Thư cảm ơn sau phỏng vấn là một email hoặc tin nhắn ngắn, gửi trong vòng 24 giờ, gồm bốn phần: cảm ơn thời gian, nhắc tên vị trí, một điều cụ thể từ buổi phỏng vấn khiến bạn thêm quan tâm, và một câu thể hiện mong muốn làm việc. Thư dài khoảng 80 đến 150 chữ, không cần trang trọng quá mức.
Ở Việt Nam, không phải ai cũng gửi thư cảm ơn, và không gửi cũng không làm bạn trượt. Nhưng chính vì ít người gửi, một lá thư ngắn, đúng lúc và có nội dung cụ thể giúp bạn được nhớ đến khi người tuyển so các ứng viên. Nó còn là cơ hội để bổ sung một ý bạn quên nói, hoặc sửa nhẹ một câu trả lời chưa ổn. Bài này hướng dẫn thời điểm, cấu trúc, mẫu cho vài hoàn cảnh và các lỗi nên tránh. Chuyện chờ kết quả bao lâu và hỏi lại thế nào chỉ nhắc ngắn ở cuối.
Vì sao một lá thư ngắn có tác dụng
Người tuyển thường gặp nhiều ứng viên trong vài ngày, và sau một tuần, ấn tượng về từng người bắt đầu lẫn vào nhau. Một lá thư nhắc lại tên bạn, vị trí, và một chi tiết cụ thể từ buổi gặp giúp họ gắn bạn với một ký ức rõ ràng. Khi hội đồng họp để chọn, những ứng viên dễ nhớ có lợi thế nhỏ nhưng thật.
Lá thư cũng cho thấy một số thói quen làm việc: bạn có làm việc đến nơi đến chốn không, có viết rõ ràng không, có lịch sự với người đã dành thời gian cho mình không. Với các vị trí liên quan đến khách hàng, hành chính, trợ lý, đây gần như là một bài kiểm tra kỹ năng viết thực tế.
Điều cần nhớ là thư cảm ơn không thay được một buổi phỏng vấn kém. Nó chỉ là điểm cộng nhỏ, không phải phép màu. Vì thế đừng dành hàng giờ để viết; mười lăm phút là đủ cho một lá thư tốt.
Cấu trúc bốn phần
Một lá thư cảm ơn tốt không cần dài. Bốn phần dưới đây, mỗi phần một đến hai câu:
- Cảm ơn và nhắc bối cảnh: cảm ơn người nhận đã dành thời gian, nhắc tên vị trí và ngày phỏng vấn để họ nhận ra ngay.
- Một chi tiết cụ thể: nhắc một điều từ buổi phỏng vấn khiến bạn thêm quan tâm — một dự án sắp làm, một cách làm việc của đội, một vấn đề người phỏng vấn đang lo. Đây là phần làm lá thư khác mọi lá thư mẫu.
- Liên hệ với bản thân (tuỳ chọn): nếu chi tiết đó liên quan đến kinh nghiệm của bạn, nói một câu. Nếu có ý quên nói trong buổi, bổ sung ở đây, ngắn gọn.
- Mong muốn và lời chào: một câu thể hiện bạn muốn làm việc này, rồi chào và ký tên đầy đủ kèm số điện thoại đã ghi trong hồ sơ nếu cần.
Tiêu đề email nên rõ: "Cảm ơn buổi phỏng vấn vị trí nhân viên kế toán ngày 12/10 — Nguyễn Thị Hà". Người nhận đọc tiêu đề là biết ngay thư của ai, về việc gì.
Nếu phỏng vấn với nhiều người và có email của từng người, có thể gửi thư riêng, mỗi thư một chi tiết khác nhau. Nếu chỉ có email của người liên hệ ở phòng nhân sự, gửi một thư và nhờ chuyển lời cảm ơn đến những người còn lại.
Mẫu email theo hoàn cảnh
Sinh viên mới ra trường, sau phỏng vấn vị trí trợ lý marketing: "Kính gửi chị Thu, em cảm ơn chị và anh Nam đã dành thời gian phỏng vấn em chiều nay cho vị trí trợ lý marketing. Phần anh Nam chia sẻ về kế hoạch làm lại trang bán hàng trực tuyến trong quý tới khiến em rất muốn được tham gia, vì đồ án tốt nghiệp của em cũng là khảo sát hành vi mua hàng trực tuyến. Em mong có cơ hội làm việc cùng anh chị. Em chào chị, Trần Minh Anh."
Người có kinh nghiệm, bổ sung một ý quên nói: "Kính gửi anh Tuấn, em cảm ơn anh đã trao đổi với em sáng nay về vị trí trưởng nhóm kho. Sau buổi gặp, em nhớ ra chưa kể với anh rằng ở công ty cũ em đã trực tiếp chuyển kho từ sổ tay sang phần mềm quản lý, gần với việc anh nói bên mình sắp làm. Nếu cần, em sẵn sàng trao đổi thêm phần này. Em cảm ơn anh và mong sớm nhận tin. Lê Văn Hoàng."
Cả hai mẫu đều dưới 120 chữ, có một chi tiết chỉ người đã dự buổi phỏng vấn đó mới viết được. Tên người và công việc trong mẫu là giả định; khi viết thật, dùng chi tiết thật từ buổi của bạn.
Khi liên lạc qua tin nhắn thay vì email
Nhiều nơi, nhất là cửa hàng, nhà hàng, xưởng nhỏ, liên lạc với ứng viên qua tin nhắn điện thoại hoặc ứng dụng nhắn tin. Khi đó, gửi email trang trọng có thể lạc lõng; một tin nhắn ngắn, lịch sự là hợp hơn.
Mẫu tin nhắn cho vị trí phục vụ nhà hàng: "Dạ em chào chị Mai, em là Hùng, phỏng vấn vị trí phục vụ chiều nay. Em cảm ơn chị đã dẫn em đi xem bếp và khu phục vụ. Em làm được ca tối và cuối tuần như chị hỏi. Em mong được làm cùng nhà hàng ạ."
Mẫu tin nhắn cho vị trí công nhân: "Dạ em chào anh, em là Lan, phỏng vấn vị trí công nhân đóng gói sáng nay. Em cảm ơn anh đã hướng dẫn. Em có đủ giấy tờ như anh dặn, khi nào cần nộp anh nhắn em nhé ạ."
Tin nhắn nên gửi trong giờ làm việc, không gửi khuya hay sáng sớm. Không gửi tin nhắn thoại dài; người nhận có thể đang bận và không tiện nghe. Không gửi nhãn dán hay biểu tượng cảm xúc thay cho lời cảm ơn.
Dùng thư cảm ơn để bổ sung một câu trả lời chưa tốt
Hầu như ai ra khỏi phòng phỏng vấn cũng nghĩ ra một câu trả lời hay hơn cho một câu hỏi nào đó. Thư cảm ơn là chỗ duy nhất để bổ sung, nhưng phải làm khéo: một ý, một hai câu, đặt ở phần giữa thư, không mở đầu bằng lời xin lỗi.
Mẫu: "Khi anh hỏi về cách em xử lý việc kiểm kê cuối năm, em chỉ nói phần đếm hàng. Em xin bổ sung là em cũng làm bảng đối chiếu chênh lệch giữa số đếm và sổ sách, và ghi nguyên nhân từng khoản lệch để kế toán dễ điều chỉnh."
Chỉ bổ sung khi ý đó thật sự quan trọng với vị trí. Đừng biến thư cảm ơn thành bản trả lời lại toàn bộ buổi phỏng vấn. Nếu bạn thấy có ba bốn câu muốn trả lời lại, chọn câu quan trọng nhất và để những câu kia lại; kinh nghiệm đó dành cho buổi phỏng vấn sau.
Không dùng thư cảm ơn để thay đổi những điều đã nói rõ như mức lương hay ngày bắt đầu, trừ khi có lý do thực sự. Những thay đổi đó nên trao đổi trực tiếp với người liên hệ, không nên lồng vào một lá thư cảm ơn.
Sau phỏng vấn trực tuyến, phỏng vấn nhóm và nhiều vòng
Sau phỏng vấn trực tuyến, thư cảm ơn càng có ích vì buổi gặp qua màn hình thường để lại ít ấn tượng hơn. Có thể nhắc thêm một câu nếu có sự cố kỹ thuật trong buổi: "Em cảm ơn anh chị đã kiên nhẫn khi đường truyền bên em bị gián đoạn." Không cần xin lỗi dài.
Sau phỏng vấn nhóm, thường bạn không có liên lạc riêng của người quan sát. Một thư ngắn gửi người hẹn lịch là đủ, nhắc tên bạn và nhóm thảo luận để họ nhận ra. Sau quy trình nhiều vòng, không cần gửi thư sau mỗi vòng ngắn; gửi sau các vòng gặp trực tiếp với bộ phận chuyên môn và vòng cuối là hợp lý nhất.
Nếu cùng ngày bạn phỏng vấn ở hai nơi, viết hai lá thư riêng và kiểm tên người nhận, tên công ty, tên vị trí thật kỹ trước khi gửi. Gửi nhầm thư của nơi này sang nơi kia là lỗi khó gỡ nhất, vì nó cho người nhận biết ngay bạn đang ứng tuyển ở đâu khác và làm việc thiếu cẩn thận.
Những lỗi hay gặp
Một lá thư cảm ơn viết vội có thể phản tác dụng. So bảng dưới trước khi bấm gửi:
| Lỗi | Vì sao không ổn | Sửa thế nào |
|---|---|---|
| Dùng nguyên mẫu trên mạng, không có chi tiết riêng | Người tuyển nhận ra ngay, không để lại ấn tượng | Thêm một chi tiết thật từ buổi phỏng vấn |
| Viết quá dài, kể lại cả buổi | Người nhận không có thời gian đọc | Giữ dưới 150 chữ |
| Hỏi luôn kết quả trong thư cảm ơn | Nghe như hối thúc | Thư cảm ơn chỉ để cảm ơn; hỏi kết quả để sau |
| Sai tên người nhận, sai tên công ty | Cho thấy cẩu thả, nhất là khi đang ứng tuyển nhiều nơi | Kiểm kỹ tên trước khi gửi |
| Gửi sau một tuần | Người tuyển có thể đã quyết định xong | Gửi trong 24 giờ |
| Xin lỗi dài về một câu trả lời kém | Làm người đọc nhớ lại điểm yếu | Nếu cần, bổ sung ý đúng trong một câu, không xin lỗi dài |
Đọc lại thư một lần thành tiếng trước khi gửi. Lỗi chính tả và câu lủng củng dễ thấy hơn khi đọc to.
Sau thư cảm ơn: chờ và hỏi lại kết quả
Thư cảm ơn không phải là lời nhắc kết quả. Sau khi gửi, hãy chờ theo thời gian người tuyển đã nói trong buổi phỏng vấn. Nếu họ nói một tuần, đợi một tuần cộng thêm hai ba ngày rồi mới hỏi lại bằng một tin ngắn, lịch sự. Chuyện chờ bao lâu là hợp lý và hỏi lại thế nào đã có bài riêng ở các trang về dịch vụ việc làm; ở đây chỉ nhắc: hỏi một lần, ngắn, không hối thúc.
Trong lúc chờ, đừng dừng việc tìm việc. Một buổi phỏng vấn cảm thấy tốt chưa chắc dẫn đến thư mời, vì quyết định còn phụ thuộc vào những ứng viên khác và ngân sách của công ty. Muốn tiếp tục xem các vị trí tương tự trong lúc chờ, có thể tham khảo tin tuyển dụng theo ngành và khu vực trên mangvieclam.com.
Nếu nhận được thư từ chối, vẫn nên trả lời một lá thư cảm ơn ngắn. Nhiều người tuyển nhớ những ứng viên chuyên nghiệp đến tận lúc bị từ chối, và liên lạc lại khi có vị trí phù hợp sau này.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn không?
Không bắt buộc, và không gửi cũng không làm bạn trượt. Nhưng một lá thư ngắn, đúng lúc và có chi tiết riêng là điểm cộng nhỏ giúp người tuyển nhớ bạn, nhất là khi họ đang cân nhắc giữa vài ứng viên gần ngang nhau.
Nên gửi thư cảm ơn cho ai nếu không có email của người phỏng vấn?
Gửi cho người đã liên hệ hẹn lịch với bạn, thường là nhân viên phòng nhân sự, và nhờ chuyển lời cảm ơn đến những người phỏng vấn. Không cần tìm email cá nhân của họ qua các kênh khác.
Thư cảm ơn nên viết trang trọng đến mức nào?
Lịch sự nhưng tự nhiên, giống cách bạn nói chuyện trong buổi phỏng vấn. Với công ty văn phòng, dùng "kính gửi" và ký tên đầy đủ. Với cửa hàng, nhà hàng, xưởng nhỏ liên lạc qua tin nhắn, giọng thân thiện hơn vẫn ổn.
Có nên gửi thư cảm ơn sau vòng phỏng vấn điện thoại không?
Không nhất thiết. Với cuộc gọi sơ bộ ngắn, chỉ cần xác nhận lại lịch hẹn nếu có. Thư cảm ơn phù hợp hơn sau buổi phỏng vấn trực tiếp hoặc trực tuyến có thời lượng dài và có trao đổi sâu về công việc.
Gửi thư cảm ơn rồi mà không thấy trả lời có sao không?
Bình thường. Người tuyển thường không trả lời thư cảm ơn, hoặc chỉ trả lời ngắn. Không nhận được hồi âm không có nghĩa là thư không được đọc hay bạn đã trượt. Đừng gửi thêm thư hỏi họ đã nhận chưa.