Tuần đầu ở chỗ làm mới nên dùng cho ba việc theo thứ tự: lo xong giấy tờ, tài khoản và chỗ ngồi; hiểu phòng mình làm gì và ai làm việc gì; rồi nhận và hoàn thành trọn một việc nhỏ đầu tiên. Không cần chứng minh năng lực ngay trong năm ngày. Cần ra về cuối tuần với một danh sách người, một danh sách quy trình, và một việc đã giao xong đúng hạn.
Phần lớn người mới thấy ngợp vì cố làm cả ba việc cùng lúc, trong khi công ty còn chưa cấp xong tài khoản. Lịch dưới đây chia theo ngày cho người làm văn phòng; người làm cửa hàng, nhà máy hay dịch vụ có thể đổi tên việc nhưng giữ nguyên thứ tự.
Lịch năm ngày đầu: mỗi ngày một trọng tâm
Lịch này là khung tham khảo. Nơi có chương trình hội nhập riêng thì đi theo lịch của nơi đó, chỉ dùng bảng để tự kiểm mình còn thiếu gì:
| Ngày | Trọng tâm | Kết quả nên có cuối ngày |
|---|---|---|
| Ngày 1 | Giấy tờ, chỗ ngồi, tài khoản, gặp người quản lý trực tiếp | Biết giờ giấc, biết hỏi ai về hành chính, đã đăng nhập được các hệ thống cần dùng |
| Ngày 2 | Hiểu phòng mình: làm cho ai, nhận việc từ đâu, giao kết quả cho ai | Vẽ được sơ đồ tay: việc đi vào phòng từ đâu và ra khỏi phòng tới đâu |
| Ngày 3 | Học một quy trình chính bằng cách ngồi xem người làm | Ghi lại các bước, các chỗ hay sai, các tệp mẫu |
| Ngày 4 | Nhận việc nhỏ đầu tiên, làm có người kèm | Việc được giao xong, có nhận xét đầu tiên |
| Ngày 5 | Tự soát tuần, hỏi quản lý về tuần sau | Danh sách câu hỏi còn treo và kỳ vọng cho tuần thứ hai |
Nếu đến ngày thứ ba mà tài khoản vẫn chưa có, đừng ngồi chờ. Báo người quản lý một câu rõ ràng: “Em vẫn chưa vào được hệ thống bán hàng, phòng kỹ thuật hẹn chiều nay. Trong lúc chờ em đọc tài liệu quy trình được không ạ?” Câu này cho thấy bạn không ngồi không và cũng không âm thầm chịu trận.
Ngày đầu: tự giới thiệu ngắn và hỏi đúng ba chuyện
Ngày đầu, bạn sẽ được dẫn đi chào nhiều người. Chuẩn bị sẵn một câu tự giới thiệu chừng mười lăm giây: tên, vị trí, làm ở nhóm nào, trước đây làm gì nếu có. Ví dụ: “Em là Hà, mới vào vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng bên nhóm anh Tuấn. Trước em làm bán hàng ở một cửa hàng điện máy hai năm. Mong được mọi người chỉ thêm.” Câu ngắn, có thông tin để người khác biết khi nào cần tìm bạn.
Khi ngồi với người quản lý trực tiếp, đừng để buổi gặp trôi qua bằng những câu xã giao. Hỏi đúng ba chuyện. Thứ nhất, trong tháng đầu anh chị mong em làm được gì. Thứ hai, em nên hỏi ai về chuyện gì khi anh chị bận. Thứ ba, anh chị muốn em báo tiến độ theo cách nào: nhắn tin, email hay nói trực tiếp cuối ngày. Ba câu trả lời này quyết định cách bạn làm việc cả tháng.
Ghi lại tên người được giới thiệu ngay sau mỗi lượt chào, kèm một chi tiết để nhớ: “chị Mai, kế toán, phụ trách hoá đơn khách lẻ”. Đến cuối ngày, danh sách này thường có mười đến hai mươi người. Không ai mong bạn nhớ hết tên trong ngày đầu, nhưng nhớ được sau ba ngày là điều người ta để ý.
Ngày hai và ba: hiểu phòng mình trước khi làm
Việc đi vào từ đâu. Hỏi: phòng mình nhận yêu cầu từ ai, qua kênh nào? Khách gọi, phòng kinh doanh chuyển sang, hay sếp giao trực tiếp? Biết được điều này, bạn sẽ hiểu vì sao có việc đến gấp mà không báo trước.
Việc đi ra tới đâu. Kết quả của phòng mình được ai dùng tiếp? Một bảng báo cáo sai số có thể làm phòng kế toán phải làm lại, một đơn hàng nhập thiếu địa chỉ có thể làm bên giao hàng quay xe. Nhìn thấy người dùng tiếp kết quả của mình là cách nhanh nhất để biết chỗ nào phải cẩn thận.
Ai quyết định cái gì. Có những việc nhân viên tự quyết được, có việc phải hỏi trưởng nhóm, có việc phải chờ giám đốc ký. Người mới hay vấp ở chỗ tự quyết một việc lẽ ra phải hỏi, hoặc hỏi sếp một việc ai cũng tự làm. Hỏi thẳng: “Những việc nào em được tự làm, việc nào phải hỏi anh chị trước?”
Ngồi xem một quy trình từ đầu đến cuối. Xin ngồi cạnh một đồng nghiệp đang làm việc bạn sắp được giao. Đừng chỉ nhìn, hãy ghi lại các bước, tên tệp, tên thư mục, những chỗ họ dừng lại để kiểm. Hỏi “chỗ này hay sai ở đâu ạ” vì đó là câu mang lại nhiều thông tin nhất.
Ngày bốn: nhận việc đầu tiên và làm cho trọn
Việc đầu tiên thường nhỏ: cập nhật một danh sách, soạn một văn bản theo mẫu, trả lời vài yêu cầu của khách. Nó nhỏ nhưng là lần đầu người khác nhìn thấy cách bạn làm việc. Làm theo các bước:
- Nhắc lại yêu cầu bằng lời của mình: “Em hiểu là em cập nhật trạng thái 30 đơn tuần trước vào bảng chung, xong trước 4 giờ chiều nay, đúng không ạ?”
- Hỏi xin một mẫu đã làm đúng nếu có. Một mẫu đúng tiết kiệm cả buổi đoán.
- Làm thử một phần nhỏ, khoảng năm đến mười dòng, rồi đưa người giao xem trước: “Em làm thử thế này, chị xem đúng hướng chưa rồi em làm tiếp.”
- Làm phần còn lại, ghi chú các trường hợp lạ thay vì tự đoán cách xử lý.
- Kiểm lại một lượt trước khi gửi: đủ số lượng, đúng tên tệp, đúng nơi lưu.
- Gửi kèm tin nhắn tóm tắt: xong bao nhiêu, còn gì cần người kia quyết.
Bước thứ ba là bước người mới hay bỏ qua vì sợ làm phiền. Thực tế ngược lại: để người giao xem một phần nhỏ mất hai phút của họ, còn để họ phát hiện sai sau khi bạn làm xong cả buổi thì mất thời gian của cả hai người.
Ngày năm: tự soát tuần và hỏi về tuần sau
Cuối ngày thứ năm, dành mười lăm phút xem lại sổ ghi chép. Có ba danh sách nên rút ra: những người đã gặp và vai trò của họ, những quy trình đã hiểu và chỗ còn mù mờ, những câu hỏi chưa ai trả lời. Danh sách thứ ba quan trọng nhất, vì nếu không hỏi trong tuần đầu, sang tuần thứ ba bạn sẽ ngại hỏi lại.
Sau đó xin người quản lý năm phút. Không cần cuộc họp trang trọng, chỉ cần một tin nhắn: “Anh ơi, cuối tuần anh cho em xin năm phút để em hỏi mấy chuyện còn chưa rõ và việc tuần sau ạ.” Trong năm phút đó, nói ngắn những gì đã làm được, hỏi hai ba câu còn treo, và hỏi tuần sau mình nên tập trung vào việc gì.
Đừng biến buổi này thành buổi tự khen hay buổi kể khổ. Nếu có điều thật sự gây khó, như chưa có máy tính hoặc chưa được cấp quyền, nói như một sự việc cần giải quyết, kèm đề xuất. Người quản lý nhớ người mới qua những buổi ngắn mà rõ như vậy.
Làm ca ở cửa hàng, nhà máy, dịch vụ: tuần đầu khác ở đâu
Lịch năm ngày ở trên viết cho văn phòng. Người làm ca ở cửa hàng, quán ăn, kho hay xưởng sản xuất đi theo cùng thứ tự, nhưng nhịp nhanh hơn: thường ngay ngày đầu đã đứng quầy hoặc đứng máy, có người kèm bên cạnh. Vì vậy phần “hiểu nơi làm” phải làm song song với phần “làm việc thật”, và an toàn là chuyện phải hỏi trước tiên.
Ngày đầu, hỏi ba điều trước khi chạm vào bất cứ thứ gì: lối thoát hiểm và chỗ để bình chữa cháy ở đâu, đồ bảo hộ nào bắt buộc mặc, máy nào hoặc khu nào người mới chưa được vào. Ở nhà máy hay bếp, buổi hướng dẫn an toàn thường có sẵn; nếu không thấy ai nhắc, hỏi người quản lý ca một câu rõ ràng: “Em cần biết những chỗ nào em chưa được làm một mình ạ?”
Với quầy bán hàng và thu ngân, xin người kèm cho ngồi xem một ca trọn vẹn trước khi tự thu tiền. Ghi lại các bước khi khách đổi trả, khi máy quẹt thẻ lỗi, khi lệch tiền cuối ca. Những tình huống này hiếm gặp nên người mới thường lúng túng đúng lúc đông khách.
Giao ca là thời điểm người mới hay bị trách nhất: quên bàn giao hàng còn thiếu, quên ghi lại khách hẹn quay lại. Từ ca thứ hai, tập nói vài câu giao ca theo khuôn cố định: “Ca em còn hai đơn chưa giao, một khách hẹn ba giờ chiều quay lại lấy hàng, máy in hoá đơn kẹt giấy một lần.” Ngắn, đủ, người nhận ca không phải đoán.
Những điều nên tránh trong tuần đầu
Phần lớn ấn tượng xấu ở tuần đầu không đến từ thiếu năng lực, mà từ vài hành vi dễ tránh:
- So sánh liên tục với chỗ làm cũ: “bên công ty cũ em làm thế này”. Một lần là chia sẻ, năm lần là phàn nàn.
- Đề xuất thay đổi quy trình khi chưa hiểu vì sao quy trình hiện tại như vậy. Ghi lại ý tưởng, để sau một hai tháng hãy bàn.
- Dùng điện thoại cá nhân lâu trong giờ khi chưa có việc. Hỏi việc hoặc đọc tài liệu nội bộ thay vì lướt mạng.
- Nhận lời mọi đề nghị giúp việc của các phòng khác khi chưa hỏi người quản lý trực tiếp.
- Về sớm hơn mọi người mà không báo, dù đã hết giờ theo hợp đồng. Tuần đầu, hỏi xem nhịp ra về của phòng thế nào.
- Im lặng khi không hiểu, rồi đoán. Hỏi một câu “ngốc” trong tuần đầu rẻ hơn nhiều so với làm sai trong tháng thứ hai.
Nếu bạn vẫn đang chờ ngày bắt đầu, hoặc còn đang cân nhắc giữa vài nơi, có thể xem thêm tin tuyển dụng theo ngành và khu vực trên mangvieclam.com để hiểu mô tả công việc tương tự ở chỗ khác.
Câu hỏi thường gặp
Tuần đầu không được giao việc gì thì có sao không?
Khá thường gặp, nhất là khi người quản lý bận hoặc tài khoản chưa có. Đừng ngồi chờ. Đọc quy trình, xem tệp mẫu, xin ngồi xem đồng nghiệp làm, và nhắn người quản lý hỏi việc nhỏ có thể làm trong lúc chờ.
Có nên đi ăn trưa cùng đồng nghiệp ngay tuần đầu không?
Nếu được rủ thì nên đi, đó là lúc bạn biết thêm về cách phòng làm việc mà giờ hành chính không nói. Nếu không được rủ, có thể hỏi một người ngồi gần: mọi người hay ăn trưa ở đâu. Không bắt buộc, cũng không phải bài kiểm tra.
Làm sao nhớ tên nhiều người cùng lúc?
Ghi ngay sau mỗi lượt chào, kèm vai trò và một chi tiết nhỏ. Tối về đọc lại một lần. Ngày hôm sau, khi gặp lại, gọi tên kèm lời chào. Nếu quên, hỏi lại thẳng thắn ngay trong tuần đầu vẫn dễ chịu hơn tránh mặt.
Người quản lý ít nói, không hướng dẫn gì thì nên làm gì?
Chủ động đề nghị nhịp trao đổi ngắn, ví dụ năm phút cuối ngày hoặc một tin nhắn tóm tắt mỗi chiều. Nhiều người quản lý không giỏi kèm người mới nhưng sẵn sàng trả lời nếu câu hỏi rõ. Đồng thời tìm một đồng nghiệp làm cùng việc để hỏi chuyện quy trình.
Thấy công việc khác hẳn mô tả lúc phỏng vấn thì làm gì?
Ghi lại những khác biệt cụ thể và hỏi người quản lý một cách bình tĩnh: phần này là tạm thời hay sẽ là việc chính. Nhiều khác biệt ở tuần đầu chỉ do giai đoạn làm quen. Nếu khác biệt lớn và kéo dài, đó là chuyện cần bàn kỹ trong thời gian thử việc.
Có nên làm thêm giờ trong tuần đầu để thể hiện không?
Không cần. Ở lại muộn mà không có việc rõ ràng không giúp gì. Nếu có việc dở dang cần xong, báo người quản lý và ở lại cho xong. Nếu không, về đúng giờ và quay lại sáng hôm sau với đầu óc tỉnh táo.