Khi nộp từ mười đơn trở lên, một bảng theo dõi đơn giản giúp bạn không nhầm chỗ khi được gọi, không quên hẹn, và biết chính xác đơn nào đã tới lúc nên hỏi lại. Với phần lớn vị trí, khoảng một đến hai tuần sau khi nộp mà chưa có phản hồi là lúc hợp lý để hỏi lại một lần, ngắn gọn và lịch sự.
Bài này chỉ cách dựng bảng theo dõi từ những cột cần thiết nhất, cách cập nhật sao cho không tốn thời gian, và cách hỏi lại đơn đã nộp qua từng kênh. Phần hỏi kết quả sau buổi phỏng vấn thuộc bài về các vòng tuyển; ở đây là giai đoạn trước đó, khi đơn mới chỉ nằm ở hộp thư người tuyển.
Những cột cần có trong bảng theo dõi
Một bảng tính hay một trang sổ đều được. Tám cột dưới đây là đủ cho hầu hết người tìm việc; thêm cột nếu cần, nhưng đừng bớt ba cột đầu:
| Cột | Ghi gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Ngày nộp | Ngày bạn bấm gửi | Tính được bao lâu chưa có phản hồi |
| Nơi và vị trí | Tên công ty, tên vị trí đúng như tin | Trả lời ngay khi có người gọi |
| Kênh nộp | Email, tin nhắn, biểu mẫu, nộp trực tiếp | Biết hỏi lại qua đâu |
| Người liên hệ | Tên, chức danh, cách liên lạc nếu có | Hỏi lại đúng người |
| Bản đã gửi | Tên tệp hồ sơ, đoạn lời ứng tuyển chính | Nhớ mình đã nói gì với họ |
| Trạng thái | Đã nộp, đã hỏi lại, hẹn phỏng vấn, từ chối, rút đơn | Nhìn một lần biết đang ở đâu |
| Ngày hẹn tiếp theo | Ngày nên hỏi lại hoặc ngày phỏng vấn | Không bỏ lỡ mốc nào |
| Ghi chú | Điều đặc biệt: ca làm, khu vực, lời người tuyển dặn | Chuẩn bị cho cuộc gọi sau |
Cột "bản đã gửi" hay bị bỏ qua nhưng rất có ích khi bạn chỉnh lời ứng tuyển theo từng nơi. Khi có cuộc gọi bất ngờ, mở dòng đó ra, đọc lại vài câu đã viết, bạn trả lời nhất quán với những gì người tuyển đang cầm trong tay.
Cột "ngày hẹn tiếp theo" biến bảng từ một cuốn sổ ghi chép thành một danh sách việc cần làm. Mỗi sáng chỉ cần lọc những dòng có ngày hẹn là hôm nay.
Cập nhật bảng sao cho không thành gánh nặng
Quy tắc đơn giản nhất: ghi dòng mới ngay khi bấm gửi, không để tới cuối ngày. Việc này mất chưa tới một phút, còn để dồn thì cuối tuần bạn phải lục lại hộp thư, tin nhắn, lịch sử ứng tuyển để nhớ mình đã nộp gì. Nhiều người bỏ bảng theo dõi chính vì lần cập nhật dồn đầu tiên quá mệt.
Khi có bất kỳ phản hồi nào, kể cả tin từ chối tự động, cập nhật cột trạng thái ngay. Tin từ chối không vui nhưng có giá trị: nó đóng một dòng, giúp bạn không phải chờ, và cho bạn số liệu để biết tỷ lệ phản hồi của mình. Đếm số dòng "từ chối" và "hẹn phỏng vấn" mỗi hai tuần là cách đơn giản để biết cách nộp hiện tại có hiệu quả không.
Nếu dùng điện thoại nhiều hơn máy tính, một ứng dụng ghi chú có bảng hoặc một bảng tính trên điện thoại là đủ. Điều quan trọng là chỉ có một chỗ. Một nửa ghi trong sổ, một nửa ghi trong ghi chú điện thoại, một phần nhớ trong đầu là công thức cho những cuộc gọi lúng túng.
Hỏi lại sau bao lâu và bao nhiêu lần
Không có quy định chung, nhưng có những mốc phổ biến mà người tuyển dụng thường thấy hợp lý:
- Dưới một tuần: thường chưa nên hỏi. Nhiều nơi đợi hết hạn nhận hồ sơ mới bắt đầu đọc.
- Khoảng một đến hai tuần: hợp lý để hỏi lại một lần, nhất là khi tin tuyển dụng đã hết hạn hoặc không ghi hạn.
- Tin ghi rõ "chỉ liên hệ ứng viên phù hợp": vẫn có thể hỏi một lần, nhưng chấp nhận im lặng là câu trả lời.
- Sau lần hỏi đầu không có phản hồi: có thể nhắn thêm một lần nữa sau khoảng một tuần, rồi dừng.
- Vị trí cần người gấp, như cửa hàng, quán: có thể hỏi sớm hơn, sau hai ba ngày, vì họ quyết nhanh.
Hai lần hỏi là giới hạn hợp lý. Hỏi nhiều hơn dễ làm người tuyển khó chịu, và thường không thay đổi kết quả. Sau lần thứ hai, chuyển dòng đó sang trạng thái "không phản hồi" và dồn sức cho những nơi khác.
Một mẹo nhỏ: khi ghi dòng mới vào bảng, điền luôn cột ngày hẹn tiếp theo là mười ngày sau ngày nộp. Đến ngày đó, nếu chưa có gì, bảng tự nhắc bạn hỏi lại; nếu đã có phản hồi trước đó, chỉ cần sửa ngày. Nhờ vậy bạn không phải nhớ từng mốc trong đầu, và cũng không lỡ tay hỏi quá sớm vì sốt ruột.
Chọn kênh để hỏi lại
Hỏi qua email. Hợp với vị trí văn phòng và khi bạn đã nộp qua email. Trả lời ngay trên chuỗi email đã gửi để người nhận thấy lại hồ sơ cũ, không phải tìm. Tiêu đề giữ nguyên, thân thư ba bốn câu.
Hỏi qua tin nhắn. Hợp khi bạn nộp qua tin nhắn hoặc tin tuyển dụng ghi số liên hệ để nhắn. Nhắn trong giờ hành chính, một tin duy nhất, đủ ý, đừng nhắn "alo", "anh ơi" rồi chờ trả lời mới nói tiếp.
Gọi điện. Hợp với cửa hàng, xưởng, doanh nghiệp nhỏ, nơi người tuyển quen nghe điện thoại hơn đọc email. Gọi vào giữa buổi sáng hoặc đầu giờ chiều, tránh giờ cao điểm của nghề đó, như giờ trưa ở quán ăn. Chuẩn bị sẵn câu mở đầu và bảng theo dõi trước mặt.
Hỏi qua biểu mẫu trực tuyến. Nếu bạn nộp qua hệ thống tuyển dụng của công ty, thường không có kênh hỏi lại trực tiếp. Có thể tìm email bộ phận tuyển dụng trên trang của họ, hoặc chấp nhận chờ theo trạng thái hệ thống báo.
Câu nói mẫu khi hỏi lại đơn đã nộp
Những mẫu dưới đây giữ đúng ba điều: xưng tên và vị trí, nói ngày đã nộp, hỏi một câu dễ trả lời. Thay chi tiết của bạn vào:
- Email: "Kính gửi anh/chị, em là Phạm Minh Châu, đã gửi hồ sơ ứng tuyển vị trí Nhân viên hành chính ngày 3 vừa rồi. Em viết thư để hỏi hồ sơ của em đã được xem xét chưa, và nếu cần thêm thông tin gì em xin bổ sung. Em vẫn rất mong được trao đổi về vị trí này. Trân trọng."
- Tin nhắn: "Dạ em chào anh/chị, em là Châu, tuần trước em có gửi hồ sơ ứng tuyển nhân viên bán hàng ca tối. Cho em hỏi cửa hàng đã chọn được người chưa, nếu còn xét em xin hẹn lịch gặp ạ."
- Gọi điện, câu mở đầu: "Dạ em chào anh/chị, em tên Châu, em gọi để hỏi về hồ sơ ứng tuyển vị trí nhân viên kho em gửi hôm thứ Hai tuần trước. Anh/chị cho em hỏi bên mình đang xét tới giai đoạn nào rồi ạ?"
- Khi nghe "đã có người": "Dạ em cảm ơn anh/chị đã cho em biết. Nếu sau này bên mình tuyển vị trí tương tự, mong anh/chị nhớ tới hồ sơ của em ạ."
Câu cuối thường bị bỏ qua vì người ta thất vọng và muốn cúp máy ngay. Nhưng nó để lại ấn tượng tốt, và người tuyển ở doanh nghiệp nhỏ đôi khi gọi lại thật khi người được chọn nghỉ sớm. Ghi kết quả cuộc gọi vào bảng ngay sau khi cúp máy.
Hỏi lại thì được gì, và điều gì không nên kỳ vọng
Hỏi lại có ba lợi ích thực tế. Thứ nhất, đôi khi hồ sơ bị trôi trong hộp thư, lời nhắc đưa nó lên lại. Thứ hai, bạn biết được trạng thái để quyết định chờ tiếp hay dồn sức chỗ khác. Thứ ba, người tuyển thấy bạn quan tâm thật tới vị trí, điều có ích khi họ phân vân giữa vài ứng viên gần ngang nhau.
Điều không nên kỳ vọng: lời hỏi lại không biến một hồ sơ không khớp thành hồ sơ được gọi. Nếu bạn chỉ đáp ứng một nửa yêu cầu, hỏi lại nhiều lần cũng không thay đổi. Cũng đừng kỳ vọng được giải thích lý do từ chối chi tiết; nhiều nơi không có thời gian hoặc có quy định không phản hồi cụ thể.
Muốn tăng số đơn được phản hồi, cách bền hơn là nộp đúng chỗ ngay từ đầu. Bảng theo dõi giúp bạn thấy điều đó: nếu sau hai tuần, các dòng nộp kỹ có phản hồi nhiều hơn hẳn các dòng nộp vội, đó là bằng chứng để bạn đổi cách. Khi cần thêm tin để chọn lọc theo ngành và khu vực, có thể tham khảo mangvieclam.com rồi ghi ngay những tin đã nộp vào bảng.
Khi nhiều nơi cùng gọi một lúc
Đây là tình huống dễ chịu nhưng dễ rối. Hai ba nơi cùng hẹn phỏng vấn trong một tuần, một nơi muốn bạn đi làm ngay, một nơi còn đang xét. Bảng theo dõi giúp bạn sắp lịch hẹn không chồng nhau, và nhìn rõ nơi nào ở nhóm ưu tiên cao hơn trong danh sách của bạn.
Nguyên tắc: không hứa với nơi nào khi chưa quyết; xếp lịch phỏng vấn theo thứ tự bạn thấy hợp lý nhất, nếu có thể thì gặp nơi ưu tiên thấp trước để có thêm kinh nghiệm trả lời. Nếu một nơi đề nghị nhận việc trong khi nơi bạn thích hơn còn đang xét, có thể hỏi nơi kia về thời gian họ có kết quả, nói thật là bạn đang có một đề nghị khác. Đừng dùng điều này để gây sức ép giả.
Khi đã nhận một chỗ, đi qua bảng và gửi tin rút đơn cho những nơi còn đang chờ. Việc này mất mười phút nhưng giữ cho bạn một hình ảnh tử tế trong mắt những người tuyển dụng có thể gặp lại sau này.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi lại có làm người tuyển khó chịu không?
Một hai lần hỏi ngắn, lịch sự, đúng thời điểm thì hiếm khi gây khó chịu. Điều gây khó chịu là hỏi dồn dập, hỏi ngoài giờ, hoặc giọng trách móc. Giữ tin hỏi trong ba bốn câu và cảm ơn dù kết quả thế nào.
Không có thông tin liên hệ thì hỏi lại bằng cách nào?
Tìm email hoặc số tổng đài trên trang giới thiệu của doanh nghiệp, hỏi đúng bộ phận tuyển dụng hay nhân sự. Nếu hoàn toàn không có kênh nào, chấp nhận chờ và tập trung vào những đơn khác.
Có nên ghi cả những đơn bị từ chối vào bảng không?
Nên giữ lại, chỉ đổi trạng thái. Những dòng đó giúp bạn tính tỷ lệ phản hồi, nhớ không nộp lại quá sớm, và đôi khi biết được nơi nào thường tuyển lại vị trí đó sau vài tháng.
Bao lâu thì nên coi một đơn là không có kết quả?
Thường sau khoảng bốn tuần không có phản hồi, dù đã hỏi lại, có thể coi là không có kết quả. Đổi trạng thái và không chờ thêm, nhưng vẫn giữ dòng đó trong bảng phòng khi họ liên hệ muộn.
Gọi điện hỏi lại thì nói chuyện với ai?
Nếu tin có tên người liên hệ, xin gặp người đó. Nếu không, xin gặp bộ phận tuyển dụng hoặc người quản lý cửa hàng. Xưng tên, nói vị trí và ngày nộp ngay câu đầu để người nghe không phải hỏi lại.
Bảng theo dõi có cần ghi lương mong muốn đã nói với từng nơi không?
Nên ghi nếu bạn đã trao đổi về lương ở bất kỳ bước nào. Khi tới vòng sau, bạn nói nhất quán với con số hoặc khoảng đã đưa ra trước đó, tránh tình huống mỗi lần một kiểu.