Phần lớn sự khó chịu ở chỗ làm, như mỏi lưng, chói mắt, ồn, lạnh, đến từ những thứ nhỏ mà nhân viên tự chỉnh được trong vài phút: chiều cao ghế, vị trí màn hình, hướng ngồi so với cửa sổ, một chiếc áo khoác mỏng, một cặp nút tai. Phần còn lại cần đề nghị với công ty, và đề nghị có số liệu, có giải pháp cụ thể thì dễ được chấp nhận hơn.
Bài này dành cho nhân viên văn phòng, không bàn chuyện thiết kế văn phòng hay mua sắm nội thất phía doanh nghiệp. Ở đây là những điều chỉnh tự làm được và cách nêu đề nghị khi cần thay đổi lớn hơn. Nếu đang làm việc tại nhà, phần bố trí góc làm việc trong nhà đã có bài riêng ở danh mục làm từ xa.
Chỉnh chỗ ngồi trong năm phút
Ghế và bàn ở văn phòng thường được phát giống nhau cho mọi người, trong khi chiều cao mỗi người khác nhau. Năm phút chỉnh theo trình tự sau giúp ngồi đỡ mỏi hơn hẳn:
- Chỉnh chiều cao ghế để bàn chân đặt phẳng trên sàn, đùi gần song song mặt đất. Nếu ghế không hạ đủ thấp hoặc chân không chạm sàn, kê một hộp hay thanh gỗ dưới chân.
- Ngồi sát vào lưng ghế. Nếu lưng ghế không đỡ được vùng thắt lưng, kê một gối nhỏ hoặc khăn cuộn.
- Kéo ghế lại gần bàn để khuỷu tay gần thân người khi gõ phím, vai thả lỏng, không phải với.
- Đặt màn hình thẳng trước mặt, cách khoảng một sải tay, mép trên ngang hoặc hơi thấp hơn tầm mắt. Kê thêm sách, hộp nếu màn hình quá thấp.
- Đặt những thứ dùng thường xuyên (chuột, điện thoại, sổ) trong tầm với, không phải vươn người hay xoay người.
Nếu dùng máy tính xách tay cả ngày, màn hình thường quá thấp, khiến cổ cúi liên tục. Kê cao máy và dùng bàn phím, chuột rời là cách đơn giản nhất. Nhiều công ty có sẵn thiết bị này cho nhân viên nếu được hỏi.
Cách chỉnh chi tiết theo kích thước cơ thể và cách chọn bàn ghế là phần việc của công thái học văn phòng phía doanh nghiệp; ở đây chỉ là những bước nhân viên làm được với đồ đang có.
Ánh sáng: tránh chói và tránh tối
Hai lỗi ánh sáng hay gặp là chói và thiếu sáng. Ngồi quay lưng ra cửa sổ khiến ánh sáng hắt lên màn hình, phải nheo mắt. Ngồi quay mặt thẳng ra cửa sổ khiến mắt liên tục phải điều chỉnh giữa vùng sáng bên ngoài và màn hình tối hơn. Vị trí thường dễ chịu hơn là ngồi sao cho cửa sổ nằm ở một bên.
Nếu không đổi được chỗ ngồi, có thể kéo rèm một phần vào những giờ nắng chiếu thẳng, nghiêng màn hình một chút để tránh vệt phản chiếu, chỉnh độ sáng màn hình gần với độ sáng của phòng. Bàn ở góc tối thì đề nghị thêm một đèn bàn, chiếu vào giấy tờ chứ không chiếu vào mắt hay màn hình.
Ánh sáng tự nhiên trong ngày cũng có ích cho tinh thần. Nếu chỗ ngồi không có cửa sổ, tranh thủ những lần nghỉ ngắn ra chỗ có ánh sáng tự nhiên, kể cả chỉ vài phút ở hành lang hay sảnh.
Tiếng ồn: những cách giảm trong văn phòng mở
Văn phòng mở giúp trao đổi nhanh nhưng dễ ồn. Một số cách nhân viên tự làm và đề nghị chung:
| Nguồn ồn | Tự làm được | Đề nghị chung với nhóm |
|---|---|---|
| Đồng nghiệp gọi điện, họp trực tuyến tại chỗ | Đeo tai nghe, dùng nút tai khi cần tập trung | Quy ước gọi điện dài thì sang phòng nhỏ hoặc góc riêng |
| Nói chuyện phiếm gần chỗ ngồi | Nói nhẹ với người đó, hoặc đổi chỗ tạm thời nếu có bàn trống | Quy ước khung giờ yên tĩnh trong ngày |
| Tiếng máy in, máy pha cà phê, cửa ra vào | Xin đổi chỗ khi có dịp xếp lại chỗ ngồi | Đề nghị dời máy in ra khu vực riêng |
| Thông báo điện thoại, chuông tin nhắn | Để điện thoại im lặng hoặc rung | Thống nhất cả phòng để chế độ im lặng trong giờ làm |
Khi nói với đồng nghiệp về tiếng ồn, nói về nhu cầu của mình chứ không phê bình họ: "Chiều nay em cần tập trung làm báo cáo, anh chị nói nhỏ một chút giúp em được không?" Phần lớn người ta không biết mình đang làm phiền người khác.
Đeo tai nghe chống ồn cả ngày cũng có mặt trái: bạn có thể không nghe khi có người gọi, và tai cần được nghỉ. Dùng khi cần tập trung, tháo ra những lúc khác.
Điều hoà quá lạnh hoặc quá nóng
Tranh luận về nhiệt độ điều hoà xảy ra ở hầu hết các văn phòng, vì mỗi người cảm nhận nóng lạnh khác nhau, chỗ ngồi gần cửa gió và xa cửa gió cũng khác hẳn. Người ngồi ngay dưới cửa gió có thể lạnh suốt cả ngày trong khi người ngồi gần cửa sổ thấy nóng.
Việc tự làm được: để sẵn một áo khoác mỏng, khăn quàng nhẹ, tất ở chỗ làm; uống nước ấm; nếu ngồi dưới cửa gió, đề nghị chỉnh cánh hướng gió hoặc đổi chỗ khi có dịp. Người hay nóng có thể dùng quạt bàn nhỏ, mặc đồ thoáng.
Khi muốn đề nghị đổi nhiệt độ chung, nói với người phụ trách văn phòng thay vì tự ý chỉnh điều khiển, tránh thành cuộc "kéo co" ngầm giữa các đồng nghiệp. Nêu cụ thể: chỗ nào lạnh, mấy người cùng thấy vậy, giờ nào nặng nhất. Đề nghị có tính đến người khác dễ được chấp nhận hơn: "Mình để mức vừa phải hơn, ai lạnh thì có áo khoác, ai nóng thì có quạt bàn."
Bàn làm việc gọn để đỡ mệt đầu
Chỉ để trên mặt bàn những thứ dùng hằng ngày. Giấy tờ đã xong cất đi, đồ dùng ít khi cần để vào ngăn kéo. Mặt bàn bừa bộn không chỉ mất chỗ mà còn kéo mắt và sự chú ý đi lung tung.
Có một chỗ cố định cho việc đang dở. Một khay hay một tập riêng cho giấy tờ đang xử lý giúp bạn biết ngay cần làm gì khi quay lại bàn, và không lẫn với giấy đã xong.
Dọn năm phút cuối ngày. Bàn gọn lúc ra về giúp sáng hôm sau bắt đầu nhẹ nhàng hơn. Đây cũng là lúc lau bàn phím, chuột, những thứ tay chạm nhiều nhất trong ngày.
Một chút gì đó của riêng mình. Một chậu cây nhỏ, một khung ảnh, một chiếc cốc yêu thích có thể làm chỗ ngồi dễ chịu hơn, miễn là phù hợp quy định của công ty và không chiếm chỗ làm việc.
Giữ chỗ làm sạch sẽ, thoáng khí
Bàn phím, chuột, điện thoại bàn là những thứ tay chạm vào nhiều nhất trong ngày, nhưng ít khi được lau. Ăn trưa tại bàn khiến vụn thức ăn rơi vào khe bàn phím. Lau định kỳ bằng khăn ẩm, giữ đồ ăn tránh xa thiết bị là thói quen đơn giản, đặc biệt vào mùa cúm khi nhiều người trong phòng cùng ốm.
Văn phòng đóng kín cửa và bật điều hoà cả ngày có thể bí, nhất là phòng đông người. Nếu được, mở cửa sổ một lúc vào đầu giờ hoặc giờ nghỉ trưa. Khi thấy mùi ẩm mốc, vết mốc trên tường, trần, cửa gió điều hoà bám bụi, báo cho người phụ trách văn phòng để vệ sinh.
Khi bị ốm như cảm cúm, sốt, ho nhiều, cân nhắc xin nghỉ hoặc làm từ xa nếu công việc cho phép, đeo khẩu trang nếu phải tới công ty. Đây là cách giữ sức cho chính mình và cho đồng nghiệp. Chế độ nghỉ ốm hưởng theo quy định nào thì hỏi phòng nhân sự về quy định hiện hành.
Đề nghị công ty thay đổi: nói sao để được nghe
Có những thứ nhân viên không tự sửa được: ghế hỏng, chỗ ngồi thiếu sáng, máy tính quá chậm, phòng không có chỗ để họp riêng. Đề nghị những thay đổi này là chính đáng, vì chúng ảnh hưởng tới sức khoẻ và hiệu quả công việc.
Một đề nghị dễ được duyệt thường có ba phần: vấn đề cụ thể, ảnh hưởng tới công việc, giải pháp và chi phí ước tính nếu biết. Ví dụ: "Ghế của em bị hỏng cần chỉnh độ cao, mỗi chiều em mỏi lưng phải đứng dậy nhiều lần. Em đề nghị thay ghế, hoặc nếu chưa thay được thì cho em đổi sang ghế trống ở bàn số 5." Gửi cho người phụ trách hành chính, kèm ảnh nếu cần.
Nếu nhiều người cùng gặp một vấn đề, như cả dãy bàn bị chói nắng buổi chiều, có thể đề nghị chung, đề xuất một giải pháp đơn giản như lắp rèm. Với các vấn đề liên quan an toàn như dây điện chằng chịt dưới chân, ổ cắm quá tải, lối thoát hiểm bị chắn, báo ngay cho bộ phận phụ trách, không chờ.
Khi nào nên gặp bác sĩ
Môi trường làm việc khó chịu thường gây mỏi, nhưng một số dấu hiệu không nên chỉ coi là do chỗ ngồi:
- Đau lưng, đau cổ kéo dài, lan xuống tay chân, kèm tê bì hoặc yếu.
- Đau đầu thường xuyên, nhìn mờ, mắt đỏ, đau mắt.
- Ho, hắt hơi, ngứa mắt kéo dài mỗi khi ở văn phòng, đỡ khi về nhà.
- Ù tai, nghe kém sau thời gian dài làm việc ở nơi ồn.
- Mệt mỏi, khó ngủ, căng thẳng kéo dài liên quan tới môi trường làm việc.
Khi đi khám, nói với bác sĩ về môi trường làm việc: ngồi bao lâu, nhìn màn hình bao lâu, có ồn, có lạnh không. Những thông tin đó giúp bác sĩ đánh giá đúng hơn. Bài viết chỉ là thông tin chung, không thay cho thăm khám.
Nếu bác sĩ có khuyến nghị liên quan tới chỗ làm, như cần ghế có đỡ lưng hay hạn chế ngồi gần nguồn lạnh, có thể đưa thông tin đó cho phòng nhân sự để được hỗ trợ điều chỉnh. Nhiều doanh nghiệp sẵn sàng sắp xếp lại khi có lý do sức khoẻ rõ ràng.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tự mua ghế công thái học mang tới công ty không?
Hỏi công ty trước, vì có nơi có sẵn ngân sách cho thiết bị làm việc hoặc cho phép đổi ghế. Nếu tự mua, thử ngồi trước, chọn ghế chỉnh được độ cao và có đỡ lưng. Ghế đắt chưa chắc hợp với cơ thể bạn bằng một chiếc ghế vừa túi tiền được chỉnh đúng.
Ngồi gần cửa gió điều hoà lâu có hại không?
Gió lạnh thổi thẳng lâu có thể làm khô mắt, khô da, mỏi cổ vai và khó chịu. Đề nghị chỉnh hướng gió hoặc đổi chỗ, mặc thêm áo. Nếu hay bị các triệu chứng hô hấp kéo dài khi ở văn phòng, nên đi khám.
Làm sao tập trung khi văn phòng quá ồn mà không có phòng riêng?
Dùng tai nghe hoặc nút tai cho những việc cần tập trung, xếp việc cần tập trung vào giờ văn phòng vắng hơn, như đầu giờ sáng. Đề nghị cả nhóm thống nhất một khung giờ yên tĩnh. Cách sắp xếp thời gian chi tiết có trong các tài liệu quản lý thời gian.
Có nên đặt cây xanh trên bàn làm việc không?
Nhiều người thấy dễ chịu hơn khi có cây nhỏ ở chỗ ngồi. Chọn cây dễ chăm, chậu có đĩa lót để không đổ nước ra bàn, và hỏi quy định của công ty. Với người dị ứng phấn hoa hay nấm mốc, cân nhắc kỹ.
Đồng nghiệp bên cạnh hay xịt nước hoa nồng khiến khó chịu thì nói thế nào?
Nói riêng, nhẹ nhàng, nói về cảm nhận của mình: "Em hơi nhạy với mùi, gần đây hay bị đau đầu, chị dùng nhẹ hơn giúp em được không?" Nếu khó nói, có thể nhờ người phụ trách văn phòng nhắc chung về mùi ở không gian làm việc.
Làm việc ở nhà máy, cửa hàng thì những điều trên có áp dụng không?
Nguyên tắc tương tự: đổi tư thế, tránh chói, giảm ồn, giữ nhiệt độ dễ chịu. Riêng môi trường có tiếng ồn lớn, hoá chất, bụi, nhiệt cao thì có quy định riêng về an toàn vệ sinh lao động và đồ bảo hộ; hỏi người phụ trách an toàn của doanh nghiệp.