nhiều làm tim đập nhanh và tay run rõ hơn khi đang hồi hộp.
Dành khoảng mười phút xem lại tờ ghi chú: năm ý chính, ba câu hỏi cho người tuyển, tên người sẽ gặp, địa chỉ. Không đọc thêm tài liệu mới. Nói thành tiếng câu mở đầu phần giới thiệu bản thân một hai lần để giọng "ấm" lên trước khi ra khỏi nhà.
Trước khi đi, kiểm lại túi một lần, mở lại tin xác nhận lịch để chắc chắn giờ và địa chỉ. Ra khỏi nhà theo đúng giờ đã tính từ tối hôm trước, kể cả khi thấy còn sớm. Thời gian dư luôn có ích hơn thời gian thiếu.
Đến sớm bao lâu là vừa, và làm gì trong lúc chờ
Có mặt ở khu vực sớm hai mươi đến ba mươi phút. Khoảng thời gian này đủ cho kẹt xe bất ngờ, tìm chỗ gửi xe, đi nhầm toà nhà, chỉnh trang sau khi đi đường. Ngồi ở một quán nước gần đó hoặc khu vực công cộng của toà nhà.
Vào gặp lễ tân sớm năm đến mười phút. Vào quá sớm, ví dụ ba mươi phút, khiến người tuyển cảm thấy phải tiếp bạn khi chưa sẵn sàng, hoặc bạn phải ngồi ở sảnh rất lâu. Năm đến mười phút là đủ để làm thủ tục ghi danh, lên đúng tầng.
Chào hỏi lễ tân, bảo vệ đúng mực. Ở nhiều nơi, người tuyển có hỏi lại lễ tân hay bảo vệ về ứng viên. Một lời chào lịch sự, nói rõ tên và người hẹn là đủ. Cách bạn đối xử với người ở sảnh là một phần của buổi phỏng vấn mà nhiều ứng viên không biết.
Trong lúc chờ. Để điện thoại im lặng, cất vào túi. Ngồi thẳng, thở chậm, có thể xem lại tờ ghi chú. Tránh gọi điện to tiếng, tránh ăn uống trong sảnh, tránh bình luận về công ty với người ngồi chờ cùng.
Khi có sự cố: trễ giờ, ốm, quên giấy tờ
Trễ giờ vì kẹt xe, mưa lớn là chuyện xảy ra. Điều quan trọng là báo sớm ngay khi biết sẽ trễ, nói rõ dự kiến tới lúc nào, và để người tuyển chọn: chờ, hay dời lịch. Đừng đợi tới đúng giờ hẹn rồi mới báo, càng đừng im lặng xuất hiện trễ mười lăm phút.
Ốm đột xuất, sốt, đau bụng sáng hôm phỏng vấn: báo ngay buổi sáng, xin dời lịch, đưa ra khung giờ thay thế. Cố đi khi đang mệt thường cho kết quả kém, và với các vị trí liên quan tới thực phẩm hay chăm sóc, đến khi đang ốm còn có thể khiến người tuyển e ngại. Nếu triệu chứng nặng, ưu tiên đi khám.
Đi nhầm địa điểm cũng xảy ra, nhất là ở các toà nhà có nhiều lối vào hay các công ty có văn phòng và kho ở hai nơi khác nhau. Đây là lý do nên mở lại tin xác nhận trước khi đi và đến khu vực sớm. Nếu phát hiện nhầm, gọi ngay cho người hẹn, nói bạn đang ở đâu và hỏi đường tới đúng chỗ; đừng tự đoán rồi đi vòng vòng thêm mười lăm phút.
Quên giấy tờ hay bản in hồ sơ: nói thẳng khi được hỏi, đề nghị gửi bản điện tử ngay hoặc mang bổ sung sau. Đây là lỗi nhỏ; cách bạn xử lý bình tĩnh quan trọng hơn bản thân lỗi.
Ngay sau khi bước ra khỏi phòng
Nhiều người thở phào khi ra khỏi phòng và quên mất vài việc nhỏ nhưng có ích. Trước khi rời toà nhà, chào và cảm ơn lễ tân hoặc bảo vệ. Sau đó tìm một chỗ ngồi vài phút, mở sổ và ghi lại ngay khi còn nhớ rõ: tên và chức danh người đã gặp, những câu hỏi đã được hỏi, câu nào bạn trả lời chưa tốt, những điều người tuyển nói về công việc, và bước tiếp theo họ hẹn.
Những ghi chép này phục vụ ba việc. Thứ nhất, viết tin cảm ơn sau phỏng vấn cụ thể hơn, nhắc lại được một chi tiết trong cuộc trò chuyện; cách viết tin đó có ở chuyên mục các vòng phỏng vấn. Thứ hai, chuẩn bị cho vòng sau nếu có, vì vòng sau thường hỏi sâu vào chỗ vòng trước chưa rõ. Thứ ba, cập nhật bảng câu hỏi và kho câu chuyện của bạn cho những lần phỏng vấn khác.
Cuối ngày, cập nhật bảng theo dõi đơn ứng tuyển: đổi trạng thái, ghi ngày dự kiến có phản hồi. Rồi cho mình nghỉ. Dù cảm thấy buổi hôm đó tốt hay chưa tốt, đừng ngồi phân tích từng câu tới khuya. Ghi chép đã đủ; phần còn lại để dành cho ngày mai.
Câu nói mẫu cho ngày phỏng vấn
Vài câu dùng được từ lúc tới sảnh tới lúc có sự cố:
- Với lễ tân: "Dạ em chào chị, em là Nguyễn Hoàng Long, em có hẹn phỏng vấn lúc 9 giờ với chị Thảo phòng nhân sự ạ."
- Khi được mời ngồi chờ: "Dạ em cảm ơn chị." Rồi ngồi yên, không cần bắt chuyện thêm nếu lễ tân đang bận.
- Báo trễ: "Dạ em chào chị Thảo, em là Long, có hẹn phỏng vấn lúc 9 giờ. Đường đang ngập, em dự kiến tới khoảng 9 giờ 15. Em xin lỗi chị, nếu chị muốn dời sang khung khác em xin theo sắp xếp của bên mình ạ."
- Xin dời vì ốm: "Dạ em chào chị, em là Long. Sáng nay em bị sốt nên xin phép dời buổi phỏng vấn lúc 9 giờ. Em có thể đến vào chiều mai hoặc sáng thứ Năm, mong chị sắp xếp giúp em ạ."
- Quên bản in hồ sơ: "Dạ em xin lỗi, em quên mang bản in. Em xin gửi lại bản điện tử ngay bây giờ, hoặc anh/chị cho em gửi qua email sau buổi gặp ạ."
Mọi câu báo sự cố đều có ba phần: bạn là ai, chuyện gì xảy ra, bạn đề nghị gì. Thiếu phần thứ ba, người tuyển phải tự nghĩ cách xử lý thay bạn.
Câu hỏi thường gặp
Đến sớm quá thì có nên vào luôn không?
Không nên vào gặp lễ tân sớm hơn mười phút. Ngồi ở quán nước gần đó hoặc khu vực chung của toà nhà, chờ tới đúng khoảng thời gian rồi mới lên. Vào quá sớm có thể làm người tuyển phải bỏ dở việc khác để tiếp bạn.
Trễ năm phút có cần báo không?
Nên báo nếu biết trước mình sẽ trễ, dù chỉ năm phút. Một tin ngắn cho người tuyển biết bạn đang trên đường. Khi tới nơi, xin lỗi một câu ngắn rồi vào việc, không cần giải thích dài.
Có nên mang theo người nhà, bạn bè đi cùng không?
Nếu cần người chở hay đi cùng vì đường xa, để họ chờ ở ngoài, không vào sảnh hay phòng phỏng vấn cùng bạn. Người tuyển muốn gặp riêng ứng viên, và người đi cùng ngồi chờ trong sảnh thường gây ấn tượng không tốt.
Đợi quá giờ hẹn mà chưa được gọi vào thì làm gì?
Chờ khoảng mười lăm phút, sau đó lịch sự hỏi lễ tân xem người hẹn có đang bận không. Lịch của người tuyển đôi khi bị trễ do buổi trước kéo dài. Giữ bình tĩnh, không tỏ ra khó chịu.
Có nên ăn kẹo cao su để thơm miệng trước khi vào không?
Có thể dùng trước khi tới toà nhà, nhưng bỏ đi trước khi vào sảnh. Nhai kẹo trong lúc chào hỏi hay phỏng vấn gây ấn tượng xấu. Đánh răng kỹ buổi sáng và mang theo nước uống là đủ.
Buổi phỏng vấn kéo dài hơn dự kiến làm lỡ việc sau thì sao?
Khi xác nhận lịch, hỏi trước thời lượng dự kiến và sắp xếp dư thời gian. Nếu vẫn bị kéo dài và bạn có việc gấp, có thể lịch sự nói về giới hạn thời gian của mình, nhưng tốt nhất là đừng xếp việc quan trọng ngay sau buổi phỏng vấn.