Trong năm đầu đi làm, cách chắc nhất để biết mình đang làm tốt hay chưa là chủ động xin nhận xét định kỳ, khoảng mỗi tháng một lần, bằng những câu hỏi cụ thể thay vì “em làm có ổn không”. Ghi lại nhận xét, chọn một điều để sửa, và lần gặp sau cho người quản lý thấy điều đó đã thay đổi. Đây cũng là cách để việc bạn làm được nhìn thấy mà không phải tự kể công.
Nhiều người mới chờ buổi đánh giá cuối năm, rồi bất ngờ vì những điều chưa từng ai nói. Bài này không hứa thăng chức hay tăng lương; chuyện thăng tiến dài hạn có cả một mảng riêng. Ở đây chỉ bàn một kỹ năng của năm đầu: xin nhận xét đều đặn, nghe cho đúng, và biến nhận xét thành việc làm cụ thể.
Vì sao không nên chờ buổi đánh giá cuối năm
Ở nhiều nơi, đánh giá chính thức diễn ra mỗi năm một hoặc hai lần. Với người mới, đó là khoảng quá dài: một thói quen chưa tốt có thể kéo dài nhiều tháng trước khi được nhắc, và khi được nhắc thì đã thành nhận định. Ngược lại, một điểm tốt cũng có thể không được ai nói ra, nên bạn không biết để giữ.
Người quản lý thường không chủ động nhận xét thường xuyên, không phải vì không quan tâm mà vì bận, hoặc vì ngại nói điều chưa tốt khi chưa có dịp. Khi bạn xin, bạn tạo ra cái dịp đó. Nhiều người quản lý còn thấy nhẹ nhõm, vì được hỏi thẳng thì dễ nói thẳng. Với người làm theo ca hoặc ở cửa hàng, người nhận xét có thể là quản lý ca hay trưởng cửa hàng; cách xin và cách hỏi vẫn y như vậy, chỉ cần chọn lúc vắng khách và giữ buổi gặp ngắn hơn.
Buổi nhận xét định kỳ còn có tác dụng thứ hai: nó giúp người quản lý nhìn thấy việc bạn làm. Họ quản lý nhiều người, nhiều việc, không thể nhớ hết. Mười lăm phút mỗi tháng, bạn tóm tắt những gì đã làm, họ có thông tin để nhận xét chính xác, và khi đến đánh giá chính thức, họ đã có sẵn một bức tranh đầy đủ về bạn.
Xin lịch và chuẩn bị cho buổi nhận xét
Buổi nhận xét không cần trang trọng, nhưng cần chuẩn bị để mười lăm phút có ích. Các bước:
- Xin lịch bằng một tin nhắn ngắn, nói rõ mục đích và thời lượng: “Anh ơi, mỗi tháng em muốn xin anh 15 phút để nghe anh nhận xét và hỏi về việc tháng sau. Lần đầu anh tiện thứ Năm hay thứ Sáu ạ?”
- Một ngày trước, viết ra ba dòng: những việc chính đã làm trong tháng, một việc làm tốt kèm kết quả, một việc chưa tốt hoặc đang vướng.
- Chuẩn bị hai đến ba câu hỏi cụ thể (xem mục dưới), không quá nhiều.
- Mang theo ghi chép của lần nhận xét trước để đối chiếu điều đã hứa sửa.
- Trong buổi gặp, nói phần tóm tắt dưới hai phút, dành phần lớn thời gian để nghe.
- Sau buổi gặp, gửi tin nhắn tóm tắt hai ba điểm đã nghe và việc sẽ làm.
Nếu người quản lý không có thời gian cho một buổi riêng, đề xuất hình thức nhẹ hơn: một tin nhắn mỗi tháng gồm ba dòng tóm tắt và một câu hỏi, để họ trả lời lúc tiện. Hình thức không quan trọng bằng việc làm đều đặn.
Câu hỏi khiến người quản lý nói thật
Câu hỏi chung chung nhận câu trả lời chung chung. Bảng dưới so sánh cách hỏi hay gặp với cách hỏi kéo ra được thông tin dùng được:
| Thay vì hỏi | Hỏi thế này | Vì sao hiệu quả hơn |
|---|---|---|
| “Em làm có ổn không ạ?” | “Trong tháng này, việc nào em làm anh thấy ổn nhất, và việc nào anh muốn em làm khác?” | Buộc người trả lời nghĩ tới việc cụ thể |
| “Em cần cải thiện gì ạ?” | “Nếu em chỉ sửa được một điều trong tháng tới, anh muốn đó là điều gì?” | Giới hạn một điều nên dễ nói, dễ làm |
| “Anh có góp ý gì không ạ?” | “Lần gần nhất anh phải sửa lại việc của em là việc gì?” | Nhắc tới sự việc thật, khó né |
| “Em có đang đi đúng hướng không ạ?” | “So với kỳ vọng ở vị trí này sau sáu tháng, anh thấy em đang thiếu phần nào?” | Gắn với mốc và kỳ vọng rõ ràng |
| “Anh hài lòng với em không ạ?” | “Có việc nào anh đang tự làm mà anh nghĩ em có thể nhận được không?” | Mở ra việc mới thay vì xin lời khen |
Câu cuối có tác dụng riêng: nó cho thấy bạn sẵn sàng nhận thêm, đồng thời giúp bạn biết người quản lý đang coi bạn ở mức nào. Nếu họ nói ra một việc cụ thể, đó là dấu hiệu tin tưởng; nếu họ nói chưa có, hỏi tiếp cần làm gì để nhận được.
Không cần dùng hết năm câu trong một buổi. Hai câu là đủ, và đổi câu giữa các tháng để người quản lý không trả lời theo thói quen.
Nghe nhận xét khó nghe mà không phản ứng
Sẽ có lúc nhận xét khó nghe, thậm chí bạn thấy không công bằng. Phản ứng tự nhiên là giải thích ngay. Nhưng trong buổi nhận xét, giải thích ngay làm người quản lý ngừng nói thật, vì họ thấy nói thật thì bị cãi.
Cách nghe hiệu quả có ba bước. Một, ghi lại nguyên văn điều được nói, không sửa thành lời nhẹ hơn. Hai, hỏi để hiểu rõ: “Anh cho em một ví dụ để em hình dung rõ hơn ạ.” Ba, cảm ơn và nói sẽ xem lại, kể cả khi chưa đồng ý: “Dạ em cảm ơn anh, em sẽ để ý chuyện này trong tháng tới.”
Sau buổi gặp, để một hai ngày rồi đọc lại. Nhiều nhận xét lúc đầu thấy sai, sau đó lại thấy có phần đúng. Nếu vẫn thấy không đúng, trao đổi lại bằng sự việc cụ thể: “Về chuyện em hay trễ báo cáo, em xem lại thì tháng này em trễ một lần, hôm thứ Ba ngày 14, các lần khác em gửi trước hạn. Anh có nhớ thêm lần nào không ạ, để em kiểm lại?” Trao đổi bằng sự việc, đúng lúc đã bình tĩnh, được nghe nghiêm túc hơn nhiều.
Ghi lại để thấy tiến bộ qua từng tháng
Nhận xét không ghi thì tháng sau quên. Một trang ghi chép cho mỗi buổi, theo cùng một mẫu, giúp bạn thấy mình thay đổi ra sao sau vài tháng:
- Ngày gặp và người nhận xét.
- Điều được khen hoặc được nói là nên giữ, ghi nguyên văn.
- Điều cần sửa, ghi nguyên văn, kèm ví dụ người quản lý đưa ra.
- Một việc cụ thể sẽ làm trong tháng tới để sửa điều đó.
- Ở buổi sau: điều đã sửa được tới đâu, có bằng chứng gì.
Sau ba bốn tháng, đọc lại các trang này. Bạn sẽ thấy những điều đã sửa xong, những điều lặp lại nhiều lần (đây là chỗ cần cố gắng nhất), và những điều được khen đều đặn (đây là điểm mạnh của bạn). Trang ghi chép này cũng là tư liệu tốt khi tự đánh giá trong kỳ đánh giá chính thức.
Nhớ rằng việc ghi lại không phải để chấm điểm mình tháng này tốt hơn hay kém hơn tháng trước. Mục đích là thấy hướng đi và chọn đúng một việc để tập tiếp.
Cho việc mình làm được nhìn thấy mà không tự kể công
Báo kết quả bằng số và sự việc. “Tháng này em xử lý 120 yêu cầu, có 3 cái phải chuyển lên anh” nghe khác hẳn “tháng này em làm nhiều lắm”. Con số không phải để khoe, mà để người nghe hình dung được.
Nhắc tên người đã giúp. Khi báo kết quả tốt, nói ai đã hỗ trợ. Điều này vừa công bằng, vừa khiến lời báo của bạn bớt giống tự kể công.
Báo cả việc chưa tốt. Một bản tóm tắt chỉ có việc tốt sẽ bị đọc với chút nghi ngờ. Có cả việc chưa tốt kèm cách sửa thì bản tóm tắt đáng tin hơn.
Để kết quả tự nói ở đúng chỗ. Không cần nhắc thành tích trong nhóm chat chung hay trong họp đông người. Buổi nhận xét định kỳ và tin nhắn tóm tắt là đủ để người cần biết thì biết.
Giữ một danh sách việc đã làm theo tuần. Mỗi chiều thứ Sáu ghi năm dòng: việc chính đã xong, con số nếu có, ai đã phối hợp. Danh sách này mất vài phút nhưng là nguồn để viết tóm tắt tháng, và là thứ cứu bạn khi được hỏi bất ngờ “thời gian qua em làm được gì”. Người không ghi thường kể thiếu chính những việc tốt nhất của mình.
Tình huống giả định: ba buổi nhận xét của một nhân viên kinh doanh mới
Khoa (nhân vật giả định) làm nhân viên kinh doanh ở một công ty phân phối thiết bị văn phòng được hai tháng. Buổi nhận xét đầu tiên, Khoa hỏi: “Nếu em chỉ sửa được một điều trong tháng tới, anh muốn đó là điều gì?” Trưởng nhóm nói: Khoa gọi khách nhiều nhưng ghi chép sau cuộc gọi sơ sài, nên khi khách gọi lại, người khác không nắm được chuyện.
Khoa ghi nguyên văn, rồi đặt một việc cụ thể: sau mỗi cuộc gọi, ghi ba dòng vào hệ thống khách hàng ngay trong năm phút. Tháng sau, Khoa mở buổi nhận xét bằng việc này: “Tháng này em ghi đủ sau 95 trên khoảng 100 cuộc gọi, có hôm em dồn lại cuối ngày vì đi gặp khách.” Trưởng nhóm xác nhận đã thấy khác, và nêu điều tiếp theo: báo giá gửi chậm.
Đến buổi thứ ba, Khoa hỏi câu cuối trong bảng: có việc nào anh đang tự làm mà em có thể nhận được không. Trưởng nhóm giao Khoa theo dõi một nhóm khách cũ đã lâu không mua. Không có lời hứa thăng chức nào trong ba buổi gặp, nhưng sau ba tháng, Khoa biết rõ mình đang ở đâu, đã sửa được gì, và được giao một phần việc mới. Đó là điều buổi nhận xét định kỳ mang lại.
Câu hỏi thường gặp
Người quản lý nói “em làm ổn rồi, không có gì” thì hỏi gì tiếp?
Hỏi một câu cụ thể hơn: nếu chỉ chọn một điều để em làm tốt hơn trong tháng tới, anh chọn điều gì. Hoặc hỏi về việc gần nhất họ phải sửa lại. Câu hỏi giới hạn một điều thường kéo ra được nhận xét thật.
Xin nhận xét mỗi tháng có làm phiền người quản lý không?
Mười lăm phút mỗi tháng thường không phải gánh nặng, nhất là khi bạn chuẩn bị sẵn và giữ đúng giờ. Nếu người quản lý quá bận, chuyển sang tin nhắn tóm tắt kèm một câu hỏi. Hỏi họ muốn nhịp nào là hợp.
Có nên xin nhận xét từ đồng nghiệp, không chỉ từ sếp không?
Có thể, nhất là đồng nghiệp làm việc cùng bạn hằng ngày. Hỏi một câu cụ thể: có việc gì em làm khiến anh phải chờ hoặc phải làm lại không. Nhận xét từ đồng nghiệp thường bổ sung những điều người quản lý không thấy.
Nhận xét của sếp mâu thuẫn với nhận xét của đồng nghiệp thì nghe ai?
Ghi lại cả hai, rồi hỏi người quản lý khi gặp lần sau, nêu sự việc cụ thể. Người quản lý là người đánh giá chính thức nên kỳ vọng của họ quan trọng, nhưng nhận xét của đồng nghiệp có thể chỉ ra điều họ chưa thấy.
Có nên hỏi chuyện lương thưởng trong buổi nhận xét định kỳ không?
Nên tách riêng. Buổi nhận xét định kỳ là để biết cách làm tốt hơn; trộn chuyện lương vào sẽ khiến cả hai bên dè dặt. Chuyện lương thưởng nên bàn vào kỳ đánh giá chính thức hoặc một buổi riêng.
Làm sao biết mình đã tiến bộ thật hay chỉ là cảm giác?
Đọc lại ghi chép các buổi nhận xét: điều cần sửa của tháng trước có còn được nhắc không, việc được giao có khó hơn không, bạn có tự làm được những việc trước đây phải hỏi không. Đó là những dấu hiệu nhìn thấy được, không phụ thuộc cảm giác.