Những thói quen về giờ giấc và giao tiếp gây hại nhiều nhất ở chỗ làm thường rất nhỏ: đi trễ năm mười phút đều đặn, xin nghỉ sát giờ, đọc tin nhắn công việc rồi để đó, chào hỏi trống không, ngắt lời người khác, cầm điện thoại suốt cuộc họp, và kéo dài giờ nghỉ. Mỗi lần riêng lẻ không ai nói gì, nhưng lặp lại vài tuần thì thành nhận định “người này khó làm việc cùng”.
Bài này chỉ bàn chuyện giờ giấc và cách cư xử hằng ngày, không bàn chuyện chất lượng công việc. Với mỗi thói quen, bài nêu vì sao người khác để ý, cách sửa cụ thể và câu nói mẫu. Người làm văn phòng, cửa hàng hay nhà máy đều gặp các thói quen này dưới dạng hơi khác nhau, nên ví dụ được lấy từ nhiều nơi.
Vì sao thói quen nhỏ lại được để ý nhiều
Chất lượng công việc cần thời gian mới đánh giá được; giờ giấc và cách cư xử thì ai cũng thấy ngay, mỗi ngày. Người ngồi cạnh bạn có thể không biết báo cáo của bạn đúng hay sai, nhưng họ biết bạn đến lúc mấy giờ, có chào khi đến không, có trả lời khi được hỏi không. Những quan sát này cộng dồn thành hình ảnh của bạn trong mắt cả phòng, kể cả những người không trực tiếp làm việc với bạn.
Với người mới, điều này càng rõ vì chưa có kết quả công việc để cân lại. Một người làm lâu, giỏi việc, đi trễ năm phút thì được bỏ qua; người mới đi trễ năm phút trong tuần đầu thì được nhớ. Không công bằng lắm, nhưng đó là cách người ta hình thành ấn tượng khi thiếu thông tin.
Tin tốt là các thói quen này đều dễ sửa hơn chuyện năng lực, vì chúng chỉ cần quyết định và lặp lại. Không cần học thêm gì, chỉ cần biết mình đang mắc thói quen nào và thay bằng hành vi khác.
Cách nhanh để biết mình đang mắc thói quen nào là hỏi một đồng nghiệp đủ thân sau tháng đầu: “Anh thấy em có điểm gì về giờ giấc hay cách nói chuyện mà nên sửa không ạ?” Câu hỏi cụ thể như vậy dễ nhận được câu trả lời thật hơn là hỏi chung chung em làm có ổn không.
Bảy thói quen giờ giấc và giao tiếp hay gặp
1. Trễ vài phút đều đặn. Không phải trễ nửa tiếng một lần, mà trễ năm bảy phút gần như mỗi ngày. Với ca làm ở cửa hàng hay nhà máy, trễ năm phút nghĩa là người ca trước phải đứng thêm năm phút. Cách sửa: đặt giờ đến sớm hơn mười phút so với giờ bắt đầu, coi mười phút đó là giờ làm thật. Nếu đường đi hay kẹt, tính theo ngày kẹt nhất chứ không theo ngày thông thoáng.
2. Xin nghỉ sát giờ. Nhắn “em xin nghỉ hôm nay” lúc bảy giờ sáng khi tám giờ là bắt đầu làm. Có lúc ốm đột ngột là chuyện không tránh được, nhưng nếu nghỉ vì việc đã biết trước từ hôm qua thì nên báo từ hôm qua. Cách sửa: việc riêng biết trước bao lâu thì báo trước bấy lâu, kèm việc đang làm sẽ xử lý thế nào.
3. Đọc tin nhắn công việc rồi để đó. Người gửi thấy “đã xem” mà không có trả lời, không biết bạn đã nhận việc hay chưa. Cách sửa: trả lời ngay một câu ngắn kể cả khi chưa có câu trả lời đầy đủ: “Em nhận rồi ạ, khoảng 3 giờ em gửi.”
4. Chào hỏi trống không hoặc không chào. Đến không chào, về không chào, nhờ việc không có lời mở đầu. Ở nhiều nơi làm việc tại Việt Nam, lời chào ngắn và cách xưng hô đúng mực vẫn được coi trọng. Cách sửa: chào khi đến, chào khi về, mở đầu lời nhờ bằng tên người và kết thúc bằng lời cảm ơn.
5. Ngắt lời người khác. Trong họp hoặc khi đang được giao việc, nói chen vào trước khi người kia nói xong. Cách sửa: ghi câu muốn nói ra giấy, chờ người kia dừng hẳn rồi mới nói.
6. Cầm điện thoại suốt cuộc họp. Kể cả khi đang ghi chép bằng điện thoại, người khác thấy bạn cúi xuống màn hình và nghĩ bạn không nghe. Cách sửa: ghi bằng sổ trong họp; nếu buộc phải dùng điện thoại, nói trước một câu “em ghi chú bằng điện thoại nhé”.
7. Kéo dài giờ nghỉ. Nghỉ trưa dư mười lăm phút, giờ giải lao kéo thành nửa tiếng. Với công việc theo ca, người khác phải gánh phần của bạn trong lúc đó. Cách sửa: về chỗ đúng giờ, nếu cần nghỉ thêm vì lý do riêng thì báo.
Câu báo mẫu cho những lúc lỡ giờ
Đôi khi trễ hay nghỉ là không tránh được. Khác biệt nằm ở cách báo. Một tin nhắn tốt có ba phần: chuyện gì, đến khi nào, việc của mình xử lý ra sao:
| Tình huống | Nên báo khi nào | Câu báo mẫu |
|---|---|---|
| Kẹt xe, sẽ trễ | Ngay khi biết sẽ trễ, trước giờ bắt đầu | “Anh ơi, em kẹt xe ở cầu, khoảng 8 giờ 20 em tới. Cuộc gọi khách lúc 8 rưỡi em vẫn kịp.” |
| Ốm, không đi làm được | Sớm nhất có thể, trước giờ làm | “Chị ơi, em bị sốt từ đêm, hôm nay em xin nghỉ. Báo cáo tuần em gửi bản nháp trong thư mục chung, chị Mai biết chỗ.” |
| Việc riêng biết trước | Ít nhất một ngày, càng sớm càng tốt | “Anh ơi, chiều thứ Năm em xin nghỉ từ 2 giờ để đi khám định kỳ, em sẽ gửi danh sách khách trước trưa.” |
| Cần về sớm đột xuất | Ngay khi biết | “Chị ơi, nhà em có việc gấp, em xin về lúc 4 giờ. Việc chiều nay em đã xong, còn kiểm số liệu em làm tối nay ở nhà.” |
| Nghỉ trưa quá giờ | Trước khi quá giờ | “Em ra ngân hàng làm thủ tục, chắc về muộn khoảng 15 phút ạ.” |
Để ý câu thứ hai: người ốm vẫn nên nói ngắn việc dở dang nằm ở đâu, để đồng nghiệp không phải tìm. Không cần làm việc khi ốm, chỉ cần một câu chỉ chỗ.
Cách xin nghỉ, thời hạn báo trước và giấy tờ cần nộp khi nghỉ ốm khác nhau giữa các công ty và theo quy định hiện hành; đọc nội quy và hỏi phòng nhân sự ngay tuần đầu để không phải đoán lúc cần.
Trả lời tin nhắn công việc: nhanh bao nhiêu là đủ
Không ai mong bạn trả lời mọi tin nhắn ngay lập tức, nhất là khi đang làm việc cần tập trung. Điều người gửi cần là biết tin đã đến và khi nào có câu trả lời. Một câu xác nhận ngắn giải quyết gần hết khó chịu: “Em nhận rồi, cuối giờ sáng em trả lời chị.”
Trong giờ làm, mốc hợp lý là trả lời hoặc xác nhận tin nhắn của người quản lý và đồng nghiệp trực tiếp trong vòng khoảng một giờ, tin gấp thì sớm hơn. Mốc cụ thể nên hỏi người quản lý, vì có nơi làm với khách cần trả lời trong vài phút, có nơi một buổi là bình thường.
Ngoài giờ làm là chuyện khác. Nhiều nơi không mong nhân viên trả lời tin nhắn buổi tối, nhưng không nói ra. Hỏi thẳng ngay tuần đầu: “Tin nhắn ngoài giờ em có cần trả lời ngay không, hay để sáng hôm sau ạ?” Câu trả lời giúp bạn không phải canh điện thoại cả tối, và cũng không bị trách khi im lặng.
Một thói quen nhỏ khác: khi đã xử lý xong việc được nhắn, báo lại một câu “em làm xong rồi ạ” để khép việc. Người gửi không phải nhớ để hỏi lại, và trong nhóm chat, những người khác cũng biết việc đã xong.
Cách sửa một thói quen trong bốn tuần
Sửa thói quen giờ giấc và giao tiếp không cần quyết tâm lớn, cần một quy tắc cụ thể và một cách tự nhắc. Làm từng thói quen một:
- Chọn một thói quen muốn sửa, chỉ một. Ví dụ: đi trễ vài phút.
- Viết quy tắc thay thế bằng hành vi cụ thể: “Rời nhà lúc 7 giờ 15, không phải 7 giờ 25.”
- Gắn quy tắc với một việc đã có sẵn trong ngày: đặt báo thức rời nhà, để chìa khoá xe cạnh cửa từ tối.
- Ghi lại mỗi ngày bằng một dấu tích trong sổ: đúng hay không. Không cần lý do, chỉ cần dấu tích.
- Sau hai tuần, xem lại những ngày không đúng có điểm chung gì, ví dụ thứ Hai hay ngày mưa, rồi chỉnh quy tắc cho những ngày đó.
- Sau bốn tuần, nếu đã đều đặn, chuyển sang thói quen tiếp theo.
Đừng cố sửa bảy thói quen cùng lúc. Người khác nhận ra một thay đổi rõ ràng và đều đặn nhanh hơn nhiều so với bảy thay đổi nửa vời. Và khi một thói quen đã ổn, thói quen kế tiếp thường dễ hơn vì bạn đã quen cách tự theo dõi.
Khi nào thói quen giờ giấc là dấu hiệu của chuyện khác
Có lúc đi trễ, xin nghỉ nhiều, lười trả lời tin nhắn không phải là chuyện thói quen mà là dấu hiệu của điều khác cần nhìn thẳng:
- Bạn thấy rất nặng nề mỗi sáng phải đi làm, kéo dài nhiều tuần liền: có thể là dấu hiệu áp lực hoặc công việc không hợp. Chuyện này nên nói với người quản lý hoặc người bạn tin, và nếu kéo dài, tìm gặp chuyên gia tâm lý.
- Bạn thường xuyên mất ngủ, mệt mỏi dù ngủ đủ giờ: nên đi khám để biết nguyên nhân, đừng tự kết luận là lười.
- Đường đi làm quá xa hoặc giờ làm đụng việc chăm con, chăm người nhà: đây là chuyện sắp xếp, nên trao đổi với người quản lý xem có điều chỉnh giờ được không.
- Bạn né tin nhắn vì sợ bị giao thêm việc: đây là chuyện khối lượng việc, nên bàn thẳng về thứ tự ưu tiên thay vì né.
Phân biệt được thói quen với dấu hiệu giúp bạn chọn đúng cách xử lý. Thói quen thì sửa bằng quy tắc; dấu hiệu thì cần tìm nguyên nhân và nói với người phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Đi sớm có được tính là thể hiện tốt không?
Đến sớm vài phút để chuẩn bị là đủ; đến quá sớm không phải tiêu chí và cũng không cần thiết. Điều được để ý là bạn sẵn sàng làm việc đúng giờ, ổn định mỗi ngày, chứ không phải ai đến sớm nhất phòng.
Chỗ làm ai cũng đi trễ thì mình có cần đúng giờ không?
Nên đúng giờ. Văn hoá chung có thể lỏng, nhưng người mới vẫn được nhìn kỹ hơn, và đúng giờ không bao giờ là điểm trừ. Sau vài tháng, khi đã hiểu nhịp thật của phòng, bạn sẽ biết điều gì là linh hoạt được.
Có nên để chế độ không làm phiền khi đang tập trung làm việc không?
Được, nếu nói trước với nhóm và có khung giờ kiểm tin nhắn cố định, ví dụ mỗi tiếng một lần. Với người quản lý, nên thoả thuận cách liên lạc khi có việc gấp, như gọi điện thay vì nhắn tin.
Gọi đồng nghiệp lớn tuổi hơn bằng gì cho đúng?
Mỗi nơi có cách xưng hô riêng. Tuần đầu, nghe cách mọi người gọi nhau và hỏi một đồng nghiệp gần: “Mọi người ở đây gọi anh Thành là anh hay chú ạ?” Dùng cách gọi lịch sự hơn khi chưa chắc.
Có nên nói chuyện riêng trong giờ làm không?
Vài câu chuyện ngắn giúp không khí dễ chịu và giúp bạn quen mọi người. Điều nên tránh là nói chuyện lâu, nói to khi người khác đang tập trung, hoặc nói chuyện riêng trước mặt khách hàng. Quan sát nhịp của phòng để biết mức nào là vừa.
Đã trễ nhiều lần rồi thì có nên xin lỗi người quản lý không?
Một lời nói ngắn là đủ: em biết thời gian qua em hay trễ, từ tuần này em đã đổi giờ rời nhà. Sau đó để việc đúng giờ đều đặn nói thay. Không cần xin lỗi nhiều lần hay giải thích dài về lý do.