Ở nhân viên mới, người quản lý thường đánh giá cao tám phẩm chất: đáng tin cậy, rõ ràng khi giao tiếp, học nhanh từ lỗi, chủ động trong phạm vi việc của mình, cẩn thận, biết nhận góp ý, phối hợp tốt và giữ bí mật công việc. Không phẩm chất nào trong số này nhìn thấy được qua lời tự giới thiệu; chúng hiện ra qua những việc rất nhỏ lặp lại mỗi ngày.
Bài này không phải bảng chấm điểm bạn giỏi hay chưa giỏi. Mỗi người mạnh ở vài điểm và đang tập ở vài điểm khác. Mục đích là chỉ ra hành vi cụ thể nào làm từng phẩm chất hiện ra trong mắt người làm cùng, để bạn biết nên tập điều gì, kèm vài câu nói mẫu và những hiểu lầm phổ biến về “nhân viên giỏi”.
Vì sao năm đầu người ta nhìn phẩm chất nhiều hơn kết quả
Với người đã làm lâu, kết quả công việc là thước đo chính: doanh số, số dự án xong, chất lượng sản phẩm. Với người mới, kết quả còn ít và phụ thuộc nhiều vào việc được giao gì, được kèm thế nào. Vì vậy người quản lý nhìn vào những thứ dự báo được kết quả sau này: người này có làm đúng điều đã hứa không, có học từ lỗi không, có nói khi vướng không.
Cũng vì lý do đó, những hành vi nhỏ trong vài tháng đầu được ghi nhớ lâu hơn bạn nghĩ. Một lần báo trễ hạn sớm và kèm cách xử lý được nhớ như “người này đáng tin”. Một lần im lặng đến sát giờ rồi mới nói chưa xong được nhớ như “phải theo sát người này”. Người quản lý ít khi nói ra những nhận định này, nhưng chúng quyết định việc bạn được giao gì tiếp theo.
Tin tốt là những phẩm chất này tập được. Chúng không phải tính cách bẩm sinh mà là chuỗi hành vi lặp lại, và mỗi hành vi đều đủ nhỏ để bắt đầu ngay tuần này.
Cũng nên nhớ rằng mỗi nơi làm việc đặt trọng số khác nhau. Một cửa hàng đông khách coi trọng sự nhanh nhẹn và phối hợp trong ca; một phòng kế toán coi trọng cẩn thận và giữ bí mật; một nhóm làm dự án coi trọng giao tiếp rõ ràng và chủ động. Tám phẩm chất dưới đây là mẫu số chung, còn thứ tự ưu tiên thì hỏi chính người quản lý của bạn: “Ở vị trí này, anh chị coi trọng điều gì nhất ở người mới ạ?”
Tám phẩm chất và hành vi làm chúng hiện ra
1. Đáng tin cậy. Làm đúng điều đã nói, đúng hạn đã hẹn; khi không kịp thì báo trước chứ không để người khác phải hỏi. Hành vi nhỏ nhất: trả lời “em nhận” hoặc “em chưa nhận được, chiều em báo lại” thay vì im lặng khi được giao việc.
2. Rõ ràng khi giao tiếp. Tin nhắn, báo cáo ngắn, đủ ý, người đọc không phải hỏi lại. Nói rõ việc gì đã xong, việc gì chưa, cần ai quyết điều gì. Tránh những câu như “cũng gần xong rồi ạ”, thay bằng “xong 8 trên 10 mục, còn 2 mục chờ số liệu từ kho”.
3. Học nhanh từ lỗi. Không phải không mắc lỗi, mà không mắc cùng một lỗi lần hai. Hành vi nhìn thấy được: sau khi bị sửa, ghi lại và lần sau làm đúng mà không cần nhắc.
4. Chủ động trong phạm vi việc của mình. Thấy vấn đề thì báo kèm đề xuất; xong việc thì hỏi việc tiếp hoặc tự làm phần chuẩn bị cho việc sắp tới. Chủ động không có nghĩa là tự quyết những chuyện ngoài quyền của mình.
5. Cẩn thận. Kiểm lại trước khi gửi: đúng người nhận, đúng tệp đính kèm, đúng con số. Nhiều nhân viên mới bị đánh giá thấp không phải vì làm chậm mà vì những lỗi lặt vặt mà chỉ cần nhìn lại một lượt là thấy.
6. Biết nhận góp ý. Khi bị góp ý, nghe hết, hỏi lại cho rõ, rồi sửa. Không cãi ngay, không giải thích dài, không tỏ ra tổn thương trước mặt người góp ý. Nếu thấy góp ý chưa đúng, trao đổi lại sau bằng sự việc cụ thể.
7. Phối hợp tốt. Trả lời đồng nghiệp trong thời gian hợp lý, giao phần việc của mình cho người làm tiếp đúng hẹn, không để người khác phải chờ mình. Giúp khi có thể, nói rõ khi không thể.
8. Giữ bí mật công việc. Không kể chuyện lương, khách hàng, số liệu nội bộ ra ngoài hay lên mạng xã hội. Người mới thường chưa biết điều gì là nhạy cảm, nên khi không chắc, mặc định là không nói.
Câu nói và việc làm mẫu cho từng phẩm chất
Phẩm chất trừu tượng thì khó tập. Bảng dưới đổi mỗi phẩm chất thành một việc cụ thể bạn có thể làm từ ngày mai:
| Phẩm chất | Tình huống | Câu nói hoặc việc làm mẫu |
|---|---|---|
| Đáng tin cậy | Thấy không kịp hạn chiều nay | “Chị ơi, báo cáo em chỉ xong được phần doanh số trước 5 giờ, phần chi phí em gửi trước 10 giờ sáng mai, có ảnh hưởng gì chị báo em nhé.” |
| Rõ ràng | Được hỏi việc đến đâu | “Xong 3 trên 5 hợp đồng, 2 cái còn lại chờ khách ký, em hẹn khách thứ Năm.” |
| Học từ lỗi | Vừa bị sửa định dạng báo cáo | Ghi quy định định dạng vào sổ, lần sau tự kiểm trước khi gửi |
| Chủ động | Thấy kho ghi sai mã hàng | “Anh ơi, em thấy mã hàng này trên phiếu và trên hệ thống khác nhau, em đã chụp lại, anh muốn em báo kho hay anh báo ạ?” |
| Cẩn thận | Trước khi gửi email cho khách | Đọc lại tên khách, tệp đính kèm, con số; mở tệp đính kèm ra xem một lần |
| Nhận góp ý | Bị nhắc trình bày chưa gọn | “Dạ em hiểu, chị cho em xem một mẫu chị thấy gọn để em làm theo nhé.” |
| Phối hợp | Đồng nghiệp cần số liệu từ bạn | Hẹn giờ cụ thể và gửi đúng giờ, kể cả khi chỉ có một phần |
| Giữ bí mật | Bạn bè hỏi công ty trả lương thế nào | “Cái đó công ty dặn giữ riêng, mình không kể được.” |
Để ý rằng hầu hết các câu mẫu đều có số cụ thể, thời điểm cụ thể, và đưa ra lựa chọn cho người kia. Đó là điểm chung của giao tiếp làm người khác tin tưởng.
Những hiểu lầm hay gặp về “nhân viên giỏi”
Người mới thường mang theo vài hình dung về nhân viên giỏi khiến họ cố gắng sai chỗ:
- Giỏi là làm nhiều giờ. Ngồi lại muộn không phải là tiêu chí; hoàn thành đúng hạn với chất lượng ổn định mới là điều được ghi nhận.
- Giỏi là không bao giờ hỏi. Ngược lại, hỏi đúng lúc, hỏi kèm điều đã thử cho thấy bạn làm việc có suy nghĩ.
- Giỏi là luôn nói “có”. Nhận mọi việc rồi trễ hạn hàng loạt làm mất tin cậy nhanh hơn một lần nói “em đang có hai việc gấp, việc này em làm được từ thứ Tư”.
- Giỏi là có ý tưởng mới. Ý tưởng được nghe khi bạn đã hiểu cách làm hiện tại và đã làm tốt việc của mình. Đề xuất trong tuần đầu thường bị xem là chưa hiểu chuyện.
- Giỏi là được mọi người quý. Quan hệ tốt giúp nhiều, nhưng không thay được việc làm xong và đúng.
Muốn biết các nơi tuyển dụng trong ngành mình đang nhấn vào phẩm chất nào, đọc mục yêu cầu trong tin tuyển dụng theo ngành trên mangvieclam.com là một cách nhanh để so với nơi mình đang làm.
Tình huống giả định: hai cách xử lý cùng một buổi chiều
Lan và Trang (hai nhân vật giả định) cùng vào làm nhân viên hành chính được ba tuần. Chiều thứ Năm, cả hai được giao chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp sáng thứ Sáu, mỗi người một bộ. Đến bốn giờ chiều, cả hai đều phát hiện máy in tầng mình hỏng và chưa có tài liệu bản cuối từ phòng kinh doanh.
Lan tiếp tục chờ, định bụng sáng mai đến sớm in. Đến năm giờ rưỡi tài liệu vẫn chưa có, Lan nhắn sếp: “Chị ơi, phòng kinh doanh chưa gửi, máy in hỏng nên em chưa in được.” Sếp đã về, đọc tin lúc tám giờ tối, không kịp xử lý gì.
Trang nhắn sếp lúc bốn giờ: “Chị ơi, máy in tầng 3 hỏng, em đã hỏi được máy tầng 5 dùng được. Phòng kinh doanh chưa gửi bản cuối, em đã nhắn anh Nam, anh hẹn năm giờ. Nếu sáu giờ vẫn chưa có, em in bản hôm qua và đánh dấu chỗ có thể thay đổi, chị thấy được không ạ?” Sếp trả lời một chữ “ok”.
Cả hai đều gặp cùng một sự cố không phải lỗi của mình. Khác biệt nằm ở ba điểm: báo sớm, báo kèm việc đã làm, và đưa ra phương án dự phòng để người quyết định chỉ cần gật đầu. Đó là ba phẩm chất đáng tin cậy, rõ ràng và chủ động cùng xuất hiện trong một tin nhắn.
Tự soát hằng tháng, không chấm điểm mình
Cuối mỗi tháng, đọc lại sổ ghi chép và tự hỏi những câu dưới đây. Mục đích là tìm một điều để tập tháng sau, không phải để tự xếp loại mình:
- Tháng này có lần nào mình trễ hạn mà không báo trước không? Lần đó mình có thể báo lúc nào?
- Có lỗi nào mình bị nhắc từ hai lần trở lên không?
- Tin nhắn báo việc của mình có lần nào bị hỏi lại vì thiếu thông tin không?
- Mình đã nhận góp ý nào, và đã sửa được tới đâu?
- Có đồng nghiệp nào phải chờ mình làm xong mới làm tiếp được không?
- Chọn một phẩm chất trong tám điều trên để tập trong tháng tới, kèm một hành vi cụ thể.
Chỉ chọn một điều mỗi tháng. Cố sửa tám điều cùng lúc thường dẫn đến không sửa được điều nào, còn tập một hành vi nhỏ trong bốn tuần đủ để nó thành thói quen.
Câu hỏi thường gặp
Người hướng nội có bị thiệt khi bị đánh giá về phẩm chất không?
Không nhất thiết. Phần lớn các phẩm chất trên thể hiện qua việc làm và tin nhắn, không cần nói nhiều hay hoạt bát. Người hướng nội thường mạnh ở cẩn thận và giao tiếp bằng văn bản rõ ràng; chỉ cần tập báo tiến độ chủ động hơn.
Có cần thể hiện cả tám phẩm chất ngay trong tháng đầu không?
Không. Tháng đầu, tập trung vào đáng tin cậy và học từ lỗi, vì hai điều này người quản lý nhìn thấy sớm nhất. Các phẩm chất còn lại sẽ hiện ra dần khi bạn được giao việc lớn hơn và làm việc với nhiều người hơn.
Làm sao biết người quản lý đang đánh giá mình thế nào?
Cách chắc nhất là hỏi trực tiếp vào một buổi nhận xét ngắn. Ngoài ra, để ý việc được giao: được giao việc khó hơn hoặc được để tự làm nhiều hơn thường là dấu hiệu tin tưởng tăng lên. Đừng đoán từ thái độ trong một hai ngày.
Đồng nghiệp không làm theo những điều này thì mình có nên làm không?
Nên. Bạn làm vì nó giúp công việc của bạn trôi chảy và giúp người khác tin bạn, không phải để so với ai. Văn hoá mỗi nơi khác nhau, nhưng làm đúng hẹn và báo rõ ràng chưa bao giờ là điều bị đánh giá thấp.
Phẩm chất nào khó tập nhất với người mới?
Thường là nhận góp ý mà không phản ứng ngay, vì phản ứng tự vệ đến rất nhanh. Cách tập: tự đặt quy tắc chỉ được nói “dạ em ghi lại” và hỏi thêm, phần giải thích để sau ít nhất vài giờ nếu vẫn thấy cần.
Giữ bí mật công việc gồm những gì?
Thường gồm thông tin khách hàng, lương thưởng, giá vốn, kế hoạch kinh doanh, tài liệu nội bộ và những chuyện xảy ra trong cuộc họp. Mỗi nơi có quy định riêng; hỏi phòng nhân sự hoặc người quản lý, và khi không chắc thì không chia sẻ ra ngoài.