Trong 48 giờ cuối trước hạn nộp, thứ quyết định chất lượng công việc không phải là số giờ thức, mà là bạn có còn đủ tỉnh táo để làm đúng phần quan trọng hay không. Ba việc giúp nhiều nhất: tách rõ phần bắt buộc phải xong khỏi phần có thì tốt; giữ ít nhất một giấc ngủ đủ dài; và nếu thấy không kịp thì báo sớm thay vì thức trắng rồi nộp một bản nhiều lỗi.
Bài này viết cho những lúc đã ở sát hạn, không bàn cách lập kế hoạch để tránh dồn việc từ đầu; phương pháp quản lý thời gian có ở các tài liệu chuyên về chủ đề đó. Ở đây là cách giữ sức, giữ đầu óc trong hai ngày cuối, và hồi phục sau khi nộp, kèm dấu hiệu nên gặp bác sĩ khi áp lực kéo dài.
Vì sao càng gần hạn càng dễ sai
Một mức căng thẳng vừa phải giúp tập trung, đó là lý do nhiều người thấy mình làm nhanh hơn khi hạn tới gần. Nhưng khi căng thẳng tăng quá mức, cộng thêm thiếu ngủ, khả năng suy nghĩ thấu đáo giảm rõ: dễ bỏ sót, dễ nhầm số, khó nhìn ra lỗi của chính mình. Cơ chế sinh lý của căng thẳng đã có nhiều tài liệu chuyên sâu; ở đây chỉ cần nhớ rằng thức thêm không đồng nghĩa với làm được thêm.
Thiếu ngủ ảnh hưởng tới sự chú ý và phán đoán theo cách mà người thiếu ngủ thường không tự nhận ra: họ cảm thấy mình vẫn ổn trong khi số lỗi đã tăng lên. Đây là lý do một bản báo cáo làm xuyên đêm thường cần sửa nhiều hơn một bản làm sau khi đã ngủ.
Một nguyên nhân nữa là cảm giác hoảng làm đầu óc nhảy từ việc này sang việc khác. Mở năm tệp, sửa mỗi tệp một chút, không tệp nào xong. Phần tiếp theo giúp chặn chuyện này ngay từ đầu.
Cũng nên phân biệt áp lực hạn chót thỉnh thoảng với tình trạng tháng nào cũng chạy hạn. Cái trước là một phần bình thường của đi làm, chịu được nếu sau đó có thời gian hồi sức. Cái sau, khi những quãng hồi sức biến mất, là lúc căng thẳng bắt đầu tích luỹ và đáng lo hơn, như phần cuối bài.
Giờ đầu tiên: tách việc phải xong khỏi việc nên có
Khi còn khoảng 48 giờ, dành 30 đến 60 phút đầu để sắp xếp lại, dù cảm giác là không có thời gian. Thời gian này thường được trả lại gấp nhiều lần:
- Viết ra mọi thứ còn lại phải làm, mỗi dòng một việc nhỏ cỡ dưới hai giờ.
- Đánh dấu từng dòng: bắt buộc (thiếu thì không nộp được), nên có (thiếu thì kém hơn nhưng vẫn dùng được), có thì tốt.
- Ước lượng thời gian cho các việc bắt buộc, cộng thêm khoảng một phần ba cho những việc phát sinh.
- Nếu tổng thời gian việc bắt buộc đã vượt quá thời gian còn lại, đó là lúc báo sớm, không phải lúc thức trắng (xem phần sau).
- Xếp việc bắt buộc khó nhất vào lúc bạn tỉnh táo nhất trong ngày, việc dễ vào lúc mệt.
- Chỉ mở tài liệu của việc đang làm; đóng những thứ khác lại.
Một mẹo quan trọng: làm cho xong một bản đủ dùng của toàn bộ phần bắt buộc trước, rồi mới quay lại làm đẹp. Bản đủ dùng sớm là tấm lưới an toàn; nếu có sự cố vào phút chót, bạn vẫn có cái để nộp.
Giữ sức trong 48 giờ: ngủ, ăn, nghỉ
Ba thứ hay bị bỏ đầu tiên khi chạy hạn cũng là ba thứ giữ cho đầu óc chạy được. Bảng sau gợi ý mức tối thiểu nên giữ:
| Hạng mục | Nên giữ | Nên tránh |
|---|---|---|
| Ngủ | Ít nhất một giấc dài trong đêm giữa hai ngày; ngủ ngắn buổi chiều nếu được | Thức trắng cả hai đêm; uống cà phê sát giờ ngủ |
| Ăn | Bữa đúng giờ, đồ ăn dễ tiêu, uống đủ nước | Bỏ bữa rồi ăn vặt đồ ngọt liên tục; nhịn đói làm tới chiều |
| Nghỉ ngắn | Đứng dậy, đi lại vài phút sau mỗi một đến hai giờ | Ngồi lì nhiều giờ liền với ý nghĩ "nghỉ là mất thời gian" |
| Chất kích thích | Dùng vừa phải theo thói quen bình thường của mình | Tăng gấp đôi cà phê, nước tăng lực; dùng thuốc để thức |
Đừng tự dùng thuốc hay sản phẩm để tỉnh táo khi chưa hỏi ý kiến bác sĩ. Người có bệnh tim mạch, huyết áp, dạ dày càng cần cẩn trọng với chất kích thích.
Nếu buộc phải thức khuya một đêm, cố giữ đêm còn lại ngủ đủ, và tránh lái xe khi đang rất buồn ngủ; đi xe công cộng hoặc nhờ người đưa về nếu được.
Khi cả nhóm cùng chạy hạn
Với việc làm chung, áp lực hạn chót nhân lên vì mỗi người phụ thuộc vào người khác. Người làm phần sau chờ người làm phần trước, ai cũng căng thẳng, dễ nói nặng với nhau. Một buổi cập nhật ngắn mười phút vào đầu mỗi ngày trong hai ngày cuối, mỗi người nói đã xong gì, đang làm gì, đang chờ ai, giúp cả nhóm biết điểm nghẽn ở đâu mà không phải hỏi nhau liên tục.
Nếu bạn đang chờ phần của người khác, đừng ngồi không. Làm trước những gì làm được với dữ liệu giả định, để khi phần kia tới chỉ cần thay vào. Nếu bạn là người đang làm chậm cả nhóm, báo sớm và nói rõ khi nào có, để người sau sắp xếp lại.
Căng thẳng dễ biến thành những câu nói gắt trong nhóm chat. Nếu thấy mình sắp gõ một tin nhắn bực bội, chờ vài phút hoặc chuyển sang gọi điện. Một câu nặng lời lúc chạy hạn có thể làm hỏng quan hệ lâu hơn nhiều so với vài giờ trễ.
Hai giờ trước khi nộp: bảng kiểm cuối
Phần lớn lỗi bị phát hiện sau khi nộp là những lỗi có thể bắt được trong mười lăm phút kiểm tra. Trước khi bấm gửi, đi qua danh sách sau:
- Đọc lại yêu cầu gốc một lần: định dạng, độ dài, nội dung bắt buộc đã đủ chưa.
- Kiểm các con số quan trọng nhất: tổng có khớp không, đơn vị có đúng không, có số nào lệch hẳn so với kỳ trước mà chưa giải thích.
- Kiểm tên người, tên khách hàng, ngày tháng, những thứ sai một chữ là mất uy tín.
- Mở tệp đính kèm ra xem có đúng bản cuối không, có mở được trên máy khác không.
- Nếu được, nhờ một người đọc lướt phần quan trọng nhất; người không làm cùng thường thấy lỗi nhanh hơn.
- Viết vài dòng khi gửi: đã gửi gì, phần nào còn hạn chế, cần người nhận lưu ý điều gì.
Mệt mỏi làm người ta muốn bấm gửi ngay cho xong. Mười lăm phút kiểm tra lúc này thường tiết kiệm được cả buổi sửa chữa và giải thích sau đó.
Khi thấy không kịp: báo trễ sớm và đúng cách
Báo trễ là chuyện khó nói, nên nhiều người chọn thức trắng với hy vọng sẽ kịp. Nhưng một tin báo trễ sớm, kèm phương án, gần như luôn được đón nhận tốt hơn một bản nộp đúng giờ mà đầy lỗi, hay một tin báo trễ lúc hai giờ trước hạn. Người nhận cần thời gian để điều chỉnh phía họ.
Một tin báo trễ tốt gồm: phần đã xong, phần còn lại, thời gian cần thêm, và phương án. Ví dụ: "Chị ơi, báo cáo quý em đã xong phần doanh thu và chi phí. Phần phân tích theo khu vực em cần thêm một ngày vì số liệu miền Trung về muộn. Em đề xuất gửi chị phần đã xong vào 17 giờ hôm nay đúng hạn, phần khu vực gửi trưa mai. Chị thấy vậy có ổn không ạ?"
Tin nhắn này không xin lỗi rối rít, không kể khổ, không đổ lỗi. Nó cho người nhận đủ thông tin để quyết định. Cách xin quyết định nhanh và cách báo cáo tiến độ được bàn thêm ở các bài trong danh mục làm việc với sếp và danh mục làm việc hiệu quả.
Sau khi nộp: hồi sức trước khi lao vào việc tiếp theo
Ngay sau một đợt chạy hạn, nhiều người hoặc lập tức lao vào việc kế tiếp, hoặc đổ sụp hoàn toàn. Cả hai đều không tốt. Cơ thể và đầu óc cần một quãng để trả lại phần đã vay: ngủ bù một hai đêm, ăn uống bình thường lại, vận động nhẹ.
Nếu được, xin về sớm hoặc nghỉ nửa ngày sau một đợt làm thêm nhiều giờ, nhất là khi công ty có chế độ nghỉ bù. Nếu không được, ít nhất giữ cho buổi tối đó hoàn toàn không làm việc.
Vài ngày sau, dành mười phút nhìn lại: vì sao lần này bị dồn tới sát hạn? Việc giao muộn, ước lượng sai, bị ngắt quãng nhiều, hay tự trì hoãn? Ghi lại một điều sẽ làm khác lần sau. Nếu lần nào cũng bị dồn vì cùng một lý do ngoài tầm tay bạn, như số liệu từ bộ phận khác luôn về muộn, đó là chuyện cần nói với sếp để sửa quy trình.
Khi nào nên gặp bác sĩ hoặc chuyên gia tâm lý
Căng thẳng vì hạn chót thường qua đi sau khi nộp. Nên tìm hỗ trợ khi:
- Căng thẳng không giảm sau khi đợt bận đã qua, kéo dài nhiều tuần.
- Có cơn hồi hộp, tim đập nhanh, khó thở, đau ngực, chóng mặt. Đau ngực và khó thở đột ngột cần đi cấp cứu ngay.
- Mất ngủ kéo dài kể cả khi đã hết việc gấp.
- Lo lắng quá mức, đến mức ảnh hưởng tới việc ra quyết định, ăn uống, sinh hoạt.
- Tháng nào cũng có những đợt như vậy và bạn thấy mình không còn hồi phục được giữa các đợt.
Bác sĩ đa khoa có thể kiểm tra các triệu chứng thể chất; chuyên gia tâm lý giúp tập những cách đối phó với căng thẳng phù hợp với bạn. Nếu tình trạng chạy hạn liên tục là do khối lượng việc vượt sức, đó cũng là chuyện cần nói với sếp, không chỉ là chuyện tự chịu đựng.
Câu hỏi thường gặp
Thức trắng một đêm để kịp hạn có sao không?
Một đêm thức trắng hiếm hoi thường không gây hại lâu dài với người khoẻ mạnh, nhưng làm giảm sự tỉnh táo và tăng sai sót ngay hôm sau. Tránh lái xe, tránh việc cần độ chính xác cao khi đang thiếu ngủ. Thức trắng thường xuyên thì cần xem lại cách làm việc và sức khoẻ.
Ngủ ngắn bao lâu thì giúp tỉnh mà không bị lừ đừ?
Nhiều người thấy một giấc ngắn khoảng mười đến hai mươi phút giúp tỉnh táo mà ít bị lừ đừ khi dậy. Ngủ lâu hơn có thể rơi vào giấc sâu và thấy mệt khi bị đánh thức. Mỗi người khác nhau, nên thử để biết mức hợp với mình.
Có nên làm việc vào sáng sớm thay vì thức khuya không?
Tuỳ nhịp sinh học từng người. Một số người làm việc tốt vào sáng sớm sau khi đã ngủ, số khác tỉnh táo hơn về tối. Điều quan trọng là vẫn có một giấc ngủ đủ dài; đi ngủ sớm để dậy sớm làm tiếp thường tốt hơn thức khuya rồi ngủ ít.
Làm sao bình tĩnh khi thấy hoảng vì sợ không kịp?
Dừng lại vài phút, thở chậm, rồi viết ra danh sách việc còn lại và tách việc bắt buộc. Cảm giác hoảng thường giảm khi mọi thứ đã nằm trên giấy, vì bạn nhìn thấy nó có giới hạn. Nếu cơn hoảng kèm đau ngực, khó thở dữ dội, cần đi khám ngay.
Có nên nhờ đồng nghiệp làm hộ khi sắp trễ hạn không?
Có thể, nếu nói rõ với sếp và người được nhờ, nhờ một phần cụ thể, và người đó thật sự có thời gian. Đừng nhờ âm thầm rồi nộp như của mình. Nhờ sớm dễ được giúp hơn nhờ vào phút chót.
Tháng nào cũng chạy hạn thì có phải lỗi của mình không?
Không hẳn. Có khi do cách mình sắp xếp, có khi do việc giao muộn, khối lượng quá lớn hay quy trình phụ thuộc nhiều người. Ghi lại nguyên nhân của vài đợt gần nhất để thấy quy luật, rồi sửa phần của mình và nói với sếp về phần nằm ngoài tầm tay.