Năm sai lầm hay khiến nhân viên mới bị đánh giá thấp là: ôm quá nhiều việc để chứng tỏ rồi làm ẩu cả loạt, nhận việc hoặc báo cáo vượt qua người quản lý trực tiếp, than phiền công khai, phản ứng ngay khi bị góp ý, và kể chuyện nội bộ ra ngoài. Không sai lầm nào trong số này là chuyện năng lực; tất cả đều sửa được, và sửa sớm thì người khác cũng quên nhanh.
Điều làm những sai lầm này nguy hiểm là chúng thường xuất phát từ ý tốt: muốn chứng tỏ, muốn giúp, muốn thật thà. Bài này đi qua từng sai lầm: nó trông như thế nào, vì sao người khác nhìn nó khác với bạn, và cách sửa cụ thể kèm câu nói mẫu. Cuối bài có cách gỡ lại ấn tượng nếu đã lỡ mắc.
Sai lầm 1: Ôm quá nhiều việc để chứng tỏ
Người mới muốn cho thấy mình làm được, nên ai nhờ gì cũng nhận, sếp hỏi “em làm thêm được cái này không” cũng gật. Tuần đầu ổn, tuần thứ ba bắt đầu trễ hạn liên tiếp, làm vội nên sai lặt vặt. Kết quả ngược với ý định: thay vì được nhớ là người chăm chỉ, bạn bị nhớ là người hứa nhiều mà không làm kịp.
Người quản lý nhìn chuyện này khác bạn. Họ không đếm số việc bạn nhận, họ để ý số việc xong đúng hạn và đúng yêu cầu. Năm việc xong cả năm có giá trị hơn tám việc xong năm và trễ ba.
Cách sửa: trước khi nhận việc mới, nhìn lại danh sách việc đang có và nói rõ. Câu mẫu: “Dạ em nhận được ạ. Hiện em đang có báo cáo tuần hạn thứ Sáu và danh sách khách hạn thứ Tư. Việc này em bắt đầu được từ thứ Năm, xong trước thứ Hai, anh thấy được không ạ? Nếu gấp hơn thì anh cho em biết nên lùi việc nào.” Câu này không từ chối, mà đặt việc mới vào đúng chỗ và để người giao việc quyết định thứ tự.
Với việc đồng nghiệp nhờ, áp dụng một nguyên tắc: việc mất dưới mười lăm phút và bạn đang rảnh thì giúp; việc lớn hơn thì hỏi người quản lý trực tiếp trước khi nhận, vì thời gian của bạn đã được dành cho việc của nhóm.
Sai lầm 2: Đi vòng qua người quản lý trực tiếp
Có hai dạng hay gặp. Dạng thứ nhất: nhận việc trực tiếp từ sếp của sếp hoặc từ phòng khác mà không báo người quản lý của mình. Dạng thứ hai: mang chuyện khó chịu với người quản lý đi kể với cấp trên của họ trước khi nói thẳng với chính người đó. Cả hai đều có thể xuất phát từ ý tốt, như muốn giúp lãnh đạo cấp cao hoặc muốn vấn đề được giải quyết nhanh.
Vấn đề là người quản lý trực tiếp chịu trách nhiệm về khối lượng việc và kết quả của bạn. Khi họ không biết bạn đang làm việc cho ai khác, họ sẽ giao thêm việc, rồi ngạc nhiên khi bạn trễ hạn. Khi họ biết chuyện của mình được kể lên trên mà chưa từng được nghe trực tiếp, lòng tin giữa hai người khó lấy lại.
Cách sửa: khi được người khác giao việc, nhận lời có điều kiện và báo ngay. “Dạ em làm được ạ, em báo chị Hương để chị xếp lại việc giúp em nhé.” Rồi nhắn người quản lý: “Chị ơi, anh Hùng bên kinh doanh nhờ em tổng hợp số liệu khách mới, khoảng hai tiếng. Em làm chiều nay được không, hay chị muốn em ưu tiên báo cáo trước ạ?”
Với chuyện khó chịu, nói với chính người đó trước, riêng tư và bằng sự việc cụ thể. Chỉ khi đã nói mà không được giải quyết, hoặc khi chuyện liên quan tới quấy rối hay vi phạm quy định, mới đến phòng nhân sự hoặc cấp cao hơn.
Sai lầm 3: Than phiền công khai và so sánh với chỗ cũ
Than phiền là chuyện bình thường, ai đi làm cũng có lúc bực mình. Sai lầm nằm ở chỗ than ở đâu và than với ai. Than trong nhóm chat chung, than trước mặt đồng nghiệp mới quen, hay câu cửa miệng “công ty cũ của em làm tốt hơn nhiều” đều để lại ấn tượng: người này khó hài lòng và sẽ còn than tiếp.
Với người mới, điều này nặng hơn với người cũ vì người khác chưa có gì khác để đánh giá bạn. Một người làm lâu năm than vài câu được coi là xả stress; người mới than vài câu được coi là chưa hoà nhập được.
Cách sửa có ba bước. Một, tách chuyện cần thay đổi khỏi chuyện chỉ cần xả. Chuyện cần thay đổi thì mang tới người có thể thay đổi nó, kèm đề xuất cụ thể. Hai, chuyện chỉ cần xả thì xả với người ngoài công ty. Ba, thay câu so sánh bằng câu hỏi: thay vì “bên công ty cũ em dùng phần mềm khác tiện hơn”, hỏi “quy trình này có lý do gì đặc biệt không ạ, em thấy ở chỗ cũ người ta làm cách khác”. Câu hỏi mở cửa cho trao đổi, câu so sánh thì đóng lại.
Kinh nghiệm ở chỗ cũ vẫn là tài sản, chỉ là cần đúng lúc để mang ra. Sau một hai tháng, khi đã hiểu vì sao quy trình hiện tại như vậy và đã làm tốt phần việc của mình, một đề xuất có kèm lý do và cách thử nhỏ thường được nghe nghiêm túc: “Em thấy bước đối chiếu này có thể làm bằng bảng mẫu, em thử trên dữ liệu tuần trước mất ít thời gian hơn. Anh muốn em làm thử một tuần không ạ?”
Sai lầm 4: Phản ứng ngay khi bị góp ý
Bị góp ý, phản xạ tự nhiên là giải thích vì sao mình làm như vậy. Người góp ý thường nghe điều đó thành cãi. Bảng dưới đổi các phản ứng hay gặp thành cách đáp giúp bạn được góp ý tiếp mà vẫn giữ được ý mình:
| Phản ứng hay gặp | Người góp ý nghe thành | Cách đáp nên tập |
|---|---|---|
| “Tại chị không nói rõ từ đầu” | Đổ lỗi | “Dạ em hiểu chưa đúng yêu cầu, lần sau em hỏi lại kỹ trước khi làm.” |
| “Em làm thế vì…” (giải thích dài) | Không nhận | “Dạ em ghi lại. Em có lý do nhỏ cho cách làm này, lúc nào chị rảnh em nói thêm ạ.” |
| Im lặng, mặt khó chịu | Không chịu nghe | “Dạ, chị cho em một ví dụ cách làm đúng để em làm theo nhé.” |
| “Ai cũng làm thế mà” | So bì, không nhận phần mình | “Dạ, phần của em em sửa ngay ạ.” |
| Xin lỗi rối rít, tự trách mình | Thiếu vững vàng, khó giao việc tiếp | “Dạ em sửa trong chiều nay và báo lại chị.” |
Không có nghĩa là bạn phải đồng ý với mọi góp ý. Nếu thấy góp ý chưa đúng, chờ vài giờ, rồi trao đổi riêng bằng sự việc: “Chị ơi, về phần báo cáo sáng nay, em làm theo mẫu tháng trước chị gửi, em gửi lại chị xem. Nếu mẫu đã đổi thì em cập nhật ạ.” Trao đổi sau khi đã bình tĩnh luôn được nghe nhiều hơn phản ứng tại chỗ.
Một lưu ý về giọng: câu đáp ngắn, giọng bình thường, không cần cười gượng hay cúi đầu. Điều người góp ý muốn thấy là bạn đã hiểu và sẽ sửa, không phải là bạn đang buồn.
Sai lầm 5: Kể chuyện nội bộ ra ngoài
Người mới hay hào hứng kể về chỗ làm mới: lương thưởng, khách hàng lớn, chuyện trong cuộc họp, ảnh chụp văn phòng có màn hình đang mở. Có khi chỉ là một dòng trạng thái “mệt với sếp mới quá” trên mạng xã hội. Những chuyện này dễ lan nhanh hơn bạn nghĩ, vì đồng nghiệp, khách hàng và cả người quản lý có thể cùng ở trong danh sách bạn bè của bạn.
Với công ty, thông tin về khách hàng, giá, lương và kế hoạch là thứ cần bảo vệ, và nhiều nơi có quy định bảo mật trong hợp đồng hoặc nội quy. Vi phạm có thể dẫn tới xử lý kỷ luật theo nội quy và quy định hiện hành, chứ không chỉ là bị đánh giá thấp.
Cách sửa: đọc kỹ nội quy về bảo mật và mạng xã hội ngay tuần đầu. Không chụp ảnh khu làm việc có màn hình, giấy tờ, bảng ghi chú. Không đăng chuyện công việc lên mạng xã hội khi đang bực. Khi bạn bè hỏi chuyện lương thưởng hay khách hàng, có sẵn một câu trả lời nhẹ nhàng: “Công ty dặn giữ riêng chuyện đó, mình kể chuyện khác nhé.”
Một tình huống hay bị quên là nhóm chat ngoài công ty có đồng nghiệp cũ cùng ngành. Hỏi han nhau về giá, về khách, về đối tác có vẻ vô hại vì ai cũng trong nghề, nhưng đó lại chính là kênh thông tin dễ đến tay người không nên biết. Quy tắc đơn giản: chuyện gì bạn không muốn thấy chụp màn hình gửi cho sếp mình thì đừng nhắn trong nhóm chat nào.
Đã lỡ mắc rồi thì gỡ lại thế nào
Ấn tượng xấu ở tháng đầu không phải vĩnh viễn. Người quản lý điều chỉnh nhận định khi thấy thay đổi lặp lại đủ lâu. Các bước:
- Nhận ra mình đã mắc sai lầm nào, cụ thể lần nào. Đừng tự trách chung chung.
- Nếu sai lầm ảnh hưởng tới người khác, nói ngắn với người đó: “Hôm trước em nhận việc của anh Hùng mà không báo chị, làm chị phải xếp lại việc. Từ giờ em báo chị trước.”
- Chọn một hành vi thay thế và làm nó đều đặn ít nhất một tháng, ví dụ luôn báo người quản lý khi nhận việc từ người khác.
- Sau một tháng, hỏi người quản lý một câu: “Từ hôm đó em đã thay đổi cách làm, anh thấy đã ổn hơn chưa ạ?”
- Không nhắc lại lỗi cũ quá nhiều lần. Xin lỗi một lần, sửa bằng việc làm.
Người khác quên một sai lầm nhanh hơn bạn nghĩ, với điều kiện họ không thấy nó lặp lại. Chính sự lặp lại, chứ không phải lần đầu, mới biến một lỗi thành nhận định về con người bạn.
Câu hỏi thường gặp
Nếu sếp giao quá nhiều việc thì có được từ chối không?
Thường không nên từ chối thẳng, nhưng nên nói rõ khối lượng hiện có và hỏi thứ tự ưu tiên. Đưa ra lựa chọn cụ thể: việc mới bắt đầu được khi nào, hoặc việc nào cần lùi lại. Người quản lý cần biết thông tin đó để quyết định.
Lãnh đạo cấp cao trực tiếp giao việc thì có phải báo sếp mình không?
Nên báo, bằng một tin nhắn ngắn ngay sau khi nhận. Lãnh đạo cấp cao thường không biết bạn đang có những việc gì. Người quản lý trực tiếp cần biết để xếp lại thời gian của bạn và không giao thêm việc trùng giờ.
Than phiền với một đồng nghiệp thân có sao không?
Chia sẻ với một người tin cậy là bình thường, nhưng ở tháng đầu bạn chưa biết ai thân với ai, và câu chuyện có thể đi xa hơn dự định. Chuyện cần giải quyết thì mang tới người có thể giải quyết; chuyện chỉ cần xả thì xả ngoài công ty.
Bị góp ý trước mặt nhiều người thì nên phản ứng thế nào?
Tại chỗ, đáp ngắn và bình tĩnh rằng bạn đã nghe và sẽ xem lại. Sau đó, nếu thấy cách góp ý làm bạn khó chịu, nói riêng với người đó, mô tả sự việc và đề nghị lần sau góp ý riêng. Tránh tranh luận trước đám đông.
Đăng ảnh văn phòng mới lên mạng xã hội có sao không?
Ảnh không có màn hình, giấy tờ, bảng ghi chú hay khuôn mặt đồng nghiệp chưa đồng ý thì thường không sao, nhưng hỏi nội quy trước cho chắc. Nhiều nơi cấm chụp khu làm việc vì lý do bảo mật.
Sau một sai lầm lớn thì có nên nghỉ luôn không?
Thường là không cần. Một sai lầm ở người mới hiếm khi là lý do đủ để kết thúc. Nhận lỗi, sửa, thay đổi cách làm và hỏi người quản lý sau một thời gian. Nếu nhận ra công việc thật sự không hợp, quyết định nghỉ nên dựa vào đó, không phải dựa vào nỗi ngại một lần mắc lỗi.