Trước khi đi thực tập ở văn phòng, sinh viên nên tập năm kỹ năng nhỏ mà nơi nhận thực tập nào cũng dùng tới: thao tác bảng tính và văn bản cơ bản, viết tin nhắn công việc ngắn, ghi chép khi được giao việc, hỏi đúng lúc, và giữ giờ giấc. Cùng với đó là một tuần chuẩn bị giấy tờ, đường đi, trang phục và danh sách câu hỏi cho người hướng dẫn.
Không nơi nào chờ thực tập sinh giỏi ngay từ ngày đầu. Điều người hướng dẫn để ý là bạn có nhận việc rõ ràng không, có ghi lại để khỏi hỏi lần hai không, có báo khi vướng không. Bài này đi theo thứ tự: thực tập khác đi học ở đâu, kỹ năng nên tập, việc trong tuần trước ngày đầu, câu hỏi mẫu, chuyện thoả thuận với trường, và một tình huống giả định để hình dung.
Thực tập văn phòng khác đi học ở những điểm nào
Ở trường, bài tập có đề rõ, có hạn nộp, có thang điểm và thầy cô chấm theo đáp án. Ở văn phòng, việc giao cho thực tập sinh thường mơ hồ hơn nhiều: “em tổng hợp giúp chị mấy hoá đơn tháng trước”, “em xem lại danh sách khách này”. Không ai nói rõ tổng hợp theo cột nào, lưu ở đâu, gửi lúc mấy giờ. Phần lớn lúng túng của tuần đầu đến từ khoảng trống này chứ không phải từ chuyện thiếu kiến thức chuyên ngành.
Điểm khác thứ hai là nhịp. Ở trường, cả lớp làm cùng một việc trong cùng một khoảng thời gian. Ở văn phòng, người hướng dẫn vừa lo việc của mình vừa kèm bạn, nên họ giao việc theo từng đợt ngắn, lúc nhiều lúc ít. Có buổi bạn ngồi không nửa ngày, có buổi bị giao ba việc liền. Người quen đi học hay hiểu khoảng ngồi không là “bị bỏ rơi”, trong khi thực ra đó là lúc nên tự đọc tài liệu nội bộ, xem lại ghi chép, hoặc hỏi xem có việc nhỏ nào giúp được.
Điểm khác thứ ba là cách được nhận xét. Không có điểm số hằng tuần. Nhận xét đến dưới dạng một câu sửa nhanh, một tệp bị gửi trả lại, hoặc im lặng. Biết trước điều này giúp bạn không hoảng khi bị sửa, và biết chủ động hỏi “phần này em làm vậy đã đúng ý chị chưa” thay vì chờ đến cuối kỳ mới biết mình làm ra sao.
Năm kỹ năng nên tập trước khi đi thực tập
Bảng tính và văn bản ở mức dùng được. Không cần thành thạo hàm phức tạp. Đủ để lọc và sắp xếp một danh sách, cộng một cột, cố định dòng tiêu đề, chuyển tệp văn bản sang định dạng gửi đi được, và đặt tên tệp có ngày tháng. Bài kiểm tra tin học văn phòng có trang chuyên riêng; ở đây chỉ cần tự làm thử một bảng chi tiêu tháng của chính mình là đủ thấy chỗ nào còn vụng.
Viết tin nhắn công việc ngắn. Một tin nhắn công việc tốt có ba phần: chuyện gì, đã làm tới đâu, cần người kia làm gì. Ví dụ: “Chị ơi, em đã nhập xong 40 trên 60 hoá đơn tháng 9, còn 20 cái thiếu số tiền thuế. Chị cho em hỏi những cái này em để trống hay đánh dấu riêng ạ?” Tập viết vài tin như vậy trước, bạn sẽ đỡ lúng túng hơn hẳn khi phải nhắn cho người mới quen.
Ghi chép khi được giao việc. Mang theo một cuốn sổ nhỏ hoặc mở sẵn một tệp ghi chú. Mỗi lần được giao việc, ghi bốn dòng: việc gì, ai giao, hạn khi nào, gửi kết quả cho ai và ở đâu. Thói quen này nghe đơn giản nhưng là thứ người hướng dẫn nhận ra nhanh nhất, vì nó cắt bớt những câu hỏi lặp lại.
Hỏi đúng lúc, gom câu hỏi. Đừng chạy sang hỏi mỗi khi vướng một chi tiết, cũng đừng ôm thắc mắc cả ngày. Cách cân bằng: tự tìm khoảng mười lăm phút, nếu vẫn chưa ra thì gom các câu lại và hỏi một lần, kèm theo điều mình đã thử.
Giữ giờ giấc và báo trước. Đến đúng giờ, báo trước khi phải nghỉ để thi hoặc lên trường, báo ngay khi trễ vì kẹt xe. Với thực tập sinh, giờ giấc là bằng chứng đầu tiên cho sự đáng tin, trước cả chất lượng công việc.
Việc cần làm trong tuần trước ngày bắt đầu
Một tuần là đủ để bạn bước vào ngày đầu mà không bị bất ngờ bởi những chuyện vặt. Làm theo thứ tự sau:
- Nhắn xác nhận lịch với người liên hệ: ngày giờ bắt đầu, địa chỉ cụ thể (tầng, phòng), gặp ai khi đến, có cần mang máy tính cá nhân không.
- Chuẩn bị giấy tờ: giấy giới thiệu của trường nếu trường yêu cầu, thẻ sinh viên, căn cước, mẫu nhận xét hoặc sổ theo dõi thực tập của khoa. Hỏi trước nơi thực tập có cần bản sao không.
- Đi thử đường vào giờ cao điểm một lần, tính thời gian gửi xe, chờ thang máy. Nhiều bạn trễ buổi đầu không phải vì dậy muộn mà vì không biết chỗ gửi xe.
- Hỏi về trang phục bằng một câu đơn giản: “Ở phòng mình mọi người thường mặc thế nào ạ?” Nếu chưa hỏi được, chọn đồ gọn, kín, giày dễ đi lại.
- Đọc về nơi mình đến: họ bán gì, cho ai, phòng ban mình vào làm việc gì. Đọc để biết hỏi gì, không phải để đọc thuộc trong ngày đầu.
- Đọc lại yêu cầu của khoa: báo cáo thực tập nộp lúc nào, cần số liệu gì, cần nơi thực tập ký xác nhận những gì. Biết sớm thì xin số liệu sớm, đỡ phải chạy cuối kỳ.
- Chuẩn bị một danh sách câu hỏi ngắn cho người hướng dẫn (xem mục dưới) và một cuốn sổ ghi chép riêng cho kỳ thực tập.
Muốn xem nơi nào đang nhận thực tập theo ngành và khu vực, có thể tham khảo các tin tuyển dụng trên mangvieclam.com rồi tự hỏi lại điều kiện cụ thể với nơi nhận.
Câu nên hỏi người hướng dẫn ở ngày đầu
Ngày đầu, người hướng dẫn thường dành cho bạn mười đến ba mươi phút. Dùng khoảng đó để hỏi những thứ mà nếu không hỏi bạn sẽ đoán sai suốt cả kỳ. Câu mẫu, chỉnh lời cho hợp cách xưng hô ở nơi bạn đến:
- “Trong kỳ thực tập này, anh chị mong em làm được những việc gì? Cuối kỳ thế nào thì coi là em làm tốt ạ?”
- “Khi em vướng, em nên hỏi anh chị trực tiếp, nhắn tin hay gom lại cuối ngày ạ?”
- “Tài liệu nội bộ, tệp mẫu em xem ở đâu? Có quy định gì về việc đem tài liệu ra ngoài không ạ?”
- “Giờ làm, giờ nghỉ trưa của phòng mình thế nào? Nếu em phải lên trường thì báo trước bao lâu ạ?”
- “Mẫu nhận xét của khoa em cần anh chị ký vào cuối kỳ, em gửi anh chị xem trước được không ạ?”
Câu đầu tiên quan trọng nhất. Nhiều thực tập sinh làm chăm chỉ ba tháng nhưng làm sai trọng tâm, vì không ai nói ra “làm tốt” nghĩa là gì. Ghi câu trả lời vào trang đầu cuốn sổ và đọc lại sau mỗi hai tuần.
Câu về tài liệu nội bộ cũng đáng hỏi: nhiều nơi không muốn số liệu khách hàng, hợp đồng hay bảng giá rời khỏi máy công ty, kể cả để làm báo cáo thực tập. Hỏi trước giúp bạn biết số liệu nào được dùng, số liệu nào phải che bớt hoặc làm tròn.
Những điều nên thoả thuận rõ giữa bạn, trường và nơi thực tập
Thực tập có ba bên, và mỗi bên nghĩ bên kia đã nói rõ. Bảng dưới gom những chỗ hay vỡ:
| Điều cần rõ | Hỏi ai | Vì sao nên hỏi sớm |
|---|---|---|
| Thời gian thực tập, số buổi mỗi tuần | Khoa và người hướng dẫn | Lịch học còn lại có thể đụng giờ làm; nói sớm thì xếp được |
| Nội dung báo cáo, số liệu được dùng | Khoa, rồi người hướng dẫn | Có số liệu nội bộ không được mang ra ngoài |
| Mẫu nhận xét, ai ký, đóng dấu ở đâu | Khoa và phòng hành chính nơi thực tập | Cuối kỳ người ký có thể đi công tác |
| Phụ cấp, hỗ trợ đi lại nếu có | Phòng nhân sự nơi thực tập | Không phải nơi nào cũng có; biết trước để tự tính chi phí |
| Việc được làm và việc không được làm | Người hướng dẫn | Một số hệ thống, tài khoản chỉ nhân viên chính thức được dùng |
Chuyện thực tập có lương hay không, và giới hạn giờ làm của người học, là nội dung theo quy định hiện hành và thoả thuận giữa các bên; nếu thấy điều gì không rõ, hỏi khoa trước khi ký giấy tờ nào.
Tất cả những thoả thuận này nên chốt bằng tin nhắn hoặc email ngắn, không chỉ nói miệng. Không phải vì nghi ngờ ai, mà vì cuối kỳ người ta bận và quên.
Tình huống giả định: tuần đầu của một bạn thực tập kế toán
Minh (nhân vật giả định) là sinh viên năm cuối ngành kế toán, thực tập ở phòng kế toán một công ty thương mại nhỏ. Ngày đầu, chị hướng dẫn đưa Minh một tập hoá đơn đầu vào và nói “em nhập giúp chị vào bảng này nhé”. Minh nhập hết trong buổi sáng, nhưng chiều thì bị trả lại vì nhập sai thứ tự cột và không đánh dấu những hoá đơn thiếu thông tin.
Sang ngày thứ hai, Minh đổi cách làm. Trước khi bắt tay, Minh hỏi lại: “Chị cho em xem một dòng mẫu đã nhập đúng được không ạ? Gặp hoá đơn thiếu mã số thuế thì em xử lý thế nào?” Chị hướng dẫn mở một tệp tháng trước, chỉ hai phút. Minh chụp lại, ghi vào sổ, nhập lại và gửi kèm tin nhắn: “Em xong 52 hoá đơn, có 3 cái thiếu mã số thuế em tô vàng ở cuối bảng.”
Không có gì phi thường ở đây. Khác biệt nằm ở ba thao tác: xin xem mẫu trước khi làm, ghi lại cách xử lý trường hợp lạ, và báo kết quả kèm điểm cần người kia quyết định. Ba thao tác đó dùng được ở mọi phòng ban, từ bán hàng, nhân sự đến hành chính.
Câu hỏi thường gặp
Chưa biết gì về chuyên ngành thực tế thì có nên lo không?
Không cần lo quá. Nơi nhận thực tập biết sinh viên chưa có kinh nghiệm thực tế. Điều họ cần là bạn học nhanh và làm cẩn thận việc nhỏ. Ôn lại kiến thức nền của ngành trong vài buổi, còn lại học trên việc thật và ghi chép đầy đủ.
Có nên mang máy tính cá nhân đi thực tập không?
Hỏi trước người liên hệ. Có nơi cấp máy, có nơi yêu cầu tự mang, có nơi không cho cắm máy cá nhân vào mạng nội bộ. Nếu mang theo, cài sẵn phần mềm văn phòng, sạc đầy pin và tách riêng thư mục cho tài liệu thực tập.
Ngày đầu có nên mang quà cho phòng không?
Không bắt buộc và không ai đánh giá bạn vì điều đó. Một lời chào rõ ràng, tự giới thiệu ngắn tên, trường, ngành và thời gian thực tập là đủ. Nếu muốn, có thể mời phòng ly nước vào cuối kỳ khi chia tay.
Bị giao việc vặt như photo, pha trà thì xử lý sao?
Làm việc vặt trong chừng mực là bình thường ở mọi chỗ làm. Nếu cả tuần chỉ toàn việc vặt, hãy hỏi người hướng dẫn một cách cụ thể: em có thể thử phần việc nào liên quan tới ngành mà vẫn không ảnh hưởng tới việc của phòng.
Có cần làm quen với tất cả mọi người trong phòng không?
Không cần làm quen hết ngay. Nhớ tên người hướng dẫn, người ngồi gần, người phụ trách hành chính và người hay giao việc cho phòng. Ghi tên và vai trò vào sổ, đến tuần thứ hai bạn sẽ biết thêm người khác qua công việc.
Nếu nơi thực tập không giống như đã mô tả thì làm gì?
Trước hết nói với người hướng dẫn về khác biệt, dùng sự việc cụ thể. Nếu vẫn không ổn và ảnh hưởng tới yêu cầu thực tập của khoa, báo giảng viên phụ trách để được hướng dẫn đổi nơi hoặc điều chỉnh nội dung.